Cara Memperbaiki dan Menghindari Kesalahan Transposisi

Saat Anda membalikkan dua digit saat memasukkan transaksi di buku Anda, Anda telah melakukan kesalahan transposisi. Berikut cara menangkap dan memperbaiki kesalahan pembukuan umum.

Secermat kebanyakan pemilik bisnis, kesalahan pasti akan terjadi. Hannah Montana tidak membuat pengecualian ketika dia terkenal bernyanyi, “Semua orang membuat kesalahan. Setiap orang memiliki hari-hari itu.”

Salah satu kesalahan akuntansi yang paling umum adalah transposisi.

Ikhtisar:Apa itu kesalahan transposisi?

Kesalahan transposisi terjadi ketika Anda mengacak-acak nomor saat Anda membawanya dari satu sumber ke sumber lainnya. Misalnya, Anda menerima tagihan sebesar $450 yang tidak sengaja Anda masukkan sebagai $540 di perangkat lunak akuntansi Anda. Kesalahan ketik itu melebih-lebihkan pengeluaran Anda sebesar $90.

Bayangkan betapa umum kesalahan transposisi sebelum bisnis mempertahankan pembukuan mereka menggunakan perangkat lunak. Pada hari-hari analog, orang akan mencatat transaksi dalam dua buku terpisah - jurnal umum dan buku besar. Dengan lebih banyak entri data manual, kemungkinan kesalahan transposisi meningkat.

Kesalahan transposisi masih bisa terjadi di era digital. Pemilik bisnis harus secara teratur memindai catatan akuntansi mereka. Bahkan kesalahan transposisi kecil dapat menyebabkan kesalahan yang lebih serius, terutama jika Anda tidak mengetahuinya sebelum mengajukan pajak bisnis Anda.

Cara mengetahui apakah Anda memiliki kesalahan transposisi

Tidak ada indikator tunggal yang akan menangkap setiap kesalahan transposisi. Cari tanda peringatan ini saat mencari kesalahan transposisi di buku Anda.

Hal terdekat yang akan Anda temukan untuk "retas kehidupan" dalam akuntansi adalah aturan sembilan:Saat Anda mengubah urutan dua digit di samping satu sama lain, perbedaannya adalah kelipatan sembilan. Saya tahu Anda sedang duduk di sana memikirkan contoh di kepala Anda. Cobalah:950 dan 590, 295 dan 259, 341 dan 431 semuanya memiliki selisih yang habis dibagi sembilan.

Saldo percobaan tidak seimbang

Jika ada sesuatu dari dasar-dasar pembukuan yang melekat pada Anda, akuntansi adalah tentang debit dan kredit. Setiap transaksi harus memiliki setidaknya satu debit dan satu kredit, dan jumlah debit dan kredit harus selalu sama. Neraca percobaan mencantumkan semua saldo akun Anda untuk membuktikan bahwa debit Anda sama dengan kredit.

Setidaknya setiap bulan, buka neraca saldo perusahaan Anda untuk memastikan tidak ada perbedaan antara debit dan kredit.

Ketika debit dan kredit Anda tidak cocok, Anda mungkin memiliki kesalahan transposisi di tangan Anda. Kesalahan neraca percobaan menyebabkan ketidakakuratan pada neraca dan laporan laba rugi Anda.

Dokumen sumber tidak cocok dengan transaksi yang tercatat

Anda tahu bahwa Anda telah mengidentifikasi kesalahan transposisi saat ada perbedaan antara dokumen sumber dan transaksi di perangkat lunak akuntansi Anda, terutama jika perbedaannya habis dibagi sembilan.

Katakanlah Anda mencatat cek klien sebesar $560 di perangkat lunak akuntansi Anda, tetapi jumlah cek sebenarnya adalah $650. Cek dan laporan mutasi bank Anda akan menunjukkan $650, tetapi pembukuan Anda menunjukkan saldo lebih rendah $90.

Cara memperbaiki kesalahan transposisi

Pesan entri jurnal koreksi untuk mengoreksi kesalahan transposisi.

Bisnis menggunakan akuntansi entri ganda untuk mencatat transaksi. Untuk memperbaiki transaksi yang salah, Anda harus mencatat transaksi tambahan yang melibatkan akun yang sama. Anda akan melihat entri jurnal koreksi pada contoh di bawah ini.

Contoh kesalahan transposisi

Katakanlah saya seorang pegawai akuntansi di perusahaan Anda. Setelah liburan seminggu, saya kembali melihat tumpukan tagihan di meja saya yang harus segera saya proses. Dalam keadaan pingsan yang lelah, saya membuka perangkat lunak akuntansi dan mulai menagih tagihan. Saya menyelesaikannya secepat mungkin karena rekan kerja saya mengatakan ada donat bubuk di dapur. Di antara tagihan adalah tagihan energi sebesar $105.

Entri jurnal asli saya menunjukkan:

Akun Debit Kredit Beban Utilitas $150 Hutang Usaha $150

Setelah saya selesai memproses semua faktur, saya membuat laporan penuaan hutang untuk Anda tinjau. Sebagai pemilik bisnis yang rajin, Anda memeriksa pekerjaan saya sebelum membayar tagihan. Anda melihat tagihan energi mengatakan $105, tetapi laporan penuaan membaca $150. Saya melebih-lebihkan pengeluaran sebesar $45.

Anda menyampaikan kesalahan dan meminta saya untuk memperbaiki buku. Saya mencatat ayat jurnal koreksi berikut untuk mengurangi beban utilitas dan utang usaha sebesar $45.

Akun Debit Kredit Hutang Usaha $45 Beban Utilitas $45

Dalam contoh ini, entri jurnal koreksi saya membalik akun yang didebit dan dikreditkan. Jika saya telah mengecilkan biaya -- katakanlah saya mencatat tagihan kurang dari $105 -- saya akan menambahkan biaya utilitas dan hutang usaha.

2 cara untuk menghindari kesalahan transposisi

Ikuti tips berikut agar tidak membuat kesalahan transposisi.

1. Menyelesaikan rekonsiliasi bank bulanan

Rekonsiliasi bank membantu Anda mengidentifikasi kesalahan transposisi sebelum menyebabkan masalah lebih lanjut untuk bisnis Anda. Rekonsiliasi bank membandingkan catatan akuntansi Anda dengan laporan mutasi bank Anda. Selama proses, cocokkan setiap transaksi dengan dokumen sumber, seperti kuitansi dan faktur. Jika ada yang tidak beres, Anda mungkin mengalami kesalahan transposisi.

2. Sinkronkan rekening bank Anda dengan perangkat lunak akuntansi

Mengambil entri manual dari pembukuan dapat secara drastis mengurangi kemungkinan kesalahan transposisi. Langkah pertama yang baik adalah membiarkan software akuntansi dan rekening bank Anda berbicara satu sama lain.

Bisnis yang menggunakan metode akuntansi tunai dapat menghilangkan hampir semua transaksi manual dengan membuat perangkat lunak mereka secara otomatis mengimpor transaksi bank.

Tidak ada yang sempurna

Kesalahan adalah bagian dari kondisi manusia. Terapkan sistem untuk menangkap dan memperbaiki kesalahan dengan segera untuk menghindari lebih banyak masalah bagi Anda sendiri.