13 Ide Otomasi Bisnis untuk Menghemat Waktu dan Uang

Otomatisasi bisnis dapat meningkatkan efisiensi di seluruh organisasi dengan menghilangkan sejumlah besar tugas berulang di tempat kerja dan mengurangi jam yang terbuang untuk tugas yang berlebihan dan membantu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Manfaat utama tersebut dan lainnya telah menyebabkan semakin banyak organisasi untuk memasukkan lebih banyak otomatisasi bisnis ke dalam operasi mereka.

Apa itu Otomasi Bisnis?

Otomatisasi bisnis menggunakan teknologi untuk menghilangkan tenaga kerja manual dari proses bisnis sehari-hari. Dari perekrutan hingga manajemen email hingga akuntansi, hampir setiap sudut operasi bisnis dapat memperoleh manfaat dari beberapa tingkat otomatisasi bisnis.

Dengan otomatisasi bisnis, perusahaan dapat menyederhanakan dan mengoptimalkan alur kerja. Sederhananya, tujuan akhirnya adalah lebih sedikit untuk menggantikan tenaga manusia dan lebih untuk menambah dengan teknologi dengan cara yang membantu meningkatkan keseluruhan, proses ujung ke ujung.

Lebih dari sekadar mengganti kertas dan PDF dengan data digital dinamis, faktor otomatisasi bisnis dalam langkah-langkah kunci dalam alur kerja perusahaan dan kemudian mencoba membuat proses ini lebih murah, lebih cepat dan tidak rawan kesalahan. Dengan mengintegrasikan proses ini ke platform teknologi, perusahaan juga mendapat manfaat dari kemampuan pelaporan yang lebih baik dan kemampuan untuk menganalisis data dari waktu ke waktu. Informasi itu kemudian menginformasikan keputusan penting dan membantu bisnis tumbuh.

Mengapa Bisnis Anda Perlu Mengotomatiskan Proses

Mengotomatiskan proses bisnis menghemat waktu dan uang, tetapi manfaat berinvestasi dalam sistem otomatis tidak berakhir di situ. Sistem ini juga membantu mengurangi jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas utama dan memungkinkan pekerja untuk fokus pada proyek yang lebih penting. Misalnya, ketika Anda dapat mengotomatiskan proses hutang dagang atau ruang obrolan layanan pelanggan secara online, tenaga kerja Anda yang dibayar dapat memusatkan upayanya pada hal-hal yang lebih kritis, tugas membangun bisnis.

Otomatisasi juga membantu mengurangi kesalahan yang mahal dan waktu yang diperlukan untuk memperbaikinya. Sebagian besar kesalahan pemrosesan dokumen dan entri data adalah akibat dari kesalahan manusia.

Otomatisasi bisnis juga dapat memperkenalkan tingkat standarisasi baru ke dalam alur kerja harian dengan memandu karyawan melalui langkah-langkah terperinci dan melacak semua dokumentasi yang relevan. Semua peningkatan ini dapat membantu perusahaan mengurangi biaya operasional dan overhead.

#1 Cloud ERP
Perangkat lunak

13 Ide Otomasi Bisnis Teratas

Meskipun otomatisasi berpotensi menghasilkan peningkatan di banyak aspek bisnis Anda, ada beberapa area di mana hal itu bisa sangat berdampak. Berikut adalah 13 area bisnis Anda yang siap untuk otomatisasi, dan beberapa saran tentang bagaimana menerapkan ide-ide ini:

1. Proses perekrutan

   Mempekerjakan karyawan baru adalah proses multi-tahap yang dimulai dengan posting pekerjaan atau perekrutan kandidat tertentu, dan berakhir ketika karyawan sudah sepenuhnya siap. Banyak langkah di sepanjang jalan dapat diotomatisasi, membuat keseluruhan proses perekrutan lebih sederhana dan tidak memakan banyak waktu.

   Sistem manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah alat yang berharga dalam mengotomatisasi proses perekrutan. Sebagai bagian dari rangkaian fungsi yang lebih luas, sistem ini mengotomatisasi proses manajemen kandidat. Mereka dapat mengurangi pekerjaan yang datang dengan membuat penawaran kepada kandidat dan menyiapkan mereka dengan semua peralatan dan akses ke sistem yang mereka butuhkan untuk peran tersebut.

