Panduan Pemilik Usaha Kecil untuk Akuntansi pada tahun 2022

Akuntansi untuk bisnis kecil Anda bisa jadi menakutkan. Kami membuatnya lebih mudah bagi Anda, menguraikannya selangkah demi selangkah, sehingga Anda dapat memulai hari ini.

Sebagai pemilik bisnis, pemikiran untuk melakukan akuntansi untuk bisnis Anda mungkin lebih menakutkan daripada prospek memiliki bisnis. Tapi akuntansi tidak harus menakutkan.

Dengan mengetahui apa yang perlu Anda lakukan dan mendapatkan beberapa panduan tentang cara melakukan hal tersebut, Anda dapat melakukan tugas akuntansi untuk bisnis Anda dalam waktu singkat.

Ikhtisar:Apa itu akuntansi bisnis kecil?

Sementara sebagian besar bisnis besar memiliki staf akuntansi yang menangani transaksi keuangan, sebagai pemilik usaha kecil, pekerjaan akuntan biasanya jatuh ke tangan Anda. Untuk pemilik bisnis tanpa latar belakang pembukuan atau akuntansi, prospeknya bisa sangat besar.

Untuk mempermudah memulai, kami telah membuat panduan dengan 10 langkah penting yang diperlukan untuk akuntansi untuk bisnis kecil.

Bagaimana melakukan akuntansi untuk bisnis kecil Anda

Meskipun bukan metode yang disarankan, yang Anda butuhkan untuk mulai melakukan akuntansi untuk bisnis Anda adalah pensil dan kertas, dan banyak kesabaran. Namun, untuk memulai dengan benar, perangkat lunak akuntansi adalah cara yang tepat.

Jika Anda masih tidak yakin apa perbedaan antara debit atau kredit, dan tidak dapat membedakan aset dari liabilitas, perangkat lunak akuntansi dapat membuat hidup Anda jauh lebih mudah.

Namun, meskipun Anda sudah siap untuk menemukan aplikasi perangkat lunak akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda, ada beberapa hal lain yang perlu Anda lakukan terlebih dahulu.

Langkah 1:Pilih struktur bisnis

Pertama dalam daftar adalah memilih struktur bisnis. Karena semua yang Anda lakukan akan dipengaruhi oleh struktur bisnis Anda, pilihlah dengan bijak. Ada empat struktur bisnis dasar:

1. Kepemilikan tunggal: Kepemilikan tunggal pada dasarnya adalah seperti apa kedengarannya. Populer di kalangan konsultan dan pekerja lepas, kepemilikan tunggal memiliki pemilik tunggal dan memerlukan sedikit penyiapan. Kelemahannya adalah tidak ada perbedaan hukum antara Anda dan bisnis Anda, yang membuat Anda bertanggung jawab atas segala hutang bisnis.
2. Kemitraan: Jika Anda menjalankan bisnis dengan satu orang atau lebih, kepemilikan bisnis dapat dibagi secara merata melalui kemitraan. Setiap mitra bertanggung jawab untuk berkontribusi pada bisnis, dengan perincian tanggung jawab mereka termasuk dalam perjanjian kemitraan.
3. Perseroan Terbatas (LLC): LLC mirip dengan kepemilikan tunggal, kecuali Anda tidak bertanggung jawab atas hutang bisnis. Keuntungan lain dari LLC adalah Anda dapat menjadi pemilik tunggal atau memiliki banyak mitra, sehingga memberi Anda fleksibilitas saat mengajukan pajak bisnis juga.
4. Perusahaan: Korporasi adalah struktur bisnis yang paling kompleks dan dianggap sebagai entitas yang terpisah dari pemiliknya untuk tujuan perpajakan. Meskipun ada keuntungan seperti perlindungan hukum tambahan dan pajak perusahaan yang lebih rendah, struktur perusahaan rumit dan bisa mahal.

Langkah 2:Buka rekening bank bisnis

Bahkan jika Anda seorang pemilik tunggal, membuka rekening bank bisnis adalah ide yang bagus. Faktanya, tiga struktur bisnis lainnya membutuhkannya.

Memiliki rekening bank bisnis mempermudah pengajuan pajak bisnis, memisahkan pendapatan bisnis dari dana pribadi Anda, dan memberi Anda cara untuk membayar vendor Anda.

