Panduan Komprehensif untuk Akuntansi Double-Entry

Entri jurnal adalah blok bangunan dari sistem akuntansi setiap perusahaan. Pemegang buku mencatat transaksi keuangan sebagai entri jurnal yang menambah atau mengurangi jumlah uang di akun yang berbeda, tergantung jenis transaksinya.

Dengan akuntansi entri ganda, setiap entri jurnal memperbarui setidaknya dua akun di buku besar perusahaan, menggunakan saldo debit dan kredit yang sama ke akun-akun tersebut. Karena setiap entri jurnal menggunakan debit dan kredit, dikatakan memiliki dua sisi - maka istilah "akuntansi double-entry."

Apa itu Akuntansi (atau Pembukuan) Double-Entry?

Akuntansi double-entry adalah sistem pembukuan di mana setiap transaksi mempengaruhi setidaknya dua akun dan menjaga keseimbangan antara debit dan kredit. Pendekatan ini mengurangi kemungkinan kesalahan akuntansi. Perusahaan dari semua ukuran menggunakan akuntansi entri ganda untuk menjalankan bisnis mereka.

Akuntansi double-entry diperlukan untuk semua perusahaan publik, dan umumnya merupakan kebutuhan bagi bisnis yang mengandalkan pembiayaan dari luar.

Persamaan Entri Ganda

Persamaan akuntansi adalah kerangka kerja yang menopang banyak aspek akuntansi bisnis, khususnya pembukuan berpasangan. Persamaan akuntansinya adalah:

Aset = Kewajiban + Ekuitas

Persamaan ini harus tetap seimbang. Akuntansi double-entry menjaga keseimbangan ini dengan mencatat setiap transaksi sebagai entri jurnal yang menyeimbangkan jumlah debit dan kredit yang sama.

Neraca perusahaan adalah perwujudan dari persamaan akuntansi:Ini melaporkan nilai aset, seimbang dengan kewajiban dan ekuitasnya, pada titik waktu tertentu. Laporan laba rugi mencerminkan perubahan aset perusahaan, kewajiban dan ekuitas dari operasinya selama periode tertentu.

Siapa yang Menggunakan Akuntansi Double-Entry?

Perusahaan dari semua ukuran, di semua industri, menggunakan akuntansi entri ganda. Salah satu alasan utama adalah bahwa ini adalah satu-satunya metode pembukuan yang sesuai dengan Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum (GAAP) AS. Semua perusahaan publik AS harus mematuhi GAAP untuk tujuan pelaporan keuangan. Selain itu, sebagian besar pemberi pinjaman memerlukan laporan keuangan yang sesuai dengan GAAP saat mengevaluasi aplikasi pinjaman dari perusahaan swasta atau publik mana pun.

Akuntansi double-entry juga merupakan dasar untuk akuntansi berbasis akrual. Sebagian besar perusahaan menganut metode akuntansi ini karena memberikan gambaran yang lebih akurat tentang kesehatan keuangan mereka.

Takeaways Kunci

• Akuntansi double-entry berarti bahwa setiap entri jurnal mempengaruhi setidaknya dua akun dan menjaga keseimbangan antara debit dan kredit.
• Akuntansi entri ganda mempertahankan persamaan akuntansi bahwa aset harus sama dengan kewajiban ditambah ekuitas.
• Akuntansi double-entry adalah sistem default untuk sebagian besar bisnis karena mengurangi kesalahan, memungkinkan akuntansi berbasis akrual dan sesuai dengan GAAP.

Akuntansi Double-Entry Dijelaskan

Dengan akuntansi entri ganda, pemegang buku mencatat setiap peristiwa keuangan dengan entri jurnal yang memperbarui setidaknya dua akun. Pemegang buku memilih akun yang sesuai untuk entri ini dari daftar akun perusahaan, disebut bagan akun. Bagan akun mencakup nama akun dan kode buku besar untuk semua kelas akun di neraca dan laporan laba rugi. Jenis akun standar termasuk aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan pengeluaran.

Setelah pemegang buku memilih akun yang tepat, mereka membuat entri jurnal, pencatatan nilai dolar acara dengan debit atau kredit di setiap akun. Jumlah ini harus sama dan berlawanan:Misalnya, dalam transaksi yang melibatkan dua akun, debit ke satu akun harus sama dengan kredit ke akun lain.

