5 Tugas Akuntansi Bisnis Kecil yang Dapat Dilakukan AI

Pembukuan dapat menghabiskan waktu berjam-jam dalam sehari. Ketika diterapkan pada akuntansi, kecerdasan buatan (AI) menyelesaikan tugas monoton yang paling memakan waktu sebelum Anda dapat mengatakan "rekonsiliasi."

Anda mungkin tidak suka menghabiskan Senin pagi Anda dengan susah payah masuk ke perangkat lunak akuntansi Anda setiap tagihan yang Anda terima di minggu lalu. Mungkin hanya janji donat yang bisa membuat Anda melalui rekonsiliasi bank bulanan Anda.

Kecerdasan buatan (AI) siap untuk membentuk masa depan akuntansi, yang dapat menghilangkan tugas pembukuan yang paling tidak Anda sukai.

Ringkasan:Apa itu akuntansi kecerdasan buatan (AI)?

Ketika saya mendengar akuntansi AI, saya membayangkan sebuah iRobot -jenis alat yang mengenakan pelindung hijau transparan yang duduk di sudut kantor ("akuntan robot" Google jika Anda membutuhkan visual). Pada kenyataannya, akuntansi AI terlihat sangat berbeda. Sistem AI yang ada di dalam perangkat lunak akuntansi Anda membantu menyelesaikan tugas akuntansi berulang dengan singkat, sehingga pembukuan tidak terlalu merepotkan.

Jika Anda pernah mendorong pembukuan untuk bisnis kecil Anda, Anda tahu betapa membosankannya pencatatan lusinan transaksi sekaligus. Akuntansi AI menganalisis transaksi bisnis Anda untuk mempersingkat waktu yang diperlukan untuk mencatat penjualan dan pengeluaran bisnis, merekonsiliasi akun, dan membuat dokumen pajak.

Di luar pembukuan -- proses pelacakan transaksi bisnis -- AI membantu auditor mengidentifikasi penipuan dan transaksi tidak biasa yang memerlukan penyelidikan lebih lanjut. Sistem audit kecerdasan buatan mendeteksi pola yang konsisten dengan penipuan lebih cepat dan lebih tepat daripada manusia.

Dapatkah kecerdasan buatan menggantikan akuntan di masa depan?

Akuntansi melibatkan pengulangan. Anda akan mengetahuinya dari melakukan rekonsiliasi bank pertama Anda. Di mana ada monoton, AI dapat turun tangan untuk membantu. Itu menimbulkan pertanyaan:Akankah akuntan ada 10, 15 tahun dari sekarang? Apakah saya akan menyerahkan kalkulator pita kertas saya ke robot?

Tentu saja, kita tidak bisa tahu persis seperti apa profesi akuntansi dalam satu dekade, tetapi spekulasi adalah bagian dari kondisi manusia. Kami berharap akuntansi akan tetap ada, meskipun mungkin terlihat sangat berbeda seiring kemajuan teknologi AI.

Kita semua pernah melihat judul sensasional yang berbunyi seperti ini:“10 Profesi yang Akan Diambil AI dalam 5 Tahun Kedepan.” Akuntansi sering muncul. Anehnya, Anda dapat menemukan banyak artikel yang menjamin umur panjang profesi akuntansi manusia.

Alasan dikotomi adalah pekerjaan akuntansi tidak semuanya terlihat sama. Pekerjaan satu akuntan mungkin lebih mirip dengan administrator penggajian atau pemegang buku, sementara yang lain mungkin bertanggung jawab untuk membangun rencana pertumbuhan yang berkelanjutan secara finansial untuk bisnis.

Namun yang lain bisa menasihati klien tentang strategi bisnis yang diuntungkan pajak. Tidak banyak tumpang tindih di antara peran-peran ini, sehingga sulit untuk menentukan dengan tepat lintasan seluruh profesi.

