15 Tips Akuntansi Bisnis Kecil dan Startup Terbaik

Manajemen yang tepat dari keuangan bisnis, dan memiliki seseorang yang didedikasikan untuk proses itu, adalah komponen penting dari kesuksesan bagi usaha kecil dan pemula.

Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja, 20% bisnis tidak berhasil melewati tahun pertama, dan hanya 30% usaha kecil yang akan tetap beroperasi 10 tahun setelah peluncurannya. Kepatuhan terhadap praktik terbaik akuntansi dan mempekerjakan atau mengalihdayakan seseorang yang didedikasikan untuk fungsi ini, dapat membantu mencegah masalah arus kas yang menjadi penyebab banyak kegagalan bisnis. Lebih jauh, praktik terbaik ini juga dapat menunjukkan jalan menuju wawasan yang dapat mengarah pada pertumbuhan bisnis kecil.

15 Tips Akuntansi Bisnis Kecil dan Startup Terbaik

Setiap usaha kecil perlu mengikuti proses akuntansi dasar untuk memastikan praktik manajemen keuangan yang kuat. Ini termasuk:

1. Pisahkan pengeluaran bisnis dan pribadi. Salah satu langkah pertama yang harus diambil oleh bisnis kecil adalah membuka rekening bank bisnis, yang dapat dilakukan setelah memperoleh Nomor Identifikasi Pemberi Kerja, atau EIN (pemilik tunggal dapat menggunakan nomor jaminan sosial). Rekening bank bisnis menawarkan beberapa keuntungan dibandingkan rekening pribadi, termasuk:

   • Memudahkan untuk melacak dan mendukung pengeluaran bisnis untuk memanfaatkan pengurangan pajak.
   • Menawarkan perlindungan tanggung jawab pribadi dengan memisahkan dana bisnis dari dana pribadi.
   • Memberikan pilihan jalur kredit yang dapat digunakan perusahaan untuk menutupi kesenjangan kas.

   Bisnis harus membuka rekening giro, rekening tabungan, akun kartu kredit dan akun layanan merchant, yang memungkinkan perusahaan untuk menerima transaksi kartu kredit dan debit dari pelanggan.

2. Dapatkan perangkat lunak pembukuan (dan pembukuan). Pembukuan adalah proses terorganisir untuk melacak semua pendapatan dan pengeluaran. Ini adalah komponen penting dari manajemen keuangan yang memastikan pemilik bisnis memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan bisnis yang baik. Bagi banyak pemilik usaha kecil, akuntansi tidak termasuk keahlian mereka. Mempekerjakan seseorang yang didedikasikan untuk tugas atau, untuk usaha kecil, outsourcing fungsi sering merupakan investasi yang bijaksana.

   Perangkat lunak akuntansi mengotomatiskan proses pembukuan yang memakan waktu dan rawan kesalahan jika diselesaikan secara manual, dan memudahkan untuk menemukan semua informasi tersebut untuk melengkapi laporan keuangan. Usaha kecil menemukan banyak kesuksesan dengan perangkat lunak akuntansi berbasis cloud, secara khusus, dengan lebih dari separuh responden AS yang disurvei oleh Robert Half melaporkan bahwa perusahaan mereka menggunakan beberapa atau hanya solusi berbasis cloud untuk akuntansi dan keuangan. Meskipun sebagian besar bisnis dimulai dengan perangkat lunak akuntansi dasar, saat mereka tumbuh dan menjadi lebih kompleks, mereka mungkin perlu berinvestasi dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Setelah sebuah perusahaan memiliki sistem ERP, itu dapat menambahkan modul untuk fungsi bisnis lainnya, dengan segala sesuatu yang terikat pada satu database.

3. Kembangkan anggaran. Salah satu langkah pertama dalam membuat rencana bisnis adalah membuat proyeksi pendapatan dan daftar pengeluaran yang diantisipasi, dan kemudian membandingkan anggaran tersebut dengan pengeluaran dan pendapatan aktual. Sebuah studi oleh The Federal Reserve Banks of Chicago dan San Francisco melaporkan bahwa lebih dari 60% bisnis dengan kesehatan keuangan yang baik selalu membangun anggaran dan, kemudian memulai rekening bank terpisah untuk penggajian. Kurang dari 5% bisnis dengan kesehatan keuangan yang buruk terlibat dalam dua praktik perencanaan dan manajemen keuangan ini.

