Panduan Menyiapkan Penagihan Otomatis untuk Bisnis Anda

Penagihan otomatis dapat menghemat waktu Anda dalam menagih pelanggan. Ikuti tips The Ascent tentang cara menyiapkan sistem penagihan otomatis yang efektif.

Pendakian adalah tentang menemukan cara untuk membuat bisnis kecil Anda berjalan lebih efisien. Dari otomatisasi pemasaran hingga memanfaatkan AI dalam akuntansi, kita semua siap menyambut beberapa teman robot kecil ke dalam kehidupan pemilik bisnis kecil yang sibuk.

Penagihan kemungkinan ada dalam daftar tugas Anda yang Anda tahu harus Anda lakukan tetapi lebih suka tidak melakukannya. Izinkan kami memperkenalkan Anda pada robot kecil lain yang dapat mengambil sebagian dari beban kerja itu dari meja Anda.

Ringkasan:Apa itu penagihan otomatis?

Sistem penagihan otomatis mengacu pada solusi perangkat lunak yang menagih atau menagih pelanggan tanpa intervensi manual yang signifikan. Sistem ini bekerja sangat baik dalam bisnis yang membebankan biaya berulang kepada pelanggan setiap bulan melalui model langganan atau pengikut.

Misalnya, toko anggur kecil di dekat saya menawarkan layanan bulanan di mana mereka akan mengemas tiga botol anggur pilihan ahli seharga $25. Jika mereka menggunakan sistem penagihan otomatis, mereka tidak perlu khawatir untuk memproses tagihan berulang secara manual. Sebaliknya, perangkat lunak penagihan mereka akan menanganinya dan memberi tahu mereka hanya jika kartu saya kedaluwarsa atau ditolak setelah beberapa kali mencoba.

Kantor konsultasi, hukum, dan medis juga dapat memperoleh manfaat dari penerapan sistem penagihan otomatis, meskipun mereka tidak membebankan biaya yang sama kepada klien dan pasien.

Sistem penagihan otomatis beroperasi baik dengan menagih pelanggan dan menerima pembayaran atau secara otomatis menagih pelanggan dengan metode pembayaran yang tercatat.

Anda dapat menemukan penagihan otomatis dalam solusi perangkat lunak mandiri sebagai bagian dari perangkat lunak faktur atau disertakan dalam perangkat lunak akuntansi. Cara Anda memutuskan untuk menyiapkan sistem penagihan otomatis bergantung pada kebutuhan perusahaan Anda dan fitur yang tersedia di jajaran perangkat lunak Anda saat ini.

3 manfaat menyiapkan sistem penagihan otomatis

Penagihan otomatis dapat membawa uang tunai ke bisnis Anda lebih cepat sambil menyelesaikan tugas besar.

1. Penagihan lebih tepat waktu

Model berlangganan telah mendapatkan begitu banyak popularitas sebagian karena memastikan aliran pendapatan yang stabil. Namun, penting untuk proses ini adalah penagihan tepat waktu; saat Anda menagih pelanggan secara tidak konsisten, Anda mengumpulkan pendapatan secara tidak konsisten.

Perangkat lunak penagihan otomatis tidak harus menangani banyak pekerjaan, tidak seperti yang Anda lakukan sebagai pemilik usaha kecil. Sistem penagihan otomatis akan menagih pelanggan Anda tepat waktu.

2. Penghematan waktu

Diperlukan waktu berjam-jam untuk mengirimkan faktur bisnis, terutama jika Anda menggunakan sistem penagihan kertas. Saya yakin Anda ingin mengembalikan waktu yang telah Anda habiskan untuk mencetak uang kertas, melipatnya, memasukkannya ke dalam amplop, dan memasang prangko.

Sistem penagihan otomatis umumnya beroperasi secara digital. Mereka tidak hanya membantu bisnis Anda tanpa kertas, tetapi juga membebaskan hari Minggu terakhir setiap bulan yang Anda dedikasikan untuk penagihan.

Lebih lanjut, semua perangkat lunak penagihan otomatis memiliki fitur "membingungkan" yang mencoba kembali kartu yang ditolak dan memberi tahu pelanggan tentang metode pembayaran yang kedaluwarsa atau ditolak, mendorong mereka untuk memperbaruinya. Tanpa otomatisasi, Anda akan kesulitan mengumpulkan informasi pembayaran yang valid.

3. Pengurangan kesalahan

Membebani pelanggan secara manual pasti akan menyebabkan kesalahan administrasi. Anda dapat menghindari kesalahan manusia dengan menyiapkan sistem penagihan otomatis dengan benar. Kurangnya campur tangan manusia menyebabkan lebih sedikit kesalahan penagihan yang dapat membuat pelanggan marah.

Cara menyiapkan sistem penagihan otomatis yang efektif untuk bisnis Anda

Sistem penagihan otomatis yang ideal hanya memerlukan sedikit perhatian setelah Anda menyiapkannya. Berikut cara memulai memilih dan menyiapkan sistem penagihan otomatis baru.

