5 Cara Efektif Mengontrol Biaya dalam Bisnis Kecil Anda

Tidak seperti pengurangan biaya sederhana, pengendalian biaya adalah tindakan yang ditargetkan yang dirancang untuk mengendalikan biaya sambil meningkatkan keuntungan. Pelajari mengapa pengendalian biaya penting untuk bisnis Anda.

Ketika kita masuk ke bisnis, kita berharap untuk mendapatkan keuntungan. Kuncinya adalah merencanakan dengan benar bagaimana keuntungan itu akan diperoleh. Di situlah pengendalian biaya berperan. Pelajari lebih lanjut tentang apa itu pengendalian biaya, perbedaannya dengan pengelolaan biaya, dan tindakan apa yang dapat Anda ambil untuk mengendalikan biaya dan meningkatkan laba dengan lebih baik untuk bisnis Anda.

Ikhtisar:Apa itu pengendalian biaya?

Kita semua memiliki pengeluaran dasar yang menjadi tanggung jawab kita untuk dikendalikan. Bayangkan mencoba membayar sewa atau hipotek Anda jika Anda tidak merencanakan pengeluaran bulanan itu. Teori yang sama berlaku untuk dunia bisnis. Tindakan pengendalian biaya dirancang untuk menetapkan pengukuran dasar yang dapat digunakan untuk mengukur pengeluaran aktual terhadap pengeluaran yang direncanakan.

Dalam bisnis, ketika kami menganggarkan biaya untuk produksi produk, kami memperkirakan berapa biaya untuk memproduksi dan mengirimkan barang itu ke pelanggan kami. Kami kemudian mengukur biaya aktual kami terhadap anggaran kami untuk menentukan seberapa dekat kami dengan baseline dan membuat penyesuaian yang sesuai.

Saat melihat varian anggaran ini, kami dapat melihat dengan tepat di mana perkiraan kami akurat dan di mana selisihnya. Kemudian menjadi tugas kita untuk melihat perbedaan biaya ini dan mencari tahu tindakan pengendalian biaya apa yang perlu dilakukan.

Misalnya, katakanlah Anda menganggarkan laba $4 untuk setiap produk yang terjual, tetapi karena pengeluaran pemasok Anda melebihi anggaran karena kenaikan harga yang tidak terduga, Anda hanya memperoleh laba $2 untuk setiap produk yang terjual.

Karena Anda dapat menentukan dengan tepat apa yang menyebabkan penurunan laba, Anda dapat mengatasi masalah tersebut dengan mengubah pemasok, menaikkan harga, atau mengurangi biaya lain yang terkait dengan produksi sehingga Anda dapat kembali ke tujuan awal.

Cara termudah untuk membuat anggaran yang dapat dikaitkan kembali dengan pengeluaran Anda adalah dengan menggunakan aplikasi perangkat lunak akuntansi Anda. Jika perangkat lunak Anda tidak menawarkan kemampuan penganggaran, Anda dapat menggunakan aplikasi spreadsheet untuk membuat anggaran Anda, meskipun pembaruan harus dimasukkan secara manual. Bagaimanapun, anggaran adalah kebutuhan untuk melacak dan mengontrol pengeluaran dengan lebih baik.

Manajemen biaya vs. pengendalian biaya:Apa bedanya?

Manajemen biaya dan pengendalian biaya sering digunakan secara bergantian, meskipun keduanya adalah dua hal yang berbeda. Manajemen biaya berkaitan dengan perencanaan dan penganggaran, sedangkan pengendalian biaya berkaitan dengan biaya aktual dan tindakan yang diambil sebagai akibat dari biaya tersebut.

Misalnya, saat membuat anggaran untuk tahun berikutnya, Anda menggunakan manajemen biaya untuk menyiapkannya. Anda mulai dengan proses perencanaan, yang mencakup produk atau layanan yang ingin Anda tawarkan dan bagaimana Anda akan mengirimkannya kepada pelanggan Anda. Tahap perencanaan juga harus mencakup proyeksi keuangan awal, yang nantinya akan digunakan dalam anggaran Anda.

Selanjutnya, Anda perlu memperkirakan biaya terkait dari proses tersebut dan menggunakan angka tersebut untuk membuat anggaran, atau garis dasar untuk diukur.

Di situlah kontrol biaya masuk. Kontrol biaya mengukur pengeluaran aktual terhadap perkiraan, atau dianggarkan, pengeluaran sebagai sarana untuk secara proaktif mengatasi varians. Kontrol biaya adalah segalanya, mulai dari menangani perbedaan anggaran secara langsung hingga melakukan tindakan korektif yang memungkinkan Anda mengurangi biaya tak terduga.

Tapi Anda belum selesai. Meskipun tindakan korektif telah diambil, Anda masih perlu melacak pengeluaran di masa mendatang untuk tetap yakin bahwa tindakan yang diterapkan efektif.

5 cara untuk memotong dan mengendalikan biaya secara efektif dalam bisnis kecil Anda

Sistem pengendalian biaya yang efektif dimulai dengan penganggaran yang akurat, termasuk cara untuk mengukur varians anggaran secara real time. Misalnya, jika Anda mengelola sebuah proyek, Anda sebaiknya secara proaktif mengukur varians Anda di seluruh anggaran dan dengan cepat mengatasi varians seperti kelebihan waktu agar proyek tetap berjalan dengan lancar.

