Otomatisasi Proses Bisnis:Panduan Utama

Bisnis yang dijalankan dengan baik selalu menganalisis proses bisnis dan menemukan cara untuk membuatnya lebih efisien. Itu juga mencari cara untuk meninjau, memperbarui, mengubah, mengganti atau menghilangkan prosesnya secara teratur untuk menjaga aktivitas bisnis lintas departemen sejalan dengan tujuan bisnis. Manajemen proses ini bergantung pada pengaksesan, memantau dan menganalisis berbagai metrik, dan secara konsisten melatih dan memperbarui manajer.

Apa itu Otomasi Proses Bisnis (BPA)?

Otomatisasi proses bisnis (BPA) adalah penggunaan teknologi untuk membantu atau mengambil alih manual, tugas atau proses yang berulang. BPA dapat menghasilkan keuntungan efisiensi yang besar, menghemat waktu dan uang organisasi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan transparansi. Otomatisasi ini dapat mengambil sejumlah bentuk yang berbeda dan merupakan sesuatu yang dapat mendorong hasil bagi perusahaan di seluruh industri dan di semua departemen dalam perusahaan tersebut. BPA paling efektif ketika melakukan hal biasa, tugas berulang yang tidak menggunakan waktu atau keterampilan karyawan Anda dengan sebaik-baiknya.

BPA berbeda dari manajemen proses bisnis (BPM), yang mengacu pada upaya yang lebih luas untuk mengatur proses di seluruh perusahaan, daripada alur kerja BPA yang lebih sempit dan spesifik tugas yang biasanya terjadi pada tingkat departemen. BPA termasuk dalam BPM, tapi itu hanya satu bagian dari teka-teki yang lebih besar.

Mengapa Otomatisasi Proses Bisnis Penting?

Keuntungan menggunakan BPA sangat signifikan dan meliputi:

• Mengurangi biaya - Sebagai contoh, dengan meningkatkan efisiensi dan mengurangi penggajian dan biaya terkait.
• Meningkatkan visibilitas proses – Masalah pemula yang tidak dapat Anda lihat lebih awal cenderung berkembang dan menjadi lebih mahal untuk diatasi nanti.
• Proses standarisasi - Memotong waktu, usaha dan uang yang dihabiskan untuk mencari informasi dalam bentuk dan bidang yang tidak standar; menyelesaikan tugas, dan memastikan kepatuhan dengan persyaratan internal dan peraturan eksternal, antara manfaat lainnya.
• Meningkatkan kepatuhan - Sebagai contoh, kesalahan manusia dan ketidakadilan berkurang, dan setiap proses diselesaikan dengan cara yang sama sesuai aturan kepatuhan yang Anda tetapkan.
• Menyederhanakan proses – Sudah umum bahwa proses berlanjut selama bertahun-tahun dan bahkan beberapa dekade hanya karena “begitulah selalu dilakukan.” Tetapi teknologi baru dan perubahan dalam bisnis atau pasar mungkin memerlukan cara kerja yang lebih gesit—proses penyederhanaan dapat berjalan jauh dalam memenuhi tujuan tersebut.
• Meningkatkan akuntabilitas – Akuntabilitas ditingkatkan melalui peningkatan visibilitas dan pelaporan rutin, memungkinkan Anda untuk melihat di mana semuanya berdiri dan siapa atau apa yang menyebabkan kemacetan.
• Meningkatkan efisiensi – Otomatisasi menyelesaikan tugas lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan daripada manusia, sehingga mengurangi antrian menunggu dan resolusi kesalahan. Hanya pengecualian yang perlu ditinjau oleh karyawan.
• Mengurangi atau menghilangkan kesalahan manusia – Otomatisasi melakukan proses dengan cara yang sama setiap saat tanpa penyimpangan atau kesalahan. Pastikan untuk memperbarui proses sesuai kebutuhan untuk memastikannya berjalan sesuai kebutuhan.
• Menjaga peningkatan proses selaras dengan tujuan perusahaan – Mantra bisnis yang umum adalah berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit. Dengan mempercepat proses, meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, meningkatkan kepatuhan dan mengurangi biaya seperti penggajian, BPA memungkinkan peningkatan proses bisnis yang sangat selaras dengan tujuan perusahaan, mulai dari meningkatkan daya saing hingga tetap sesuai anggaran.
• Mengaktifkan layanan karyawan dan pelanggan 24 jam – Pelanggan dan karyawan sering kali tinggal dan bekerja di zona waktu yang berbeda. Akan terlalu mahal untuk memiliki kantor 24/7 untuk menawarkan layanan penuh di setiap zona waktu. Otomatisasi adalah cara yang jauh lebih efisien dan terjangkau untuk memberikan layanan kepada siapa pun, di mana saja dan pada jadwal mereka.

