Cara Membuat dan Mengirim Dokumen Saran Pengiriman Uang

Catatan saran pengiriman uang diterbitkan untuk mengonfirmasi pembayaran faktur. Meskipun kurang umum saat ini, mereka dapat meningkatkan pelacakan keuangan dan menawarkan ketenangan pikiran kepada pemasok Anda.

Melacak pembayaran dan faktur online dapat dilakukan dengan lebih mudah di era digital saat ini. Namun, kejelasan tambahan selalu dihargai. Saat mengelola pembukuan perusahaan Anda, akan jauh lebih mudah untuk mencocokkan pembayaran online dengan faktur berdasarkan nomor faktur, tanggal pembayaran, dan jumlah, meskipun melakukannya bisa jadi membosankan.

Sementara perangkat lunak akuntansi membantu mengotomatisasi banyak proses manajemen faktur dan pembayaran, memberikan dokumentasi tambahan ketika faktur dibayar dapat memberikan transparansi yang lebih baik di kedua ujungnya. Di situlah saran pengiriman uang berguna, sehingga lebih mudah untuk mencocokkan pembayaran dengan faktur.

Ringkasan:Apa itu saran pengiriman uang?

Remittance mengacu pada uang yang dikirim atau dikeluarkan ke pemasok, vendor, kontraktor, atau bisnis lain. Saran pengiriman uang adalah bukti pembayaran yang dikirim perusahaan ke piutang untuk memberi tahu bisnis atau individu bahwa faktur telah dibayar. Ini mirip dengan tanda terima dan dapat sangat membantu kedua belah pihak untuk mengatur catatan keuangan dengan lebih baik.

Saat perusahaan atau individu mengeluarkan faktur, catatan saran pengiriman uang (juga dikenal sebagai tanda terima pengiriman uang) dapat dijadwalkan untuk dikirim secara otomatis setelah pembayaran untuk faktur diproses. Ini dapat dilakukan dalam bentuk pesan email atau dikirim melalui portal pembayaran atau perangkat lunak pemrosesan. Catatan saran pengiriman uang juga terkadang disebut sebagai faktur pengiriman uang, pembayaran pengiriman uang, atau pemberitahuan pengiriman uang.

Karena sebagian besar faktur sekarang dibayar secara online, dokumen saran pengiriman uang biasanya tidak diperlukan, juga tidak sering diharapkan. Faktanya, catatan ini menjadi lebih jarang karena metode pembayaran digital meningkat.

Namun, ada beberapa keuntungan utama untuk menerbitkan catatan saran pengiriman uang, termasuk:

• Mempermudah pencocokan pembayaran dan faktur
• Mengonfirmasi bukti pembayaran
• Menawarkan identifikasi yang lebih mudah jika perusahaan mempertanyakan pembayaran

Selain itu, jika Anda sering bekerja dengan vendor dan pemasok di negara lain, menerbitkan dokumen saran pengiriman uang dapat menawarkan lapisan akuntabilitas ekstra saat menyusun dokumen keuangan Anda untuk tinjauan perusahaan atau musim pajak.

6 hal yang harus disertakan dalam dokumen saran pengiriman uang

Jika Anda memutuskan untuk mengeluarkan dokumen saran pengiriman uang setelah memproses pembayaran ke vendor atau entitas lain, Anda sebaiknya mengambil informasi penting dari faktur mereka. Faktur mereka akan memiliki beberapa informasi pribadi dan detail pembayaran, termasuk cara membayarnya, syarat pembayaran (bersih 30, jatuh tempo saat diterima, dll.), dan detail tentang layanan yang dilakukan.

Berikut adalah beberapa kolom standar yang ingin Anda sertakan saat mengeluarkan catatan saran pengiriman uang:

1. Nama dan alamat perusahaan Anda

Sertakan informasi ini untuk memastikan penerima pembayaran dapat dengan jelas mengidentifikasi dari siapa pembayaran itu berasal. Jika penerima bekerja atau memasok produk ke anak perusahaan, sebaiknya sertakan informasi tersebut di slip agar lebih jelas.

2. Nama dan alamat penerima

Selanjutnya, sertakan nama dan alamat penerima seperti yang tercantum pada faktur yang mereka berikan kepada Anda. Anda juga dapat menyertakan alamat email atau nomor telepon mereka jika informasi tersebut tersedia.

3. Nomor faktur

Ketika vendor mengirimkan faktur, itu akan memberikan nomor faktur. Pastikan untuk menyertakannya pada slip ini untuk kemudahan referensi.

4. Jumlah pembayaran

Penting untuk menyertakan jumlah yang dibayarkan kepada penerima, termasuk pajak atau pengeluaran yang dipotong atau bonus. Jika beberapa layanan telah diselesaikan, Anda dapat merinci pembayaran untuk menawarkan lebih banyak detail.

5. Metode pembayaran

Pastikan untuk menyertakan cara pembayaran faktur (DCH, PayPal, Venmo, transfer kawat, cek fisik, atau metode pembayaran alternatif). Ini akan memungkinkan penerima untuk memahami bagaimana uang mereka akan datang kepada mereka dan menawarkan transparansi yang lebih baik untuk menyesuaikan pembayaran dengan faktur di kemudian hari.