Hal ini juga berlaku ketika mengukur varians di seluruh perusahaan. Misalnya, jika biaya produksi dan produksi Anda naik, Anda tidak ingin menunggu hingga akhir tahun untuk mengatasi masalah di balik kenaikan biaya produksi. Itulah sebabnya memeriksa varians anggaran Anda setiap bulan dapat membantu mencegah bencana dengan memungkinkan Anda membuat perubahan dengan cepat.

Lihat hal-hal lain yang dapat Anda lakukan untuk membantu mengendalikan biaya dalam bisnis Anda.

1. Telusuri di balik angka

Ketika Anda menjalankan laporan keuangan Anda di akhir bulan, Anda melihat bahwa laba bersih Anda jauh lebih rendah dari yang diharapkan. Namun untuk mengatasi alasan di balik penurunan laba yang tidak terduga, Anda harus mengetahui mengapa laba turun.

Apakah biaya tetap Anda lebih tinggi dari perkiraan keuangan awal Anda? Apakah pemasok Anda menaikkan harga mereka? Apakah Anda harus membayar karyawan lembur untuk mengeluarkan produk tepat waktu? Semua ini dapat memengaruhi keuntungan Anda, tetapi Anda tidak akan dapat mengatasi masalah jika tidak mengetahui penyebabnya.

Misalnya, jika biaya Anda meningkat karena perubahan harga pemasok, Anda harus mengatasi masalah itu dengan tindakan korektif, yang mungkin termasuk menegosiasikan penurunan tarif atau bahkan mengganti pemasok. Dengan menunjukkan masalahnya, Anda mendapatkan kembali kendali lebih besar atas biaya Anda dan dapat mulai bekerja menuju sasaran Anda untuk meningkatkan keuntungan.

2. Siapkan anggaran dengan baik

Cara terbaik untuk menerapkan manajemen biaya dan prosedur pengendalian biaya adalah dengan membuat anggaran. Luangkan waktu untuk membuat anggaran yang bukan hanya perkiraan kasar tetapi menggunakan angka-angka sejarah sebagai dasar. Jika proses tersebut tidak berhasil untuk Anda, pertimbangkan untuk menggunakan anggaran berbasis nol, yang memungkinkan Anda memulai dari awal, membenarkan setiap biaya operasional sebelum memasukkannya ke dalam anggaran Anda.

Tetapi membuat anggaran saja tidak cukup. Anda juga perlu secara teratur memantau anggaran tersebut agar tetap berada di atas varians yang terjadi, tidak beberapa bulan setelahnya ketika tindakan korektif tidak lagi menjadi opsi yang layak.

3. Kelola proyek Anda dengan lebih baik

Anda akan menjadi tuan rumah acara pertama Anda tahun ini. Apa cara yang lebih baik untuk memastikan bahwa biaya yang diproyeksikan tetap sesuai target selain mengelola berbagai komponen acara? Meskipun dapat berguna untuk meninjau biaya setelah acara selesai untuk melihat apa yang berjalan dengan benar dan apa yang tidak, bukankah lebih baik untuk memantau pengeluaran proyek Anda secara real time dan mengambil tindakan korektif sebelum proyek Anda melebihi anggarannya hingga ribuan dolar?

4. Awasi inventaris Anda

Tingkat inventaris Anda dapat memainkan peran besar dalam apakah laba naik, turun, atau stagnan. Jika Anda menjual produk, Anda perlu belajar untuk membedakan antara memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi pesanan secara tepat waktu dan memiliki kelebihan persediaan, yang menaikkan biaya dan dapat berakhir sebagai pemborosan.

Ini sangat penting jika inventaris Anda memiliki tanggal kedaluwarsa. Kelola inventaris Anda dengan benar dan biaya Anda kemungkinan besar juga akan berkurang.

5. Kurangi perbaikan

Kontrol pengeluaran yang lebih baik sering kali berarti proaktif daripada reaktif. Misalnya, menggunakan peralatan lama atau rusak di kantor atau lini produksi Anda dapat menjadi bencana, dengan komputer yang tidak terduga rusak atau mesin rusak yang menghabiskan waktu dan uang Anda.

Meskipun Anda akan menghabiskan uang untuk memastikan peralatan kantor dan pabrik Anda mutakhir, Anda juga akan menghilangkan kejutan mahal yang dapat muncul dan mendatangkan malapetaka pada anggaran dan biaya Anda.

Kontrol biaya adalah kebutuhan untuk bisnis yang sukses

Kita semua suka berpikir bahwa bisnis kita akan menghasilkan keuntungan. Namun ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk mewujudkan pemikiran tersebut, dimulai dengan menerapkan manajemen biaya dan tindakan pengendalian biaya.

Menjaga biaya tetap terkendali dimulai dengan membuat anggaran yang digunakan sebagai alat aktif dan tidak hanya dilirik sesekali. Mengetahui varians Anda setiap bulan dapat membantu Anda mengurangi krisis sebelum dimulai, memungkinkan Anda menerapkan tindakan korektif -- baik itu mencari pemasok baru, menghilangkan lembur karyawan, atau menyesuaikan tingkat produksi.

Mengontrol biaya dengan menerapkan langkah-langkah pengendalian biaya membuat Anda bertanggung jawab atas bisnis Anda dan keuntungannya.