Pada Januari 2020, McKinsey &Company merilis laporan tentang efek robotika, AI, dan pembelajaran mesin pada pekerjaan AS, termasuk yang ada di industri akuntansi. Perusahaan memeriksa "potensi otomatisasi" untuk lebih dari 750 jabatan berdasarkan persentase waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang dapat diselesaikan komputer menggunakan teknologi saat ini.

Akuntansi muncul dalam dua deskripsi pekerjaan:satu yang menggambarkan pemegang pembukuan administratif dan yang lainnya mengacu pada auditor, akuntan pajak, dan akuntan manajerial.

Prospek pemegang buku terlihat agak suram:86% tugas dapat diotomatisasi. Peran pemegang buku termasuk mencatat transaksi dan menyelesaikan rekonsiliasi, yang keduanya sudah dapat diselesaikan oleh perangkat lunak akuntansi -- dengan bantuan manusia. Administrator penggajian, termasuk dalam kategori ini, menghabiskan waktu untuk mengajukan dokumen, pekerjaan yang lebih efisien dilakukan oleh perangkat lunak penggajian.

Kubu kedua akuntan, termasuk auditor dan akuntan manajemen, menunjukkan potensi otomatisasi 12%. Akuntan manajemen menghabiskan waktu untuk merancang proses bisnis yang efisien yang memaksimalkan efisiensi. AI belum menguasai pembuatan protokol pemotongan biaya, meskipun sangat baik dalam mengikutinya.

Jadi, apakah akuntan yang memakai kaca mata hijau akan digantikan oleh robot yang memakai kaca mata hijau? Beberapa, mungkin. Mereka yang pekerjaannya berputar di sekitar tugas yang berulang mungkin akan melihat posisi mereka menjadi mubazir di tahun-tahun mendatang, tetapi mereka yang bekerja di sisi strategi akuntansi tidak boleh berkemas terlebih dahulu.

5 tugas akuntansi yang dapat dilakukan oleh kecerdasan buatan

Perusahaan perangkat lunak akuntansi berinvestasi besar-besaran dalam penelitian dan pengembangan AI untuk menghemat waktu pemilik bisnis pada tugas-tugas mulai dari pekerjaan yang sangat sederhana hingga yang terlalu rumit. Lihat beberapa tugas akuntansi bisnis kecil yang dapat diselesaikan AI di latar belakang.

1. Pembukuan

AI telah memungkinkan pemilik bisnis untuk menyimpan buku mereka dengan sedikit atau tanpa pengetahuan akuntansi. Di mana hanya 10 tahun yang lalu setiap pemilik bisnis perlu belajar bagaimana merekonsiliasi buku besar, Anda bisa pergi bertahun-tahun sekarang tanpa mengetahui apa itu.

Banyak paket perangkat lunak akuntansi, seperti QuickBooks Online, menganalisis transaksi bank Anda dan merekomendasikan tempat untuk mengkategorikannya berdasarkan cara Anda mencatat transaksi serupa sebelumnya. Itulah AI yang bekerja, memproses tindakan Anda sebelumnya -- dan mungkin tindakan pelanggan lain -- untuk memprediksi tindakan di masa mendatang.

Intuit, yang memiliki QuickBooks, memberi tahu investor pada 2019 tentang rencana untuk mengimplementasikan fitur AI baru, seperti transaksi otomatis. AI dalam perangkat lunak akuntansi juga dapat menangkap kesalahan, seperti transaksi duplikat.

2. Penggajian

AI belum mencakup penggajian, tetapi laporan Pajak Bloomberg mengutip kehadirannya yang akan datang. Alih-alih meminta seseorang menghabiskan waktu berjam-jam untuk meninjau dan menyetujui lembar waktu karyawan, sistem AI dapat menandai lembar waktu yang tidak teratur untuk ditinjau oleh manusia, dan menyetujui sisanya.

Implikasi AI untuk penggajian dapat menunjukkan peningkatan efisiensi yang signifikan bagi perusahaan dengan ratusan karyawan. Sistem penggajian saat ini dapat menandai ketika seorang karyawan melaporkan 400 jam kerja dalam seminggu atau ketika seorang karyawan menagih proyek klien yang tidak ditugaskan kepadanya. Sistem penggajian AI dapat melihat lebih dalam, berpotensi mengungkap kejadian di mana karyawan melaporkan jam kerja mereka secara berlebihan, secara tidak sengaja atau curang.

