Bagaimana Memantau dan Menganalisis Varians Anggaran

Perbedaan anggaran adalah hal biasa di dunia bisnis. Cari tahu bagaimana Anda dapat belajar dari varians Anda untuk menyiapkan anggaran yang lebih akurat untuk bisnis kecil Anda.

Varians anggaran adalah perbedaan antara jumlah yang dianggarkan untuk pendapatan dan pengeluaran dan jumlah aktual yang diterima atau dikeluarkan. Variasi anggaran dapat menguntungkan (lebih banyak pendapatan) atau tidak menguntungkan (biaya lebih tinggi).

Pelajari lebih lanjut tentang perbedaan anggaran dan bagaimana perbedaan tersebut dapat membantu Anda membuat anggaran yang lebih akurat untuk bisnis kecil Anda.

Ringkasan:Apa itu varians anggaran?

Dalam bisnis, varians anggaran adalah perbedaan antara pendapatan dan pengeluaran yang telah dianggarkan dan total aktualnya.

Sebagian besar dari kita harus berurusan dengan varians anggaran dalam skala yang jauh lebih kecil. Ingat ketika Anda menganggarkan perbaikan mobil seharga $ 500, tetapi ketika Anda pergi untuk mengambil mobil Anda, tagihannya secara ajaib meningkat menjadi $ 850? Itu perbedaan anggaran.

Pemilik bisnis mengalami masalah yang sama dalam skala yang jauh lebih besar. Beberapa varians diharapkan untuk setiap anggaran yang disiapkan, dan varians itu sendiri dapat menguntungkan atau tidak menguntungkan, bergantung pada varians itu sendiri dan kategori anggarannya.

Variasi anggaran yang menguntungkan vs. tidak menguntungkan:Apa perbedaannya?

Memiliki anggaran yang akurat sangat penting untuk bisnis kecil yang memiliki lebih sedikit ruang untuk kesalahan. Baik Anda sedang menyiapkan prakiraan keuangan atau anggaran yang fleksibel, tujuan penyusunan anggaran adalah untuk memperkirakan pendapatan dan pengeluaran seakurat mungkin. Namun, tidak peduli seberapa siap Anda selama proses penganggaran, Anda akan memiliki perbedaan.

Seperti hal lain dalam hidup, penganggaran memiliki varians yang menguntungkan dan varians yang tidak menguntungkan. Variasi yang menguntungkan adalah saat produk Anda tiba-tiba lepas landas, dan alih-alih menghasilkan pendapatan penjualan sebesar $40.000 yang Anda anggarkan, Anda memperoleh $85,000.

Sayangnya, ada juga varians yang tidak menguntungkan. Katakanlah Anda menganggarkan $1.000 per bulan untuk sewa, tetapi pemilik Anda menjual bangunan tempat Anda berada, jadi Anda harus pindah. Langkah tersebut meningkatkan pengeluaran yang dianggarkan untuk tahun ini, tetapi sekarang Anda juga harus membayar $1.600 per bulan untuk sewa, bukan $1.000 yang dianggarkan.

Tapi itu tidak cukup hanya mengetahui jumlah varians. Penting juga untuk diingat bahwa di balik setiap penghitungan varians anggaran ada alasan mengapa varians itu ada.

5 alasan mengapa bisnis Anda mungkin mengalami perbedaan anggaran

Ada banyak alasan mengapa total anggaran Anda mungkin tidak sesuai dengan total yang sebenarnya. Pemilik bisnis baru dapat mengalami kesulitan memperkirakan pengeluaran ketika mereka hanya memiliki sedikit data.

Dalam kasus lain, anggaran dikumpulkan dengan tergesa-gesa, dengan sedikit waktu persiapan yang terlibat, yang dapat mengakibatkan total anggaran yang tidak akurat dan varians yang tinggi. Jika Anda bertanya-tanya mengapa anggaran Anda sangat tidak akurat, satu atau beberapa hal berikut mungkin menjadi alasannya:

1. Tidak ada data untuk diukur

Proyeksi keuangan untuk pemilik bisnis baru dapat menjadi hit atau miss. Sulit untuk memperkirakan pendapatan dan pengeluaran untuk tahun ketika Anda tidak memiliki data dasar untuk diukur. Sisi baiknya, meskipun anggaran tahun pertama Anda jauh, varians Anda akan turun setelah Anda mulai menyiapkan anggaran untuk tahun kedua bisnis Anda.

