Panduan Bisnis Kecil untuk Piutang Dagang

Mengelola piutang dagang atau piutang sangat penting untuk kesehatan keuangan bisnis Anda. Lihat tips kami untuk menjaga saldo piutang dagang Anda tetap rendah.

Piutang dagang, juga dikenal sebagai piutang, mewakili uang yang menjadi hutang bisnis Anda oleh pelanggan yang telah Anda jual produk atau layanannya. Piutang usaha dianggap sebagai aset lancar dan dicantumkan seperti itu di neraca Anda, karena diperkirakan akan dibayar dalam waktu kurang dari satu tahun.

Ikhtisar:Apa itu piutang usaha?

Apakah Anda menjual pot bunga atau memberikan layanan konsultasi, jika Anda menjual kepada klien Anda secara kredit, Anda akan memiliki piutang dagang. Piutang usaha, lebih dikenal sebagai piutang, menunjukkan uang yang telah Anda tagihkan kepada pelanggan untuk barang yang dijual atau layanan yang diberikan selama bisnis normal.

Piutang usaha vs. piutang non-usaha:Apa bedanya?

Piutang usaha adalah jumlah hutang bisnis Anda untuk barang yang dijual atau layanan yang diberikan. Setelah pelanggan ditagih tetapi belum membayar faktur, jumlah tersebut menjadi piutang dagang.

Piutang usaha selalu merupakan bagian dari kegiatan bisnis yang normal. Di sisi lain, piutang non-usaha mewakili uang yang terutang ke bisnis Anda yang tidak terkait dengan penjualan produk atau penyediaan layanan. Piutang non-usaha meliputi:

• Uang muka gaji untuk karyawan
• Pengembalian pajak
• Klaim asuransi
• Piutang bunga

Meskipun jumlah ini terutang ke bisnis Anda, itu bukan bagian dari kegiatan bisnis.

Cara mengurangi piutang usaha

Haruskah Anda khawatir tentang peningkatan piutang? Mungkin. Saldo piutang usaha Anda harus tetap cukup konsisten karena faktur baru dibuat dan saldo jatuh tempo saat ini telah dibayar.

Namun, jika rata-rata atau bersih piutang usaha Anda meningkat, Anda perlu melihat beberapa hal yang berbeda termasuk kepada siapa Anda memberikan kredit dan proses kredit yang sedang berjalan.

Ingatlah bahwa menawarkan persyaratan kredit kepada pelanggan Anda adalah penting. Sayangnya, bahkan dengan perencanaan yang matang, beberapa akun tersebut akan berakhir dengan tunggakan tidak peduli seberapa hati-hati Anda.

Namun Anda dapat melakukan hal-hal untuk mengurangi jumlah tunggakan rekening serta cara untuk lebih proaktif dalam menagih saldo jatuh tempo.

1. Buat proses persetujuan kredit

Sangat mudah untuk mengesampingkan langkah penting ini, terutama jika itu adalah seseorang yang pernah berbisnis dengan Anda. Tapi, jangan membuat pengecualian. Setiap nasabah yang memperpanjang kredit perlu melengkapi aplikasi kredit yang harus diperiksa secara menyeluruh. Proses ini dapat membantu menentukan:

• Berapa kredit yang harus diperpanjang :Pilihan terbaik saat memberikan kredit ke individu atau bisnis baru adalah memulai dengan batas kredit yang lebih rendah, membatasi kerugian Anda jika pelanggan gagal membayar. Jika mereka membayar secara teratur, Anda dapat meningkatkan batasnya nanti.
• Jika deposit diperlukan :Banyak usaha kecil memerlukan setoran di muka, bukan karena pelanggan memiliki kredit yang buruk, tetapi karena mereka beroperasi dengan arus kas yang sangat ketat dan tidak dapat memberikan banyak kredit di muka. Jika Anda ragu untuk memberikan terlalu banyak kredit, opsi setoran bisa menjadi kompromi yang baik.
• Apa syarat pembayaran yang seharusnya :Setiap kali Anda memperpanjang kredit, Anda juga harus menetapkan persyaratan kredit. Bersikaplah sekonservatif mungkin di awal, pesan net 30 atau lebih lama untuk pelanggan Anda yang paling andal.

2. Faktur cepat

Apakah Anda segera menagih pelanggan Anda atau biasanya membutuhkan setidaknya beberapa hari untuk menyiapkan faktur? Salah satu cara terbaik untuk memfasilitasi pembayaran cepat dari pelanggan Anda adalah dengan menagih mereka dengan segera dan akurat.