   HRMS dapat meningkatkan pengalaman kandidat secara keseluruhan. Itu, pada gilirannya, meningkatkan reputasi perusahaan Anda dan membantu Anda menarik kandidat yang lebih baik.

2. Analisis Karyawan

   Departemen SDM yang bertugas mengevaluasi pekerjaan karyawan dapat menggunakan data untuk melacak semua tugas setiap karyawan dan menghasilkan laporan siap pakai untuk manajer dan pemimpin. Jika, Misalnya, pergantian karyawan di gudang menjadi sangat tinggi selama 90 hari terakhir, perusahaan dapat menggunakan alat SDM untuk menunjukkan masalah spesifik dan membuat keputusan perekrutan yang lebih baik di masa mendatang.

3. Transfer File

   Hari-hari memindahkan file antara lemari arsip yang berbeda dan membawanya ke berbagai departemen sudah lama berlalu. Organisasi saat ini mengandalkan transfer file digital, tetapi tidak semua mekanisme transfer tersebut memenuhi harapan. Menggunakan platform seperti Google Documents atau layanan seperti Dropbox, Misalnya, hadir dengan tantangan tersendiri.

   Menggunakan otomatisasi bisnis, perusahaan dapat secara efisien menyimpan dan berbagi file baik dalam empat dinding mereka, atau dengan pelanggan, mitra bisnis dan pemangku kepentingan lainnya. Solusi perangkat lunak Protokol Transfer File Otomatis (FTP) dan Protokol Transfer File SSH (SFTP) memindahkan file ke server. Pengguna kemudian dapat menjadwalkan pengunduhan atau pengunggahan FTP/SFTP satu atau lebih file tanpa harus meminta bantuan rekan kerja.

4. Pembuatan dan Distribusi Laporan

   Jika spreadsheet dan laporan adalah dasar dari operasi harian Anda, kemudian mengotomatiskan pembuatan dan distribusi laporan akan menghemat waktu perusahaan Anda, uang dan kerumitan. Bisnis dapat menggunakan perangkat lunak untuk mendistribusikan informasi ini secara otomatis setiap hari atau setiap minggu, dan penerima dapat menggunakannya untuk meninjau data historis, memperkirakan kinerja masa depan, dan membuat keputusan yang optimal.

   Perangkat lunak ini memungkinkan laporan otomatis dibuat pada waktu tertentu (yaitu, pada akhir setiap minggu atau kuartal). Sistem juga dapat memicu pembuatan laporan berdasarkan peristiwa seperti backlog manufaktur atau kekurangan produk di pusat distribusi.

   Dilengkapi dengan laporan yang mereka butuhkan untuk dapat melakukan pekerjaan mereka—dan dengan cara yang hanya membutuhkan sedikit atau tanpa kerja sama sekali—karyawan diberdayakan untuk membuat keputusan yang menguntungkan departemen mereka dan perusahaan secara keseluruhan. Hal ini memungkinkan manajer dan supervisor menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas inti.

5. Otomatisasi Email

   Sebagian besar karyawan menghabiskan berjam-jam dalam sehari untuk menerima, menyaring, dan membalas email, banyak di antaranya tidak relevan dengan tanggung jawab inti mereka.

   Bagi banyak perusahaan, jawaban dari pertanyaan, “Berapa banyak lagi yang bisa dicapai karyawan Anda jika mereka dua kali lebih produktif?” dapat ditemukan dengan otomatisasi email. Daripada menangani setiap pesan secara manual saat masuk ke kotak masuk mereka, karyawan menggunakan otomatisasi untuk mengatur tumpukan email harian mereka, mengirimkan tanggapan otomatis ke beberapa dan mengarahkan segala sesuatu yang lain ke folder tertentu untuk perhatian lebih lanjut. Dengan mengotomatiskan kotak masuk karyawan, perusahaan membantu tenaga kerja mereka melihat dan menanggapi pesan yang relevan dengan cepat dan efisien.

6. Proses Klaim

   Memproses klaim dalam bentuk apa pun membutuhkan waktu yang lama (mis., kembali, perbaikan, dll.) dan proses yang sulit yang seringkali menimbulkan banyak frustrasi bagi semua orang yang terlibat. Ketika beberapa atau semua langkah yang terlibat dapat diotomatisasi, itu menghilangkan tekanan dari penggugat dan organisasi dan memungkinkan mereka untuk fokus pada aspek proses yang paling penting.

