8 Praktik Terbaik Akuntansi Konstruksi untuk Kontraktor

Akuntansi konstruksi dapat menjadi tantangan karena sifat bisnis yang kompleks, dan karena bagaimana beberapa metode akuntansi digunakan berbeda dari norma di industri lain. Sebagai contoh, kontraktor biasanya menangani banyak proyek — didistribusikan di beberapa lokasi — dan perlu mengelola biaya, pendapatan dan profitabilitas untuk masing-masing. Proyek jangka panjang juga menambah kompleksitas manajemen pendapatan.

Menerapkan praktik terbaik ini untuk akuntansi konstruksi dapat membantu kontraktor memaksimalkan profitabilitas dan arus kas.

8 Praktik Terbaik Akuntansi Konstruksi Utama

Akuntansi konstruksi memiliki banyak aspek, dari mengalokasikan biaya proyek langsung dan tidak langsung secara akurat hingga mengoptimalkan pelaporan pajak. Perusahaan perlu memutuskan apakah akan menggunakan akuntansi berbasis kas atau akrual, dan mereka yang mengerjakan proyek jangka panjang perlu memilih metode pengakuan pendapatan yang tepat. Untuk beberapa proyek, cara kontraktor mengelola pesanan perubahan dapat menentukan apakah proyek tersebut menguntungkan atau merugi.

Berikut adalah delapan praktik terbaik akuntansi konstruksi untuk kontraktor.

1. Biaya pekerjaan: Sebuah perusahaan konstruksi dapat mengerjakan banyak proyek secara bersamaan. Mengatribusikan biaya secara akurat ke setiap pekerjaan sangat penting untuk mengendalikan biaya dan mengukur profitabilitas proyek. Penetapan biaya pekerjaan yang efisien memastikan bahwa semua pengeluaran langsung dan tidak langsung segera dialokasikan ke pekerjaan yang tepat, sehingga perusahaan dapat memantau apakah keuangannya berada di jalurnya.

   Biaya pekerjaan, bila dilakukan dengan benar, mengharuskan semua orang yang terlibat untuk mencatat pengeluaran selama proyek, tidak setelah selesai, dan untuk menyerahkan pengeluaran tersebut setiap hari. Perangkat lunak pelacakan waktu dapat membantu memantau biaya tenaga kerja. Pengeluaran harus dikategorikan dengan cara yang sama seperti dalam perkiraan untuk memungkinkan akuntan dan manajer proyek menganalisis apakah pekerjaan berjalan sesuai rencana. Perusahaan juga harus memiliki formula standar untuk mengalokasikan biaya tidak langsung, seperti biaya administrasi, ke setiap proyek.

   Menggunakan modern, perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang tersedia di perangkat seluler dari lokasi kerja akan membantu kontraktor meningkatkan catatan penyelesaian tepat waktu mereka, menginformasikan pelanggan dan meminimalkan pekerjaan yang tidak dapat ditagih.

2. Akuntansi berbasis kas: Ketika datang ke metode akuntansi, ada dua pilihan utama:basis kas dan basis akrual. Perusahaan konstruksi yang lebih kecil sering memilih sistem akuntansi berbasis kas yang lebih langsung:Perusahaan hanya mencatat pendapatan saat diterima dan beban saat vendor dibayar. Akuntansi berbasis kas menyederhanakan pengelolaan keuangan sehari-hari dan membutuhkan lebih sedikit keahlian keuangan. Peringatan:Perusahaan konstruksi dengan pendapatan rata-rata lebih dari $25 juta tidak dapat menggunakan akuntansi tunai untuk tujuan pajak, terlepas dari persentase bahan pekerjaan.

3. Akuntansi berbasis akrual: Metode alternatif, akuntansi berbasis akrual, lebih kompleks — tetapi diperlukan untuk perusahaan yang lebih besar, termasuk perusahaan publik yang harus mematuhi Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum (GAAP) yang dikeluarkan oleh Dewan Standar Akuntansi Keuangan (FASB). Ini juga mendukung pendekatan akuntansi pengakuan pendapatan khusus, seperti metode persentase penyelesaian, dijelaskan di bawah ini.

   Akuntansi berbasis akrual mengakui pendapatan saat pekerjaan selesai dan beban saat terjadi, yang mungkin tidak terjadi ketika uang benar-benar berpindah tangan. Ini umumnya memberikan representasi yang lebih akurat dari keuangan perusahaan, tetapi dapat mengaburkan masalah arus kas jangka pendek — perusahaan mungkin tampak menguntungkan di atas kertas bahkan jika penundaan pembayaran dari pelanggan menyebabkan masalah arus kas.