Langkah 3:Pilih metode akuntansi

Jika pengalaman akuntansi Anda terbatas pada rekonsiliasi rekening giro pada akhir bulan, Anda mungkin tidak memahami perbedaan antara metode akuntansi tunai dan metode akuntansi akrual.

• Metode tunai: Metode tunai adalah yang paling sederhana dari dua metode dan mengharuskan Anda untuk mengenali pendapatan dan pengeluaran saat uang berpindah tangan. Akuntansi tunai sering digunakan oleh pekerja lepas dengan aktivitas akuntansi terbatas.
• Metode akrual: Metode yang direkomendasikan oleh CPA, metode akrual mengakui pendapatan saat diperoleh dan beban saat terjadi. Metode ini memberikan gambaran yang lebih akurat tentang kesehatan bisnis Anda, tetapi lebih rumit daripada metode tunai.

Pilih dengan bijak, karena begitu Anda memilih metode akuntansi, Anda memerlukan otorisasi dari IRS untuk mengubahnya.

Langkah 4:Temukan software akuntansi yang tepat

Ya, Anda dapat melacak transaksi akuntansi Anda menggunakan spreadsheet atau buku besar manual, tetapi mengapa Anda harus melakukannya ketika ada begitu banyak program akuntansi yang bagus, terjangkau, dan terkadang gratis di pasaran?

Tempat yang baik untuk memulai adalah dengan membaca ulasan alat akuntansi The Ascent untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang tersedia. Pastikan untuk mengunduh beberapa demo dan mencoba aplikasi sendiri sebelum Anda membelinya.

Langkah 5:Siapkan bagan akun Anda

Sebelum Anda dapat mulai mencatat transaksi keuangan apa pun, Anda harus membuat bagan akun untuk perusahaan Anda. Bagan akun adalah daftar akun dalam buku besar Anda yang akan digunakan untuk mencatat transaksi keuangan.

Namun sebelum Anda mulai, pastikan untuk membiasakan diri dengan lima jenis akun yang akan digunakan dalam bagan akun Anda:

1. Aset: Apa pun yang bernilai yang dimiliki bisnis Anda dianggap sebagai aset. Aset termasuk uang di rekening bank Anda, saldo piutang Anda (berutang pelanggan Anda), inventaris, komputer, dan furnitur Anda.
2. Kewajiban: Kewajiban adalah segala sesuatu yang menjadi hutang bisnis Anda. Kewajiban mencakup saldo hutang usaha Anda (hutang Anda kepada vendor) serta pinjaman atau wesel apa pun yang menjadi hutang bisnis.
3. Pendapatan / Pendapatan: Pendapatan adalah uang yang diperoleh bisnis Anda dari penjualan barang atau layanan yang diberikan.
4. Pengeluaran: Ini adalah salah satu kategori yang mungkin Anda kenal; biaya dianggap sebagai biaya melakukan bisnis. Pengeluaran bisnis yang umum termasuk upah karyawan, sewa etalase, dan tagihan listrik Anda.
5. Ekuitas: Setelah mengurangi kewajiban bisnis Anda dari aset bisnis Anda, Anda memiliki ekuitas, yang mewakili kepentingan finansial yang Anda miliki dalam bisnis Anda.

Aplikasi perangkat lunak akuntansi selalu menyertakan bagan akun default yang dapat Anda gunakan segera.

Langkah 6:Biasakan diri Anda dengan dasar-dasar akuntansi

Sekarang setelah Anda mengetahui lima jenis akun utama, Anda harus mulai membiasakan diri dengan beberapa dasar akuntansi lainnya. Jika Anda menggunakan akrual, atau akuntansi entri ganda, Anda perlu memahami persamaan akuntansi serta debit dan kredit, yang merupakan tulang punggung sistem akuntansi apa pun.

Persamaan akuntansinya adalah:

Aset =Kewajiban + Ekuitas Pemilik

Untuk mengikuti persamaan akuntansi, semua entri yang dibuat ke dalam buku besar Anda harus memiliki entri debit dan entri kredit yang sesuai.

• Entri debit akan meningkatkan akun aset atau akun beban. Debit selalu dicatat di sisi kiri entri.
• Entri kredit meningkatkan kewajiban, pendapatan, atau akun ekuitas. Kredit selalu dicatat di sisi kanan entri.

