ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Manajemen keuangan >> Akuntansi

Menggunakan Faktur Pro Forma:Panduan Bisnis Kecil

Faktur pro forma sama sekali bukan faktur melainkan perjanjian penjualan informal antara Anda dan pelanggan. Pelajari apa itu faktur pro forma dan manfaat menggunakannya.

Jika Anda belum pernah mendengar tentang faktur pro forma, Anda tidak sendirian. Pro forma adalah istilah Latin yang berarti "sebagai bentuk," dan itu diberikan kepada pelanggan Anda sebagai rasa hormat dan bukan sebagai dokumen yang mengikat. Dalam kebanyakan kasus, faktur pro forma berada di antara penawaran dan faktur yang telah selesai dan digunakan untuk memberi tahu pelanggan tentang biaya akhir barang dan jasa.

Ikhtisar:Apa itu faktur pro forma?

Faktur pro forma bukanlah faktur sama sekali, melainkan pendahuluan untuk menulis faktur. Bisnis menggunakan faktur pro forma saat memberikan perkiraan atau penawaran harga untuk barang atau jasa kepada pelanggan mereka, dan faktur tersebut berfungsi untuk memberi tahu pelanggan Anda tentang biaya akhir transaksi penjualan.

Faktur pro forma, saat digunakan, selalu dikirim ke pelanggan Anda sebelum barang dan jasa dikirimkan. Mereka dapat sangat berguna untuk bisnis yang mengirimkan produk secara global karena mereka memberikan rincian yang mereka butuhkan kepada petugas bea cukai mengenai jenis barang yang disertakan dalam pengiriman, jumlah, harga, berat, dan spesifikasi lainnya.

Sebagian besar aplikasi perangkat lunak akuntansi dapat membuat faktur pro forma, tetapi seperti dalam akuntansi manual, informasi yang diberikan pada faktur pro forma tidak pernah dicatat dalam buku besar sampai menjadi faktur reguler untuk layanan yang diberikan atau barang yang dipasok.

Faktur pro forma vs. faktur biasa:Apa bedanya?

Ada banyak kesamaan antara faktur pro forma dan faktur biasa. Keduanya memberikan detail seperti jumlah barang yang terjual, biaya unit, dan biaya akhir, serta informasi pengiriman.

Tetapi ada banyak perbedaan antara faktur pro forma dan faktur biasa karena ada kesamaan, dimulai dengan kedudukan hukumnya. Faktur pro forma dapat dikirim sebagai rasa hormat tetapi bukan merupakan perjanjian yang mengikat antara pembeli dan penjual, sedangkan faktur biasa melakukannya.

Faktur Pro forma: Faktur Standar: Adalah dokumen tidak mengikat yang dikirim hanya untuk tujuan informasi Merupakan dokumen pengikat yang wajib dibayar oleh pembeli Selalu dikirim sebelum barang dan jasa diterima Dikirim setelah barang dan jasa yang dibeli telah diterima Persyaratan dan harga akhir dapat dinegosiasikan Tidak bisa ditawar Tidak tercatat dalam sistem akuntansi Dimasukkan ke dalam sistem akuntansi saat dikeluarkan Berlaku untuk waktu yang terbatas Tetap berlaku sampai persyaratan dipenuhi

3 manfaat menggunakan faktur pro forma

Meskipun beberapa pemilik bisnis mungkin menganggap pembuatan dan pengiriman faktur pro forma tidak perlu, ada beberapa manfaat menggunakan jenis faktur ini.

1. Mereka memberikan detail yang relevan sebelum pengiriman

Faktur pro forma memberi pelanggan Anda banyak perincian yang akan ditemukan pada faktur akhir, termasuk perincian semua barang yang dipesan dan biayanya. Semua persyaratan penjualan yang relevan juga harus disertakan.

Anda tidak perlu menambahkan persyaratan akhir seperti tanggal jatuh tempo atau nomor faktur hingga faktur akhir dibuat. Selain itu, faktur pro forma dapat digunakan untuk memberi tahu pelanggan tentang perkiraan tanggal pengiriman.