4. Persentase metode penyelesaian: PCM adalah pendekatan akuntansi yang digunakan secara luas yang memungkinkan kontraktor untuk mengakui pendapatan untuk setiap proyek karena mereka memperolehnya dari waktu ke waktu. Selama setiap proyek, kontraktor menagih secara bertahap untuk pekerjaan yang dilakukan hingga saat ini dan mencatat pendapatan dan pengeluaran yang diperoleh pada setiap tahap. Ini dilihat sebagai cara paling akurat untuk mencatat pendapatan dan pengeluaran sehingga sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan, dan bank dan pemberi pinjaman sering lebih menyukainya.

   PCM bekerja dengan baik jika Anda mampu menghasilkan perkiraan yang akurat. PCM juga dapat membantu memastikan bahwa kontraktor mendapatkan bayaran untuk pekerjaan mereka bahkan jika proyek konstruksi tidak dilanjutkan sampai selesai.

   Kontraktor dapat mengukur persentase penyelesaian dengan beberapa cara:

   • Metode biaya-ke-biaya: Dengan metode ini, biaya kontrak yang terjadi sampai saat ini dibagi dengan total estimasi biaya kontrak. Rasio ini kemudian mewakili persentase dari total pendapatan kontrak yang telah diperoleh. Jika sebagian besar bahan yang dibutuhkan dibeli pada awal proyek, metode ini memungkinkan kontraktor untuk mengenali bagian terbesar dari pendapatan proyek pada tahap awal.
   • Metode upaya yang dikeluarkan: Ini membandingkan proporsi upaya yang benar-benar dikeluarkan hingga saat ini dengan perkiraan total upaya. Perhitungan dapat didasarkan pada jam tenaga kerja langsung, jumlah bahan yang digunakan atau jam mesin, jika pantas.
   • Metode unit pengiriman: Ini menghitung pendapatan dan biaya berdasarkan jumlah unit yang dikirim ke pelanggan dibandingkan dengan jumlah total unit yang ditentukan berdasarkan persyaratan kontrak.

5. Metode kontrak selesai: Dengan CCM, kontraktor mengakui semua pendapatan proyek, biaya dan keuntungan hanya ketika proyek selesai. Pendekatan ini harus digunakan hanya untuk proyek-proyek yang berlangsung kurang dari satu tahun. Menggunakan CCM dapat menjadi keuntungan bagi kontraktor yang ingin menunda pendapatan ke periode mendatang.

6. Strategi pelaporan pajak: Perusahaan konstruksi perlu merencanakan strategi pajak mereka sepanjang tahun untuk mendapatkan manfaat maksimal dan memastikan mereka mematuhi persyaratan IRS. Berikut adalah beberapa strategi pelaporan yang dapat membantu kontraktor mengelola kewajiban pajak mereka.

   • Pilih metode akuntansi yang sesuai: Kontraktor besar harus memastikan bahwa mereka menggunakan metode pelaporan pajak yang tepat untuk setiap kontrak dengan menentukan proyek mana yang didefinisikan sebagai proyek jangka panjang (lebih dari satu tahun) menurut Kode IRS 460. PCM diperlukan untuk sebagian besar proyek jangka panjang. Namun, ada pengecualian. Sebagai contoh, kontraktor dibebaskan jika setidaknya 80% dari biaya konstruksi adalah untuk rumah atau tempat tinggal lain dengan empat unit atau lebih sedikit.

     Kontraktor yang lebih kecil dengan pendapatan $25 juta atau kurang dalam tiga tahun pajak terakhir juga dibebaskan dari kode ini. Untuk kontrak jangka pendek, CCM dapat menawarkan keuntungan jika perusahaan ingin menunda pendapatan ke periode mendatang untuk mengurangi kewajiban pajak mereka pada periode saat ini.

   • Memenuhi syarat untuk kredit pajak penelitian dan pengembangan (R&D): Proyek inovatif dan menantang secara teknis yang melibatkan desain dan pengembangan jenis bangunan baru, subsistem atau proses mungkin memenuhi syarat untuk kredit pajak R&D yang cukup besar. Kredit ini memberikan penghematan pajak dolar-untuk-dolar baik untuk seluruh proyek yang memenuhi syarat atau bagian dari proyek yang memenuhi kriteria IRS.

     Penting untuk secara akurat mendokumentasikan aspek inovatif dari proyek, dan perusahaan dapat memperoleh manfaat dengan meminta bantuan ahli dari luar. Kredit pajak R&D yang tidak sepenuhnya digunakan pada tahun apa pun dapat diterapkan pada tahun sebelumnya atau diteruskan hingga 20 tahun. Kontraktor dengan penerimaan kotor rata-rata kurang dari $50 juta dapat menggunakan kredit pajak R&D untuk mengimbangi Pajak Minimum Alternatif. Tambahan, startup yang memenuhi syarat dan usaha kecil yang mungkin tidak memiliki kewajiban pajak penghasilan dapat mengimbangi pajak gaji dengan kredit.