BPA tidak hanya membantu perusahaan menghindari penambahan jumlah karyawan pada tingkat pertumbuhan yang sama, tetapi juga dapat meningkatkan pekerjaan semua karyawan. Kepuasan karyawan cenderung meningkat dengan penggunaan BPA. Menurut laporan CIO, “Ketika karyawan menghabiskan lebih banyak waktu untuk aspek yang menarik dan bermanfaat dari pekerjaan mereka, produktivitas dan kepuasan meningkat dan—dengan perluasan—begitu pula retensi karyawan.”

Evolusi Otomatisasi Proses Bisnis

Bisnis mulai mengotomatisasi tugas bisnis dasar dengan munculnya sistem perencanaan kebutuhan material (MRP), pendahulu untuk sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), pada tahun 1960-an. Upaya otomatisasi berkembang seiring semakin banyak perusahaan yang membangun solusi MRP mereka sendiri di tahun 70-an dan mereka menambahkan kemampuan baru di tahun 80-an. BPA mengambil lompatan maju di tahun 90-an ketika sistem ERP modern pertama muncul dan dengan cepat menjadi populer di kalangan perusahaan besar. Software ERP menawarkan database pusat untuk seluruh bisnis, mengarah pada peningkatan efisiensi yang melampaui hanya manufaktur, fokus utama MRP.

Inovasi di tahun-tahun berikutnya telah mengarah pada pengembangan alat pemrosesan data yang canggih dan peningkatan otomatisasi melalui teknologi seperti robotic process automation (RPA). Hari ini, BPA melampaui otomatisasi proses dan integrasi ke alat yang menggunakan pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan (AI).

Apa itu Robotic Process Automation (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) adalah jenis otomatisasi yang bergantung pada aturan yang ditentukan pengguna untuk menjalankan tugas. RPA akan menyelesaikan tugas berulang kali tanpa membuat pengecualian atau menjadi lebih pintar dari waktu ke waktu, seperti pembelajaran mesin. Dalam pengertian itu, ini bukan bentuk "otomatisasi cerdas" dan paling baik untuk dasar, proses yang berulang. Contohnya termasuk robot di pabrik yang membantu merakit mobil, atau aturan dalam sistem pengadaan Anda yang menandai pesanan apa pun untuk disetujui dalam jumlah tertentu, katakan $500.

Sebagai contoh, menurut Gartner, 89% operasi akuntansi umum dan 72% pengendalian keuangan dan pelaporan eksternal dapat diotomatisasi dengan RPA. Dan RPA dapat menghasilkan manfaat besar — ​​laba atas investasi (ROI) untuk penerapan RPA tahun pertama berkisar antara 30% dan 200% dan sebagian besar diperoleh dari penghematan tenaga kerja, menurut McKinsey &Company.

BPA vs. RPA

RPA adalah jenis BPA, tetapi ada beberapa perbedaan antara BPA dan RPA. Untuk satu hal, BPA adalah otomatisasi yang menambah upaya pekerja manusia sedangkan RPA biasanya melakukan semua pekerjaan karyawan. BPA juga tidak dapat beradaptasi dengan perubahan keadaan, tapi RPA bisa.