Dalam akuntansi, istilah "debit" dan "kredit" memiliki arti khusus yang berbeda dari penggunaan kata sehari-hari (seperti dalam "kartu debit" atau "kredit bank"). Cara kerja debit dan kredit bergantung pada jenis akun. Dalam akuntansi, setiap jenis akun memiliki keseimbangan normal atau alami, yang mengacu pada jenis saldo yang diharapkan dimiliki akun dan menentukan apakah debit atau kredit meningkatkan nilai dalam akun. Sebagai contoh, akun aset memiliki saldo debet, jadi debet menambahnya dan kredit menguranginya. Sebaliknya, kewajiban memiliki saldo kredit; mereka meningkat dengan kredit dan menurun dengan debit. Setiap entri jurnal ditampilkan dalam dua kolom dalam sistem akuntansi, dengan debet di sebelah kiri dan kredit di sebelah kanan.

Entri jurnal diposting ke buku besar dan secara berkala "ditutup" untuk membuat neraca saldo. Proses penutupan mencakup akumulasi semua debit dan kredit dalam suatu akun dan saling mengimbangi satu sama lain. Neraca saldo mencantumkan nilai debit atau kredit bersih yang dihasilkan untuk semua akun. Seperti entri jurnal yang mendasarinya, neraca saldo ditampilkan dalam dua kolom:debet di sebelah kiri, kredit di sebelah kanan. Kedua kolom harus sama.

Setelah memeriksa neraca saldo dan melakukan penyesuaian yang diperlukan, perusahaan membuat saldo akhir yang disesuaikan yang digunakan untuk menghasilkan item baris dalam laporan keuangan utama perusahaan:laporan laba rugi, neraca dan laporan arus kas.

Akuntansi Double-Entry vs. Single-Entry

Akuntansi single-entry adalah metode alternatif untuk akuntansi double-entry untuk mencatat aktivitas keuangan. Akuntansi single-entry menyerupai daftar transaksi dalam daftar cek atau laporan bank. Akuntansi entri tunggal dan akuntansi entri ganda secara dekat memetakan apakah perusahaan menggunakan akuntansi berbasis kas vs. akuntansi akrual. Seperti namanya, dengan akuntansi berbasis kas, setiap entri terdiri dari debit atau kredit ke satu akun.

Sementara akuntansi entri tunggal lebih sederhana untuk diterapkan, memiliki kekurangan yang signifikan dibandingkan dengan akuntansi double-entry. Ini lebih rentan terhadap kesalahan, terutama kelalaian dan duplikasi, karena tidak memiliki metode kontrol akuntansi entri ganda untuk menyeimbangkan akun.

Selain itu, entri tunggal tidak membuat gambaran keuangan bisnis yang lengkap karena hanya mencatat arus kas masuk dan arus keluar, mencerminkan kapan uang tunai di tangan versus ketika itu benar-benar diperoleh. Itu juga tidak mencerminkan hal-hal seperti penjualan yang dilakukan secara kredit. Akhirnya, membutuhkan kerja ekstra dalam proses penutupan untuk menghasilkan laporan keuangan yang seimbang. Perusahaan publik tidak dapat menggunakan akuntansi entri tunggal karena tidak diterima berdasarkan GAAP.

Aturan Akuntansi Double-Entry

Ada dua aturan penting yang mengatur cara perusahaan menggunakan akuntansi entri ganda. Aturan-aturan ini memastikan bahwa persamaan akuntansi seimbang dan mengurangi kemungkinan kesalahan:

1. Setiap transaksi harus dicatat dalam dua akun atau lebih.
2. Untuk setiap transaksi, jumlah total yang didebit harus sama dengan jumlah total yang dikreditkan.

Sementara setiap transaksi harus dicatat setidaknya dalam dua akun, jumlah akun di sisi kiri (debit) entri jurnal tidak harus sama dengan jumlah akun di sisi kanan (kredit). Entri jurnal dengan tiga akun atau lebih disebut "entri majemuk". Sebagai contoh, ketika pembayaran pinjaman dilakukan, entri majemuk mendebit dua akun:hutang pinjaman dan beban bunga. Tapi itu hanya mengkredit satu akun:uang tunai.

Selain itu, meskipun debit harus sama dengan kredit dalam setiap transaksi, entri jurnal mungkin tidak menghasilkan peningkatan ke satu akun dan penurunan yang sesuai ke akun lain karena cara kerja keseimbangan alami. Jika satu akun memiliki saldo debet alami, debit akan meningkatkan jumlah total dalam akun. Jika akun lain yang diperbarui dalam transaksi memiliki saldo kredit alami, kredit yang sesuai akan meningkatkan akun itu, juga. Sebuah entri jurnal tunggal dapat meningkatkan kedua akun pada saat yang sama, mengurangi keduanya atau kombinasi.