   • Mengurangi penghasilan kena pajak: Kontraktor yang merupakan pemilik atau investor dalam entitas yang lewat, termasuk perusahaan perseorangan, kemitraan dan sebagian besar perusahaan LLC dan S, dapat mengurangi bagian kerugian yang dialokasikan sejauh dasar mereka (utang dan ekuitas). Kontraktor juga dapat meminimalkan kewajiban pajak mereka dengan memaksimalkan kontribusi program pensiun, sehingga mengurangi pendapatan sebelum pajak.

7. Ubah manajemen pesanan: Mau tidak mau, proyek konstruksi mengalami perubahan dari rencana semula. Kecuali jika kontraktor menanganinya dengan hati-hati, mengubah pesanan dapat memotong keuntungan proyek atau bahkan mengakibatkan perselisihan dengan pelanggan. Idealnya, kontrak asli harus menjelaskan dengan tepat bagaimana menangani pesanan perubahan, dan kontraktor harus menetapkan proses pesanan perubahan standar dengan dokumentasi lengkap pekerjaan dan biaya yang diperlukan untuk setiap perubahan yang diminta.

   Merupakan praktik terbaik bagi kontraktor untuk menunda memulai pekerjaan sampai persetujuan yang ditandatangani dari pelanggan diterima, tapi pada kenyataannya, pemimpin lokasi kerja sering menerima perintah perubahan tanpa melalui proses persetujuan formal. Bagaimanapun, penting untuk mencatat urutan perubahan secara akurat dalam sistem akuntansi sehingga biaya proyek dan profitabilitas dapat dilacak. Ada beberapa pendekatan akuntansi konservatif untuk mengelola ini. Yang terbaik tergantung pada status pesanan perubahan:

   • Ubah pesanan yang tidak disetujui dan kemungkinan tidak akan disetujui: Jika kontraktor mengeluarkan biaya untuk menerapkan perubahan dan tidak tahu apakah pelanggan akan menyetujui pembayaran untuk itu, pendekatan konservatif adalah menambahkan biaya yang terkait dengan urutan perubahan ke biaya langsung proyek.
   • Ubah pesanan yang tidak disetujui tetapi kemungkinan akan disetujui: Jika kontraktor menerapkan perintah perubahan yang saat ini tidak disetujui tetapi diharapkan akan disetujui, ada beberapa pilihan. Salah satunya adalah menambahkan biaya ke akun aset sampai persetujuan untuk perintah perubahan diperoleh. Cara lainnya adalah dengan menambahkan biaya ke biaya proyek dan meningkatkan pendapatan proyek yang diantisipasi dengan jumlah yang sama.
   • Perintah perubahan yang disetujui: Tambahkan semua biaya yang terkait dengan urutan perubahan ke biaya proyek, dan meningkatkan total nilai kontrak dengan jumlah yang dibebankan untuk pesanan perubahan.

8. Perangkat lunak akuntansi: Menggunakan perangkat lunak akuntansi berbasis cloud yang dapat diakses di mana pun karyawan berada dapat sangat menyederhanakan manajemen keuangan dan mengurangi upaya pembukuan manual sekaligus memungkinkan kontraktor untuk melacak profitabilitas dengan lebih baik dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk fokus pada bisnis inti. Perangkat lunak dapat membantu membuat perkiraan yang akurat, melacak berbagai macam biaya dan mengalokasikannya secara akurat ke proyek dan mengelola pengakuan pendapatan menggunakan metode PCM dan/atau CCM. Perangkat lunak manajemen keuangan NetSuite mengotomatiskan perhitungan untuk bahan baku, jam kerja, biaya, perubahan anggaran dan proyeksi pendapatan. Ini menangani biaya pekerjaan, mengubah pesanan dan metode pengakuan pendapatan industri konstruksi. Dukungan seluler memberi kontraktor akses real-time ke data terkini dari lokasi kerja dan saat bepergian.

   Jelas, akuntansi konstruksi adalah baik kompleks dan khusus. Dalam industri yang biasanya beroperasi dengan margin yang ketat, menerapkan praktik terbaik untuk akuntansi konstruksi dapat membantu kontraktor mempertahankan kontrol atas biaya dan memaksimalkan keuntungan.

