Akuntansi e-niaga:praktik terbaik yang harus diikuti pada tahun 2022

Pada tahun 2020, e-niaga AS menunjukkan pertumbuhan sebesar 44%, tertinggi selama dua dekade terakhir. Sehingga pangsa penjualan online terhadap total penjualan ritel melonjak hingga 21%, cukup signifikan dibandingkan 15,8% di tahun 2019. Banyak faktor yang mendorong pertumbuhan ini, di antaranya pandemi dan dampaknya terhadap perilaku konsumen menjadi kontributor terbesar. Banyak bisnis yang ada harus beralih ke model e-niaga untuk tetap bertahan, dan lebih banyak bisnis e-niaga akan terus muncul di masa mendatang, secara bertahap memenangkan tempat dari ritel klasik.

Dengan demikian, permintaan akan akuntansi e-niaga hanya akan tumbuh, karena e-niaga tampaknya menjadi tren jangka panjang yang tidak dapat diabaikan oleh pemilik bisnis maupun akuntan.

Dalam artikel ini, saya ingin melihat lebih dekat kekhasan akuntansi e-niaga dan membagikan beberapa praktik terbaik akuntansi untuk dipertimbangkan dalam lanskap bisnis e-niaga yang terus berubah.

Catatan: juga, periksa artikel kami tentang pentingnya SEO yang tepat untuk e-commerce untuk meningkatkan penjualan online.

Isi:

1. Perubahan lanskap bisnis e-niaga

2. Apa itu akuntansi e-niaga?

3. Bagaimana akuntansi e-niaga berbeda dari akuntansi tradisional?

4. Tantangan akuntansi e-niaga

5. Praktik terbaik akuntansi e-niaga

Perubahan lanskap bisnis e-niaga

Tanpa ragu, wabah COVID-19 dan krisis yang mengikuti mengubah lanskap bisnis e-niaga. Dan meskipun berbicara tentang perubahan, yang sering kita maksudkan adalah peningkatan kuantitas bisnis online, kita sering mengabaikan perubahan kualitatif yang juga terjadi. Apa saja perubahan itu?

Baiklah, pertama, mari kita bicara sedikit tentang mengapa perubahan itu terjadi.

Pandemi telah secara drastis mengubah kehidupan masyarakat di banyak bidang, termasuk pembelian barang atau jasa. Isolasi diri, jarak sosial, dan tindakan pengurungan lainnya membuat pelanggan mencari cara yang aman dan nyaman untuk membeli. Dan di sinilah online menjadi jawaban atas kebutuhan mereka, memberi mereka akses ke berbagai produk dan layanan yang tersedia untuk dibeli tanpa meninggalkan rumah mereka. Selain itu, permintaan online telah berubah secara drastis menjadi terdiri dari produk dan layanan yang secara tradisional menggunakan pembelian offline, seperti kebutuhan pokok atau barang konsumsi dasar, obat-obatan, kosmetik, buku, dan banyak lagi. Juga, audiens online diperluas untuk memasukkan segmen dan kelompok konsumen baru yang sebelumnya memiliki representasi online yang cukup rendah.

Jadi inilah mereka, perubahan kualitatif:kebiasaan membeli, permintaan online, dan audiens. Secara keseluruhan, mereka mendorong pergeseran besar ke online untuk banyak bisnis (sebelumnya bata-dan-mortir) dan munculnya perusahaan baru dengan model online atau e-niaga murni, karena bisnis harus menyesuaikan diri dengan lanskap yang berubah dan menemukan cara baru untuk menjawab pelanggan kebutuhan. Tetapi juga, pemilik bisnis menghadapi kebutuhan untuk meninjau praktik manajemen mereka, termasuk pendekatan akuntansi.

Apa itu akuntansi e-niaga?

Menurut definisi, akuntansi e-niaga adalah cara mengumpulkan, menganalisis, mengatur, dan melaporkan data keuangan, seperti transaksi bisnis, aset, dll., untuk bisnis e-niaga. Informasi yang diperoleh pemilik bisnis dari akuntansi harus memberi mereka gambaran yang jelas tentang keuangan bisnis mereka, sumber laba rugi, dan wawasan berharga lainnya, yang menjadi dasar mereka dapat membuat keputusan yang tepat tentang anggaran, pertumbuhan, penggalangan dana, dan banyak lagi.