Dan akhirnya, penting untuk menghilangkan kesalahpahaman bahwa debit baik dan kredit buruk, atau sebaliknya. Itu tergantung pada akun dan situasi spesifik. Debit meningkatkan akun aset, seperti rekening kas perusahaan. Umumnya, ini dianggap positif. Namun, debet juga menambah beban, yang mungkin dianggap negatif.

Cara Kerja Akuntansi Double-Entry

Proses pengaturan dan penggunaan sistem akuntansi berpasangan dapat dibagi menjadi empat langkah utama. Ini dimulai dengan menyiapkan akun di mana pemegang buku akan mencatat transaksi dan diakhiri dengan menggunakan informasi akun untuk menghasilkan laporan keuangan. Tahapannya adalah:

1. Buat bagan akun , yang merupakan daftar lengkap dari semua akun buku besar umum yang dapat digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi. Ini mencakup semua akun untuk masing-masing dari lima jenis:aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan beban. Sebagian besar perangkat lunak akuntansi menyertakan bagan akun yang telah dibuat sebelumnya dengan ruang untuk penyesuaian, sementara solusi akuntansi lainnya memungkinkan bagan akun yang disesuaikan.
2. Gunakan debit dan kredit untuk semua transaksi dalam jumlah yang sama untuk mencerminkan substansi suatu transaksi. Debit dan kredit dapat dalam satuan moneter apa pun.
3. Pastikan setiap transaksi memiliki dua komponen (debit dan kredit, dalam keseimbangan) sesuai dengan persamaan akuntansi. Software akuntansi seringkali memfasilitasi hal ini.
4. Menjalankan laporan keuangan langsung dari sistem akuntansi double-entry. Saat menutup buku pada akhir setiap periode akuntansi, total akun bersih dalam sistem akuntansi entri ganda digunakan untuk membuat neraca percobaan dan akhir perusahaan. Saldo akhir yang disesuaikan mengalir ke item baris laporan keuangan. Perangkat lunak akuntansi dapat mengotomatiskan integrasi dan aliran proses yang diperlukan untuk melakukan ini.

Sejarah Pembukuan Double-Entry

Pembukuan double-entry memiliki sejarah yang menarik. Beberapa sejarawan memuji matematikawan Italia Luca Pacioli, dikenal sebagai bapak akuntansi, dengan menciptakan sistem entri ganda di tahun 1400-an. Yang lain menyarankan bahwa akuntansi double-entry sedang digunakan di Korea berabad-abad sebelumnya atau menunjuk pada orang Romawi kuno yang menggunakan sistem serupa.

Terlepas dari versi sejarah mana yang paling akurat, akuntansi double-entry telah ada sejak lama dan merupakan landasan akuntansi.

Jenis Akun

Dalam akuntansi entri ganda, bisnis dapat menggunakan kombinasi dari lima jenis akun — aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan, pengeluaran, keuntungan dan kerugian — saat mencatat transaksi. Setiap entri jurnal memiliki dua sisi, dengan debet di sebelah kiri dan kredit di sebelah kanan. Jenis akun menentukan apakah ia memiliki saldo debit normal atau saldo kredit normal, dan karena itu apakah debit atau kredit meningkatkan saldo.

Kelima jenis akun tersebut adalah:

• Aktiva: Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan yang mewakili nilai ekonomi masa depan. Contoh akun aset termasuk kas, piutang dan peralatan. Aset memiliki saldo debit normal dan meningkat melalui debit.
• Kewajiban: Jumlah yang terutang atau dilakukan oleh perusahaan. Contohnya termasuk hutang, pinjaman dan biaya yang masih harus dibayar. Kewajiban memiliki saldo kredit normal dan meningkat melalui kredit.
• Ekuitas: Jumlah dana yang diinvestasikan dalam bisnis oleh pemiliknya ditambah semua pendapatan ditahan dari operasi. Contohnya termasuk ekuitas yang disetor (dana dari investor), laba ditahan dan saham biasa. Ekuitas memiliki saldo kredit normal dan ditingkatkan melalui kredit.
• Pendapatan: Uang yang dihasilkan dari setiap aktivitas operasi. Contohnya termasuk penjualan produk, biaya layanan dan pendapatan bunga. Pendapatan memiliki saldo kredit normal dan ditingkatkan melalui kredit.
• Pengeluaran: Biaya yang dikeluarkan dalam menjalankan bisnis. Contoh biaya termasuk pembelian persediaan, gaji dan depresiasi. Beban memiliki saldo debit normal dan meningkat melalui debit.

