18 Cara Mengotomatiskan Bisnis Anda untuk Pertumbuhan

Setiap pemimpin bisnis tahu ada perbedaan antara pekerjaan sibuk dan pekerjaan produktif. Yang pertama cenderung membuang waktu berulang-ulang yang membutuhkan sedikit pemikiran atau bakat. Yang terakhir menghasilkan hasil yang berarti yang menguntungkan perusahaan dan memuaskan pekerja.

Sebagian besar dari kita lebih suka menghabiskan hari-hari kita pada yang kedua daripada yang pertama. Karyawan Anda merasa seperti itu, juga. Faktanya, keterlibatan mendorong produktivitas sejati. Otomatisasi proses bisnis (BPA) adalah sarana yang digunakan perusahaan untuk mentransfer pekerjaan sibuk ke mesin dan memberdayakan staf untuk melenturkan kreativitas dan keterampilan pemecahan masalah mereka.

BPA adalah kategori perangkat lunak tetapi juga dapat mencakup teknologi mekanis, seperti robotika. Tujuannya adalah untuk menyelesaikan proses dan tindakan fisik atau digital berulang dengan minimal atau tanpa intervensi dari manusia. BPA dapat dibeli dan digunakan sebagai paket perangkat lunak mandiri, atau dapat diintegrasikan atau disematkan dalam perangkat lunak lain sebagai fitur. Seringkali ini adalah bagian dari rangkaian manajemen proses bisnis (BPM), yang pada gilirannya dapat menjadi komponen manajemen infrastruktur.

Anda mungkin mendengar istilah "BPA" dan "BPM" digunakan secara bergantian, tapi mereka bukan hal yang sama. BPA berfokus pada bagaimana otomatisasi dapat menyederhanakan dan merampingkan proses bisnis, sedangkan BPM, yang mungkin atau mungkin tidak termasuk otomatisasi, menggunakan berbagai metode untuk menemukan, model, menganalisa, mengubah dan mengoptimalkan proses bisnis ujung ke ujung.

Namun, BPA berkembang, dan istilah ini berubah untuk mencerminkan perubahan signifikan di sepanjang jalan. Sebagai contoh, robotic process automation (RPA) adalah bentuk BPA yang menggunakan AI untuk menyelesaikan lebih kompleks, alur kerja multi-langkah, sering di berbagai aplikasi. Sebagai contoh, firma riset pasar IDC menyebut BPM dengan kemampuan AI “otomatisasi proses cerdas, ” atau IPA.

Mengapa Mengotomatiskan Proses Bisnis?

Pendeknya, semua bisnis ingin berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit. BPA memungkinkan untuk melakukan lebih banyak pekerjaan dengan lebih sedikit orang dan meluangkan waktu di hari kerja untuk menciptakan produk baru dan layanan inovatif serta menghasilkan lebih banyak keuntungan.

BPA juga menambahkan efisiensi penghematan uang dan waktu, mengurangi kesalahan manusia, dan seringkali lebih baik memanfaatkan sumber daya dan aset perusahaan.

5 Manfaat BPA

Ada banyak cara bisnis mendapatkan keuntungan dari penggunaan strategis BPA. Lima yang paling umum adalah:

1. Peningkatan produktivitas

Pemilik usaha kecil, dan pekerja dalam bisnis dari berbagai ukuran, dapat fokus melakukan yang terbaik dan memercayai mesin untuk melakukan sisanya. Pekerjaan selesai lebih cepat dan dengan sedikit atau tanpa kesalahan. Ketika sistem robotika melakukan tugas yang sebelumnya menyebabkan cedera, seperti jatuh atau tegang, kesejahteraan karyawan meningkat.

2. Komunikasi yang dibantu

Dengan BPA, komunikasi dapat diarahkan ke saluran pilihan, atau perwakilan layanan pelanggan bisa, Misalnya, mengikuti percakapan di seluruh saluran. Selain itu, seorang perwakilan dapat menarik data pendukung dari berbagai aplikasi untuk membuat komunikasi lebih produktif. Seorang manajer mungkin menggunakan BPA untuk melacak aktivitas sehingga semua pihak tahu di mana mereka berada dalam proyek atau proses yang sedang mereka kerjakan.

3. Peningkatan visibilitas proses

Setiap kali Anda mengotomatiskan proses, Anda memiliki kesempatan untuk melihat dari dekat alur dan memutuskan langkah mana yang layak dipertahankan dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan prosedur. Hasilnya, proses yang lebih ramping akan lebih mempercepat produksi.