   Menggunakan teknologi seperti robotic process automation (RPA), organisasi dapat mempercepat proses klaim. Sebagai contoh, penyesuai klaim dapat mengekstrak dan mengirimkan data secara otomatis, dibandingkan harus mencarinya secara online, hubungi seseorang tentang hal itu, atau minta lewat email.

   Dengan mengembangkan alur kerja otomatis untuk langkah ini dan langkah lainnya, perusahaan dapat memotong waktu yang signifikan, uang dan kerumitan dari proses klaim mereka.

7. Tugas Akuntansi

   Akuntansi adalah proses yang memakan waktu yang mencakup banyak langkah manual. Dengan mengotomatiskan beberapa atau semua langkah yang terlibat, perusahaan dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan dan membebaskan waktu berharga karyawan untuk fokus pada tugas lain.

   Ambil hutang dagang (AP), Misalnya. PayStream Advisors menunjukkan bahwa untuk 55% perusahaan yang masih menangani proses hutang dagang (AP) mereka secara manual, menggunakan sistem otomatis untuk pemrosesan dan pembayaran faktur menghemat waktu dan uang. Ini juga mengurangi kesalahan data dan membantu mencegah penipuan melalui sistem kontrol "tanpa sentuhan" yang terjadi di belakang layar.

   Gabungan, fungsi ini diterjemahkan menjadi manfaat penting bagi perusahaan yang mengadopsi perangkat lunak otomatisasi hutang. Perangkat lunak ini membantu perusahaan mengurangi jumlah tenaga kerja manual yang diperlukan untuk memproses faktur, mengelola persetujuan, dan memproses pembayaran. Dengan menggunakan solusi perangkat lunak untuk tugas ini dan tugas lainnya, perusahaan dapat secara efektif menyederhanakan proses ini dan alur kerja yang terkait.

8. Rapat

   Mengelola kalender, mengatur pertemuan dan mengatur rincian acara ini adalah semua kegiatan yang secara tradisional ditangani secara manual. Tetapi sejumlah platform otomatisasi yang berbeda dapat membantu menghilangkan rasa sakit dari pertemuan internal dan pelanggan.

   Dengan mengotomatiskan rapat, perusahaan tidak hanya dapat mengelola acara itu sendiri, tetapi juga logistik sebelum dan sesudah pertemuan.

   Sebuah alternatif untuk alat kalender tradisional, platform otomatisasi rapat (MAP) dapat digunakan untuk mendukung rapat itu sendiri, meningkatkan komunikasi sebelumnya, selama, dan setelah pertemuan, dan ditingkatkan atau diturunkan sesuai dengan kebutuhan individu perusahaan.

9. Manajemen fasilitas

   Ditugaskan dengan segala sesuatu mulai dari mengelola akses keamanan gedung hingga mengganti jendela yang bocor hingga memperbaiki sistem pemanas dan pendingin, manajer fasilitas sering kali harus menggunakan proses yang sangat manual (yaitu, panggilan telepon, email, dll.) untuk mengelola tugas-tugas tersebut.

   Pendekatan ini tidak konsisten dan terdesentralisasi dan akan sangat diuntungkan dari otomatisasi yang memungkinkan tim untuk bereaksi dengan cepat, memberikan tingkat layanan yang tepat dan memelihara jejak audit. Umumnya, perangkat lunak bekerja dengan mekanisme respons otomatis, dimana suatu tindakan (misalnya, sepotong mesin yang rendah minyak, jendela dibiarkan terbuka di musim dingin, atau insiden terpeleset dan jatuh yang berbahaya di lantai pabrik) memicu respons.

   Setelah diberitahu tentang masalah ini, sistem mengelola masalah secara otomatis atau memicu peringatan kepada manajer fasilitas—dan semuanya dengan campur tangan manusia yang minimal. Ini tidak hanya menghilangkan dugaan dari manajemen fasilitas, tetapi membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman bagi semua anggota tim. Ini juga membantu perusahaan menghemat uang. Perangkat lunak manajemen fasilitas eMaint mengatakan bahwa layanan otomatisnya telah membantu perusahaan menghemat hingga $100, 000 dalam biaya operasional tahunan sekaligus meningkatkan produktivitas sebesar 20%.