Bagan berikut merangkum dampak debit dan kredit untuk masing-masing dari lima jenis akun.

Debet Kredit Aset + – Kewajiban - + Ekuitas - + Pendapatan - + Beban + –

Sistem Akuntansi Double-Entry

Dalam praktek, menggunakan sistem akuntansi double-entry dengan cepat menjadi kebiasaan. Pemegang buku menjadi fasih dalam bahasa dengan sangat cepat dan mulai berpikir dalam hal T-account, yang merupakan representasi visual dari akun yang mencantumkan debit di sebelah kiri dan kredit di sebelah kanan. Grafik di atas diatur menyerupai akun T.

Seperti idiom dalam bahasa, pasangan akun tertentu tertanam dalam sistem akuntansi entri ganda. Sebagai contoh, transaksi sering mendebet piutang dan penjualan kredit, atau mereka mendebet kas dan mengkredit piutang.

Contoh Akuntansi Double-Entry

Mari kita jelajahi beberapa contoh dunia nyata dari akuntansi entri ganda untuk transaksi bisnis umum. Setiap skenario menggunakan gaya entri jurnal khas yang mencantumkan nama akun, debit di sebelah kiri, kredit di sebelah kanan dan memo di bawah.

Contoh 1:Membeli peralatan secara tunai

Properti, Pabrik &Peralatan — Traktor $10, 000 Tunai $10, 000 Pembelian traktor seri #123HAY

Entri jurnal ini menempatkan traktor di atas buku, meningkatkan saldo di akun aset dengan debit yang mewakili nilainya dan mengurangi saldo di akun kas dengan kredit.

Contoh 2:Membeli bahan baku secara kredit pemasok

Persediaan — Gula $1, 500 Hutang Usaha — Pasokan Gula Checkers $1, 500 Pembelian gula untuk bulan Januari

Entri ini meningkatkan akun aset inventaris dengan debit dan menetapkan kewajiban untuk jumlah yang terutang secara kredit dengan kredit. Ketika perusahaan membayar tagihan dari Checkers Sugar Supply, pemegang buku akan mengurangi hutang dengan debit dan mengurangi uang tunai dengan kredit.

Contoh 3:Mencatat pendapatan klien di firma hukum

Piutang Usaha — Klien #1776Mary $25, 000 Pendapatan Layanan Litigasi $25, 000 Layanan yang diberikan, karena, dalam persidangan Maria v. Yohanes

Entri ini menempatkan piutang pada pembukuan dengan mendebet aset dan mencatat pendapatan yang diperoleh dengan kredit. Kedua sisi entri meningkatkan akun masing-masing.

Cara Menggunakan Akuntansi Double-Entry

Seperti yang ditunjukkan oleh contoh di atas, akuntansi double-entry perlu diatur dengan baik untuk secara akurat mencatat dampak penuh dari transaksi perusahaan dan mencerminkan dampak tersebut dalam laporan keuangannya. Dengan meningkatnya volume transaksi, ini menjadi lebih sulit.

Hasil dari, beberapa perusahaan saat ini menggunakan metode pencatatan manual untuk pembukuan double-entry. Minimal, pembukuan modern bergantung pada spreadsheet yang dapat mengotomatisasi beberapa perhitungan. Paling sering, perusahaan menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk menyederhanakan dan mengotomatisasi proses dan mencegah kesalahan yang mengarah pada laporan keuangan yang tidak akurat dan masalah lainnya.

Cara Memutuskan Apakah Double-Entry Tepat untuk Bisnis Saya

Akuntansi entri ganda adalah pendekatan default untuk sebagian besar bisnis karena kebutuhan untuk menghasilkan laporan keuangan yang sesuai dengan GAAP untuk pemilik dan pemberi pinjaman. Perusahaan publik diharuskan menggunakan akuntansi entri ganda untuk memenuhi persyaratan GAAP. Tetapi beberapa pemilik bisnis swasta yang relatif sederhana mungkin harus memutuskan apakah akan menggunakan akuntansi entri ganda atau entri tunggal. Pertanyaan yang dapat membantu pemilik memutuskan meliputi:

• Apakah bisnis memiliki atau menyimpan persediaan?
• Apakah bisnis ini memiliki banyak karyawan?
• Apakah bisnis memiliki bagan akun yang kuat?
• Apakah bisnis berutang uang kepada orang di luar perusahaan atau berencana untuk mengajukan pinjaman?
• Apakah perusahaan berencana menggunakan sistem akuntansi otomatis?