4. Mengurangi biaya

Studi secara konsisten menunjukkan bahwa menambahkan otomatisasi jauh lebih murah daripada membayar seseorang untuk melakukan pekerjaan yang sama. Lebih jauh, otomatisasi mengarah pada skala ekonomi dan cakupan ekonomi yang lebih besar; itu adalah, kemampuan untuk menghasilkan produk yang lebih beragam. Seperti yang diketahui para pemimpin bisnis, keduanya dapat menghasilkan margin unit yang lebih menguntungkan dan profitabilitas yang lebih besar.

5. Peningkatan efisiensi operasional

Perusahaan analis Forrester menyarankan bahwa otomatisasi dapat memangkas biaya operasi hingga 90% dan mengatakan penggunaan otomatisasi cerdas akan melepaskan $134 miliar nilai tenaga kerja pada tahun 2022. Intinya, lebih banyak visibilitas ke dalam proses akan mengarah pada peningkatan inovasi.

Lebih jauh, otomatisasi memungkinkan lead time yang lebih pendek, pengiriman lebih cepat dan penggunaan stok dan uang tunai yang lebih efisien, menurut Bantuan Ekonomi.

9 Area Utama Bisnis Anda untuk Diotomatisasi

Sementara sebagian besar bisnis dapat mengidentifikasi pekerjaan berulang yang dapat diotomatisasi untuk membuat operasi berjalan lebih efisien, ada beberapa area di mana para ahli mengatakan bahwa perusahaan dapat memperoleh manfaat langsung. Itu termasuk:

1. Pemasaran

Otomatisasi pemasaran mengoordinasikan pesan pemasaran dan mengatur pengirimannya tepat waktu melalui saluran yang ditentukan. Otomatisasi pemasaran mendorong peningkatan rata-rata 14,5% dalam produktivitas penjualan dan pengurangan 12,2% dalam overhead pemasaran, menurut invest.

Otomatisasi pemasaran dapat digunakan di berbagai saluran, termasuk pemasaran email, layanan pesan singkat (SMS), pencarian berbayar, display dan iklan sosial. Ini juga dapat digunakan untuk rekomendasi upselling pada pembelian seluler dan online.

2. Keuangan

Sifat fungsi keuangan sangat terstruktur dan sebagian besar terdiri dari bekerja dengan nilai numerik. Lebih jauh, data sering ditransfer antara laporan dan departemen untuk menjaga perusahaan pada pijakan keuangan yang aman. Atribut gabungan tersebut membuat keuangan menjadi area yang cocok untuk otomatisasi.

Pembuatan laporan keuangan apa pun dapat dilakukan sebagian atau seluruhnya secara otomatis. Salah satu contohnya adalah otomatisasi hutang dagang (AP). Proses AP yang sering otomatis adalah pembuatan faktur. Melakukannya dapat mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan. Proses faktur dapat diintegrasikan dengan proses lain seperti data rantai pasokan atau penerimaan pengiriman.

3. Penjualan

Banyak proses yang digunakan dalam penjualan luar dan dalam dapat diotomatisasi sebagian atau seluruhnya. Tetapi tujuannya sama:Untuk menutup lebih banyak penjualan di hari kerja biasa daripada yang mungkin terjadi tanpa kecepatan dan efisiensi otomatisasi.

Contoh otomatisasi tenaga penjualan termasuk pembuatan prospek, pesan kontak pelanggan, pengembangan proposal, manajemen kontrak, kuota penjualan dan manajemen komisi serta pelacakan detail transaksi.

4. Pengembangan Produk

Contoh kasus penggunaan termasuk proyek penelitian dan pengembangan (R&D), pengembangan perangkat lunak dan pengembangan produk baru. Dalam semua kasus, otomatisasi meningkatkan produktivitas dan efisiensi karyawan yang sangat terampil dan memungkinkan mereka untuk menghasilkan hasil lebih cepat tanpa mengambil jalan pintas atau meningkatkan risiko. Sebagai contoh, pembuat mobil sudah menjadi pengguna berat BPA. Sekarang, kelompok industri menyerukan lebih banyak penggunaan otomatisasi dalam R&D untuk kendaraan listrik dan otonom.

5. Produk

Otomatisasi dapat digunakan untuk mendeteksi cacat produk di lantai produksi dan menyesuaikan robotika manufaktur untuk memperbaiki cacat pada unit berikut di lini produksi.

Demikian pula, data sensor IoT, atau catatan teknisi perbaikan manusia, dapat dianalisis dan wawasan digunakan untuk memperbaiki kesalahan yang berulang atau secara otomatis mengirim pekerja untuk mengganti bagian yang rusak sebelum peralatan utama rusak. Skenario seperti ini mengurangi penarikan produk yang mahal dan merusak reputasi. Mereka juga menjaga peringkat kepuasan pelanggan dan skor loyalitas merek tetap tinggi.

