Panduan Bisnis Kecil untuk Jam yang Dapat Ditagih

Untuk konsultan, kontraktor, dan perusahaan jasa profesional, jam yang dapat ditagih adalah sumber pendapatan utama. Pelajari jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih dan bagaimana melacaknya dengan benar.

Jam yang dapat ditagih adalah sumber kehidupan setiap perusahaan jasa. Baik Anda memberikan layanan konsultasi atau mengelola firma pengacara atau CPA, penting untuk melacak dan menagih jam kerja Anda yang dapat ditagih dan memastikan bahwa staf Anda melakukan hal yang sama.

Ringkasan:Apa itu jam yang dapat ditagih?

Istilah ini paling sering dikaitkan dengan pengacara, tetapi jam yang dapat ditagih juga dilacak oleh firma CPA, konsultan, pemilik tunggal, dan kontraktor independen. Satu jam yang dapat ditagih dianggap sebagai waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan tugas yang dapat ditagih.

Misalnya, Jane adalah kontraktor independen yang menyediakan layanan SDM untuk berbagai klien. Sebagian besar waktu Jane dihabiskan untuk menangani penggajian, membuat surat orientasi untuk karyawan kliennya, dan menyelidiki masalah SDM yang mungkin muncul. Selama Jane melakukan pekerjaan khusus untuk klien, itu akan dianggap dapat ditagih.

Jam yang dapat ditagih vs. jam yang tidak dapat ditagih:Apa perbedaannya?

Cara termudah untuk menentukan apakah pekerjaan dapat ditagih adalah jika itu terkait dengan klien tertentu. Misalnya, setiap kali Jane menghabiskan pemrosesan penggajian untuk kliennya, menulis surat orientasi untuk digunakan klien dalam bisnis mereka, atau menentukan apakah klien telah melanggar undang-undang perburuhan dianggap dapat ditagih.

Di sisi lain, jam yang tidak dapat ditagih adalah jam yang dihabiskan untuk melakukan aktivitas umum yang dipusatkan di sekitar bisnis secara umum, bukan untuk satu klien tertentu.

Jam yang Dapat Ditagih	Jam Tidak Dapat Ditagih
Tugas apa pun yang terkait langsung dengan proyek klien seperti menyelesaikan laporan	Menghadiri acara networking di industri Anda
Meneliti proyek klien	Melakukan tugas administrasi umum seperti mencatat pembayaran klien
Bertemu dengan klien atau atas nama klien	Menanggapi pertanyaan dari calon klien baru
Merencanakan proyek klien	Membuat proposal untuk klien baru
Menanggapi email klien	Menghadiri pelatihan atau lokakarya
Menjawab pertanyaan klien melalui telepon	Bertemu dengan calon klien

5 jenis industri dengan jam kerja yang dapat ditagih

Siapa pun yang merupakan kontraktor independen atau karyawan bisnis jasa perlu melacak jam kerja mereka yang dapat ditagih. Berikut adalah lima industri yang paling perlu melacak jam yang dapat ditagih.

1. Firma hukum

Pengacara melacak waktu yang dapat ditagih lebih dari industri lainnya, dan dengan alasan yang bagus. Pengacara yang bekerja di firma hukum diharuskan bekerja dengan jumlah jam minimum yang dapat ditagih setiap tahun, dengan konsekuensi seperti pemutusan hubungan kerja jika tidak.

2. Kantor akuntan

Kantor akuntan, seperti firma hukum, sering menagih klien per jam, meskipun firma CPA lebih cenderung menggunakan metode penagihan alternatif, seperti penagihan tarif tetap, untuk tugas-tugas tertentu. Namun, mirip dengan penagihan firma hukum, banyak firma masih memiliki CPA yang secara teratur melacak dan menagih jam kerja mereka.

3. Konsultasi

Pada awal 2020, 1,6 juta konsultan bekerja di A.S. Jika Anda berkonsultasi, jam kerja yang dapat ditagih adalah kunci untuk kelangsungan hidup Anda. Kecuali jika konsultan menagih biaya tetap untuk proyek tertentu, yang jarang terjadi, mereka akan menagih per jam.

4. Pekerja lepas

Freelancer mirip dengan konsultan, meskipun mereka mungkin atau mungkin tidak menagih per jam, tergantung pada pekerjaannya. Misalnya, penulis lepas biasanya dibayar per artikel dan bukan per jam, meskipun asisten administrasi lepas akan menagih klien mereka per jam.

5. Periklanan dan hubungan masyarakat

Agen periklanan dan hubungan masyarakat secara tradisional menagih klien mereka per jam, tetapi banyak sekarang telah pindah ke sistem penagihan tarif tetap. Jika Anda bekerja sebagai perwakilan hubungan masyarakat lepas, Anda mungkin masih akan menagih klien Anda per jam.

Cara melacak jam yang dapat ditagih di bisnis kecil Anda

Baik Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, perangkat lunak waktu dan penagihan, atau merekam waktu Anda menggunakan spreadsheet, ikuti panduan cepat kami untuk mulai melacak jam yang dapat ditagih dengan benar.

