10 Manfaat Otomatisasi Proses Bisnis

Untuk memastikan karyawan tidak melewatkan langkah-langkah dalam alur kerja, mengabaikan detail, mengulangi tugas yang tidak perlu atau meninggalkan tugas sebelum selesai, bisnis menetapkan proses standar. Proses bisnis ini memastikan kepatuhan dan kesesuaian dalam cara perusahaan beroperasi. Oleh karena itu, proses bisnis harus tetap konsisten atas eksekusi yang berulang. Di sinilah perangkat lunak otomatisasi proses bisnis (BPA) masuk.

Sebagian besar perusahaan saat ini menggunakan BPA untuk mengelola hal-hal seperti proyek, portofolio, aset pengetahuan, portal layanan mandiri, alur kerja dan aliran data. Industri yang paling banyak menggunakan BPA adalah perbankan, kesehatan, telekomunikasi, dan perdagangan dan manufaktur.

Apa itu Otomasi Proses Bisnis (BPA)?

BPA mengacu pada kodifikasi dan secara terprogram menggabungkan serangkaian aplikasi perangkat lunak yang terhubung untuk mengotomatisasi proses dan alur kerja di seluruh departemen bisnis agar terjadi tanpa manual, Intervensi manusia. Lebih dari berfokus pada tugas individu, BPA berfokus pada keseluruhan proses.

Meskipun beberapa proses bisnis seperti pengisian formulir dan pencatatan dilakukan secara otomatis, BPA adalah tentang fungsi yang lebih maju yang terlibat dalam menjalankan bisnis, seperti memproses penggajian atau melacak inventaris, Misalnya.

Bagaimana cara kerja otomatisasi proses bisnis?

Otomatisasi proses bisnis menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi tugas berulang yang memerlukan upaya manual. Ada berbagai metode untuk mengotomatisasi tugas, dan pengguna akan berinteraksi dengan setiap metode secara berbeda.

Keseluruhan, BPA dapat didefinisikan sebagai perangkat lunak yang melakukan tugas yang sama berulang kali dan dengan cara yang persis sama sampai penggunaannya diubah atau dihapus.

Proses bisnis apa yang dapat diotomatisasi?

Ada dua kategori fungsi bisnis:inti dan dukungan. Fungsi inti adalah kegiatan yang menghasilkan pendapatan bagi bisnis. Inilah alasan utama bisnis itu ada—dan semoga berhasil. Fungsi pendukung adalah kegiatan sekunder yang mendukung fungsi inti.

Bisnis menggunakan BPA untuk mengotomatisasi berbagai langkah baik dalam fungsi inti maupun fungsi pendukung untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.

Fungsi pendukung adalah aktivitas yang paling mungkin dilakukan oleh perusahaan untuk dialihdayakan, insource atau dekat-sumber. Dengan demikian, BPA dapat memotong atau menghilangkan biaya outsourcing ini. Banyak perusahaan menggunakan BPA untuk fungsi pendukung sehingga mereka dapat menyalurkan upaya karyawan semata-mata untuk kegiatan yang menghasilkan pendapatan. Contoh fungsi BPA termasuk dukungan otomatis dalam:

1. Distribusi/logistik – Contohnya termasuk perutean pengiriman otomatis, pelabelan, dan pelacakan.
2. Pemasaran dan penjualan – Contohnya termasuk email pemasaran otomatis, proposal penjualan, pelacakan dan laporan penjualan.
3. Layanan TI dan teknis – Contohnya termasuk pemeliharaan otomatis dan laporan status, masalah tiket dan resolusi, dan laporan swalayan otomatis.
4. Tugas administratif – Contohnya termasuk fungsi SDM otomatis seperti pendaftaran tunjangan karyawan dan pelacakan distribusi, dan penggajian otomatis dari pelacakan waktu hingga perhitungan pemotongan pajak hingga pemrosesan pembayaran.

Otomatisasi proses robotik (RPA), yang merupakan jenis BPA yang mengandalkan "robot" perangkat lunak yang dapat dikonfigurasi untuk melakukan tugas yang berulang, biaya sepertiga dari jumlah karyawan lepas pantai dan seperlima dari karyawan darat. RPA adalah bagian dari BPA yang lebih berfokus pada serangkaian tugas manusia yang memakan waktu, sementara BPA dirancang untuk merombak seluruh proses yang terdiri dari tugas-tugas tersebut.

Para profesional dalam industri keuangan secara rutin menerapkan BPA untuk mendorong efisiensi yang lebih besar, kepatuhan dan produktivitas. Diperkirakan 80% pemimpin keuangan saat ini menggunakan atau berencana menggunakan RPA, dengan hutang dan manajemen kontrak di antara aplikasi teratas, per Gartner.

Organisasi layanan pelanggan juga merupakan pengguna besar BPA dan RPA. Menurut firma riset pasar Forrester, industri layanan pelanggan biasanya menggunakan keduanya sebagai "pendekatan taktis dan jangka pendek untuk mendigitalkan tugas agen umum." Tugas agen umum termasuk mengambil data pelanggan dan log percakapan pelanggan di seluruh saluran serta informasi produk yang dibeli, resolusi masalah yang direkomendasikan untuk produk itu dan skrip eskalasi (menggerakkan pelanggan yang marah ke atas rantai untuk ditangani manajemen).

Departemen sumber daya manusia biasanya menggunakan otomatisasi proses bisnis untuk menyederhanakan dan mempercepat orientasi dan alat swalayan yang dihadapi karyawan seperti opsi tunjangan karyawan, informasi, pelatihan dan pendaftaran.