Katakanlah Anda menerima pembayaran pada faktur dalam jumlah $200. Ini adalah tampilan entri jurnal saat menggunakan akuntansi entri ganda:

Tanggal Akun Debit Kredit 1-6-2020 Uang Tunai $200 6-1-2020 Piutang Usaha $200

Baik akun kas maupun akun piutang adalah aset. Karena kami menambah saldo bank, kami memasukkan $200 sebagai debit ke akun Kas, sementara kami mengkredit akun piutang sebesar $200 karena saldo akan berkurang.

Ingat, setiap kali Anda mencatat entri jurnal, selalu ada entri debit dan kredit.

Hal lain yang ingin Anda pelajari adalah siklus akuntansi. Siklus akuntansi mencakup sembilan langkah yang harus dipatuhi oleh semua pemegang buku atau akuntan untuk memastikan bahwa semua proses telah diselesaikan:

1. Mengatur transaksi
2. Mencatat entri jurnal
3. Memposting entri jurnal ke buku besar
4. Jalankan saldo percobaan yang belum disesuaikan
5. Buat entri penyesuaian
6. Menyiapkan neraca saldo yang disesuaikan
7. Jalankan laporan keuangan
8. Tutup buku untuk bulan ini
9. Mulai siklus berikutnya

Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, siklus akuntansi otomatis, mengurangi jumlah langkah secara drastis.

Langkah 7:Siapkan penggajian

Anda dapat melewati langkah ini jika Anda tidak berencana mempekerjakan karyawan. Namun, meskipun Anda hanya mempekerjakan kontraktor sesekali, Anda harus menyiapkan sistem penggajian.

Ada banyak pilihan perangkat lunak penggajian di pasar yang dirancang khusus untuk usaha kecil. Aplikasi ini dapat membantu Anda melalui seluruh proses penggajian. Namun, ada beberapa hal yang harus Anda selesaikan sebelum Anda dapat mengaktifkan dan menjalankan penggajian:

1. Dapatkan EIN (Nomor Identifikasi Perusahaan) dari IRS.
2. Dapatkan nomor ID negara bagian dan lokal dari lembaga yang sesuai.
3. Putuskan apakah akan mempekerjakan karyawan atau menggunakan kontraktor sebagai gantinya.

Setelah Anda memiliki informasi ini, temukan penyedia layanan penggajian yang baik, dan bersiaplah untuk mempekerjakan karyawan pertama Anda.

Langkah 8:Pelajari cara mengelola pendapatan dan pengeluaran

Sebagian besar transaksi keuangan Anda akan berkaitan dengan pendapatan dan pengeluaran. Mengetahui cara menangani kedua hal ini akan memastikan bisnis Anda berjalan dengan lancar.

1. Pelajari cara membuat faktur. Hal terpenting bagi pemilik usaha kecil adalah mempelajari cara menulis faktur. Hal terpenting kedua adalah memberi pelanggan Anda cara mudah untuk membayar faktur. Dalam banyak kasus, Anda dapat menyertakan tautan ke opsi pembayaran online langsung di faktur, sehingga memudahkan pelanggan untuk membayar Anda.
2. Bayar vendor Anda tepat waktu. Kredit yang baik penting untuk bisnis kecil, jadi pastikan Anda membayar tagihan tepat waktu.
3. Catat semua pengeluaran Anda. Untuk membayar pajak yang akurat di akhir tahun, Anda pasti ingin mencatat semua pengeluaran bisnis Anda dengan benar. Meskipun IRS tidak peduli jika Anda melewatkan pengeluaran, tagihan pajak Anda akan lebih rendah jika Anda menyertakan semua pengeluaran terkait bisnis.
4. Pastikan untuk memasukkan semua transaksi keuangan secara teratur. Baik Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi atau sistem akuntansi manual, pastikan transaksi Anda dimasukkan dengan benar, atau laporan keuangan Anda (lihat langkah 10) tidak akan akurat.

Langkah 9:Rekonsiliasi rekening bank

Dengan perbankan elektronik yang mempermudah pengelolaan rekening bank Anda, Anda mungkin tergoda untuk melewatkan langkah ini. Tolong jangan. Rekonsiliasi rekening bank Anda setiap bulan adalah penting dan harus dilakukan secara teratur.

