4 Pertimbangan Akuntansi Khusus untuk Firma Hukum

Firma hukum mengikuti aturan akuntansi khusus untuk memegang dana klien. Berikut adalah empat bidang akuntansi hukum yang perlu diketahui sebelum membuka firma hukum.

Saya tidak akan menjadi pengacara pembela yang hebat:Saya menangis ketika berdebat tentang hal-hal yang paling tidak penting. Tapi Anda bisa menyerahkan akuntansi firma hukum kepada saya.

Ikhtisar:Bagaimana akuntansi untuk firma hukum berbeda dari jenis akuntansi lainnya?

Firma hukum menyulap uang klien mereka lebih banyak daripada di sebagian besar industri. Akuntan hukum menghabiskan banyak waktu mereka untuk melacak uang yang diperoleh perusahaan dan apa yang perlu diberikan kepada klien, pengadilan, atau pihak ketiga.

Uang masuk ke firma hukum dari segala arah. Misalnya, firma hukum mungkin memperoleh pendapatannya melalui penyelesaian, di mana ia tidak pernah melihat sepeser pun langsung dari klien. Klien sering membayar biaya punggawa untuk memberikan waktu penasihat mereka untuk masalah hukum mereka. Metode pembayaran yang unik membuat akuntansi untuk firma hukum berbeda dari jenis akuntansi lainnya.

Pertimbangan khusus apa yang perlu diperhatikan oleh akuntan untuk firma hukum?

Shocker:Akuntansi hukum memiliki aturan atas wazoo. Tingkatkan keterampilan akuntansi 101 Anda sebelum mempelajari materi akuntansi 201 yang saya anggap sebagai materi.

1. Akun kepercayaan klien (CTA)

Uang apa pun yang dipegang bisnis Anda untuk klien dan belum diperoleh masuk ke akun kepercayaan klien (CTA). Anda dapat membuka CTA di bank yang menawarkan rekening bank bisnis.

Katakanlah klien Anda membayar Anda $ 20.000 di muka, mengetahui biaya pengacara akan jauh melebihi jumlah itu. Karena Anda belum mendapatkan $20.000, Anda harus memasukkannya ke dalam CTA. Banyak CTA mendapatkan bunga untuk keuntungan klien.

American Bar Association (ABA) mengatakan firma hukum paling sering membuka CTA:

• Untuk menahan pembayaran di muka biaya hukum
• Untuk menahan penyelesaian, dapat dibayarkan kepada klien atau pihak ketiga
• Untuk mengelola properti klien

Firma hukum bisa mendapat masalah ketika mereka menarik dana yang belum diterima dari CTA. Uang dalam CTA tidak langsung menjadi milik Anda -- Anda disebut fidusia, yang mengharuskan Anda menerapkan standar perawatan tertinggi dengan dana klien Anda. Anda hanya dapat memindahkan dana CTA ke akun operasi bisnis Anda setelah klien Anda menyetujui faktur.

Seperti setiap rekening bank, CTA datang dengan biaya layanan bank. Beberapa negara bagian mencegah firma hukum menyetor dana mereka sendiri ke CTA, jadi Anda akan membayarnya dari akun operasi Anda. Di negara bagian yang mengizinkannya, Anda akan menyetor cukup untuk menutupi biayanya. Anda bebas menagih klien untuk biaya yang dibayarkan perusahaan Anda.

Dana apa pun yang masuk ke CTA adalah kewajiban di neraca Anda karena itu adalah uang yang Anda pegang tetapi tidak Anda peroleh. Kita akan masuk ke pembukuan seluk beluk nanti.

2. Ketertarikan pada akun perwalian pengacara (IOLTA)

Bunga pada akun perwalian pengacara (IOLTA) adalah jenis CTA. Sementara CTA lain mendapatkan bunga untuk klien, IOLTA mengirimkan bunga ke program yang disponsori negara yang mendanai beasiswa sekolah hukum dan layanan hukum untuk orang miskin.

Merupakan kebiasaan untuk menggunakan IOLTA ketika Anda menyetor jumlah nominal yang akan menghasilkan sedikit atau tanpa bunga. Negara mengumpulkan dana dari IOLTA individu untuk menghasilkan pendapatan yang cukup untuk mendanai program publik. Anda akan menginginkan CTA tradisional berbunga untuk setoran besar atau dana yang Anda rencanakan untuk disimpan dalam jangka panjang.

Beberapa negara bagian mewajibkan firma hukum untuk menggunakan IOLTA dalam situasi tertentu, jadi tanyakan kepada asosiasi pengacara negara bagian Anda untuk mengetahui aturan untuk firma Anda.

Anda tidak dapat menggunakan dana IOLTA untuk membayar biaya bank. Jika bank tidak membebaskan atau menutupi biaya layanan bank IOLTA dengan pendapatan bunga, Anda harus menulis cek dari rekening operasional bisnis Anda. Sekali lagi, Anda dapat menagih klien untuk mengganti pengeluaran Anda.

Anda dapat menggunakan IOLTA yang sama untuk beberapa klien, tetapi Anda harus memiliki metode yang andal untuk melacak saldo berjalan setiap klien.