Praktik Akuntansi Konstruksi Terbaik untuk Kontraktor

Biaya pekerjaan

Penetapan biaya pekerjaan yang akurat memungkinkan kontraktor melacak biaya dan pendapatan untuk setiap pekerjaan, merinci biaya tenaga kerja, bahan dan overhead secara rinci.

Akuntansi berbasis kas

Kontraktor kecil mungkin lebih suka metode ini untuk menyederhanakan akuntansi mereka.

Persentase metode penyelesaian

Perkiraan biaya total yang baik dan tingkat penyelesaian proyek membantu memastikan proyek jangka panjang yang menguntungkan dan arus kas yang solid.

Metode kontrak selesai

Dalam beberapa kasus, ini memungkinkan kontraktor untuk menunda pendapatan ke periode berikutnya.

Ubah manajemen pesanan

Bertujuan untuk mendokumentasikan proses pesanan perubahan sebelum menandatangani kontrak untuk suatu proyek. Dokumentasikan setiap perubahan, mendapatkan persetujuan sebelum melanjutkan dan mencatat semua biaya secara akurat.

Strategi pelaporan pajak

Pilih metode akuntansi yang paling cocok dengan setiap proyek. Manfaatkan kredit pajak R&D jika berlaku. Pemilik entitas pass-through mungkin dapat menerapkan kerugian bisnis untuk mengurangi kewajiban pajak pribadi mereka.

Perangkat lunak akuntansi

Perangkat lunak keuangan dan manajemen proyek berbasis cloud dapat merampingkan semuanya, mulai dari penetapan biaya pekerjaan hingga pelaporan pajak.

FAQ Akuntansi Konstruksi

T:Apa perbedaan akuntansi konstruksi?

A: Akuntansi konstruksi berbeda dalam beberapa hal dari akuntansi dalam profesi lain. Satu perbedaan adalah fokus pada penetapan biaya berbasis proyek dan kebutuhan untuk melacak beberapa pekerjaan yang berjalan secara bersamaan. Lain adalah bahwa kontraktor harus mengelola metode khusus untuk pengakuan pendapatan dan pelaporan pajak pada proyek-proyek yang dapat berlangsung berbulan-bulan atau bertahun-tahun. Tambahan, akuntansi konstruksi perlu menangani pesanan perubahan dan penyimpanan, atau uang ditahan, yang khas pada proyek konstruksi yang cukup besar.

T:Bagaimana cara kerja akuntansi konstruksi?

A: Akuntansi konstruksi sering kali melibatkan pengalokasian biaya secara akurat dan pengelolaan pendapatan untuk beragam portofolio proyek. Setiap proyek konstruksi dianggap unik, pusat laba jangka pendek. Bahkan proyek serupa seringkali memiliki kondisi atau variabel lokasi yang berbeda, seperti ketersediaan tenaga kerja, biaya bahan dan zonasi lokal, yang mempengaruhi margin. Tergantung pada sifat bisnis mereka, kontraktor perlu menentukan apakah akan menggunakan akuntansi berbasis kas atau akrual, dan apakah akan menggunakan metode persentase penyelesaian atau metode kontrak selesai pada proyek-proyek besar.

T:Apa praktik terbaik dalam akuntansi konstruksi?

A: Akuntansi konstruksi itu rumit, jadi kontraktor perlu fokus pada praktik terbaik untuk berbagai aspek tugas guna memaksimalkan keuntungan. Penetapan biaya pekerjaan yang akurat sangat penting untuk memastikan kontraktor secara akurat menetapkan semua biaya yang relevan untuk setiap proyek dan untuk menentukan profitabilitas proyek. Memilih cash-basis sebagai lawan dari accrual-basis accounting dapat menyederhanakan manajemen keuangan untuk kontraktor kecil. Perusahaan yang lebih besar perlu memutuskan apakah akan menggunakan persentase penyelesaian atau metode kontrak selesai untuk proyek-proyek besar. Menerapkan perangkat lunak akuntansi dapat menyederhanakan dan mengotomatisasi banyak aspek akuntansi konstruksi dan persiapan pajak.

T:Apa praktik akuntansi konstruksi yang baik?

A: Praktik akuntansi yang baik harus selaras dengan model bisnis perusahaan konstruksi. Perusahaan yang lebih kecil dapat menggunakan akuntansi berbasis kas, yang relatif sederhana, sementara perusahaan yang lebih besar perlu menggunakan akuntansi berbasis akrual untuk mendukung persentase penyelesaian atau metode pengakuan pendapatan kontrak yang diselesaikan. Bagi sebagian besar kontraktor, biaya pekerjaan dan manajemen perubahan pesanan adalah kunci untuk menjalankan bisnis yang efisien dan menguntungkan.