4. Simpan catatan bisnis yang akurat. Pencatatan adalah salah satu tanggung jawab terpenting bagi pemilik usaha kecil. Perangkat lunak akuntansi dapat mengotomatisasi banyak proses pencatatan dan menyimpan catatan keuangan secara digital. Itu memudahkan untuk mendokumentasikan jumlahnya, waktu, tempat dan tujuan bisnis suatu transaksi ketika Anda mengklaim pengeluaran sebagai pengurang pajak. Persyaratan IRS mengamanatkan menyimpan catatan, secara umum, setidaknya selama tiga tahun—akuntan merekomendasikan untuk menyimpannya selama tujuh tahun. Catatan yang perlu dipelihara oleh bisnis tercantum secara rinci dalam Publikasi IRS 583. Tetapi beberapa yang layak disebut untuk bisnis kecil dan pemula meliputi:

   1. Penerimaan kotor adalah pendapatan yang Anda terima dari bisnis Anda, dan catatan meliputi:Kaset kasir, informasi setoran (penjualan tunai dan kredit), buku tanda terima, faktur dan Formulir 1099-MISC.

   2. Pengeluaran adalah biaya yang Anda keluarkan untuk menjalankan bisnis Anda, dan catatan meliputi:cek yang dibatalkan atau dokumen lain yang menunjukkan bukti pembayaran/transfer dana elektronik, penerimaan pita kasir, laporan akun, kuitansi dan laporan serta faktur kartu kredit.

      Pemindai tanda terima memudahkan untuk mendigitalkan tanda terima dan faktur untuk pelacakan mudah dengan secara otomatis memetakan konten ke bidang yang ditentukan dalam perangkat lunak akuntansi. Perangkat lunak akuntansi dapat menawarkan aplikasi selulernya sendiri atau mendukung aplikasi pihak ketiga yang memungkinkan karyawan atau pemilik bisnis memindai tanda terima dengan kamera ponsel cerdas mereka. Aplikasi ini menggunakan teknologi optical character recognition (OCR) untuk menerjemahkan teks menjadi kode yang dapat dibaca mesin.

   3. Aset tetap perlu dicatat untuk menghitung penyusutan tahunan dan keuntungan atau kerugiannya saat Anda menjualnya. Dokumen aset termasuk faktur pembelian dan penjualan; pernyataan penutupan real estat; cek yang dibatalkan atau dokumen lain yang mengidentifikasi penerima pembayaran, jumlah dan bukti pembayaran/dana elektronik yang ditransfer; kuitansi dan laporan serta faktur kartu kredit. Biaya yang terkait dengan pembelian aset tak berwujud dengan umur terbatas diamortisasi. Kategori aset lainnya, seperti tidak berwujud saat ini atau umur tidak terbatas, tidak disusutkan atau diamortisasi.

5. Pilih metode akuntansi. Setiap usaha kecil dan startup harus memilih seperangkat aturan untuk menentukan kapan harus melaporkan pendapatan dan pengeluaran. Ini memberikan metode akuntansi yang konsisten untuk tujuan pajak. Secara umum, di bawah perubahan yang diberlakukan oleh Undang-Undang Pemotongan Pajak dan Pekerjaan, usaha kecil dengan $25 juta atau kurang dalam penerimaan kotor tahunan selama tiga tahun pajak sebelumnya dapat memilih antara akuntansi akrual dan akuntansi basis kas. Namun, karena Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum (GAAP) membutuhkan akuntansi akrual, banyak perusahaan lebih memilih metode ini.

   Akuntansi berbasis kas bisa lebih mudah dan lebih mudah dikelola untuk usaha kecil karena pendapatan dicatat saat pembayaran diterima. Demikian pula, biaya dikurangkan ketika uang benar-benar keluar dari rekening perusahaan. Akuntansi akrual mencatat penjualan saat produk dikirimkan atau layanan dikirimkan. Dalam pengaturan ritel, penjualan diakui pada saat pembelian, dan di industri lain pendapatan mungkin tidak dicatat selama beberapa minggu atau bahkan berbulan-bulan setelah penjualan. Ini membutuhkan pembukuan entri ganda. Karena akuntansi akrual mengambil pandangan jangka panjang dari bisnis, umumnya memberikan gambaran yang lebih baik tentang kesehatan keuangan perusahaan.

6. Jaga agar buku tetap up to date. Tanpa menjaga agar buku tetap mutakhir, pemilik dan karyawan tidak memiliki gambaran yang jelas tentang keadaan keuangan perusahaan. Mengotomatiskan penerimaan dan pengambilan faktur adalah salah satu cara untuk memastikan pembukuan selalu mutakhir. Langkah penting lainnya adalah menautkan rekening bank dengan perangkat lunak akuntansi Anda. Bisnis dapat mengunduh laporan kartu kredit dan bank dan mengimpornya secara manual sebagai CSV (Excel), tetapi beberapa sistem akuntansi menawarkan plug-in yang akan menarik informasi dari rekening bank Anda dan secara otomatis mengambil transaksi bank harian dan file laporan. Bisnis dapat menentukan aturan yang cocok dalam sistem mereka untuk merekonsiliasi pernyataan, yang membuat proses rekonsiliasi lebih mudah. Beberapa software akuntansi menawarkan integrasi langsung ke bank, sehingga pemilik bisnis dapat mengelola dan menyelesaikan semua tugas perbankan dalam sistem akuntansi tanpa juga masuk ke portal rekening bank mereka.