Jika jawabannya ya untuk salah satu di atas, akuntansi entri ganda kemungkinan merupakan pendekatan terbaik untuk bisnis Anda. Akuntansi double-entry paling tepat menangani akun neraca yang biasanya diperlukan untuk kegiatan seperti menyimpan persediaan, membayar karyawan dan mematuhi perjanjian pinjaman. Antarmuka pengguna yang dirancang dengan baik dapat menyederhanakan akuntansi entri ganda untuk perusahaan yang memiliki daftar panjang akun buku besar.

Perangkat Lunak Entri Ganda dan Akuntansi

Lewatlah sudah hari-hari buku besar bersampul kulit yang disimpan di brankas. Bisnis dari setiap ukuran memelihara pembukuan mereka menggunakan perangkat lunak akuntansi yang dirancang untuk akuntansi entri ganda. Bahkan usaha kecil bisa mendapatkan keuntungan dari penghematan waktu dan akurasi yang membawa solusi akuntansi terkemuka, terutama saat mereka tumbuh. Beberapa sistem menyederhanakan entri data dengan melacak tanda terima digital dan memungkinkan pengguna mengunggah foto fisik, alternatif yang jauh lebih baik untuk menyimpan kotak sepatu penuh dengan dokumentasi kertas. Perangkat lunak akuntansi juga biasanya dapat berintegrasi dengan rekening bank dan kartu kredit untuk secara otomatis menarik informasi dari sumber tersebut. Dan untuk pemilik bisnis yang menggunakan profesional pajak, mengunggah data ke sistem pajak ketika tiba saatnya untuk mengajukan pengembalian pajak jauh lebih mudah dan lebih sedikit memakan waktu daripada metode manual untuk kedua belah pihak.

Bisnis yang lebih besar telah memanfaatkan perangkat lunak akuntansi entri ganda selama beberapa dekade. Ini adalah suatu keharusan mengingat kompleksitas dan volume bisnis mereka. Dalam memilih software akuntansi, perusahaan harus mencari fitur seperti akses data real-time, alat analitik canggih dan proses penutupan yang dipercepat.

Akuntansi double-entry adalah dasar dari manajemen keuangan di sebagian besar bisnis. Ini membantu bisnis yang berkembang melacak operasi yang semakin kompleks, dan ini penting bagi perusahaan publik dan swasta yang mengandalkan pembiayaan dari luar. Perangkat lunak dapat mengotomatisasi dan sangat menyederhanakan proses pembuatan dan pemeliharaan metode akuntansi entri ganda dan menggunakannya untuk menghasilkan laporan keuangan.

FAQ Akuntansi Double-Entry

Apa yang dimaksud dengan akuntansi berpasangan?

Akuntansi double-entry adalah metode untuk memesan entri jurnal untuk mencerminkan aktivitas keuangan dengan memperbarui dua atau lebih akun dengan debit dan kredit yang sama dan berlawanan.

Apa dua aturan akuntansi entri ganda?

Dua aturan akuntansi jenis ini adalah setiap transaksi harus dicatat dalam dua akun atau lebih, dan jumlah total yang didebit harus sama dengan jumlah total yang dikreditkan. Aturan-aturan ini menjaga persamaan akuntansi tetap seimbang.

Apa sistem entri ganda dengan sebuah contoh?

Di bawah ini adalah contoh akuntansi entri ganda untuk pembelian peralatan secara tunai. Entri jurnal menempatkan van di pembukuan dengan meningkatkan saldo di akun aset. Ini mengurangi saldo dalam rekening kas dengan kredit untuk jumlah yang sama.

Properti, Pabrik &Peralatan — Van $20, 000 Tunai $25, 000 Pembelian van seri #456VAN

Apakah akuntansi entri ganda diperlukan?

Itu tergantung pada bisnis, tetapi banyak yang membutuhkan akuntansi entri ganda. Sistem ini diperlukan untuk bisnis apa pun yang perlu menghasilkan laporan keuangan yang sesuai dengan GAAP untuk pemilik atau pemberi pinjaman, yang mencakup perusahaan publik. Usaha kecil yang beroperasi menggunakan akuntansi berbasis kas mungkin menganggap pembukuan single entry lebih sederhana dan memadai untuk kebutuhan mereka.