Biaya Penjualan SaaS dan Akuntansi Cloud Computing:Panduan Ahli untuk 2021

Software as a service (SaaS) adalah model penjualan perangkat lunak yang tumbuh paling cepat, tetapi kompleksitas akuntansi dapat menimbulkan tantangan. Banyak tantangan muncul dari bagaimana penyedia SaaS memberikan layanan mereka:Kerumitan langganan dapat membuat sulit untuk menguraikan secara tepat bagaimana menerapkan aturan akuntansi, pajak Penjualan, perpanjangan kontrak, komisi dan variabel lainnya.

Tim keuangan perlu mengungkap rincian akuntansi SaaS untuk memastikan mereka melaporkan dan memperkirakan dengan benar — belum lagi tetap mematuhi peraturan Dewan Standar Akuntansi Keuangan (FASB) dan Standar Pelaporan Keuangan Internasional (IFRS) dan undang-undang pajak yang relevan.

Apa itu Akuntansi SaaS?

Pertumbuhan industri bertepatan dengan perubahan akuntansi SaaS yang signifikan. Di antara yang terbaru — dan berdampak — adalah ASC 606 dan IFRS 15.

ASC 606 FASB:Pendapatan dari Kontrak dengan Pelanggan menggantikan aturan di ASC 605:Pengakuan Pendapatan, sementara IFRS juga mengubah panduannya untuk mencocokkan aturan FASB lebih dekat (tetapi tidak persis) dengan IFRS 15:Pendapatan dari Kontrak dengan Pelanggan. Dalam kedua kasus, aturan menyatakan bahwa persentase yang signifikan dari pendapatan dan pengeluaran perusahaan SaaS harus diakui selama masa berlangganan layanan daripada saat diterima atau dikeluarkan.

Itu telah menciptakan standar global — meskipun kompleks — seperangkat aturan untuk akuntansi SaaS yang berlaku untuk perusahaan jika mereka memenuhi kriteria tertentu, yaitu:

• Perusahaan mempertahankan kepemilikan tunggal dari perangkat lunak , dan pelanggan tidak memiliki hak kontraktual untuk memiliki perangkat lunak, tidak seperti ketika melisensikan atau membeli perangkat lunak.
• pelanggan mungkin tidak menjalankan perangkat lunak pada perangkat keras mereka sendiri atau pihak ketiga.
• perusahaan karyawan mengelola layanan SaaS , dan penyerahan kewajiban pelaksanaan tidak dapat dilakukan oleh pelanggan atau pihak ketiga.

Sebagian besar penyedia SaaS memenuhi ketiga kriteria, membuat aturan akuntansi khusus yang berlaku luas untuk pasar ini.

Tantangan Umum Akuntansi SaaS

Bahkan dengan kerangka kuat yang disediakan oleh aturan FASB dan IFRS untuk mengakui pendapatan dan beban, Penyedia SaaS menghadapi rintangan akuntansi tambahan. Tantangan ini dapat menyebabkan masalah pelaporan keuangan yang signifikan; risiko ketidakpatuhan dengan negara, pajak federal dan internasional serta peraturan dan regulasi lainnya; dan menentukan angka-angka seperti nilai seumur hidup pelanggan (CLV), tugas yang kompleks untuk tim keuangan.

Mari kita lihat tiga area tantangan akuntansi SaaS tertentu.

Mengetahui kapan harus mengakui pendapatan

Tantangan paling umum — dan signifikan — bagi perusahaan SaaS adalah mengetahui kapan harus mengakui pendapatan. Karena pelanggan tidak pernah "memperoleh kendali" atas barang atau jasa, aturan umum pengakuan pendapatan tidak berlaku. Sebagai gantinya, Aturan FASB mengharuskan perusahaan SaaS untuk mengakui sebagian besar pendapatan mereka selama masa kontrak dalam banyak kasus. Itu benar apakah penyedia SaaS menerima seluruh saldo untuk layanan di muka atau menggunakan mingguan, bulanan, model berlangganan triwulanan atau tahunan.