BPA dapat menghilangkan pekerjaan yang sebagian besar memerlukan pengisian formulir dan tugas berulang lainnya mulai dari persetujuan pinjaman atau liburan karyawan hingga pengisian kembali inventaris, tetapi tidak dapat memutuskan apakah akan membuat perubahan pada proses yang diikutinya, atau perubahan tujuan bisnis.

RPA bukan versi BPA yang di-sup. Lebih tepatnya, perbedaan utama adalah bahwa BPA biasanya membayangkan proses yang kompleks, sementara RPA menangani hal-hal yang lebih sederhana yang membutuhkan waktu—tetapi tidak seharusnya.

5 Kasus Penggunaan Otomatisasi Proses Bisnis Utama

BPA dapat diterapkan di berbagai bidang dan dapat meningkatkan efisiensi tugas yang tak terhitung jumlahnya. Namun, ada beberapa kesamaan antara kasus penggunaan yang dapat membantu mengidentifikasi di mana harus menggunakan BPA.

Secara umum, setiap proses dengan satu atau lebih karakteristik berikut adalah kasus penggunaan yang baik untuk BPA:

1. Volume tugas berulang yang tinggi
2. Proses sentuhan tinggi (biasanya melibatkan banyak orang)
3. Proses yang sensitif terhadap waktu (terkait dengan suatu peristiwa, keadaan atau tenggat waktu)
4. Kebutuhan akan jejak audit (kepatuhan, keamanan, audit, dll.)
5. Dampak tinggi (pada proses lain, tenggat waktu atau departemen)

Proses Bisnis Apa yang Dapat Diotomatiskan?

Proses bisnis dapat diotomatisasi sesuai dengan peran atau dengan alur kerja tertentu yang siap untuk otomatisasi. Dengan menyederhanakan otomatisasi proses berdasarkan peran, seorang CEO, CFO, CIO atau manajer lini bisnis dapat lebih mudah mengotomatisasi banyak tugas harian atau mingguan mereka.

Cara lain untuk menentukan apa yang harus diotomatisasi adalah proses yang terkait atau dikelompokkan. Salah satu contohnya adalah otomatisasi dasar, yang didasarkan pada praktik terbaik yang dipelajari vendor perangkat lunak dari bertahun-tahun bekerja dengan bisnis di industri yang berbeda. Contoh lain termasuk laporan yang dibuat sebelumnya dan peran yang telah dikonfigurasi sebelumnya dalam dasbor dan metrik intelijen bisnis (BI) untuk memandu otomatisasi, dan implementasi bertahap cerdas yang berfokus pada otomatisasi proses inkremental untuk maju dengan gangguan bisnis paling sedikit.

Fungsi Bisnis Manakah yang Dapat Menggunakan BPA?

Ada dua kategori fungsi bisnis:inti dan dukungan. Fungsi inti adalah kegiatan yang menghasilkan pendapatan bagi bisnis. Ini adalah alasan utama bisnis ini ada dan semoga berhasil. Fungsi pendukung adalah kegiatan sekunder yang mendukung fungsi inti.

Banyak langkah dalam fungsi inti dan pendukung, seperti call center, akun hutang, piutang dan manajemen rantai pasokan, dapat diotomatisasi dengan BPA atau RPA untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.

Fungsi pendukung adalah kegiatan yang paling mungkin untuk dialihdayakan, Insourced atau hampir bersumber oleh perusahaan yang ingin fokus hanya untuk terlibat dalam aktivitas yang menghasilkan pendapatan. Contohnya termasuk distribusi/logistik, pemasaran &penjualan, layanan TI dan teknis, dan tugas administrasi seperti SDM dan penggajian. Namun, banyak fungsi pendukung adalah kasus penggunaan yang baik untuk BPA, yang dapat memotong atau menghilangkan biaya outsourcing dalam tawar-menawar.

Industri Mana yang Mengotomatiskan Proses Bisnisnya?

Sebagian besar industri menggunakan BPA saat ini untuk mengelola hal-hal seperti proyek, portofolio, aset pengetahuan, portal layanan mandiri, alur kerja dan arus data. Industri yang paling banyak menggunakan BPA adalah perbankan, kesehatan, telekomunikasi dan manufaktur.

