Penyimpanan Dokumen:Panduan Bisnis Kecil

Pemilik usaha kecil tidak pernah tahu kapan mereka akan membutuhkan informasi penting, seperti laporan keuangan atau asuransi aturan. Inilah cara mengembangkan kebijakan penyimpanan dokumen yang tepat.

Sebagai pemilik usaha kecil, ada banyak situasi tak terduga yang mungkin tiba-tiba Anda alami:menjalani audit IRS, menanggapi keluhan Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) yang diajukan oleh karyawan sebelumnya atau saat ini, berurusan dengan vendor yang mendesak Anda tidak melakukan pembayaran, atau menyelesaikan klaim kompensasi pekerja.

Dalam setiap kasus ini, Anda akan diminta untuk memberikan catatan bisnis untuk menunjukkan dengan tepat apa yang Anda lakukan atau tidak lakukan. Jika Anda tidak bisa, Anda bisa dengan mudah menghadapi denda yang besar dan kuat atau hukuman lainnya. Itulah mengapa sangat penting untuk membuat dan memelihara kebijakan penyimpanan dokumen.

Ringkasan:Apa itu penyimpanan dokumen?

Retensi dokumen adalah proses dimana catatan yang diperlukan untuk operasi bisnis yang sedang berlangsung diidentifikasi dan dipelihara. Kebijakan penyimpanan dokumen memberikan panduan untuk peninjauan, penyimpanan yang aman, dan pemusnahan arsip yang tidak diperlukan secara berkala.

Catatan Anda umumnya akan masuk ke dalam kategori berikut:

• Dokumen bisnis : Kontrak, hipotek, akta, dan korespondensi umum
• Catatan keuangan: Laporan keuangan, laporan pengeluaran, audit keuangan, dan cek yang dibatalkan
• Catatan personel: Lamaran karyawan, penilaian kinerja, tunjangan kesehatan, dan surat pemutusan hubungan kerja
• Catatan pajak: Catatan IRS dan pengembalian pajak negara bagian, pengembalian pajak penjualan, pengembalian pajak gaji, dan pengembalian/informasi pensiun
• Pembelian dan penjualan: Kontrak penjualan, faktur penjualan, permintaan, dan pesanan pembelian
• Pengiriman dan penerimaan: Tagihan kargo, laporan pengiriman dan penerimaan, manifes, dan tagihan muatan
• Dokumen asuransi: Polis asuransi, laporan kecelakaan dan keselamatan, klaim penyelesaian, dan klaim kecacatan kelompok

Jumlah dokumen dan catatan digital yang dihasilkan akan berlipat ganda seiring waktu saat Anda menambahkan lebih banyak pelanggan, karyawan, produk, dan vendor.

Sistem manajemen dokumen yang efektif akan memungkinkan Anda menyimpan dan mengakses arsip secara efisien, mengurangi biaya produksi dokumen selama kasus hukum, dan mengikuti semua undang-undang untuk pelestarian arsip tertentu.

Selain itu, jika satu atau beberapa situasi dalam daftar periksa manajemen arsip di bawah terdengar familiar, Anda pasti perlu menyiapkan sistem penyimpanan dan manajemen dokumen sesegera mungkin.

Sementara kebijakan penyimpanan dokumen akan membantu operasi bisnis internal Anda, itu juga dapat membantu secara eksternal. Misalnya, pelanggan ingin mengetahui bahwa data mereka disimpan dengan aman, jadi Anda dapat menyoroti keamanan dan pemeliharaan catatan Anda sebagai bagian dari pemasaran situs web Anda.

Cara membuat dan menerapkan kebijakan penyimpanan dokumen

Membuat dan menggunakan kebijakan penyimpanan dokumen Anda bukanlah upaya satu kali -- ini adalah aktivitas berkelanjutan. Ini bukan bagian dari aktivitas lini depan (mungkin lebih menarik) yang mungkin lebih Anda fokuskan, seperti penjualan dan layanan pelanggan, jadi mungkin membantu, saat Anda mengerjakan langkah-langkah di bawah ini, untuk menggunakan salah satu aplikasi produktivitas terbaik tersedia untuk membantu menjaga pencatatan Anda tetap pada jalurnya.