Mengetahui cara mengelola pengeluaran

Penyedia SaaS juga harus menyebarkan banyak pengeluaran mereka selama masa kontrak atau perkiraan masa pakai hubungan pelanggan. Mengetahui biaya mana yang harus diamortisasi oleh bisnis dan mana yang dapat segera diakui adalah penting. Seperti pendapatan, bisnis SaaS harus mengakui pengeluaran tertentu pada waktu tertentu.

Memungut pajak penjualan

Mengelola pajak penjualan adalah tantangan signifikan lainnya bagi penyedia SaaS, yang sering memiliki tenaga kerja jarak jauh dan operasi serta penjualan yang mencakup banyak negara bagian. Meskipun perusahaan SaaS tidak selalu diwajibkan untuk memungut pajak penjualan atas layanan mereka, beberapa negara bagian melakukan perangkat lunak pajak di beberapa atau semua kategori layanan. Perusahaan SaaS bertanggung jawab atas aturan pajak penjualan di negara bagian tempat mereka memiliki nexus.

Cara Menangani Pajak SaaS

Penyedia SaaS memerlukan beberapa pengetahuan akuntansi khusus untuk menghindari kesalahan yang mahal. Perpajakan adalah salah satu bidang yang paling kompleks dan memiliki potensi hukuman yang signifikan.

Perusahaan SaaS dan Pajak Penjualan

Kurangnya perangkat lunak fisik dan sifat berbasis web perusahaan SaaS membuat mengetahui kapan harus mengumpulkan pajak penjualan menjadi masalah yang rumit. Beberapa negara bagian, seperti Arizona dan New York, memperlakukan SaaS sama dengan perangkat lunak apa pun yang dijual di toko atau dibeli dan diunduh, dan pajak penjualan diterapkan sesuai dengan itu. negara bagian lain, termasuk California dan New Jersey, melihat SaaS semata-mata sebagai layanan yang tidak dikenakan pajak. Lebih membingungkan lagi, beberapa negara bagian tidak mewajibkan perusahaan SaaS untuk memungut pajak penjualan, tetapi kota-kota di dalamnya melakukannya, seperti Illinois dan kota Chicago.

Lebih rumit lagi, Perusahaan SaaS yang beroperasi di beberapa negara bagian harus mengikuti aturan nexus untuk menentukan apakah mereka perlu memungut pajak penjualan. Sementara definisi dasar "nexus" berarti memiliki "kehadiran fisik yang substansial" dalam suatu keadaan, perdagangan berbasis internet telah mendorong perubahan bagaimana konsep ini ditafsirkan.

Beberapa negara bagian telah memberlakukan undang-undang "hubungan afiliasi" yang menetapkan bahwa bisnis luar negeri menjalin hubungan fisik melalui karyawan dalam negeri, kontraktor, afiliasi atau perwakilan lainnya harus memungut pajak penjualan di negara bagian tersebut. Yang lain telah memperkenalkan aturan "hubungan ekonomi" yang mengharuskan perusahaan luar negeri untuk mengumpulkan pajak penjualan setelah mencapai ambang pendapatan penjualan tertentu atau volume transaksi di negara bagian itu.

Jenis Biaya SaaS

Perusahaan SaaS memiliki banyak pengeluaran yang sama dengan bisnis apa pun, ditambah beberapa pengeluaran khusus untuk penyedia perangkat lunak dan organisasi berbasis cloud. Ini umumnya jatuh ke dalam empat kategori biaya:

1. Administrasi Umum. Pengeluaran G&A terdiri dari biaya operasional sehari-hari untuk menjalankan bisnis yang tidak berhubungan dengan produksi barang atau jasa. Meskipun tidak terkait dengan produksi produk atau layanan penyedia SaaS, Pengeluaran SG&A masih diperlukan untuk menjaga bisnis tetap berjalan. Pengeluaran SG&A umum termasuk ruang kantor, keperluan, perlengkapan administrasi dan penggajian.

2. Penjualan dan pemasaran. Biaya penjualan dan pemasaran adalah bagian "S" dari KPI SG&A yang umum digunakan dan terkait dengan upaya penyedia SaaS untuk mempublikasikan dan mempromosikan layanannya. Biaya penjualan dan pemasaran meliputi biaya cetak, TELEVISI, biaya iklan digital, jaminan penjualan dan pemasaran, biaya situs web yang dihadapi pelanggan, alat otomatisasi pemasaran dan biaya hubungan masyarakat.

