Cara Menggunakan Entri Pembalikan dalam Akuntansi Bisnis Anda

Entri pembalik meniadakan entri jurnal yang direkam sebelumnya. Kami menunjukkan kepada Anda cara menggunakan entri pembalik untuk mengelola catatan akuntansi bisnis kecil Anda dengan lebih efisien.

Akuntansi adalah studi tentang masa lalu keuangan bisnis Anda. Dan, seperti yang telah kita lihat di banyak film Hollywood, hal buruk terjadi saat Anda mencoba mengacaukan masa lalu.

Itu sebabnya merupakan kesalahan akuntansi untuk menghapus transaksi di perangkat lunak akuntansi Anda. Pemilik bisnis harus membiasakan diri dengan entri pembalikan, yang dapat menghapus transaksi yang tercatat sebelumnya tanpa menghapus data keuangan apa pun.

Ikhtisar:Apa yang dimaksud dengan entri pembalik?

Pemilik bisnis menggunakan entri pembalik untuk menetralkan entri jurnal yang disiapkan pada periode akuntansi sebelumnya. Entri pembalik digunakan dalam akuntansi akrual, di mana pendapatan dan pengeluaran dicatat saat diperoleh dan dikeluarkan dan tidak hanya saat melibatkan uang tunai.

Bisnis berbasis akrual, dipandu oleh prinsip pencocokan, menyiapkan jurnal penyesuaian sehingga pendapatan dan beban diakui pada periode yang tepat. Pada hari pertama periode akuntansi berikutnya, mereka dapat menyiapkan entri pembalik yang menghapus entri penyesuaian.

Mempersiapkan entri pembalik adalah langkah opsional, antara antara mencatat pendapatan atau pengeluaran dan memiliki uang masuk atau keluar dari bisnis Anda. Banyak pemilik bisnis menerapkan entri terbalik untuk mengurangi kemungkinan penghitungan ganda pendapatan dan pengeluaran.

Entri pembalik yang paling umum adalah untuk penggajian. Pertama, Anda mencatat jurnal penyesuaian pada akhir bulan untuk upah yang terutang tetapi belum dibayarkan. Anda mencatat entri pembalikan pada awal bulan baru, membuka jalan bagi entri jurnal penggajian pada hari gajian.

Tanpa ayat pembalik, Anda berisiko secara tidak sengaja mencatat pengeluaran gaji dua kali -- sekali pada akhir bulan pertama dan lagi pada hari gajian.

Bisnis juga menggunakan entri pembalik untuk menghapus transaksi yang salah dicatat. Anda dapat membuat kesalahan transposisi dan kesalahan lainnya hilang dengan entri terbalik. Entri pembalik adalah jenis entri jurnal, yang merupakan cara bisnis mencatat transaksi.

3 manfaat menggunakan entri pembalik

Membalikkan entri adalah opsional, tetapi saya sangat merekomendasikannya. Inilah mengapa Anda harus menerapkan entri pembalik dalam sistem akuntansi bisnis kecil Anda.

1. Mereka mengurangi kemungkinan kesalahan akuntansi

Entri pembalik, yang umumnya dicatat pada hari pertama periode akuntansi, menghapus entri penyesuaian dari periode sebelumnya. Mereka mengurangi kemungkinan duplikasi pendapatan dan pengeluaran dan melakukan kesalahan lainnya.

Katakanlah Anda seorang konsultan yang menggunakan metode akrual. Anda sedang menunggu tagihan dari kontraktor independen yang Anda harapkan sekitar $10.000, tetapi Anda belum menerimanya melalui pos. Daripada menunggu tagihan, Anda mencatat pengeluaran $10.000 di akhir bulan.

Untuk menjaga catatan akuntansi Anda tetap bersih, Anda mencatat entri pembalikan pada tanggal satu bulan berikutnya yang mengubah kewajiban Anda kembali menjadi $0. Kemudian, ketika tagihan masuk sebesar $9,500, Anda mencatat entri jurnal baru sebesar $9,500 untuk biaya konsultan dan hutang usaha.

Tanpa entri terbalik, Anda akan memiliki biaya $10.000 untuk pembukuan Anda sampai tagihan masuk. Anda kemudian harus melakukan beberapa senam akuntansi dan aritmatika untuk mencatat faktur $9.500 secara akurat.

Bayangkan betapa mudahnya melupakan bahwa Anda mencatat $10.000 bulan lalu. Tanpa entri terbalik, Anda akan berakhir dengan menunjukkan biaya $19.500 untuk pekerjaan kontraktor, kesalahan yang terkadang sulit ditangkap.