Langkah 1:Inventarisasi semua dokumen bisnis

Pertama, Anda perlu membuat katalog secara komprehensif semua dokumen yang ada untuk melihat dengan tepat apa yang Anda miliki serta jumlah arsip fisik dan digital yang Anda tangani.

Tips untuk menginventarisasi semua dokumen bisnis

Strategi kunci dengan inventaris dokumen awal Anda adalah menjadi metodis. Dan sementara Anda mungkin tahu -- atau berpikir Anda tahu! -- jika semua relevansinya, Anda perlu berbicara dengan semua karyawan Anda untuk menemukan penyimpanan fisik dan digital formal atau informal lainnya yang mungkin tidak Anda ketahui.

• Dokumentasikan inventaris Anda yang ada: Gunakan formulir pelaporan inventaris untuk mencatat di mana dokumen yang ada berada. Meskipun Anda dapat menggunakan formulir cetak untuk ini, pertimbangkan untuk melakukannya secara digital, mungkin menggunakan salah satu aplikasi organisasi terbaik, sehingga Anda dapat membuat catatan elektronik saat digunakan.
• Kategorikan kepentingan: Selama inventaris awal Anda, juga kategorikan dokumen sebagai catatan umum (operasi bisnis sehari-hari), catatan vital (diperlukan setelah keadaan darurat untuk mempertahankan operasi bisnis), catatan arsip (dokumen nilai historis), atau bukan catatan (pribadi catatan, surat sampah, salinan duplikat) -- karena itu akan membantu menentukan jadwal penyimpanan Anda.

Langkah 2:Tetapkan jadwal retensi

Meskipun sebuah dokumen mungkin relevan pada satu titik waktu, itu tidak berarti akan selalu relevan. Dengan beberapa pengecualian -- akta, paten, laporan auditor, dan catatan keuangan tahunan -- hampir setiap dokumen memiliki masa pakai terbatas, biasanya tidak lebih dari 10 tahun.

Kiat untuk menetapkan jadwal retensi

Menyimpan catatan lebih lama dari yang diperlukan berpotensi menimbulkan kewajiban hukum bagi bisnis Anda. Misalnya, proses penemuan selama proses pengadilan dapat menemukan informasi tambahan yang merusak dalam catatan Anda yang seharusnya sudah dihapus.

Plus, Anda tidak ingin bertanggung jawab atas informasi rahasia pelanggan yang diakses yang juga seharusnya dihancurkan. Itulah mengapa menetapkan jadwal penyimpanan dokumen yang jelas adalah tulang punggung kebijakan manajemen dokumen Anda.

• Pedoman penelitian yang berlaku: Tidak ada jadwal retensi yang cocok untuk semua bisnis. Sebagai gantinya, Anda harus meneliti pedoman lokal, negara bagian, federal, dan khusus industri untuk memastikan Anda mematuhinya.
• Simpan catatan IRS: Apa pun yang terjadi, Anda ingin menyimpan semua dokumen terkait pajak dan IRS selama minimal tujuh tahun.

Langkah 3:Simpan catatan dengan aman

Penyimpanan dokumen yang efektif sangat penting untuk melestarikan catatan serta memastikan akses ke dokumen tersebut jika diperlukan secara tepat waktu.

Itu mencakup semuanya, mulai dari mengunci lemari arsip dan ruang penyimpanan di bisnis Anda, hingga menggunakan "laci aman" sebagai bagian dari pengelolaan situs web Anda, hingga opsi di luar kantor lainnya.

Kiat untuk menyimpan catatan dengan aman

Dokumen digital membutuhkan ruang penyimpanan yang lebih sedikit daripada dokumen fisik. Di sisi lain, Anda mungkin memiliki kertas warisan atau dokumen tanda tangan basah yang ingin Anda simpan sebagai salinan cetak.