Bagaimana akuntansi e-niaga berbeda dari akuntansi tradisional?

Meskipun definisi akuntansi e-niaga terlihat cukup tradisional, beberapa keanehan yang muncul dari sifat bisnis e-niaga membuatnya berbeda dari akuntansi tradisional. Pertama-tama, biasanya volume transaksi yang lebih tinggi untuk dikumpulkan dan diproses. Kemudian, jumlah saluran penjualan tempat bisnis e-niaga menerima pembayaran, dan Anda memerlukan data transaksi dari semuanya yang dikonsolidasikan dalam pembukuan. Ada juga beberapa aspek yang unik untuk dilacak untuk bisnis e-niaga, seperti inventaris atau harga pokok barang, dll.

Semua ini membuat akuntansi e-niaga menjadi proses yang jauh lebih rumit yang memerlukan pendekatan berbeda dan lebih banyak investasi waktu dan upaya untuk menghindari tantangan yang mungkin dihadapi akuntan dan pemilik bisnis dalam mengelola pembukuan.

Tantangan akuntansi e-niaga

Seperti disebutkan di atas, ada tantangan khusus untuk akuntansi e-niaga yang perlu dipertimbangkan oleh pemilik bisnis atau akuntan e-niaga dan tahu cara mengatasinya. Ini termasuk kesalahan entri data, kewajiban pajak penjualan, mengelola pengembalian uang atau tolak bayar, menangani biaya pemroses pembayaran, dan mengelola inventaris. Mari kita lihat lebih dekat satu per satu.

Kesalahan entri data

Kecuali jika Anda menjual sesuatu yang sangat aneh atau eksklusif, seperti karya seni lumba-lumba atau topi rajutan wol buatan tangan dari para biksu Tibet (dan mungkin, melakukannya hanya untuk menyenangkan diri sendiri), Anda perlu mengimpor banyak data transaksi ke dalam akuntansi. Seringkali, data ini berasal dari beberapa saluran – seperti pemroses pembayaran atau platform e-niaga – yang digunakan bisnis e-niaga untuk penjualan. Memasukkan data ini secara manual sangat rawan kesalahan, dan ada juga risiko kehilangan data (mengesampingkan bahwa entri manual dari ribuan transaksi adalah rasa sakit yang luar biasa bagi seorang akuntan, berhari-hari menyakitkan). Akibatnya, pembukuan yang tidak akurat dan akibatnya, pelaporan yang salah, pengajuan pajak, rekonsiliasi yang gagal (dan semua mimpi buruk yang dapat Anda bayangkan).

Kewajiban pajak penjualan

Pajak penjualan adalah tantangan besar lain yang dihadapi bisnis e-niaga. Karena perubahan dan pembaruan rutin yang diperkenalkan otoritas pajak, pajak tetap menjadi salah satu pajak paling rumit yang harus ditanggung oleh bisnis e-niaga.

Kondisi dan tarif sangat bergantung pada di mana sebuah bisnis memiliki hubungan – dengan kata lain, kehadirannya. Untuk bisnis bata-dan-mortir, cukup jelas, artinya mereka harus melaporkan dan membayar kepada otoritas pajak negara bagian di mana ia berada (kehadiran fisik atau hubungan fisik ). Namun untuk bisnis e-niaga – yang mungkin tidak memiliki representasi fisik sama sekali – kita biasanya berbicara tentang hubungan ekonomi . Pada dasarnya, perhubungan ekonomi mengacu pada pendapatan atau volume penjualan (atau keduanya) ambang batas yang ditetapkan oleh suatu negara. Ambang batas ini (serta tarif pajak penjualan) mungkin berbeda dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya.

Jadi, jika Anda menjual antarnegara bagian, ini akan memperumit akuntansi Anda secara dramatis, karena Anda perlu menerapkan pajak yang benar untuk penjualan dan juga melaporkan serta membayarnya ke negara bagian yang tepat (ingat bahwa beberapa platform e-niaga melakukannya untuk Anda)

Mengelola pengembalian dana dan tagihan balik

Pengembalian dana dan tolak bayar adalah aspek biasa dari pengelolaan bisnis e-niaga. Mereka tidak dapat dihindari, karena barang yang dibeli mungkin tidak muat, rusak selama pengiriman, tidak berfungsi karena pembusukan, dan karena banyak alasan lainnya. Dan kecuali bisnis tidak peduli dengan loyalitas pelanggan, itu adalah salah satu praktik e-niaga terbaik untuk memiliki kebijakan pengembalian bisnis kecil. Jadi, sangat penting untuk mencatat pengembalian uang secara akurat dalam akuntansi agar tidak mengacaukan pembukuan.

