Cara Menulis Faktur:Panduan Langkah-demi-Langkah

Menulis faktur mungkin sulit untuk dikuasai oleh pemilik bisnis pemula, tetapi hanya beberapa langkah cepat akan membuatnya tampak seperti itu jauh lebih mudah. Berikut adalah lima langkah The Ascent untuk menulis faktur yang bagus.

Anda mungkin menerimanya secara berkala sepanjang hidup Anda, tidak terlalu memperhatikan dokumen itu sendiri. Namun jika Anda adalah pemilik bisnis, pekerja lepas, atau pemilik tunggal, Anda harus dapat membuat faktur jika ingin menerima pembayaran.

Kabar baiknya adalah menulis faktur menggunakan perangkat lunak itu mudah, dan banyak aplikasi perangkat lunak akuntansi terbaik telah membuatnya lebih mudah dengan templat faktur dan penyesuaian yang disertakan dalam produk mereka.

Ada lima langkah mudah untuk membuat faktur, tetapi penting bahwa setiap langkah diselesaikan dengan benar. Melewatkan satu langkah, seperti mengisi tanggal jatuh tempo, dapat mengakibatkan pembayaran tertunda, dan memasukkan informasi pengiriman uang yang salah dapat mengakibatkan pembayaran dikirim ke alamat yang salah atau disetorkan ke rekening bank yang salah.

Selayang pandang:Cara menulis dan mengirim faktur pertama Anda

• Langkah 1: Personalisasi faktur untuk mencerminkan bisnis Anda.
• Langkah 2: Isi semua informasi pelanggan yang diperlukan.
• Langkah 3: Tetapkan persyaratan dan isi tanggal jatuh tempo.
• Langkah 4: Jelaskan untuk apa faktur tersebut.
• Langkah 5: Sertakan informasi pengiriman uang atau tautan untuk membayar secara online.

Dasar-dasar faktur:Apa yang perlu Anda ketahui

Selamat memiliki bisnis sendiri! Ini adalah langkah besar, dan hari-hari Anda kemungkinan akan dipenuhi dengan tantangan dan penghargaan.

Kabar baiknya adalah bahwa ada sejumlah besar sumber daya yang tersedia untuk Anda sebagai pemilik bisnis. Anda mungkin sudah memutuskan nama dan struktur hukum untuk bisnis Anda. Jadi, apa hal selanjutnya yang harus Anda lakukan?

Jika Anda ingin dibayar, (dan siapa yang tidak?), Anda harus belajar cara menulis faktur. Jika Anda sudah terbiasa dengan proses pembuatan faktur, itu bagus. Tetapi jika Anda tidak tahu apa-apa tentang membuat faktur, atau hanya ingin penyegaran, silakan lanjutkan membaca.

Bagi mereka yang tidak tahu persis apa itu faktur, itu hanyalah cara untuk mengumpulkan uang yang terutang untuk bisnis Anda. Setiap kali Anda menjual suatu barang, baik itu topi baseball atau anting-anting, dan Anda tidak menagih pembayaran untuk barang-barang tersebut pada saat penjualan, Anda harus membuat faktur.

Hal yang sama berlaku untuk memberikan layanan, apakah itu memperbaiki pipa yang rusak atau menyiapkan laporan profesional untuk klien. Apa pun bisnis Anda, apakah Anda menjual produk atau layanan, jika Anda bersedia menerima pembayaran untuk item atau layanan tersebut di kemudian hari, Anda perlu membuat faktur.

Cara menulis dan mengirim faktur dengan benar

Perangkat lunak akuntansi Anda adalah tempat paling mungkin Anda akan membuat faktur. Jika saat ini Anda tidak menggunakan perangkat lunak akuntansi, saya sangat menyarankan Anda melakukannya.

Namun, dalam keadaan darurat, ada juga banyak templat faktur yang dapat Anda unduh dari internet atau dari aplikasi seperti Microsoft Word yang akan membantu Anda memulai menagih pelanggan Anda. Bagaimanapun, informasi yang sama akan diperlukan untuk membuat faktur yang tepat.

Inilah yang Anda perlukan, dalam lima langkah mudah.

Langkah 1:Personalisasi faktur

Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, atau sedang mencari perangkat lunak untuk bisnis Anda, kemungkinan besar Anda akan menyiapkan faktur untuk menggunakannya. Sebagian besar aplikasi perangkat lunak akuntansi di pasaran saat ini menyediakan kemampuan pembuatan faktur yang sangat baik dengan opsi untuk menyesuaikan faktur sesuai keinginan Anda.

Dalam kebanyakan kasus, informasi bisnis yang Anda masukkan ke dalam perangkat lunak Anda seperti nama bisnis, alamat, nomor telepon, dan alamat email akan secara otomatis mengisi setiap faktur yang Anda buat.