1. Meneliti perangkat lunak penagihan khusus industri

Kantor medis tidak dapat menggunakan perangkat lunak penagihan otomatis yang sama dengan toko bunga. Jika ada pertimbangan khusus yang perlu Anda pertimbangkan dalam proses penagihan -- seperti pembayaran asuransi -- pastikan Anda memilih solusi penagihan otomatis yang dapat mengakomodasinya.

2. Pastikan integrasi dengan perangkat lunak akuntansi yang ada

Pastikan sistem penagihan otomatis Anda terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi Anda jika belum terintegrasi.

Misalkan bisnis Anda menggunakan metode akuntansi akrual. Sistem penagihan harus secara otomatis mencatat entri jurnal yang mengakui pendapatan dan piutang saat faktur keluar dan memperbarui buku Anda lagi saat pelanggan melakukan pembayaran. Bisnis berbasis tunai akan mengakui pendapatan hanya ketika pelanggan membayar.

Menerapkan sistem penagihan yang tidak berkomunikasi dengan perangkat lunak akuntansi Anda hanya mendorong beban kerja penagihan Anda saat ini ke dalam pembukuan.

3. Migrasikan data pembayaran pelanggan

Setelah Anda memilih perangkat lunak penagihan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda, mulailah mengimpor informasi pembayaran pelanggan Anda ke sistem baru.

Bagian dari integrasi perangkat lunak akuntansi harus mencakup migrasi data pelanggan yang lancar.

4. Siapkan portal pembayaran pelanggan

Hampir semua sistem penagihan otomatis menyertakan portal online yang menghadap pelanggan yang menerima pembayaran online dan memungkinkan pelanggan mengunduh faktur dan memperbarui metode pembayaran mereka.

Sesuaikan portal pembayaran dengan nama dan logo perusahaan Anda sehingga pelanggan tahu bahwa mereka masuk ke situs web yang benar untuk membayar tagihan mereka.

5. Sesuaikan faktur

Jika Anda menggunakan perangkat lunak penagihan untuk membuat faktur berulang, sesuaikan dengan menambahkan nama perusahaan, logo, informasi pembayaran otomatis, dan informasi kontak. Anda tidak ingin beralih sistem penagihan dan membuat pelanggan bertanya-tanya siapa yang mereka bayar.

6. Tinjau transaksi secara berkala

Jika Anda pernah menonton film I, Robot , Anda tahu untuk tidak menyerahkan semuanya kepada robot. Masuk ke sistem penagihan Anda secara teratur dan uji keakuratannya. Jaminan keakuratannya dengan memilih secara acak setidaknya 10% dari transaksi bulanan Anda, lalu pastikan transaksi tersebut secara akurat mencerminkan jumlah utang setiap pelanggan.

Anda juga ingin memeriksa apakah perangkat lunak penagihan Anda tidak kehilangan pelanggan. Buat laporan piutang usaha dari perangkat lunak akuntansi Anda dan bandingkan dengan daftar pelanggan yang ditagih dalam perangkat lunak penagihan Anda.

Kiat untuk menggunakan sistem penagihan otomatis

Berikut adalah beberapa cara untuk memperlancar transisi ke sistem penagihan baru.

1. Beri tahu pelanggan Anda

Skema phishing membanjiri banyak kotak masuk kami, dan Anda tidak ingin pelanggan berpikir bahwa faktur yang baru dirancang adalah upaya terbaru scammer untuk menipu mereka hingga ratusan dolar.

Kirim email khusus, atau sertakan catatan pada faktur akhir sebelum peralihan, yang menjelaskan transisi Anda ke sistem penagihan yang diperbarui.

2. Pertimbangkan untuk menyesuaikan persyaratan pembayaran

Menyiapkan sistem penagihan baru adalah saat yang tepat untuk menyesuaikan persyaratan pembayaran Anda.

Katakanlah sebelum menerapkan sistem penagihan otomatis, bisnis Anda menagih pelanggan melalui surat dengan 30 syarat pembayaran bersih. Sistem baru Anda sepenuhnya tanpa kertas, artinya tidak ada penundaan antara faktur dan pelanggan menerima tagihan mereka, dan pelanggan dapat membayar tagihan mereka secara online. Masuk akal untuk mempersingkat jangka waktu pembayaran Anda sebagai ganti kenyamanan tambahan.

3. Jelajahi opsi metode pembayaran

Banyak perangkat lunak penagihan otomatis memiliki portal online yang memungkinkan pelanggan membayar tagihan menggunakan sejumlah metode pembayaran, mulai dari cek elektronik hingga kartu kredit utama. Jika bisnis Anda hanya menerima cek yang dikirim melalui pos, sekarang adalah saat yang tepat untuk mempermudah pelanggan membayar Anda.

Saya tidak akan menagih Anda nanti

Kita semua suka dibayar, tetapi tidak semua orang suka menghabiskan berjam-jam menagih klien dan melakukan pembukuan untuk itu. Penagihan otomatis memberi bisnis kecil keuntungan dari menagih pelanggan sekarang -- bukan nanti -- tanpa menambahkan tugas berat lainnya ke dalam daftar.