2. Perencanaan yang tidak tepat

Penganggaran adalah proses panjang dan metodis yang hanya menghasilkan hasil yang akurat jika perencanaan yang tepat telah dilakukan. Sebagai pemilik bisnis, mungkin Anda cenderung menyiapkan anggaran sendiri, tetapi mendapatkan masukan dari staf dan kepala departemen akan membuat anggaran Anda lebih akurat dan lebih berguna.

3. Peristiwa tak terduga

Peristiwa tak terduga dapat sangat memengaruhi anggaran Anda. Tidak terlalu banyak orang yang merencanakan bencana, tetapi itu benar-benar terjadi. Kebakaran, banjir, resesi, dan pandemi juga dapat memengaruhi anggaran Anda. Saya dapat menjamin bahwa ketika perusahaan sedang mempersiapkan anggaran mereka pada tahun 2019, tidak ada yang siap menghadapi dampak keuangan tahun 2020 terhadap bisnis mereka.

Meskipun sulit untuk merencanakan peristiwa bencana, akan sangat membantu jika Anda memiliki anggaran untuk membantu mengamankan bisnis Anda, terutama ketika salah satu peristiwa sekali seumur hidup ini terjadi.

4. Penyesuaian biaya

Penyesuaian biaya adalah salah satu alasan utama untuk varians anggaran yang tidak menguntungkan. Karena sebagian besar anggaran disiapkan pada akhir tahun, pemberitahuan apa pun yang diterima dari vendor atau pemasok terkait kenaikan harga dapat dimasukkan ke dalam anggaran baru Anda.

Tetapi jika pemasok Anda tidak memberi tahu Anda tentang kenaikan harga tetapi kemudian menaikkan harga pada bulan Maret tahun berikutnya, Anda akan menghadapi varians anggaran yang tidak menguntungkan. Cara terbaik untuk menghindarinya adalah dengan memasukkan kenaikan harga otomatis ke dalam pengeluaran yang dianggarkan.

5. Mengubah kebutuhan pelanggan

Bisnis Anda ada karena Anda memberi pelanggan Anda sesuatu yang mereka butuhkan atau inginkan. Tapi apa yang terjadi ketika mereka tidak lagi membutuhkan atau menginginkan apa yang Anda jual?

Rachel memiliki tempat tidur dan sarapan. Ketika dia menganggarkan untuk tahun 2020, dia konservatif dan hanya meningkatkan tingkat pelanggannya sebesar 10%, yang dibenarkan oleh kenaikan dalam upaya periklanan dan pemasaran. Meskipun anggarannya cukup akurat untuk dua bulan pertama tahun 2020, untuk saldo tahun ini, pendapatannya mengalami penurunan yang sangat besar, yang mengakibatkan selisih anggaran yang tidak menguntungkan lebih dari 65%.

Meskipun Rachel tidak dapat memprediksi pandemi COVID-19, dia menghadapi penurunan pendapatan yang meningkat di masa mendatang karena kebutuhan pelanggannya berubah.

Mengubah kebutuhan pelanggan biasanya tidak sedrastis menghadapi pandemi. Namun, penting untuk sering mengevaluasi kembali produk dan layanan yang Anda jual untuk memastikan produk dan layanan tersebut masih sesuai dengan kebutuhan pelanggan Anda.

Cara memantau dan menganalisis perbedaan anggaran

Sangat mudah untuk memantau varians anggaran. Aplikasi perangkat lunak akuntansi apa pun yang mencakup penganggaran dasar sekalipun akan dapat memberi Anda anggaran vs. laporan aktual. Jika perbedaannya banyak, akan sangat membantu jika Anda membuat anggaran yang direvisi untuk saldo tahun fiskal Anda.