1. Tentukan tarif per jam Anda

Ini tidak dipotong dan dikeringkan seperti yang Anda bayangkan. Jika Anda hanya menawarkan satu layanan, Anda dapat menetapkan tarif dengan mudah, tetapi jika Anda menawarkan beberapa layanan, kemungkinan besar Anda akan memiliki beberapa tarif.

Misalnya, menggunakan konsultan kami Jane sebagai contoh, Jane menawarkan berbagai layanan SDM kepada kliennya dan semuanya dengan tarif penagihan yang berbeda.

• Layanan administrasi -- $30/jam
• Layanan rekrutmen khusus -- $50/jam
• Hubungan karyawan -- $60/jam

Jane tidak hanya perlu melacak jam kerjanya untuk setiap kliennya, tetapi dia juga perlu melacak pekerjaan atau proyeknya sehingga tarif penagihan yang benar akan digunakan.

2. Buat spreadsheet atau mulai gunakan perangkat lunak pelacak waktu

Perangkat lunak akuntansi Anda mungkin menawarkan kemampuan pelacakan waktu, tetapi sebagian besar tidak. Meskipun Anda pasti dapat mencatat waktu Anda di spreadsheet, sebaiknya gunakan aplikasi pelacakan waktu yang tepat untuk penagihan yang lebih akurat.

Misalnya, Jane saat ini sedang mengerjakan proyek administratif untuk Klien A ketika Klien B meneleponnya, panik karena komputernya mogok dan dia tidak dapat memasukkan daftar gajinya. Jane berhenti mengerjakan proyek Klien A dan menghabiskan 30 menit berikutnya di telepon untuk membantu Klien B.

Segera setelah menutup telepon, dia kembali mengerjakan proyek Klien A dan baru menyadari satu jam kemudian bahwa dia tidak mencatat panggilan dengan Klien B sebagai waktu yang dapat ditagih. Dan karena begitu banyak waktu telah berlalu, dia tidak tahu berapa banyak waktu yang dihabiskan di telepon dengan Klien B karena panggilan itu di telepon kantornya dan bukan telepon selulernya.

Jika Jane telah menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu, dia dapat menghentikan timer untuk Klien A dan memulai timer baru untuk Klien B dan memulai ulang timer Klien A saat panggilan teleponnya selesai.

Perangkat lunak pelacakan waktu dapat menjadi penyelamat bagi konsultan dan pemilik tunggal yang menemukan diri mereka menyulap banyak klien secara bersamaan. Tidak hanya membuat waktu pelacakan jauh lebih mudah, tetapi juga dapat membuka mata ketika Anda menyadari berapa banyak waktu yang belum Anda bayar.

3. Siapkan klien dan proyek

Setelah Anda menentukan tarif Anda, Anda siap untuk mengatur klien Anda dan proyek mereka. Ini merupakan langkah penting karena akan sangat membantu mengotomatisasi proses pembuatan faktur. Setelah Anda menetapkan harga yang benar untuk semua layanan yang Anda tawarkan, akan lebih mudah untuk menagih klien Anda dengan benar.

4. Lacak dan hitung jam

Memasukkan jam kerja Anda di spreadsheet secara teknis berfungsi, tetapi itu bukan cara terbaik untuk melacak dan menghitung jam Anda. Seperti yang Anda lihat sebelumnya, kemungkinan lupa untuk menuliskan jam kerja di spreadsheet cukup tinggi, yang berarti Anda akhirnya menagih klien Anda hanya sebagian dari jam kerja Anda yang sebenarnya.

Namun, baik Anda menggunakan spreadsheet atau perangkat lunak, Anda siap menghitung jam kerja dan menagih klien Anda setelah bulan tersebut berakhir.

5. Klien faktur

Ini adalah langkah terakhir dan penting. Jika Anda menggunakan perangkat lunak waktu dan penagihan, atau aplikasi akuntansi yang melacak waktu untuk Anda, Anda dapat dengan mudah memindahkan waktu yang dapat ditagih ke dalam faktur dan menagih klien Anda dalam hitungan menit. Saat Anda menyiapkan faktur, pastikan Anda menyertakan perincian jam kerja dan layanan terkait yang dilakukan.

Anda juga ingin memastikan dan menyertakan persyaratan pembayaran, yang seharusnya sudah Anda setujui dengan klien Anda.

Pastikan Anda melacak jam yang dapat ditagih

Jam yang dapat ditagih adalah kunci untuk bertahan hidup bagi banyak pemilik tunggal, pekerja lepas, dan perusahaan jasa. Baik Anda seorang pengacara, asisten administrasi, atau konsultan, jika Anda memberikan layanan kepada klien Anda, Anda ingin melacak jam yang dapat ditagih. Berhentilah menjual diri Anda dan layanan Anda, dan mulailah melacak jam yang dapat ditagih dengan benar hari ini.