Pada saat yang sama, ini dapat menjadi tantangan dan memakan waktu, karena penjualan dan pengembalian dana mungkin terjadi dalam periode yang berbeda, dan tidak semua sistem pembayaran memberi Anda perincian tentang jumlah pengembalian dana (misalnya item Stripe ), sehingga Anda dapat secara manual mencari obral yang sesuai dan menerapkan pengembalian dana ke sana.

Menangani biaya pemroses pembayaran

Untuk setiap pembayaran yang Anda terima melalui gateway pembayaran atau platform e-niaga, layanan tersebut dapat membebankan Anda komisi, biasanya dikenal sebagai biaya prosesor. Biaya tersebut harus dicatat dengan benar dalam pembukuan Anda sehingga Anda dapat memahami jumlah sebenarnya yang diperoleh dari penjualan barang ini atau itu. Jumlah biaya dapat berbeda dari platform ke platform. Selain itu, mereka dapat bervariasi tergantung pada volume pembayaran yang Anda proses melalui platform ini atau itu dan bahkan kategori produk yang Anda jual.

Manajemen inventaris

Untuk bisnis e-niaga, sangat penting untuk mengelola inventaris dengan benar dan mencerminkannya dalam akuntansi dengan benar. Tanpa itu, hampir tidak mungkin untuk mengontrol arus kas bisnis, merencanakan anggaran, membuat pesanan pasokan tepat waktu, dll. Selain itu, mengelola inventaris dengan cara yang benar membantu bisnis e-niaga menghindari hal-hal seperti kelebihan stok atau kehabisan stok, yang dapat berdampak negatif mempengaruhi penjualan.

Melacak inventaris dapat menjadi tantangan dan melibatkan pemantauan perubahan inventaris secara teratur (terutama saat pengembalian dana dilakukan). Dan menjual melalui banyak saluran hanya memperumit masalah.

Praktik terbaik akuntansi e-niaga

Di bawah ini, saya mengumpulkan beberapa praktik terbaik akuntansi yang dapat membantu memenuhi kebutuhan khusus bisnis e-niaga.

Catatan. Anda akan melihat bahwa beberapa orang menyarankan untuk menggunakan perangkat lunak otomatisasi akuntansi. Tetapi tidak heran, karena menggunakan perangkat lunak tetap menjadi salah satu rekomendasi efisiensi akuntansi teratas untuk waktu yang cukup lama. Sulit untuk melebih-lebihkan nilai yang diberikan perangkat lunak akuntansi kepada pemilik bisnis dan akuntan. Dengan melakukan sebagian besar tugas akuntansi, akan membantu untuk melakukan pembukuan dengan lebih akurat dan efisien.

Jadi, mari kita langsung ke praktik terbaik.

• Mengintegrasikan semua sumber pembayaran Anda dengan perangkat lunak akuntansi;
• Buat sebanyak mungkin detail yang diperlukan;
• Pastikan penerapan pajak penjualan yang benar untuk penjualan Anda;
• Gunakan kemungkinan pelaporan perangkat lunak akuntansi Anda sepenuhnya;
• Rekonsiliasi secara teratur.

Menutup

Saat ini, permintaan dalam akuntansi e-niaga lebih tinggi daripada sebelumnya, karena lebih banyak bisnis beralih ke model e-niaga untuk menyesuaikan diri dengan perilaku pembelian yang berubah dan secara efisien memenuhi kebutuhan pelanggan dalam proses pembelian yang lebih aman dan nyaman. Namun, penting untuk memahami kekhasan dan tantangan akuntansi e-niaga yang muncul dari sifat bisnis e-niaga dan menyediakannya.

Menggunakan perangkat lunak otomatisasi akuntansi adalah salah satu praktik terbaik untuk akuntan e-niaga dan pemilik bisnis. Ini dapat membantu mengatasi tantangan ini secara efisien, membawa akuntansi ke tingkat yang baru dengan akurasi, pelaporan yang lebih baik, rekonsiliasi yang lebih cepat dan lebih mudah, dan secara drastis meningkatkan alur kerja akuntansi.