Jalankan anggaran ke laporan aktual secara rutin

Tetap up to date pada varian anggaran dapat membantu Anda melihat kemungkinan tren, serta titik masalah potensial. Jika Anda hanya menjalankan laporan ini setahun sekali, Anda kehilangan kesempatan untuk bersikap proaktif tentang varian apa pun karena lebih baik menyelidikinya saat terjadi daripada di akhir tahun. Pastikan laporan Anda menampilkan varian positif dan negatif baik dalam jumlah dolar maupun persentase.

Meneliti 'mengapa' di balik varians

Jika Anda tidak mencapai pendapatan yang dianggarkan, Anda perlu bertanya mengapa. Jika pengeluaran Anda dua kali lipat dari yang Anda anggarkan, Anda perlu menemukan alasan perbedaannya. Diasumsikan bahwa anggaran awal Anda disiapkan menggunakan angka dasar yang akurat dan pendapatan diperkirakan berdasarkan kinerja sebelumnya. Jika itu benar, maka terserah Anda untuk menemukan penyebab di balik perbedaan tersebut.

Pertimbangkan untuk menyesuaikan anggaran Anda

Menyesuaikan anggaran pada pertengahan tahun adalah hal yang biasa terjadi, terutama jika Anda menemukan pendapatan dan pengeluaran berbeda secara signifikan dari total yang dianggarkan. Jika perbedaan hanya terjadi satu kali, Anda mungkin tidak perlu khawatir untuk merevisi anggaran, tetapi jika terlihat seperti masalah yang lebih permanen, sebaiknya lakukan beberapa perubahan.

Cara menggunakan analisis varians anggaran untuk perkiraan mendatang

Varian anggaran Anda dapat memberikan banyak wawasan berharga untuk mempersiapkan anggaran Anda berikutnya. Lihat di mana Anda tepat dan di mana varians Anda cukup tinggi, dan luangkan waktu untuk menganalisis kedua hasil untuk melihat apa yang ada di baliknya.

Ingatlah bahwa varians yang tidak menguntungkan yang berada di luar kendali Anda membutuhkan lebih sedikit tindakan daripada yang tidak akurat. Misalnya, jika pemasok Anda tiba-tiba gulung tikar, efek riak dari tindakan itu dapat merusak anggaran Anda, termasuk penurunan pendapatan karena pemesanan di awal, atau peningkatan biaya karena menggunakan pemasok baru.

Dengan pendapatan yang lebih sedikit dan pengeluaran yang lebih tinggi, anggaran Anda akan terpengaruh secara serius. Pada titik ini, mungkin ide yang baik untuk membuat anggaran yang direvisi yang secara akurat mencerminkan peningkatan biaya dan pendapatan yang lebih rendah.

Namun, jika varians Anda adalah masalah satu kali, sebaiknya terus pantau anggaran Anda, tetapi batalkan revisi kecuali muncul masalah lain.

Variasi anggaran adalah kunci kinerja perusahaan

Dalam beberapa cara atau lainnya, kita semua beroperasi dengan anggaran terbatas. Misalnya, jika Anda menghasilkan $30.000, Anda mungkin tidak akan membeli rumah bernilai jutaan dolar. Prinsip yang sama berlaku untuk bisnis. Tidak ada bisnis yang menghasilkan pendapatan $30.000 yang akan membeli fasilitas manufaktur seharga $2,1 juta. Itulah mengapa anggaran sangat penting -- dan mengapa anggaran harus akurat.

Setiap hari, keputusan bisnis dibuat berdasarkan anggaran perusahaan, dan akibat dari tindakan yang salah bisa berakibat fatal, terutama bagi usaha kecil dengan sumber daya terbatas untuk dijadikan sandaran. Misalnya, jika anggaran proyek habis, Anda bisa menghabiskan ribuan dolar.

Luangkan waktu untuk membuat anggaran berdasarkan fakta dan kinerja masa lalu, dan tahan keinginan untuk terlalu optimis (atau pesimis) tentang angka-angka tersebut. Gunakan variasi anggaran tersebut untuk membuat anggaran yang lebih akurat untuk tahun mendatang.