3. Perkiraan

Arus kas sangat penting untuk pertumbuhan bisnis kecil. Ketika Anda kekurangan uang, sulit untuk mengembangkan bisnis Anda. Sebuah bisnis flush dengan uang tunai mungkin kehilangan kesempatan untuk mempercepat investasinya. Sistem akuntansi AI telah menerapkan alat prakiraan arus kas yang dapat memperkirakan posisi kas masa depan perusahaan Anda, kecuali pembelian satu kali dalam jumlah besar.

Misalnya, QuickBooks menawarkan perencana arus kas yang mengantisipasi posisi kas bisnis Anda hingga 90 hari ke depan. Xero, perangkat lunak akuntansi populer lainnya, memiliki teknologi yang memprediksi saldo bank Anda hingga 30 hari ke depan.

4. Persiapan pajak

Bisakah akuntan pajak Anda membaca kode pajak lebih dari 80.000 kata? Mesin Pengetahuan Pajak bertenaga AI dari Intuit mungkin bisa. Bukannya ini kompetisi atau apa.

Saat Anda menggunakan perangkat lunak pajak, kemungkinan ada beberapa pembelajaran mesin yang terjadi di balik layar. Jika Anda telah membaca salah satu konten terkait pajak The Ascent, Anda tahu bahwa kelayakan Anda untuk pengurangan dan kredit pajak tertentu bergantung pada tidak kurang dari satu juta faktor. Sistem yang didukung AI secara otomatis menganalisis keuangan perusahaan Anda untuk menarik potensi penghematan pajak bagi bisnis kecil Anda.

5. Hutang dan piutang

Manusia menyukai rutinitas, terkadang membuat kesalahan. Jika Anda hanya membayar tagihan pada hari Kamis kedua setiap bulan, Anda mungkin kehilangan diskon pembayaran awal untuk faktur yang diterima di awal bulan.

Sistem hutang akun (AP) AI dapat memproses tagihan Anda saat diterima dan memberi tahu Anda tentang peluang untuk membayar lebih awal untuk mendapatkan diskon. Anda dapat mengintegrasikan aplikasi seperti Roger dengan perangkat lunak akuntansi Anda untuk mengotomatisasi AP. Aplikasi serupa dapat membantu Anda memproses dan menyetujui laporan pengeluaran lebih cepat.

Demikian juga, sistem piutang (AR) berbantuan AI dapat memprediksi dengan lebih akurat kapan pelanggan Anda akan membayar berdasarkan riwayat pembayaran mereka. Sistem AI AR kurang ada di mana-mana dibandingkan sistem AP otomatis, tetapi Anda dapat mengharapkan untuk melihat fitur-fitur ini diluncurkan di tahun-tahun mendatang.

Bagaimana akuntan dapat memperoleh manfaat dari penggunaan AI

Akuntan bisnis kecil harus merangkul, bukan takut, AI. Jurnal Akuntansi memublikasikan wawancara dengan tiga CPA yang setuju bahwa AI telah dan akan terus meningkatkan kehidupan kerja mereka, terutama dengan memotong tugas-tugas bernilai rendah yang dapat diselesaikan oleh komputer secara lebih efisien.

Akuntan yang memanfaatkan AI dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan yang dilatih untuk mereka lakukan, mulai dari menganalisis laporan keuangan hingga memberi nasihat kepada eksekutif dan klien.

Sampai jumpa lagi, mungkin

Saya tidak tahu apakah pekerjaan saya akan ada dalam beberapa dekade mendatang, tetapi yang saya tahu pasti adalah bahwa AI dapat membuat pekerjaan akuntan sekarang lebih menarik dengan menangani tugas-tugas kami yang paling tidak disukai. Dan jika robot menggantikan saya di masa depan, saya harap robot itu menikmati bilik saya.