10. Komunikasi

    Menjaga anggota tim, pelanggan dan mitra bisnis up to date pada informasi penting sangat penting, tapi mengirim email, mengirim SMS atau menelepon semua orang untuk berbagi informasi memakan waktu dan tidak efisien.

    Otomatisasi dapat membantu. Dengan mengatur pengingat pertemuan berulang, Misalnya, tim penjualan dapat menerima peringatan untuk acara mendatang tanpa ada yang harus mengirim pengingat tersebut. Undangan muncul di kalender mereka, mereka menerima atau menolaknya, dan pemimpin rapat memiliki daftar peserta untuk acara mendatang.

    Teknik otomatisasi serupa dapat digunakan saat bekerja dengan pelanggan atau prospek, yang harus menerima check-in dan tindak lanjut reguler selama satu atau tiga bulan. Menggunakan kampanye email tetes otomatis, misalnya, perusahaan dapat tetap berhubungan dekat dengan basis klien mereka tanpa perlu menulis dan mengirim pesan individu.

11. Pemrosesan Batch

    Perusahaan menggunakan pemrosesan batch untuk mengotomatisasi pengelolaan transaksi baik berkelompok atau berkelompok. Daripada mengelola transaksi ini secara individual, perangkat lunak "mengumpulkan" beberapa transaksi dan menangani semuanya sekaligus.

    Pemrosesan batch memerlukan sedikit atau tanpa campur tangan manusia dan bekerja sangat baik untuk transaksi "akhir siklus", seperti memproses laporan akhir bulan atau akhir kuartal atau penggajian mingguan/dua mingguan.

12. Integrasi ERP

    Integrasi dengan sistem ERP memungkinkan sistem otomatis untuk mendapatkan informasi dari—atau memasukkan informasi ke dalam—ERP. Ketika semua sistem ini bekerja dari kumpulan data yang sama, perusahaan mendapatkan satu, sumber terpadu dari semua data bisnis, yang dapat memandu keputusan bisnis utama.

    Data bersama yang berasal dari integrasi ERP membantu perusahaan menghilangkan inkonsistensi data, menghapus waktu yang dihabiskan untuk memindahkan informasi antar sistem dan mendapatkan akses ke informasi yang akurat, informasi waktu nyata. Perusahaan kemudian memiliki pandangan holistik tentang operasi mereka dan dapat memanfaatkan sepenuhnya kemampuan sistem otomatis mereka.

13. Pemasaran

    Pemasaran adalah tugas bisnis penting lainnya yang dapat disederhanakan dan dioptimalkan dengan otomatisasi. Perangkat lunak otomatisasi pemasaran, Misalnya, dapat mengatur prospek dan mengotomatiskan ledakan email. Ini membantu perusahaan menyelaraskan kampanye dan program dengan lebih baik dengan upaya tim penjualan mereka, demikian juga.

    Dengan perangkat lunak otomatisasi pemasaran, perusahaan dapat melacak, memantau dan memelihara prospek berkualifikasi tinggi yang siap untuk dijangkau dan diajak bekerja sama oleh perwakilan penjualan. Ini mengurangi kerumitan proses konversi prospek dan memungkinkan proses penutupan penjualan yang lebih cepat.

    Ketika perusahaan menggunakan perangkat lunak pemasaran, mereka juga mendapatkan akses ke alat pelacakan dan pengukuran yang mengungkapkan kinerja mereka dari waktu ke waktu (yaitu, mengubah prospek menjadi penjualan) dan memungkinkan mereka melakukan penyesuaian yang pada akhirnya menghasilkan pendapatan yang lebih tinggi.

    Dengan jenis otomatisasi bisnis ini, perusahaan dapat menyederhanakan dan mengoptimalkan alur kerja dengan mengurangi tenaga kerja manusia yang dibutuhkan dengan teknologi meningkatkan proses. Faktor otomatisasi bisnis dalam langkah-langkah kunci dalam alur kerja perusahaan dan membuat proses ini lebih murah, lebih cepat dan tidak rawan kesalahan.