3. Biaya Retainer

Sebagian besar firma hukum menerima biaya punggawa yang menjamin ketersediaan pengacara untuk masalah hukum klien. Biaya retainer dibayar di muka dan biasanya berulang setiap bulan. Bagaimana Anda menghitung pengikut tergantung pada kesepakatan.

Pengikut sejati tidak dapat dikembalikan dan segera dihitung sebagai pendapatan bagi perusahaan. Anda tidak perlu memasukkan dana ke dalam CTA dan perlahan menariknya saat rekan kerja Anda bekerja keras. Ini semua milikmu dari lompatan.

Refund yang dapat dikembalikan -- di mana klien mungkin mendapatkan pengembalian dana untuk jam prabayar tetapi tidak bekerja selama bulan tersebut -- adalah apa yang disebut akuntan sebagai pendapatan yang belum diterima atau ditangguhkan. Biaya retainer masuk ke CTA, dan Anda dapat menariknya saat klien menyetujui faktur untuk layanan yang diberikan.

Perjanjian retainer bisa menjadi rumit, tetapi saya tidak perlu memberi tahu Anda itu. Faktor pembeda untuk akuntansi adalah apakah ada klausul kontinjensi atau pengembalian dana dalam kontrak retainer.

4. Kompensasi mitra

Struktur bisnis firma hukum standar adalah kemitraan tanggung jawab terbatas (LLP). Pemilik, yang disebut mitra, menikmati manfaat perpajakan pass-through di bawah perisai yang melindungi aset pribadi mereka dari kewajiban bisnis. Mitra dibayar secara berbeda dari karyawan.

Pengacara menggunakan istilah "mitra" lebih bebas daripada akuntan. Beberapa perusahaan mempromosikan pengacara ke gelar mitra tanpa menjadikan mereka pemilik bagian dalam bisnis. Dari perspektif akuntansi, mitra yang tidak memiliki ekuitas di perusahaan tetaplah seorang karyawan.

Perbedaan itu penting karena mitra ekuitas tidak dapat memperoleh gaji seperti karyawan. Mereka dikenai pajak berdasarkan bagian mereka dari pendapatan perusahaan dan membayar sendiri melalui undian pemilik. Beberapa mitra juga mendapatkan pembayaran yang dijamin untuk memastikan pendapatan yang stabil bahkan jika bisnis beroperasi dalam keadaan merugi.

Sebaliknya, karyawan mendapatkan upah, dan perusahaan harus memotong pajak gaji dari upah mereka. Mitra non-ekuitas harus dikenai pajak sebagai karyawan.

Praktik terbaik akuntansi untuk firma hukum

Ikuti tips berikut untuk memastikan kepatuhan dengan akuntansi firma hukum.

1. Jangan campurkan dana operasional dan CTA

Anda tidak diperbolehkan memiliki klien dan dana bisnis Anda di akun yang sama. Di industri lain, Anda diizinkan untuk menyimpan pembayaran di muka klien di akun operasi Anda dan menggunakan uang itu untuk mendanai proyek klien dan membayar sewa. Firma hukum tidak mendapatkan kemewahan itu.

Sangat menggoda untuk meminjam uang dari CTA, mengetahui bahwa sebagian uang di sana akan segera menjadi milik Anda. Jangan lakukan itu:Anda dapat diberhentikan, tidak dapat menjalankan praktik hukum.

Percepat faktur untuk menghindari masalah arus kas saat Anda membelanjakan uang atas nama klien Anda tanpa mendapatkannya kembali dari mereka.

2. Melatih pemegang buku dalam akuntansi firma hukum

Pastikan staf pembukuan Anda mengetahui prosedur akuntansi firma hukum. Lisensi bar Anda dipertaruhkan setiap kali perusahaan Anda memindahkan dana klien secara tidak benar, meskipun Anda tidak melakukannya.

3. Siapkan akun aset dan kewajiban untuk CTA Anda

Anda perlu membuat dua akun untuk setiap CTA. Asetnya adalah rekening bank -- sama seperti rekening kas Anda -- dan kewajiban mengakui bahwa saldo rekening bank bukan milik bisnis Anda. Jumlah aset dan liabilitas harus selalu cocok, sehingga tidak berdampak pada laporan keuangan Anda.

Setiap kali Anda menyetor uang ke CTA, catat entri ini dalam perangkat lunak akuntansi Anda:

Akun Debit Kredit Rekening Bank Perwalian $XXX Tanggung Jawab Kepercayaan Klien $XXX

Untuk mengenali pendapatan dan memindahkan dana CTA ke dalam bisnis Anda:

Akun Debit Kredit Tanggung Jawab Kepercayaan Klien $XXX Rekening Bank Perwalian $XXX Uang Tunai $XXX Pendapatan $XXX

Jangan abaikan masalah ini

Firma hukum perlu meluangkan waktu ekstra untuk menyiapkan perangkat lunak akuntansi mereka sebelum membuka bisnis. Untuk memastikan Anda menyiapkan pelacakan CTA dan pembayaran retainer dengan benar, libatkan akuntan hukum.

Pengadilan diberhentikan. Bawa lobster yang menari.