Tetapi banyak aplikasi perangkat lunak akuntansi mengambil langkah lebih jauh, memberi Anda opsi untuk menyesuaikan faktur dengan menambahkan logo bisnis, garis tag, atau skema warna. Meskipun bukan keharusan, menyesuaikan faktur agar lebih mencerminkan bisnis Anda akan membuatnya lebih dikenal oleh pelanggan, dan dapat membantu Anda menerima pembayaran sedikit lebih cepat.

Langkah 2:Isi detail pelanggan

Salah satu hal terpenting yang ingin Anda lakukan adalah mengelola pelanggan atau klien Anda dengan benar. Jika Anda adalah toko suvenir kecil, mengelola pelanggan dengan benar berarti memiliki cara untuk berkomunikasi dengan mereka tentang penjualan dan promosi atau kampanye lainnya.

Hal yang sama berlaku untuk bisnis jasa, dengan intinya adalah jika Anda memberikan kredit kepada pelanggan Anda, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki informasi yang sesuai untuk pelanggan tersebut, termasuk alamat surat, alamat email, dan titik kontak yang akurat.

Memiliki alamat surat yang tidak lengkap atau alamat email yang salah dapat menunda pemrosesan pembayaran selama berminggu-minggu. Anda juga ingin menetapkan nomor khusus untuk setiap faktur yang Anda buat, tetapi ini biasanya diselesaikan secara otomatis oleh perangkat lunak akuntansi Anda.

Langkah 3:Tetapkan persyaratan dan tanggal jatuh tempo faktur

Menetapkan persyaratan kepada pelanggan Anda berarti Anda menentukan berapa lama mereka harus membayar. Dalam banyak kasus, Net 30 adalah istilah default, artinya pelanggan atau klien Anda memiliki waktu 30 hari sejak tanggal faktur untuk membayar Anda.

Jika mereka tidak membayar sebelum 30 hari habis, Anda dapat menerapkan biaya keterlambatan ke jumlah yang telah jatuh tempo. Untuk pelanggan baru, Anda mungkin ingin menggunakan Telah Diterima sebagai jangka waktu pembayaran Anda, yang berarti bahwa faktur akan jatuh tempo segera setelah diterima. Net 10 istilah juga umum, tetapi tetap terserah Anda sebagai pemilik bisnis untuk menentukan persyaratan apa yang harus diterapkan pada pelanggan apa.

Langkah 4:Jelaskan untuk apa faktur itu

Jika Anda menjual produk, Anda akan menambahkan deskripsi produk, serta jumlah dan harga per item.

Jika Anda menjual layanan, Anda mungkin ingin menyertakan deskripsi terperinci tentang layanan yang diberikan, dan apa yang diterima klien sebagai imbalannya. Jika, seperti faktur di atas, Anda membuat laporan khusus, informasi tersebut harus ditampilkan dengan benar di faktur.

Jika Anda menagih untuk jam kerja, Anda mungkin ingin menggunakan gaya faktur yang mencerminkan informasi tersebut.

Langkah 5:Tambahkan informasi pengiriman uang atau tautan pembayaran online

Setelah faktur Anda selesai, Anda dapat mencetaknya dan mengirimkannya ke pelanggan Anda, atau mengirim email faktur secara langsung. Sebagian besar aplikasi perangkat lunak akuntansi juga menawarkan pilihan untuk menyertakan opsi pembayaran online, yang memungkinkan pelanggan Anda membayar dengan cepat dan mudah dengan kartu kredit atau transfer ACH langsung dari faktur.

Meskipun Anda harus membayar biaya layanan jika memilih untuk menerima pembayaran online, keuntungan sebenarnya adalah Anda kemungkinan akan dibayar lebih cepat.

Namun, jika Anda memilih untuk dibayar dengan cara yang lebih tradisional, pastikan informasi pengiriman uang Anda akurat di faktur sehingga pelanggan Anda tahu ke mana harus mengirim pembayaran mereka.

Perlu template faktur?

Meskipun ada banyak template faktur yang dapat digunakan untuk menagih pelanggan, Anda akan lebih mampu mengelola seluruh bisnis dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi.

Ada banyak sekali aplikasi yang tersedia. Beberapa favorit kami, Wave Accounting, Xero, dan QuickBooks Online, menawarkan kemampuan pembuatan faktur yang hebat, serta opsi untuk menyesuaikan faktur Anda.

Faktur lebih baik, dapatkan pembayaran lebih cepat

Faktur tetap menjadi komponen kunci untuk mengelola bisnis Anda. Pemilik usaha kecil, khususnya, ingin memastikan bahwa mereka menagih segera dan benar karena semakin cepat Anda mengirimkan faktur, semakin cepat Anda akan dibayar.