   Mirip dengan staf R&D, biaya ini harus mencakup gaji untuk staf penjualan dan pemasaran, termasuk komisi.

3. Penelitian dan pengembangan (R&D). Biaya R&D dapat menjadi bagian besar dari anggaran penyedia SaaS, terutama pada tahap awal. Pengeluaran ini meliputi biaya peralatan, lisensi perangkat lunak dan biaya lain yang timbul dari pengembangan perangkat lunak dan layanan.

   Meskipun sebagian besar penggajian dianggap sebagai biaya SG&A, biaya staf untuk mengembangkan perangkat lunak dan layanan yang dijual oleh penyedia SaaS, seperti gaji tim engineering, adalah bagian dari R&D.

4. Harga pokok penjualan (COGS). Harga pokok penjualan (COGS) hanya untuk pengeluaran langsung yang diperlukan untuk pengiriman aplikasi SaaS. Di antara biaya paling umum yang terdiri dari COGS untuk bisnis SaaS adalah biaya hosting dan server serta biaya transaksi. Penyedia SaaS juga dapat menggunakan metrik terkait, biaya pendapatan, termasuk semua komponen HPP dan biaya langsung untuk fungsi penjualan, seperti komisi, diskon penjualan, distribusi dan pemasaran. Seperti COGS, biaya pendapatan tidak termasuk biaya G&A tidak langsung, seperti gaji manajer, yang tidak dikaitkan dengan penjualan.

Perusahaan SaaS dapat segera mengenali beberapa biaya di atas, sementara mereka harus menunda orang lain.

Menimbulkan dan Menunda Pengeluaran dan Pendapatan

Aturan pelaporan keuangan mengharuskan perusahaan SaaS untuk menyebarkan banyak pengeluaran mereka selama masa kontrak atau perkiraan umur hubungan pelanggan, mana yang lebih panjang. Ada aturan khusus mengenai pengeluaran mana yang dapat ditangguhkan oleh penyedia SaaS dan bagaimana mereka harus menangani pengeluaran tertentu, seperti komisi penjualan.

Pengeluaran, komisi dan pendapatan

Sebagian besar penyedia SaaS menggunakan metode akuntansi akrual, artinya mereka mencatat pendapatan saat transaksi pembelian diperoleh, bukan saat uang diterima.

Kuncinya di sini adalah untuk menunda pengeluaran-pengeluaran ini dan mengakuinya dalam porsi yang sama dengan pos pendapatan yang dilampirkan. Sebagai contoh, $1, Komisi 200 untuk kontrak pelanggan 12 bulan akan melihat komisi dibagi menjadi 12 jumlah yang sama sebesar $100, dengan $ 100 dihapus dari neraca bagian kewajiban dan ditambahkan ke aset, disajikan pada laporan laba rugi pada saat diakui.

Pengakuan Pendapatan untuk Perusahaan SaaS

Prinsip pengakuan pendapatan, di bawah akuntansi akrual, mensyaratkan bahwa pendapatan diakui pada laporan laba rugi pada periode ketika direalisasikan dan diperoleh - tidak harus ketika kas diterima. Akun pendapatan yang diperoleh untuk barang atau jasa yang telah disediakan atau dilakukan, masing-masing. Sebagian besar penyedia SaaS menggunakan metode akuntansi akrual, artinya mereka mencatat pendapatan saat penjualan dilakukan, tidak atas dasar kas yang mencatat pendapatan pada saat uang diterima.

ASC 606 dan IFRS15 menetapkan kapan bisnis harus mengakui pendapatan untuk layanan yang dikontrak. Ini umumnya terjadi ketika sebuah perusahaan mentransfer kendali atas layanan kepada pelanggan. Namun, karena pelanggan SaaS tidak pernah mendapatkan kendali atas layanan, "transfer" terjadi secara bertahap selama masa kontrak. Itu berarti bahwa di bawah ASC 606 dan IFRS 15, Penyedia SaaS harus mengakui pendapatan dari layanan yang dijual secara bertahap selama masa kontrak dengan pelanggan.