Otomatisasi proses pertama kali muncul di sektor manufaktur dan masih menonjol di sana hingga saat ini. Manufaktur juga di mana RPA banyak digunakan, karena robot sering digunakan dalam produksi. Tetapi hampir semua industri saat ini mengotomatiskan proses mereka sampai tingkat tertentu.

Departemen keuangan secara rutin menerapkan RPA untuk mendorong efisiensi, kepatuhan dan produktivitas, per Gartner. Firma riset melaporkan "sekitar 80%" pemimpin keuangan saat ini menggunakan atau berencana menggunakan RPA. Hutang dan manajemen kontrak adalah dua area teratas di mana BPA dan RPA digunakan.

Layanan pelanggan adalah departemen lain di mana BPA populer. Menurut firma riset Forrester, industri layanan pelanggan umumnya "menggunakan otomatisasi proses robotik (RPA) sebagai pendekatan taktis dan jangka pendek untuk mendigitalkan tugas agen umum." Lebih jauh, Forrester melaporkan perusahaan di industri lain yang berfokus pada peningkatan pengalaman pelanggan menggunakan BPA untuk membantu upaya tersebut.

Departemen sumber daya manusia sering menggunakan otomatisasi proses untuk menyederhanakan dan mempercepat alat orientasi dan layanan mandiri bagi karyawan, seperti mendaftar dalam manfaat. Pendidikan tinggi menggunakan BPA untuk mendapatkan efisiensi dan meningkatkan pengalaman bagi mahasiswa serta karyawan. Itu dapat mengatur semuanya mulai dari panggilan dan tugas asrama, untuk rencana makan, ke pelayanan medis.

Langkah-Langkah Memulai Otomatisasi Proses Bisnis

Meskipun akan ada beberapa variasi dalam cara BPA diterapkan di satu organisasi, ada beberapa langkah universal untuk memulai. Sementara bisnis dapat memutuskan untuk menyebarkan BPA di seluruh organisasi sekaligus, banyak perusahaan merasa lebih mudah dan lebih produktif untuk memulai dengan otomatisasi di tingkat departemen. Berikut adalah beberapa langkah untuk memulai dengan BPA:

1. Garis besar dan cocokkan tujuan bisnis – Identifikasi dan prioritaskan proses untuk diotomatisasi sesuai dengan seberapa banyak mereka akan mendorong tujuan bisnis jangka pendek dan jangka panjang.
2. Mulai dari yang kecil – Tinjau peta proses, mungkin dari sistem BPM atau yang telah dikembangkan oleh tim Anda. Kemudian pilih proses yang mengandung banyak tugas berulang dan memiliki banyak peluang untuk menghemat waktu dan biaya untuk diotomatisasi terlebih dahulu. Pengangkatan karyawan, orientasi klien, dukungan pelanggan dasar atau manajemen program loyalitas adalah tempat yang baik untuk memulai. Idenya adalah untuk berpikir besar tetapi melakukan pekerjaan dalam langkah-langkah kecil. Memulai dengan tugas yang lebih sederhana juga akan memungkinkan tim Anda memperoleh pengalaman dan kepercayaan diri dalam menerapkan otomatisasi.
3. Evaluasi dan pilih alat BPA – Pilih alat BPA yang diperlukan—tertanam dalam sistem ERP atau CRM atau sistem mandiri seperti BPMS—sesuai dengan tugas otomatisasi yang terungkap dalam tinjauan proses dan pemetaan Anda.
4. Cari cara untuk merampingkan proses tertentu – Dapatkah hal-hal seperti email konfirmasi pesanan otomatis, otomatisasi pemasaran atau formulir otomatis membuat pekerjaan lebih cepat atau lebih mudah bagi karyawan Anda?
5. Mengintegrasikan data dan perangkat lunak lainnya – Secara otomatis menarik informasi ke dalam proses dan memastikan data yang ditarik akurat, lengkap dan relevan.
6. Ubah manajemen – Dapatkan masukan dari lini bisnis yang terpengaruh untuk memastikan bahwa otomatisasi masuk akal untuk alur kerja mereka. Dapatkan dukungan aktif mereka sejak awal dalam upaya otomatisasi.
7. Mengotomatisasikan – Gunakan alat yang tepat untuk mengaktifkan otomatisasi untuk proses yang Anda identifikasi dan prioritaskan sebelumnya.
8. Tes – Otomasi akan melakukan hal yang benar—atau hal yang salah—tanpa gagal, dan berulang-ulang. Pastikan untuk menguji otomatisasi untuk memastikannya berfungsi seperti yang diharapkan dan menghasilkan hasil yang Anda inginkan.
9. Dapatkan umpan balik – Jangkau pengguna dan lini bisnis untuk memastikan otomatisasi membantu dan tidak mengganggu pekerjaan dan tugas spesifik mereka.
10. Siapkan dan pantau metrik – Ukur manfaat dan efektivitas otomatisasi dan sesuaikan prosesnya sesuai kebutuhan.