2. Memberikan tingkat komitmen dari pembeli dan penjual

Meskipun tidak mengikat, faktur pro forma menunjukkan tingkat komitmen informal baik dari pembeli maupun penjual. Faktur pro forma juga dapat berfungsi ganda sebagai penawaran atau pesanan pembelian untuk pelanggan Anda, yang dalam banyak kasus mungkin merupakan keharusan bagi mereka untuk mendapatkan persetujuan penjualan dan faktur akhir dibayar.

3. Dapat berfungsi sebagai alat negosiasi

Karena faktur pro forma menyediakan semua informasi penjualan yang relevan, itu juga memberikan kesempatan bagi pembeli dan penjual untuk membuat perubahan apa pun. Meskipun hal ini terbukti lebih bermanfaat bagi pelanggan Anda, hal ini juga dapat membantu membangun loyalitas pelanggan dalam jangka panjang.

Contoh pro forma invoice

Faktur pro forma akan memiliki hampir semua detail yang sama dengan faktur biasa kecuali nomor faktur. Faktur pro forma juga dapat menampilkan informasi pengiriman untuk memastikan bahwa pengiriman dapat menyelesaikan bea cukai dengan lancar (perangkat lunak faktur dapat membantu dalam hal ini).

Perhatikan bahwa faktur pro forma tidak dianggap sebagai tagihan pro forma, juga tidak menawarkan persyaratan pro forma atau opsi pembayaran pro forma karena dirancang untuk digunakan hanya untuk tujuan informasi. Hanya faktur biasa yang harus menyertakan item ini.

Kesempatan lain ketika faktur pro forma mungkin berguna adalah ketika Anda menjual barang kepada pelanggan Anda secara konsinyasi. Contoh di bawah ini menggambarkan bagaimana faktur pro forma dapat digunakan untuk penjualan konsinyasi.

Setelah nomor konsinyasi diselesaikan, faktur reguler akan dikirim untuk pembayaran setiap item yang terjual.

Kapan Anda harus menggunakan faktur pro forma daripada faktur biasa

Faktur pro forma tidak pernah menggantikan faktur biasa tetapi digunakan sebagai tambahan untuk faktur biasa. Faktur pro forma tidak diperlukan untuk semua penjualan tetapi dapat membantu dalam keadaan tertentu.

Jika tagihan penjualan sementara diperlukan

Faktur pro forma memberi pelanggan Anda akun terperinci tentang penjualan sebelum finalisasi. Informasi ini dapat berharga -- atau terkadang bahkan diperlukan -- bagi pelanggan Anda.

Misalnya, jika Anda menjual ke lembaga pemerintah mana pun, faktur pro forma akan memberi mereka detail penjualan yang mereka perlukan agar penjualan akhir disetujui. Faktur pro forma juga memberi pelanggan Anda gambaran terakhir tentang persyaratan penjualan, termasuk penetapan harga dan persyaratan pembayaran, yang memberikan kesempatan untuk membuat perubahan atau penyesuaian di menit-menit terakhir pada pesanan.

Untuk tujuan pengiriman internasional

Salah satu kegunaan yang paling menguntungkan dari pro forma invoice adalah untuk pengiriman internasional. Karena faktur pro forma berisi semua perincian yang diperlukan untuk mempercepat kliring bea cukai, banyak bisnis menggunakan faktur ini dengan pengiriman internasional. Ini memberi pelanggan mereka faktur standar setelah produk disetujui pelanggan dan telah diterima.

Saat menjual barang secara konsinyasi

Menjual secara konsinyasi selalu merupakan bisnis yang rumit karena Anda hanya dapat menagih barang yang telah terjual. Saat itulah faktur pro forma berguna. Faktur pro forma memungkinkan Anda untuk mengirim semacam faktur awal kepada pelanggan yang merinci item yang dikirim, memungkinkan Anda untuk kemudian memberi mereka faktur reguler setelah barang terjual.

Faktur pro forma dapat berguna

Tidak semua bisnis perlu menggunakan faktur pro forma. Misalnya, jika Anda memberikan layanan kebersihan kepada pelanggan, kemungkinan Anda maupun pemegang buku tidak perlu menyiapkan faktur pro forma untuk pelanggan Anda.

Namun, bagi mereka yang menjual ke luar negeri, secara konsinyasi, atau ke bisnis yang memerlukan perjanjian yang lebih formal sebelum menyelesaikan penjualan, mengetahui cara membuat faktur pro forma adalah suatu keharusan.


Akuntansi

Akuntansi