Menyelesaikan rekonsiliasi bank tidak hanya membantu Anda mengidentifikasi item yang perlu dimasukkan ke dalam buku besar Anda, tetapi juga menunjukkan kesalahan bank. Ya, bank juga melakukan kesalahan, dan itu bisa merugikan Anda jika tidak ketahuan. Mereka tidak akan ditangkap jika Anda tidak merekonsiliasi akun Anda.

Langkah 10:Jalankan laporan keuangan

Ketika semua transaksi Anda telah dimasukkan, Anda siap untuk menjalankan laporan keuangan Anda. Mulailah dengan saldo percobaan yang belum disesuaikan, yang dapat membantu menemukan akun yang tidak seimbang. Ini juga memberi Anda kesempatan untuk memasukkan entri penyesuaian apa pun.

Setelah ini selesai, jalankan laporan keuangan untuk bulan tersebut, dan luangkan sedikit waktu untuk memeriksa laporan tersebut untuk melihat bagaimana kinerja bisnis Anda. Tiga laporan keuangan yang harus Anda jalankan di akhir bulan adalah:

1. Neraca
2. Laporan laba rugi / laporan laba rugi
3. Laporan arus kas

Perangkat lunak akuntansi terbaik untuk bisnis kecil

Dengan bantuan perangkat lunak yang baik, akuntansi untuk bisnis kecil bisa jauh lebih mudah daripada yang Anda pikirkan. Apa pun situasi Anda, berikut adalah beberapa pilihan bagus untuk membantu Anda memulai.

1. Buku Baru

Jika Anda wiraswasta, lihat FreshBooks. Opsi yang mudah digunakan untuk akuntansi bisnis kecil, FreshBooks memudahkan untuk melacak pendapatan dan pengeluaran dan menyertakan versi wiraswasta hanya untuk Anda.

Harga FreshBooks mulai dari $15/bulan untuk versi Lite, yang sempurna untuk pekerja lepas dan kontraktor, dengan opsi untuk naik ke paket Plus yang populer dengan harga $25/bulan kapan saja.

2. Akuntansi Awan Bisnis Sage

Jika Anda tidak sepenuhnya nyaman menggunakan aplikasi perangkat lunak, Sage Business Cloud Accounting dirancang untuk Anda. Sangat cocok untuk pemilik tunggal, Sage Business Cloud Accounting memudahkan pelacakan penjualan dan layanan inventaris.

Sage Business Cloud Accounting mulai dari $10/ bulan, tetapi untuk fungsionalitas akuntansi lengkap, Anda dapat memilih paket layanan lengkap seharga $25/bulan.

3. GnuCash

Jika Anda seorang tradisionalis dan lebih tertarik untuk melacak pendapatan dan pengeluaran daripada konektivitas bank atau akses cloud, lihat GnuCash. Mudah diatur, GnuCash juga merupakan perangkat lunak akuntansi gratis.

GnuCash adalah sistem pengguna tunggal, jadi Anda tidak akan dapat menghubungkan produk untuk mengakomodasi pengguna tambahan. Tetapi jika Anda berencana untuk menjadi satu-satunya pengguna, Anda dapat mengunduh aplikasi akuntansi bisnis kecil ini kapan saja tanpa biaya.

4. Xero

Jika Anda benar-benar ingin terhubung dengan ratusan aplikasi yang menawarkan ratusan tugas, Xero mungkin tepat untuk Anda. Sangat cocok untuk perusahaan rintisan e-niaga dan bisnis kecil, Xero telah menambahkan banyak fitur dalam beberapa tahun terakhir, dan menawarkan integrasi yang sangat baik secara menyeluruh.

Xero mulai dari $9/bulan untuk paket Awal, meskipun sebagian besar bisnis kecil akan menganggap paket Tumbuh, dengan harga $30/bulan, lebih cocok.

Akuntansi bisnis kecil tidak harus sulit

Dengan sedikit persiapan, bahkan para pemula akan dapat mengambil tugas pembukuan atau akuntansi untuk bisnis mereka. Baik Anda memilih metode manual atau memilih perangkat lunak akuntansi, ada banyak sekali alat akuntansi yang tersedia untuk Anda manfaatkan.

Ingat, semakin mudah Anda membuat proses akuntansi, semakin banyak waktu yang dapat Anda habiskan untuk bisnis Anda. Jadi, tarik napas dalam-dalam, pelajari dasar-dasarnya, dan mulailah hari ini.