Fase Otomatisasi Proses Bisnis

Ada empat jenis umum BPA dan empat fase umum. Jenis dibedakan berdasarkan kompleksitas dan fase berdasarkan fungsi. Biasanya perusahaan menggunakan BPA dalam beberapa jenis dan tahapan, sebagai lawan dari negara kesatuan. Dengan kata lain, proses individu dapat dalam berbagai jenis dan fase.

Empat jenis otomatisasi proses bisnis:

Empat jenis otomatisasi proses bisnis:

1. BPA tingkat awal – Otomatisasi tingkat rendah, tugas dan proses dasar dan berulang.
2. BPA Menengah – Otomatisasi tugas tingkat menengah seperti penghitungan menggunakan data yang diambil dari berbagai formulir dan bidang seperti yang umum dalam melengkapi formulir pajak dan layanan pelanggan di pusat panggilan.
3. RPA – Otomatisasi semua atau hampir semua proses.
4. Hyperautomation – Otomatisasi ujung ke ujung yang menggabungkan beberapa teknologi otomatisasi.

Empat fase umum proyek BPA:

Empat fase umum proyek BPA:

1. Analisis – Tinjau infrastruktur organisasi.
2. Implementasi – Mengatur dan menyesuaikan teknologi.
3. Integrasi – Gunakan API dan alat integrasi lainnya untuk menggabungkan data dan alur kerja untuk mendukung otomatisasi.
4. Pemeliharaan dan Dukungan – Perbaiki kerusakan apa pun, memperbaiki kekurangan, menghilangkan kemacetan, memperbaiki &merampingkan proses.

Manfaat Alat Otomasi Proses Bisnis

Alat otomatisasi proses bisnis membuat tugas otomatisasi menjadi lebih sederhana, tanpa perlu input manual, untuk memotong biaya operasional dan efisien menggunakan sumber daya tenaga kerja. Mereka sering menyertakan template yang dapat diikuti oleh tim Anda untuk mengotomatiskan proses umum, menambahkan konsistensi dan kesederhanaan.

Praktik Terbaik Otomatisasi Proses Bisnis

Itu selalu cerdas untuk memanfaatkan pelajaran yang dipetik oleh mereka yang pergi sebelum Anda dalam menerapkan teknologi yang diberikan. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk membantu Anda menerapkan BPA:

1. Berpikir besar tapi mulailah dari yang kecil. Pikirkan keseluruhan daripada bagian-bagian yang ingin Anda otomatisasi ketika Anda mengembangkan strategi Anda. Tetapi fokuslah untuk mengambil langkah-langkah kecil dalam menerapkan otomatisasi yang akan terus menggerakkan Anda untuk menyelesaikan gambaran yang lebih besar pada akhirnya.
2. Atur data Anda. BPA hanya sebaik data yang dijalankannya, jadi pastikan data Anda bersih, lengkap dan tidak tertutup dalam silo. Pastikan untuk membakukan bidang dan formulir data, seperti singkatan alamat dan varians lainnya. Juga, menghilangkan data duplikat dan kedaluwarsa. Jauh lebih mudah untuk menangani masalah ini sekarang daripada nanti.
3. Gunakan BPM untuk merampingkan proses Anda terlebih dahulu. Perangkat lunak BPM dirancang untuk mengatur dan mengoptimalkan proses bisnis. BPM juga dapat membantu menunjukkan dengan tepat kesenjangan di dalam dan di antara proses yang memerlukan akses data atau integrasi dengan proses lain.
4. Manfaatkan sistem ERP. Tarik proses dan data bersama di seluruh lini bisnis dan isi kesenjangan antara proses dengan memanfaatkan sistem ERP, yang sudah berfungsi sebagai pusat database untuk perusahaan Anda. Anda juga dapat mengakses beberapa alat otomatisasi dalam ERP dan berintegrasi dengan perangkat Internet of Things (IoT).
5. Bertujuan untuk perbaikan terus-menerus. Otomasi bukanlah latihan "atur dan lupakan". Anda ingin BPA berjalan dengan lancar dan tanpa campur tangan manusia. Namun, Anda harus terus berubah agar tetap kompetitif. Rencanakan untuk meninjau proses dan otomatisasi Anda secara teratur untuk mengidentifikasi peningkatan apa yang perlu Anda tuju selanjutnya.

#1 Cloud ERP
Perangkat lunak

Tur Produk Gratis

Contoh Otomatisasi Proses Bisnis

Contoh otomatisasi proses bisnis di tempat kerja dalam bisnis saat ini sangat banyak. Tapi di sini ada enam contoh umum:

1. Aset pengetahuan otomatis dengan chatbots – BPA mengotomatiskan pemilihan jawaban atas pertanyaan umum yang diajukan pelanggan kepada perusahaan, menjadikan swalayan sebagai alat bantu karyawan yang efisien. BPA yang digunakan dengan chatbots mengurangi biaya karyawan dalam dukungan dan SDM, karena mereka tidak perlu menanggapi dasar, pertanyaan umum. Ini juga dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen di layanan pelanggan atau SDM, mengarah ke penghematan lebih lanjut.
2. Orientasi karyawan otomatis – Proses orientasi otomatis dapat memastikan bisnis memenuhi persyaratan kepatuhan seputar dokumen identifikasi yang diberikan karyawan dan pemberitahuan hukum yang harus diberikan pemberi kerja kepada karyawan. Tugas orientasi standar tambahan dapat diselesaikan menggunakan BPA. Sebagai contoh, BPA dapat mendorong rencana tunjangan kepada karyawan baru, kemudian kirimkan serangkaian opsi dan akhirnya kirimkan dokumentasi rencana pilihan mereka kepada orang itu.
3. Dukungan pelanggan otomatis – Agen dukungan pelanggan dapat langsung mengakses semua informasi pelanggan dan produk yang diperlukan untuk membantu pelanggan menyelesaikan masalah dengan lebih efisien. Dengan chatbot dan email otomatis, beberapa masalah dukungan dapat diselesaikan sepenuhnya melalui otomatisasi.
4. Buku besar otomatis – BPA dapat menambahkan data ke buku besar dan neraca untuk mencegah kebutuhan untuk menambahkan informasi yang sama secara manual di masing-masing buku besar. Sebagai contoh, penerimaan persediaan dapat secara otomatis ditambahkan ke buku besar persediaan dan kolom aset di neraca.
5. Hutang akun otomatis – Setelah inventaris baru diterima dan diproses untuk memastikan akurasi dan kondisi yang memadai, BPA dapat menambahkan jumlah ke hutang dan menangani proses hingga pembayaran akhir.
6. Penjadwalan karyawan otomatis – BPA dapat mengotomatiskan penjadwalan karyawan sesuai dengan proyeksi aktivitas penjualan, pemotongan anggaran gaji, kenaikan musiman yang diharapkan, dan faktor pasar seperti konvensi besar di kota atau peristiwa cuaca buruk, serta faktor lainnya. Lebih jauh, BPA dapat memberi tahu karyawan tentang jadwal mereka dan mencatat kehadiran mereka, ketidakhadiran dan metrik kinerja yang sesuai.