6. Rantai pasokan

Banyak proses bisnis yang terlibat dalam pemesanan, menerima, membayar untuk, pergudangan dan sebaliknya mengelola rantai pasokan dapat sebagian atau seluruhnya otomatis, bahkan ketika suatu proses melibatkan lebih dari satu aplikasi perangkat lunak.

Sebagai contoh, pesanan pembelian dapat secara otomatis diisi dan dikirim ke vendor yang telah disetujui sebelumnya ketika perlengkapan kantor turun di bawah ambang batas tertentu. Bahan baku dapat dipesan ulang secara otomatis oleh produsen untuk memastikan pasokan yang memadai untuk jadwal produksi. Dan toko obat dapat secara otomatis diisi ulang dengan obat resep pada "dasar tepat waktu" untuk menyesuaikan permintaan saat ini dan membatasi risiko pencurian dan penipuan.

Otomatisasi semacam itu—didukung oleh visibilitas rantai pasokan—diterjemahkan ke lebih sedikit gangguan, meningkatkan kepuasan pelanggan dan menurunkan biaya.

7. Layanan pelanggan

Otomatisasi dapat meningkatkan kepuasan pelanggan sekaligus memangkas biaya. Sebagai contoh, chatbots di situs web e-niaga dapat dengan cepat dan murah menjawab pertanyaan pelanggan tingkat bawah, menyelamatkan perwakilan layanan manusia untuk masalah yang lebih kompleks.

Ketika pelanggan memang membutuhkan dukungan manusia, riwayat pembelian dan data produk dapat secara otomatis dimasukkan ke dalam skrip pusat panggilan sehingga agen dapat memberikan jawaban yang lebih relevan.

Dengan IoT, pemutakhiran firmware dan patch keamanan dapat diluncurkan secara otomatis untuk semuanya, mulai dari lampu jalan pintar hingga sistem manajemen armada. Seperti halnya dukungan produk, deteksi masalah yang diikuti dengan perbaikan otomatis dapat mencegah gangguan dalam layanan dan mengurangi jumlah panggilan pelanggan.

8. ITU

Perusahaan menjadi lebih kompetitif ketika TI bertindak lebih seperti konduktor dalam orkestrasi TI daripada mekanik pohon peneduh. Jadi, ini adalah berita bagus bahwa proses teknologi informasi dari infrastruktur dan manajemen cloud hingga pengoptimalan TI dan patch keamanan diotomatisasi akhir-akhir ini. Itu membebaskan staf TI untuk bekerja pada inovasi dan mengutak-atik campuran layanan TI untuk membantu perusahaan mereka memenuhi permintaan pelanggan dan beradaptasi dengan perubahan pasar.

Satu penggunaan otomatisasi TI yang menghemat uang:Platform manajemen cloud yang membantu mengendalikan biaya komputasi awan, kinerja dan keamanan. Platform ini sering kali menyertakan alat analitik prediktif yang dapat memperkirakan kebutuhan masa depan dan mengidentifikasi serta menonaktifkan sumber daya yang tidak digunakan tanpa campur tangan manusia.

9. Fungsi Bisnis Umum

Dengan mengotomatiskan sebanyak mungkin proses perusahaan Anda, termasuk keuangan, manajemen SDM dan biaya, Anda dapat meningkatkan wawasan yang diberikan kepada para pemimpin bisnis dan meminimalkan inefisiensi, kesalahan dan masalah kepatuhan.

Contoh kasus penggunaan di seluruh bisnis meliputi:perkiraan penjualan; pencegahan churn pelanggan; orientasi karyawan, penggajian dan penjadwalan; perencanaan perjalanan bisnis; dan pemenuhan pesanan dan manajemen persediaan.

Akhirnya, otomatisasi tidak hanya untuk perusahaan besar. Usaha kecil juga bisa mendapatkan keuntungan dengan, Misalnya, meningkatkan peluang upsell atau cross-sell dengan memberikan rekomendasi secara otomatis kepada pelanggan.

9 Cara Mengotomatiskan Bisnis Anda

Ada sejumlah opsi untuk mengotomatisasi berbagai proses di perusahaan Anda. Sering, beberapa bentuk BPA adalah fitur atau fungsi yang disertakan dalam perangkat lunak komersial. Terkadang itu adalah produk yang berdiri sendiri, dan terkadang itu adalah salah satu dari serangkaian modul dalam rangkaian perangkat lunak yang lebih besar. Lain waktu, otomatisasi adalah sesuatu yang dibuat oleh pengembang Anda sendiri atau pihak ketiga khusus untuk perusahaan Anda.