6. Tanggal diterbitkan

Terakhir, Anda mungkin ingin menyertakan tanggal penerbitan dokumen saran pengiriman uang dan kapan pelanggan dapat mengantisipasi pembayaran sesuai dengan persyaratan pembayaran mereka.

Cara membuat dan mengirim dokumen saran pengiriman uang

Sekarang setelah Anda mengetahui apa yang diperlukan untuk membuat slip saran pengiriman uang, Anda mungkin bertanya-tanya tentang cara terbaik untuk mengirimkannya. Tidak ada aturan tegas tentang bagaimana catatan saran pengiriman uang harus dikirim -- pada kenyataannya, catatan tersebut tidak diwajibkan secara hukum sama sekali. Namun, ada beberapa praktik umum yang dapat Anda ikuti, bergantung pada metode yang Anda pilih untuk mengirim dokumen saran pengiriman uang.

Berikut adalah cara paling umum untuk mengirim dokumen saran pengiriman uang.

1. Surat fisik

Sebelum pembayaran mulai ditransfer ke metode digital, dokumen saran pengiriman uang jauh lebih umum. Mereka dikirim melalui pos ke perusahaan atau alamat kontak dan kadang-kadang bahkan datang dengan pemeriksaan fisik. Namun, mengirim dokumen saran pengiriman uang secara digital jauh lebih umum saat ini.

2. Email

Email biasanya merupakan bentuk tercepat dan termudah untuk mengirim dan menerima dokumen saran pengiriman uang. Saat melakukan ini, penting untuk meminta alamat email entitas (atau departemen akuntansinya) terlebih dahulu, daripada mengandalkan alamat email perusahaan umum.

3. Metode digital lainnya

Banyak platform akuntansi memudahkan untuk mengirim dan menerima pemberitahuan saran pengiriman uang secara digital. Beberapa perangkat lunak akuntansi memungkinkan Anda untuk mengatur dokumentasi saran pengiriman uang secara otomatis, yang kemudian dikirim ke penerima yang sesuai saat faktur dibayar (atau dijadwalkan untuk dibayar).

Saat dokumen saran pengiriman uang dibuat, dokumen tersebut dapat memicu email, teks, atau pemberitahuan di perangkat lunak hutang dagang Anda untuk penerima.

Perlu diingat, metode yang dipilih perusahaan Anda untuk mengirimkan catatan saran pengiriman uang kemungkinan akan bervariasi tergantung pada ukuran, profitabilitas, dan jumlah vendor, pemasok, dan kontraktor Anda.

Misalnya, jika Anda adalah perusahaan kecil yang terutama membayar kontraktor dan pemasok melalui pemeriksaan fisik, Anda dapat memilih untuk mengirim dokumen saran pengiriman uang dengan pembayaran. Perusahaan besar yang menawarkan vendor dan pemasok akses ke perangkat lunak faktur atau sistem hutang dagang mereka kemungkinan akan memilih untuk mengirim pemberitahuan ini dalam platform perangkat lunak.

Apa saja alternatif untuk mengirim saran pengiriman uang?

Karena banyak perusahaan sekarang membayar pemasok dan vendor mereka secara online, dokumen saran pengiriman uang tidak lagi diperlukan seperti dulu. Faktanya, banyak perusahaan memilih untuk tidak mengirim dokumen atau alternatif saran pengiriman uang sama sekali, alih-alih mencatat persyaratan pembayaran mereka di muka sehingga penerima selalu tahu kapan harus menunggu pembayaran.

Sebagai pengganti mengirim catatan saran pengiriman uang, perusahaan lain dapat memilih untuk mengirim email yang mencatat ketika penerima dapat mengharapkan pembayaran atau mengonfirmasi bahwa pembayaran sedang diproses. Sebagian besar perangkat lunak akuntansi dapat diatur untuk mengirim catatan ini secara otomatis.

Meskipun mirip dengan email saran pengiriman uang, email konfirmasi pembayaran ini biasanya berisi lebih sedikit informasi daripada catatan saran penerimaan biasa. Perangkat lunak akuntansi seperti Xero dan Zoho Books dapat secara otomatis mengirim email ke pengguna setelah faktur dikirimkan. Email ini berisi status faktur, informasi pembayaran terbaru, dan tautan untuk memeriksa status faktur tertentu.

Hemat waktu dengan pembaruan pemrosesan pembayaran otomatis

Dokumen saran pengiriman uang masih diterbitkan oleh banyak perusahaan saat ini sebagai sarana untuk membantu menyediakan pelacakan yang lebih baik untuk pembayaran vendor, meskipun tidak diwajibkan oleh undang-undang. Namun, karena pelacakan digital menawarkan lebih banyak transparansi, catatan saran pengiriman uang menjadi kurang umum.

Jika Anda memilih untuk mengirim dokumen saran pengiriman uang, Anda dapat melakukannya melalui surat, email, atau pesan otomatis yang dibuat oleh perangkat lunak akuntansi Anda. Atau, Anda dapat mengirim pemberitahuan pemrosesan pembayaran atau menawarkan vendor akses ke sistem manajemen faktur Anda sehingga mereka dapat dengan mudah melihat dan melacak semua pembayaran faktur mereka.