Mengapa Otomasi Penting?

BPA meningkatkan kepatuhan sehingga bisnis tidak melanggar peraturan dan menimbulkan denda dan biaya yang besar—itu juga menerapkan kontrol pada bisnis untuk mengurangi penipuan dan pencurian di dalam perusahaan. Hal ini juga dapat mempercepat proses sehingga pekerjaan selesai lebih cepat dan dengan pengulangan yang lebih sedikit. Memikirkan, Misalnya, perangkat lunak yang melacak persetujuan berbagai manajer atas pesanan pembelian, vs. seorang karyawan meminta manajernya untuk menandatangani satu per satu.

BPA juga menstandarisasi proses bisnis, yang dapat membantu menghilangkan bias dan prasangka yang mungkin dibawa karyawan ke tugas tertentu (mis., seorang karyawan SDM memilih kandidat mana yang akan diwawancarai vs. sistem otomatis yang membuat pilihan berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya). Ini secara substansial mengurangi kesalahan (misalnya, bahwa karyawan HR lupa mengirim email undangan wawancara) dan meningkatkan efisiensi. Lebih jauh, BPA membebaskan pekerja dari tugas-tugas monoton (seperti menguraikan lamaran kerja online kandidat), meningkatkan pengalaman karyawan dan pelanggan.

Akhirnya, otomatisasi membuat bisnis lebih kompetitif dan dengan demikian lebih mungkin untuk menguntungkan.

10 Manfaat Otomatisasi Proses Bisnis (BPA)

Hampir semua proses bisnis dapat diotomatisasi sampai tingkat tertentu saat ini. Sebagian besar dapat sangat otomatis. Firma riset Gartner menunjukkan bahwa 89% operasi akuntansi umum dan 72% pengendalian keuangan dan pelaporan eksternal dapat diotomatisasi.

Alat otomatisasi proses bisnis membuat tugas otomatisasi menjadi lebih sederhana. Mereka sering menyertakan template yang dapat diikuti oleh tim Anda untuk mengotomatiskan proses yang umum di dalam dan di antara industri, dengan manfaat seperti :

1. efisiensi operasional – BPA dapat menciptakan efisiensi dengan mengurangi pekerjaan yang terlibat dalam proses dan/atau memotong biaya penggajian dengan membatasi kebutuhan akan penambahan jumlah karyawan seiring pertumbuhan operasi.
2. Produktifitas – Mempercepat proses sehingga pekerjaan selesai lebih cepat dan dengan pengulangan yang lebih sedikit.
3. Moral – Meredakan monoton bagi pekerja dan meningkatkan pengalaman karyawan, serta pengalaman pelanggan, yang pada gilirannya lebih meningkatkan pengalaman karyawan. Menurut laporan CIO, “Ketika karyawan menghabiskan lebih banyak waktu untuk aspek yang menarik dan bermanfaat dari pekerjaan mereka, produktivitas dan kepuasan meningkat dan—dengan perluasan—begitu pula retensi karyawan.”
4. Tata kelola dan kontrol – Meningkatkan kepatuhan sehingga bisnis tidak melanggar peraturan dan dikenakan denda dan biaya yang besar.
5. Pengurangan biaya – Penggunaan waktu yang efisien memberi perusahaan pilihan untuk meningkatkan output tanpa memperluas tenaga kerja, atau untuk memotong biaya penggajian dan mempertahankan tingkat output yang sama.
6. Alokasi tenaga kerja – Karyawan dapat dipindahkan ke pekerjaan yang lebih sesuai dengan bakat mereka. Karyawan lebih puas dengan pekerjaannya, dan pemberi kerja mendapatkan manfaat paling besar dari bakat setiap individu.
7. Pengurangan kesalahan manusia – Secara substansial mengurangi input data manusia dan kesalahan wawasan dan meningkatkan efisiensi karena waktu karyawan tidak lagi terbuang untuk pengulangan, pekerjaan tingkat rendah.
8. Kolaborasi – Melacak proses proyek, memperbarui tim, mengirim pengingat dan melakukan fungsi lain yang membuat kolaborasi lebih mudah dan lebih teratur. Lebih jauh, BPA mengurangi frustrasi karyawan dan membebaskan waktu bagi mereka untuk berkolaborasi, yang cenderung mempercepat pekerjaan, meningkatkan pemecahan masalah dan memacu inovasi.
9. Wawasan yang ditingkatkan – Meningkatkan kemampuan kepemimpinan untuk melacak penyelesaian proses bisnis, serta memahami langkah-langkah dalam prosesnya. Hal ini mempermudah penyempurnaan proses untuk hasil bisnis yang lebih cepat dan lebih baik. BPA juga memungkinkan para pemimpin menggali lebih dalam untuk mendapatkan lebih banyak wawasan dan menganalisis data yang lebih banyak dan lebih baru. Lebih jauh, itu menstandarisasi proses bisnis, yang membantu memastikan keadilan dan menyingkirkan bias yang dapat mengubah wawasan.
10. Ketersediaan yang lebih besar – Memungkinkan layanan yang dihadapi karyawan dan/atau pelanggan tersedia lebih sering daripada jika mereka juga bertanggung jawab atas, tugas manual.

Jelas ada sejumlah besar proses bisnis yang dapat diotomatisasi saat ini, berat dalam banyak kasus, untuk memastikan kepatuhan dan mengurangi kesalahan secara konsisten.