Namun bagaimanapun Anda memilih untuk menggunakan BPA, berikut adalah kunci untuk membuatnya bekerja untuk Anda:

1. Alat otomatisasi

Ada banyak alat di pasar untuk mengotomatisasi proses bisnis. Umumnya, mereka dikategorikan berdasarkan tujuan proses yang dimaksudkan untuk diotomatisasi, jumlah pengkodean atau keterampilan TI yang diperlukan untuk menggunakannya dan apakah itu adalah alat proses umum atau kognitif (AI).

Kategori proses umum, alat otomatisasi yang tidak memerlukan pengkodean termasuk media sosial, alur kerja dan manajemen proyek, e-niaga dan pemasaran.

Sebagian besar perusahaan harus mencari alat otomatisasi yang tidak memerlukan keterampilan pengkodean. Pastikan antarmuka dapat digunakan oleh non-teknisi. Juga memastikan bahwa prosesnya transparan, sedemikian rupa sehingga tim Anda dapat mendikte dan memahami bagaimana sistem bermaksud menyelesaikan tugas. Bot harus mudah diarahkan dan dikelola.

2. AI dan pembelajaran mesin

Mari kita gunakan hutang usaha (AP) sebagai contoh bagaimana pembelajaran mesin dan AI dapat mengotomatisasi proses bisnis.

Sistem pembelajaran mesin melihat banyak data dan belajar darinya. Dalam kasus AP, sebuah perusahaan mungkin memasukkan semua faktur digitalnya ke dalam sistem dengan tujuan mengajarkannya untuk mengetahui apa yang "normal". Semakin banyak data AP yang harus dipelajari sistem, semakin baik akan mendeteksi anomali yang mungkin mengindikasikan penipuan atau pemasok yang menaikkan harga sehingga berdampak pada profitabilitas.

Perbedaan antara ML, yang melihat data yang ada dan mempelajari cara menemukan outlier, dan AI adalah bahwa kecerdasan buatan meningkatkan taruhan dengan menambahkan konteks. Sebagai contoh, sistem AP berkemampuan AI yang sebenarnya mungkin dapat menanyakan sumber data internal dan eksternal untuk mengetahui harga rata-rata bensin di New York pada bulan September, MPG rata-rata yang diharapkan dari armada kendaraan pengiriman Anda dan berapa mil yang ditempuh untuk melayani pelanggan. Dengan data itu, Anda dapat mengotomatiskan persetujuan faktur untuk pembelian bahan bakar bulan September jika jumlahnya sesuai dengan parameter yang diharapkan.

Berusahalah untuk memahami jenis wawasan yang akan muncul dari sistem tertentu dan apakah temuan tersebut bermanfaat mengingat biaya sistem. Dalam hal otomatisasi, tujuannya adalah untuk mengurangi semaksimal mungkin kebutuhan akan intervensi dan pemantauan manual.

3. Buat proses/temukan pengulangan

Salah satu cara termudah bagi usaha kecil untuk mulai menghilangkan pengulangan dan mengadopsi proses yang disederhanakan adalah dengan beralih ke perangkat lunak komersial, yang telah mengoptimalkan proses pra-otomatis untuk Anda.

Tidak perlu membuat sesuatu dari awal ketika perangkat lunak populer menawarkan proses yang Anda cari, diasah oleh para ahli dan pengalaman puluhan tahun dan sering tersedia dalam model perangkat lunak sebagai layanan yang nyaman.

Jika Anda perlu membuat proses, mungkin karena Anda perlu menyesuaikan koneksi antara sistem yang berbeda, Anda dapat menggunakan alat seperti Zapier dan IFTTT untuk menghubungkan platform dan menghilangkan tugas berulang dari alur kerja Anda.

4. Merampingkan komunikasi dan manajemen tugas

Ini semua tentang manajemen proyek. Otomatisasi dapat menghilangkan duplikasi usaha di antara tim produksi, sekarang sering beroperasi dari beberapa lokasi, termasuk mereka yang bekerja dari rumah. Seperti yang telah kita bahas, otomatisasi adalah tentang memindahkan tugas yang memakan waktu dan berulang dari manusia ke mesin—dan tidak banyak tugas proyek yang lebih berulang daripada menetapkan tiket pekerjaan dan mengirim pembaruan status reguler.