5 Langkah untuk Pengakuan Pendapatan Akuntansi SaaS

ASC 606 menyediakan kerangka kerja lima langkah untuk mengakui pendapatan. Pedoman ini menggambarkan ukuran pengakuan pendapatan yang tepat dan menghilangkan inkonsistensi dan ambiguitas dalam praktik akuntansi SaaS.

1. Identifikasi kontrak dengan pelanggan: Perusahaan mengikuti langkah ini ketika mereka mendaftarkan pelanggan baru untuk layanan tersebut.

2. Identifikasi kewajiban pelaksanaan kontrak: Untuk langkah ini, penyedia harus memastikan kontrak secara eksplisit menyatakan layanan yang mereka berikan, berapa lama layanan tersebut (jangka waktu kontrak) dan kewajiban serta hak pelanggan dan penyedia SaaS. Ini termasuk daftar hasil layanan serta kewajiban.

3. Tentukan harga transaksi: Ini adalah jumlah yang diharapkan penyedia untuk menerima untuk menyediakan layanan yang dikontrak. Angka itu mencakup total semua layanan mandiri dan paket serta diskon apa pun.

4. Alokasikan harga transaksi: Langkah ini membutuhkan perhitungan alokasi dari bagian sebelumnya. Karena sebagian besar perusahaan SaaS bekerja berdasarkan langganan berkelanjutan, kerangka waktu alokasi untuk kontrak yang lebih panjang, katakanlah 12 bulan atau lebih, dapat dipecah untuk tujuan pengakuan. Perhitungan itu sering 30 hari, karena ini adalah siklus penagihan terkecil untuk sebagian besar penyedia SaaS.

5. Mengakui pendapatan setelah memenuhi kewajiban pelaksanaan: Pada langkah terakhir ini, Perusahaan SaaS mengakui pendapatan karena mereka memenuhi kewajiban kinerja dan manfaat pelanggan dari layanan atau layanan yang diberikan.

Penyedia SaaS harus memiliki kontrak yang ditetapkan dengan pelanggan, layanan yang jelas, hak dan kewajiban, dan penetapan harga dan alokasi yang tepat sebelum mengakui pendapatan dari layanan mereka.

Atasi Tantangan Akuntansi SaaS Dengan Software Akuntansi

Sifat akuntansi SaaS membutuhkan sejumlah besar pengetahuan dan wawasan. Sayangnya, banyak penyedia SaaS masih mengandalkan sistem dan spreadsheet yang terputus dan proses manual lainnya. Yang sering menyebabkan disorganisasi, kelalaian dan kesalahan yang mahal.

Jadi, apa yang dilakukan perusahaan SaaS terbaik di kelasnya untuk mengatasi masalah ini? Mereka menggunakan perangkat lunak manajemen keuangan dan akuntansi modern yang menawarkan integrasi penuh, fungsionalitas yang komprehensif di seluruh akuntansi dan keuangan. Itu memungkinkan bisnis SaaS untuk merampingkan dan mengoptimalkan upaya manajemen keuangan mereka dengan mengotomatiskan tugas-tugas manual seperti perhitungan pajak penjualan.

Perangkat lunak yang tepat juga dapat memberikan pelaporan keuangan yang cermat yang memungkinkan penyedia SaaS untuk mematuhi negara, standar akuntansi federal dan internasional dan berhasil menavigasi audit dan pemeriksaan keuangan lainnya.

Memiliki pemahaman yang kuat tentang aturan akuntansi perusahaan SaaS adalah yang terpenting, tetapi aturan dan peraturan yang mengatur akuntansi SaaS bisa sangat banyak. Itu sebabnya bekerja dengan mitra yang berpengetahuan sangat penting.

Fungsi pengenalan pendapatan NetSuite memungkinkan perusahaan SaaS untuk menyegmentasikan layanan dan secara otomatis menangguhkan pendapatan berdasarkan aturan yang telah ditentukan sebelumnya. Sistem menciptakan, memperbarui dan memposting semua catatan pendapatan berulang secara otomatis. Otomatisasi itu menghilangkan kesalahan entri manual dan memastikan kepatuhan dengan standar akuntansi seperti ASC 606 dan IFRS 15.