7. Optimalkan persyaratan dan faktur AP. Untuk menahan uang tunai lebih lama, mengambil keuntungan dari persyaratan kredit dari pemasok utama. Bayar tagihan sesuai jadwal yang memaksimalkan arus kas Anda, dan bila memungkinkan, membayar lebih awal dengan vendor yang menawarkan diskon untuk melakukannya. Untuk memastikan arus kas yang stabil, melakukan segala kemungkinan untuk mendorong pembayaran tepat waktu dari pelanggan. Itu bisa termasuk menawarkan diskon untuk pembayaran lebih awal, menjalankan pemeriksaan kredit pada pelanggan potensial sebelum berbisnis dengan mereka dan, bila perlu, mencabut syarat kredit. Perangkat lunak akuntansi yang dapat mengotomatiskan proses faktur dengan mengirimkan tagihan dan pengingat tindak lanjut secara otomatis juga dapat membantu mencegah agar faktur terutang tidak menumpuk.

8. Fungsi akuntansi terpisah. Perusahaan publik harus mengikuti peraturan yang memerlukan kontrol untuk memastikan pemisahan tugas. Usaha kecil lebih cenderung memiliki satu orang yang menangani banyak fungsi akuntansi, tetapi ini menciptakan lingkungan yang menimbulkan risiko penipuan akuntansi. Namun, pemilik dapat meminimalkan risiko ini dengan menerapkan beberapa kontrol sederhana. Salah satu pengendalian yang efektif adalah memastikan orang yang sama yang memotong cek tidak menandatangani cek dan merekonsiliasi laporan bank.

9. Perhatikan pengeluaran biaya tinggi tertentu. Biaya tenaga kerja adalah biaya terbesar untuk sebagian besar usaha kecil, dan persediaan sering kali lain. Untuk mengurangi biaya tenaga kerja, banyak usaha kecil mengalihdayakan pekerjaan ke kontraktor yang menagih tarif per jam. Ini bisa lebih murah karena kontraktor mungkin tidak memerlukan 40 jam/minggu untuk menyelesaikan pekerjaan Anda dan mereka tidak memerlukan tunjangan. Perangkat lunak pelacakan waktu dapat membantu para pemimpin memahami berapa banyak tugas tertentu yang membebani bisnis, memungkinkan bisnis untuk membuat anggaran yang lebih baik dan menemukan cara untuk mengendalikan pengeluaran ini. Perusahaan dapat menurunkan biaya persediaan dengan melacak biaya penyimpanan persediaan, rasio perputaran persediaan, jumlah yang hilang karena inventaris usang dan metrik utama lainnya.

10. Rencanakan investasi besar. Dengan secara konsisten melacak pengeluaran dan pendapatan, bisnis dapat mengidentifikasi waktu terbaik untuk investasi besar dan menetapkan kredit yang mungkin diperlukan untuk menutupi biaya. Kartu kredit bisnis dapat membantu organisasi membangun sejarah kredit sehingga memiliki peluang yang lebih baik untuk memenuhi syarat untuk pembiayaan (dan persyaratan pembiayaan yang optimal), termasuk jalur kredit dan pinjaman, ketika membutuhkan modal lebih. Mengamankan sumber pendanaan ini penting untuk kesehatan keuangan perusahaan secara keseluruhan—45% bisnis dengan kesehatan keuangan yang baik menerima pinjaman atau kartu kredit dari bank, dibandingkan dengan hanya 3% perusahaan dengan kesehatan keuangan yang buruk atau di bawah rata-rata, menurut studi Federal Reserve. Selain itu, kartu kredit menawarkan fasilitas untuk bisnis seperti hadiah bisnis atau hadiah perjalanan.