Jadi, Misalnya, manajer proyek dapat menentukan bahwa ketika bukti grafis diperiksa ke dalam sistem manajemen dokumen, tiket dibuat secara otomatis untuk dilihat oleh pemberi persetujuan. Itu menyelamatkan artis dari keharusan meminta ulasan secara manual, atau lebih buruk, Kirim Sebuah email.

Atau ambil ERP. Setiap bisnis dengan lebih dari beberapa karyawan mendapat manfaat dari hubungan yang lebih erat antara data dan fungsi operasional dan keuangannya. Dan semakin otomatis tautan tersebut, lebih baik. Itulah ide di balik perencanaan sumber daya perusahaan berbasis cloud.

5. Membuat berbagi dokumen lebih mudah

Berbagi dokumen sangat penting untuk bisnis yang efisien. BPA dan terutama RPA dapat secara otomatis mengambil seluruh dokumen, atau data dari bidang tertentu di banyak dokumen, dan membaginya dengan anggota tim atau aplikasi lain. Ini menghemat waktu, tentu saja, tetapi Anda juga akan meminimalkan masalah ketidakpatuhan dari kesalahan dan kelalaian aturan utama di dalam dokumen.

Cari cara untuk berbagi dokumen dengan mudah di berbagai dasbor saat mempertimbangkan intelijen bisnis (BI), otomatisasi penjualan, telekonferensi, email batch dan perangkat lunak bisnis lainnya.

6. Integrasikan aplikasi dan perangkat

Beberapa sistem menggunakan antarmuka pemrograman aplikasi (API), yang pada dasarnya adalah konektor universal untuk mengintegrasikan perangkat lunak. Alat lain tersedia yang secara otomatis akan menyinkronkan data di seluruh perangkat untuk menjaga agar informasi tetap terkini dan mudah diakses. Contohnya adalah penyedia email yang menyinkronkan email Anda di desktop kerja Anda, tablet dan telepon. Sering, sinkronisasi dan integrasi lanjutan akan menerangi dan menghilangkan beberapa pengulangan dalam proses bisnis.

7. Lacak korespondensi

Kemenangan besar di sini adalah mengelola hubungan pelanggan. Ketika sebuah perusahaan dapat melacak semua korespondensi—email pemasaran, faktur, penawaran jual, pertanyaan layanan—dan menjadwalkan tanggapan otomatis, itu akan mendapatkan pujian karena memiliki layanan yang sangat baik. CRM tingkat lanjut bahkan dapat mengotomatiskan pembuatan portal pelanggan yang dipersonalisasi dan interaktif dan melaporkan kembali berapa jam yang telah dihabiskan oleh seorang profesional layanan di akun tersebut.

8. Tetapkan target otomatisasi

Kami merekomendasikan mengembangkan rencana BPA untuk menghindari mengabaikan proses yang harus otomatis, mengambil terlalu banyak terlalu cepat atau menciptakan kesenjangan atau tumpang tindih dalam otomatisasi di seluruh bisnis Anda.

Mulailah dengan mengotomatiskan proses yang paling mudah dan paling jelas terlebih dahulu—yang disebut “buah gantung rendah.” Atau ikuti aturan PITA dan otomatisasi terlebih dahulu proses-proses yang paling membuat frustrasi Anda dan staf Anda.

Kemudian terus naiki rantai dan tinjau setiap proses bisnis untuk mengetahui potensinya untuk otomatisasi, membebaskan orang untuk mengerjakan hal-hal yang lebih penting.

9. Ciptakan budaya otomatisasi di kantor

Budaya lebih mungkin menggagalkan inisiatif otomatisasi daripada teknologi. Eksekutif perlu meyakinkan staf bahwa mengotomatisasi proses bisnis dimaksudkan untuk membuat pekerjaan mereka lebih mudah—bukan menggantikannya. Ketika orang memahami bahwa pekerjaan mereka tidak berisiko, mereka lebih mungkin untuk mengadopsi proses baru dan bahkan membantu mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan dalam proses tradisional.

Bagaimanapun, untuk menjadi sukses, Anda akan membutuhkan kerja sama semua orang. Perlawanan mungkin sia-sia, tetapi juga sering merusak. Kerjakan masalah orang sejak awal dalam rencana otomatisasi Anda.

Bagaimana NetSuite Dapat Mengotomatiskan Bisnis Anda

NetSuite membantu mengotomatisasi proses bisnis untuk persetujuan transaksi, memimpin pengasuhan, dan mengelola catatan atau transaksi apa pun dalam bisnis Anda yang memerlukan serangkaian aktivitas untuk ditindaklanjuti.