2. Mereka mempermudah beberapa pemegang buku

Jika Anda memiliki lebih dari satu orang yang bekerja dengan perangkat lunak akuntansi Anda, pembalikkan entri dapat membantu Anda menghindari kesalahan karena miskomunikasi.

Pembalikan entri meniadakan akrual pendapatan dan pengeluaran, memudahkan pencatatan transaksi tanpa harus melihat kembali apa yang telah dicatat orang lain.

Katakanlah Anda dan pasangan Anda berbagi tanggung jawab pembukuan. Pada tanggal 31 Maret, Anda mencatat entri jurnal pendapatan $2.000 untuk klien yang pekerjaannya telah Anda selesaikan tetapi belum ditagih. Anda merekamnya larut malam dan tidak segera memberi tahu pasangan Anda karena Anda memiliki aturan untuk tidak membicarakan pekerjaan setelah jam 6 sore.

Ketika pasangan Anda mengirimkan faktur pada tanggal 3 April, perangkat lunak akuntansi secara otomatis mencatat $2.000 lagi dalam piutang untuk klien yang sama. Tanpa dia sadari, pendapatan perusahaan Anda meningkat sebesar $2.000.

Jika bisnis Anda menggunakan entri terbalik, Anda akan memiliki laporan keuangan yang akurat dan lebih sedikit masalah dengan pasangan Anda.

3. Mereka membuat jejak audit untuk kesalahan

Praktik terbaik untuk tidak menghapus entri jurnal, meskipun ada kesalahan. Cara terbaik untuk memperbaiki catatan akuntansi Anda adalah dengan mencatat entri terbalik dan membuat entri jurnal yang baru dan benar.

Perangkat lunak akuntansi secara otomatis memberi nomor semua entri jurnal sehingga auditor dapat dengan mudah melacak penghapusan. Auditor akan mempertanyakan catatan akuntansi dengan entri jurnal yang hilang karena dapat menjadi tanda penyimpangan keuangan.

Meskipun Anda mungkin bermaksud baik dalam menghapus entri jurnal yang salah, lebih baik bagikan kartu Anda kepada auditor dengan menunjukkan kepada mereka entri jurnal yang salah dan korektif.

Contoh entri terbalik

Timothy memiliki Tim's Antiques, sebuah toko barang antik di Boston. Dia memiliki dua karyawan yang dibayar setiap hari Senin untuk pekerjaan minggu sebelumnya. Seorang akuntan di kehidupan lain, Timothy menggunakan basis akrual akuntansi.

Hari terakhir di bulan September jatuh pada hari Rabu. Pada 30 September, Timothy mencatat akrual penggajian untuk mencerminkan upah yang terutang tetapi tidak dibayarkan untuk hari Senin, Selasa, dan Rabu. Setiap karyawan mendapatkan $250 per hari kerja.

Ayat jurnal penyesuaiannya adalah sebagai berikut. (Untuk penyederhanaan, saya mengabaikan pajak gaji, tetapi Anda ingin memasukkan semua kewajiban gaji di sini.)

Tanggal Akun Debit Kredit 30/9 Beban Gaji $1.500 30/9 Hutang Gaji $1.500

Akrual penggajian adalah $1.500, yang merupakan upah tiga hari untuk dua karyawan ($250 per hari kerja x 2 karyawan x 3 hari).

Pada 1 Oktober, Timothy mencatat entri pembalik, yang membalik akun yang didebit dan dikreditkan. Entri jurnal menetralkan entri jurnal 30 September, membuatnya seolah-olah itu tidak pernah terjadi, dan akun hutang gaji Timothy kembali ke $0.

Tanggal Akun Debit Kredit 10/1 Hutang Gaji $1.500 10/1 Beban Gaji $1.500

Saat hari gajian bergulir pada 5 Oktober, Timothy mencatat entri jurnal penggajian untuk seluruh jumlah hutangnya kepada karyawannya, yaitu $2.500 ($250 per hari kerja x 2 karyawan x 5 hari kerja).

Tanggal Akun Debit Kredit 10/5 Beban Gaji $2.500 10/5 Uang Tunai $2.500

Akrual 30 September mencerminkan upah tiga hari, tetapi sekarang dia berutang kepada karyawan untuk bekerja lima hari. Karena dia membalikkan upah yang masih harus dibayar, entri jurnal penggajian adalah untuk seluruh jumlah yang dibayarkan kepada karyawan.

Jangan lupa untuk mencatat entri pembalik

Membalikkan entri dapat membantu Anda mengelola catatan akuntansi Anda dengan lebih efisien. Satu kelemahannya adalah betapa mudahnya melupakan entri pembalikan di awal bulan. Ikat pita di sekitar jari Anda atau letakkan catatan di kalender untuk mengingatkan diri Anda sendiri agar mencatat entri terbalik.