11. Hati-hati memantau persiapan pajak. IRS umumnya mengharuskan pemilik tunggal, mitra dan pemegang saham korporasi S membuat perkiraan pembayaran pajak jika mereka mengharapkan untuk berutang pajak sebesar $1, 000 atau lebih ketika pengembalian mereka diajukan. Ada catatan pajak pekerjaan khusus yang harus Anda simpan (diperinci dalam sumber daya IRS tentang Pencatatan untuk Pengusaha dan Panduan Pajak Pengusaha). IRS menyediakan lembar kerja dalam Formulir 1040-ES, Taksiran Pajak untuk Orang Pribadi, atau Formulir 1120-W, Taksiran Pajak untuk Perusahaan yang membantu menghitung taksiran pajak. Bisnis juga harus memeriksa kalender pajak IRS. Kalender pajak mencakup tanggal jatuh tempo dan tindakan untuk setiap bulan. Sebuah bisnis dapat mendaftar untuk pengingat email, atau bahkan mengimpor pengingat ke Outlook.

12. Carilah bimbingan persiapan pajak profesional. NSBA mengatakan bahwa satu dari tiga usaha kecil melaporkan menghabiskan lebih dari 40 jam setiap tahun untuk pajak federal. Maka tidak mengherankan bahwa sekitar dua pertiga usaha kecil membayar profesional / akuntan pajak eksternal untuk menangani pajak mereka. Ada lebih banyak manfaat di sini untuk pemilik tunggal, karena biaya mempekerjakan seseorang untuk menyiapkan pengembalian pajak bisnis Anda dapat dikurangkan.

13. Pastikan data inventaris akurat. Untuk menyusun laporan keuangan, bisnis membutuhkan data inventaris yang akurat. Ini harus menghitung harga pokok penjualan (COGS) untuk laporan laba rugi, dan nilai persediaan di tangan untuk neraca. Inventaris fisik dilacak baik dengan menghitung item secara manual secara teratur atau memasangkan jumlah dengan sistem manajemen inventaris yang dapat secara otomatis menyesuaikan angka saat penjualan terjadi jika terintegrasi dengan sistem point-of-sale dan perangkat lunak akuntansi. Perangkat lunak manajemen inventaris tidak hanya mempermudah pelacakan inventaris, tapi informasinya akan lebih akurat.

14. Gunakan laporan keuangan untuk mengevaluasi kinerja bisnis. Pengeluaran dan pendapatan penebangan adalah dasar untuk menghasilkan tiga laporan keuangan utama ini. Laporan laba rugi membantu bisnis menentukan laba (atau kekurangannya), neraca menunjukkan aset, kewajiban dan ekuitas pemegang saham untuk gambaran posisi keuangannya pada titik waktu tertentu, dan laporan arus kas menunjukkan apakah perusahaan memiliki cukup uang yang mengalir masuk dan keluar dari bisnis dalam periode tertentu dan berapa banyak kas yang tersisa. Jika digabungkan dengan neraca, Namun, laporan arus kas dapat menunjukkan apakah perusahaan memiliki cukup kas untuk memenuhi kewajibannya saat ini. Ketiga pernyataan tersebut diperlukan oleh bank dan investor untuk mengamankan pembiayaan atau pendanaan.

15. Menghasilkan proyeksi keuangan. Proyeksi keuangan membantu bisnis memperkirakan pendapatan dan pengeluaran di masa depan untuk mengantisipasi jika mereka membutuhkan pembiayaan atau harus melakukan pengeluaran modal. Prakiraan keuangan membantu para pemimpin bisnis memperkirakan arus kas dan menentukan kapan harus mengubah harga atau rencana produksi.

    Prakiraan memberikan informasi keuangan penting kepada pemangku kepentingan eksternal ketika bisnis mencari pinjaman atau pendanaan, atau jika bisnis tersebut menjadi target akuisisi. Perusahaan juga dapat menggunakan prakiraan ini untuk membuat laporan keuangan proforma, yang merupakan proyeksi laporan laba rugi, neraca dan laporan arus kas. Proyeksi didasarkan pada teknik pemodelan keuangan dan memberikan jawaban atas pertanyaan yang mungkin datang dari pemberi pinjaman, investor atau pemangku kepentingan bisnis lainnya. Pada tingkat dasar mereka, mereka memberikan jawaban atas pertanyaan seperti:jika kami meminjamkan uang ini kepada Anda, apa yang akan Anda lakukan dengan itu dan bagaimana Anda akan membayarnya kembali?

Dengan mengambil langkah-langkah untuk membangun proses akuntansi yang kuat dari awal, usaha kecil dan pemula meningkatkan kemungkinan keberhasilan mereka. Studi menunjukkan bahwa semakin sering bisnis kecil meninjau angka keuangannya, semakin baik kesehatan keuangannya, yang pada akhirnya harus mendorong kesuksesan jangka panjang. Meskipun pembukuan bukanlah hasrat sebagian besar pemilik usaha kecil, mereka harus sering meninjau metrik keuangan penting ini untuk memanfaatkan peluang untuk tumbuh dan memastikan perusahaan mereka tidak berada di jalan menuju kebangkrutan.