6 Cara Mencatat Transaksi Bisnis Anda

Setiap transaksi keuangan, dari setoran bank hingga pembayaran tagihan, perlu dicatat dalam buku besar Anda. Pelajari berbagai cara untuk mencatat transaksi akuntansi Anda dan mengapa itu penting.

Apakah Anda menjalankan bisnis Anda dari meja ruang makan Anda atau memiliki banyak lokasi yang tersebar di seluruh kota, pencatatan transaksi bisnis adalah bagian dari proses akuntansi. Ini mencakup semuanya, mulai dari mencatat tagihan listrik terbaru Anda di buku besar untuk pembayaran di masa mendatang hingga mencatat biaya penyusutan sebagai jurnal penyesuaian.

Karena pencatatan transaksi adalah bagian dari proses akuntansi -- baik Anda mencatat transaksi tersebut menggunakan perangkat lunak akuntansi atau buku catatan akuntansi atau buku transaksi lainnya -- transaksi tersebut harus dicatat tepat waktu dan akurat.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, setiap kali Anda mencatat tagihan yang harus dibayar di masa mendatang, atau pembayaran yang diterima dari pelanggan, atau membayar karyawan, Anda mencatat transaksi ke buku besar.

Pencatatan transaksi akuntansi menjadi lebih memakan waktu jika menggunakan sistem akuntansi manual. Itu karena setiap transaksi perlu dicatat dalam buku besar pembantu yang sesuai, yang nantinya akan berdampak pada buku besar Anda. Buku besar pembantu meliputi:

• Jurnal penerimaan kas
• Jurnal pengeluaran kas
• Jurnal penjualan
• Jurnal pembelian

Cara paling efisien untuk mencatat transaksi akuntansi Anda adalah dengan mengikuti siklus akuntansi, yaitu proses yang digunakan oleh pemegang buku dan akuntan untuk memastikan bahwa semua transaksi akuntansi dicatat dengan benar. Siklus akuntansi juga memberikan pengingat yang berguna tentang langkah-langkah penting yang perlu diikuti, yang dapat bermanfaat bagi mereka yang baru mengenal proses akuntansi.

Langkah-langkah dalam siklus akuntansi adalah:

1. Mengatur transaksi
2. Mencatat entri jurnal
3. Memposting entri jurnal ke buku besar
4. Jalankan neraca saldo yang belum disesuaikan
5. Buat entri penyesuaian
6. Menyiapkan neraca saldo yang disesuaikan
7. Jalankan laporan keuangan
8. Tutup buku untuk bulan ini
9. Mulai siklus berikutnya

Jenis transaksi

Hal pertama yang harus Anda lakukan sebelum memasukkan transaksi adalah menentukan apakah entri adalah debit atau kredit. Debit dan kredit digunakan dalam akuntansi double-entry dan pastikan bahwa untuk setiap transaksi debit yang dicatat, ada juga transaksi kredit yang sesuai yang dicatat. Misalnya, jika Anda membayar tagihan listrik, buatlah jurnal berikut:

Tanggal Akun Debit Kredit 1-11-2020 Beban Utilitas $100 1-11-2020 Uang Tunai $100

Entri ini mencatat pembayaran Anda dengan mendebit akun pengeluaran utilitas Anda dan mengkredit uang tunai. Dengan menggunakan akuntansi entri ganda, proses ini harus diselesaikan untuk setiap transaksi yang Anda catat.

Berikut ini adalah jenis transaksi akuntansi paling umum yang harus Anda masukkan untuk bisnis kecil Anda.

1. Hutang usaha

Setiap kali Anda membayar vendor atau pemasok untuk barang dan jasa yang mereka berikan ke bisnis Anda, Anda memiliki dua pilihan. Anda dapat membayar tagihan dengan segera, membebankannya ke rekening yang sesuai, atau Anda dapat mencatatnya dalam hutang untuk membayar di kemudian hari.

Misalnya, katakanlah bisnis Anda menerima tagihan sebesar $75 untuk pembersihan kantor yang jatuh tempo pada akhir bulan. Anda akan mencatat pengeluaran di bulan yang sesuai dan mencatat jumlah yang harus dibayar dalam hutang usaha.

Tanggal Akun Debit Kredit 1-11-2020 Biaya Kantor $75 1-11-2020 Hutang Usaha $75

Jika Anda segera membayar tagihan atau membayar tunai untuk suatu barang, yang perlu Anda lakukan hanyalah mencatat pengeluaran dan pengurangan uang tunai di akun yang sesuai, seperti yang kita lakukan dengan biaya utilitas. Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda harus mencatat entri ini dalam jurnal pembelian.

2. Piutang usaha

Piutang usaha mengikuti premis yang sama dengan utang usaha, hanya piutang usaha yang digunakan untuk mencatat uang yang terutang kepada Anda oleh pelanggan yang membayar dengan kredit. Sekali lagi, jika pelanggan Anda segera membayar, tidak perlu mencatat apa pun di piutang. Anda cukup mencatat peningkatan uang tunai dan jumlah penjualan.