• Gunakan penyimpanan di luar kantor: Menggunakan bisnis Anda sebagai lokasi penyimpanan dokumen utama bermasalah karena kemungkinan tidak akan dirancang secara optimal untuk menahan gangguan manusia atau bencana alam. Sebagai gantinya, lihat penyimpanan fisik di luar lokasi yang menawarkan peningkatan keamanan serta perlindungan terhadap badai, kebakaran, banjir, dan gempa bumi.
• Gunakan pusat data: Pertimbangkan untuk menggunakan pusat data pihak ketiga untuk cadangan, atau bahkan penyimpanan utama catatan elektronik Anda. Pusat data komersial dirancang agar aman dari berbagai ancaman, termasuk peretasan komputer dan bencana alam, dan juga dapat meningkatkan kecepatan unggah saat mentransfer data dalam jumlah besar.

Langkah 4:Bersihkan dokumen setiap tahun

Sama seperti Anda perlu menyimpan dokumen bisnis yang diperlukan, Anda juga perlu memusnahkannya sesuai dengan jadwal penyimpanan Anda. Itu akan menekan biaya penyimpanan dan mengurangi kemungkinan data bisnis dan pelanggan diakses secara ilegal atau tidak tepat.

Tips untuk membersihkan dokumen setiap tahun

Minimalkan kemungkinan masalah hukum di masa mendatang dengan mendokumentasikan prosedur lacak balak secara eksplisit saat menghancurkan dokumen kertas dan file elektronik.

• Gunakan layanan penghancur kertas: Alih-alih menyerahkan pemusnahan dokumen kepada pegawai magang atau orang lain yang menarik perhatian, perusahaan penghancur kertas pihak ketiga dapat dengan aman menangani hal ini untuk Anda. Anda mungkin perlu mengirimkan materi kepada mereka, atau mereka mungkin dapat melakukannya di lokasi.
• Pastikan kepatuhan Asosiasi Nasional untuk Penghancuran Informasi (NAID): Pastikan proses pemusnahan dokumen dari vendor pihak ketiga sesuai dengan protokol NAID untuk memastikan keamanan materi rahasia di seluruh proses. Ini termasuk transportasi dan penyimpanan material sebelum dimusnahkan serta pembuangan material secara bertanggung jawab setelah proses selesai.

Langkah 5:Edukasi karyawan tentang kebijakan retensi

Bahkan kebijakan penyimpanan dokumen terbaik tidak akan memiliki efek positif bersih jika tidak ada karyawan Anda yang mengetahuinya. Itulah mengapa menggunakan strategi komunikasi yang efektif akan menjadi kuncinya, terutama karena kebijakan tersebut diperbarui dari waktu ke waktu.

Kiat untuk mendidik karyawan tentang kebijakan penyimpanan dokumen

Kebijakan penyimpanan dokumen Anda juga tidak akan terlalu efektif jika hanya ada cetakannya di binder tiga cincin yang ada di rak paling atas di lemari penyimpanan yang jarang digunakan. Alih-alih, sediakan secara online agar mudah diakses oleh karyawan Anda.

• Masukkan ke dalam orientasi: Sertakan pelatihan tentang pedoman penyimpanan dokumen Anda sebagai bagian dari proses orientasi karyawan untuk memastikan karyawan baru mengetahui tanggung jawab mereka sejak hari pertama.
• Adakan pelatihan tahunan: Sama seperti Anda (harus) mengikuti pelatihan pelecehan seksual tahunan, mintalah karyawan Anda menyelesaikan kursus penyegaran tahunan tentang kebijakan penyimpanan dokumen. Anda bahkan dapat menawarkan ini secara online untuk meminimalkan gangguan pada operasi sehari-hari.

Mulai proses penyimpanan dokumen hari ini

Jangan menunggu sampai peristiwa penting terjadi -- audit IRS, bencana alam, atau tuntutan hukum -- untuk menyadari bahwa Anda memerlukan jadwal penyimpanan catatan yang kuat. Sebagai gantinya, mulailah proses yang diuraikan di atas untuk mengembangkan kebijakan penyimpanan dokumen Anda sekarang.

Tentu, Anda harus memasukkan biaya ke dalam anggaran bisnis Anda, tetapi dalam jangka panjang, itu pasti akan membayar sendiri -- dan lebih banyak lagi! -- dengan menghemat waktu dan uang Anda.