Cara paling efisien untuk menyiapkan faktur adalah dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi, tetapi meskipun Anda membuat faktur secara manual, Anda harus segera mengirim faktur.

Saat membuat faktur, pastikan bahwa informasi pelanggan seperti alamat surat dan alamat email sudah benar dan persyaratan penagihan (lihat #1 di atas) terlihat. Jika memungkinkan, buat faktur kepada pelanggan Anda secara elektronik dengan tautan untuk membayar secara online.

3. Permudah pelanggan untuk membayar

Semakin banyak opsi pembayaran yang Anda berikan kepada pelanggan, semakin besar kemungkinan mereka akan membayar tagihan terutang mereka lebih cepat daripada nanti. Ya, beberapa pelanggan hanya akan membayar dengan cek, tetapi ada lebih banyak lagi yang akan dengan senang hati membayar secara elektronik.

Memberikan tautan ke opsi pembayaran online dan menerima beberapa kartu kredit akan sangat membantu dalam mendapatkan pembayaran lebih cepat.

4. Jadilah proaktif dengan koleksi

Menetapkan proses koleksi dan menggunakannya secara teratur. Ini termasuk menjalankan laporan umur piutang yang memberikan informasi mendetail tentang piutang saat ini dan total piutang Anda, yang mencakup semua akun yang lewat jatuh tempo.

Mulailah proses pengumpulan lebih awal dengan pengingat yang ramah, yang mungkin hanya dibutuhkan seseorang. Namun, Anda juga perlu membuat rencana penagihan yang dapat mencakup faktur tindak lanjut, pemberitahuan jatuh tempo, atau panggilan telepon bagi mereka yang tidak menanggapi pengingat lembut Anda.

Apa pun yang Anda rencanakan, pastikan itu diterapkan segera setelah faktur lewat jatuh tempo.

FAQ

• Iya itu mereka. Piutang usaha dan piutang usaha mewakili jumlah uang untuk barang yang dijual atau jasa yang diberikan yang telah ditagih tetapi belum dibayar. Piutang usaha dan piutang usaha dianggap sebagai aset lancar, karena diharapkan akan dibayar dalam waktu satu tahun.

• Hal terpenting yang dapat Anda lakukan harus dilakukan sebelum Anda menagih pelanggan pertama Anda:Buat proses persetujuan kredit. Proses ini dimulai dengan penyaringan yang tepat dari setiap pelanggan yang ingin membeli sesuatu secara kredit. Proses persetujuan kredit, jika dilakukan dengan benar, dapat melakukan hal berikut:

  • Pastikan Anda memiliki informasi kontak yang tepat
  • Hilangkan pelanggan yang berisiko kredit
  • Bantu tetapkan persyaratan kredit yang sesuai untuk setiap pelanggan

  Bahkan penyaringan yang hati-hati tidak akan menghilangkan piutang tak tertagih seluruhnya, tetapi akan sangat mengurangi saldo piutang Anda.

• Di dunia yang sempurna, semua pelanggan Anda akan membayar tepat waktu. Pada kenyataannya, kemungkinan Anda akan memiliki beberapa pelanggan yang membutuhkan bujukan tambahan.

  Banyak aplikasi perangkat lunak akuntansi menawarkan pengingat yang secara otomatis dikirim melalui email ke pelanggan mana pun setelah akun mereka lewat jatuh tempo. Bagaimanapun cara Anda menghubungi mereka, sebaiknya lakukan segera setelah faktur menunggak.

• Tidak. Piutang non-usaha, seperti pinjaman dan uang muka karyawan, pengembalian pajak penghasilan, dan klaim asuransi tidak ditagih.

Piutang usaha adalah bagian dari menjalankan bisnis

Anda memiliki pilihan untuk memperpanjang kredit untuk memilih pelanggan. Meskipun Anda pasti dapat menjalankan bisnis tunai, akan sulit untuk meningkatkan basis pelanggan dan jumlah penjualan Anda jika Anda tidak memberikan kredit kepada pelanggan.

Jika Anda memperpanjang persyaratan kredit, lakukan uji tuntas sebelum menawarkan persyaratan kredit.

Jika Anda kesulitan mengelola pelanggan dan piutang dagang Anda secara manual, pertimbangkan untuk meningkatkan ke perangkat lunak akuntansi. Bahkan aplikasi paling dasar di pasaran saat ini menawarkan pembuatan faktur dan pelaporan piutang yang mudah.