Namun, setiap kali Anda menagih pelanggan, Anda secara otomatis mencatat entri piutang. Misalnya, Anda baru saja menagih pelanggan sebesar $208.

Ini adalah bagaimana Anda perlu mencatat entri dalam piutang. Ingat, jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, proses ini selesai secara otomatis saat faktur dibuat.

Tanggal Akun Debit Kredit 4-5-2020 Piutang Usaha $208 4-5-2020 Penjualan $200 4-5-2020 Pajak Penjualan $8

Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda perlu mencatat entri ini dalam jurnal penjualan Anda.

3. Pembayaran tagihan

Ketika Anda siap untuk membayar tagihan, apakah itu tagihan hutang yang Anda catat sebelumnya atau tagihan yang ingin Anda bayar segera, Anda akan mencatatnya sebagai berikut. Sebagai contoh, kita akan melanjutkan dan membayar tagihan kebersihan kantor yang telah kita catat sebelumnya di hutang dagang.

Tanggal Akun Debit Kredit 1-11-2020 Hutang Usaha $75 1-11-2020 Uang Tunai $75

Entri di atas mengurangi saldo hutang usaha dan juga mengurangi saldo kas. Jika Anda perlu mencatatnya secara manual, maka akan dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.

4. Pembayaran diterima

Pembayaran yang diterima dicatat ketika pelanggan Anda membayar Anda untuk barang dan jasa. Ini dapat mencakup transaksi tunai, seperti ketika pelanggan membeli kartrid cetak dari toko peralatan kantor Anda. Ini juga mencakup pembayaran yang diterima pada faktur untuk barang dan jasa yang dibeli secara kredit.

Misalnya, katakanlah kami menerima pembayaran $208 dari Johnson Fabrics untuk membayar faktur yang dirujuk sebelumnya. Berikut cara mencatat pembayaran tersebut dengan benar.

Tanggal Akun Debit Kredit 5-1-2020 Uang Tunai $208 5-1-2020 Piutang Usaha $208

Jika Anda mencatat transaksi secara manual, ini harus dicatat dalam jurnal penerimaan kas Anda.

5. Entri penggajian

Jika Anda memiliki karyawan, Anda akan memasukkan transaksi penggajian. Biasanya ada dua set transaksi penggajian yang perlu Anda catat:entri awal setelah penggajian diproses dan entri kas saat karyawan Anda dibayar. Entri jurnal penggajian terkadang rumit, oleh karena itu sangat disarankan agar Anda menggunakan perangkat lunak penggajian atau layanan penggajian untuk memproses penggajian.

Transaksi penggajian pertama yang dicatat harus mencakup upah kotor serta pajak gaji yang harus dibayar.

Tanggal Akun Debit Kredit 1-11-2020 Upah Kotor $1.000 1-11-2020 Pemotongan Pajak Penghasilan Federal $100 1-11-2020 Pemotongan FICA (Karyawan) $   77 1-11-2020 Pemotongan Pajak Penghasilan Negara $   40 1-11-2020 Hutang Upah $779

Kumpulan transaksi penggajian berikutnya yang akan Anda catat akan lebih sederhana, dengan mencatat berapa gaji karyawan Anda setelah pemotongan pajak penggajian.

Tanggal Akun Debit Kredit 10-11-2020 Hutang Upah $779 10-11-2020 Uang Tunai $779

Serangkaian transaksi penggajian lainnya juga perlu dimasukkan saat pembayaran pajak disetorkan. Jika Anda menggunakan sistem pembukuan atau akuntansi manual, Anda dapat mencatat entri ini langsung ke jurnal umum Anda.

6. Entri jurnal

Dengan penggunaan perangkat lunak akuntansi, kebutuhan untuk memasukkan beberapa entri jurnal telah berkurang secara dramatis, tetapi masih ada saat-saat yang diperlukan.

Misalnya, jurnal penyesuaian, seperti depresiasi, amortisasi, dan akrual gaji, semuanya akan diposting sebagai entri jurnal penyesuaian. Anda mungkin juga memiliki entri tambahan, seperti biaya bank dan bunga yang diperoleh, yang perlu diposting sebelum menjalankan laporan keuangan.

Mencatat transaksi dengan benar adalah kebutuhan semua bisnis

Sebagai pemilik bisnis, salah satu hal terpenting yang perlu Anda atau pemegang buku Anda lakukan adalah mencatat semua transaksi akuntansi Anda. Setiap transaksi, sekecil apa pun, akan berdampak pada bisnis Anda dan harus diperhitungkan dengan benar.

Mencatat transaksi akuntansi akan memberi Anda catatan akun yang akurat dari semua aktivitas bisnis Anda, memberi Anda gambaran yang benar tentang keuangan bisnis Anda sekaligus membantu memastikan bahwa laporan keuangan Anda akurat.