Panduan Tanpa Rasa Sakit untuk Akuntansi E-niaga

Saat Anda bertanya kepada pemilik bisnis e-niaga, apa bagian yang paling tidak disukai dari pekerjaan mereka — sebagian besar akan menjawab 'akuntansi.'

(Jika Anda adalah permata langka yang menyukai akuntansi, tos untuk Anda!)

Namun 41% pemilik usaha kecil menangani pembukuan mereka tanpa bantuan apa pun.

Sumber:OnPay

Tapi inilah masalahnya:seiring pertumbuhan bisnis e-niaga Anda, keuangan Anda akan menjadi lebih rumit. Penjualan, pengembalian, pembayaran pemasok, biaya perbankan — semua pergerakan uang masuk dan keluar perlu dikategorikan dengan benar, dianalisis, dan kemudian dilaporkan ke otoritas pajak.

Tanpa sistem akuntansi yang tepat, Anda dapat dengan cepat kewalahan dengan semua data keuangan yang Anda hadapi.

Juga, gabungkan ini dengan fakta bahwa:

19% dari mereka yang menganggap diri mereka memiliki literasi keuangan tinggi ternyata melek finansial.

Kami tidak bermaksud untuk mencegah Anda melakukan pembukuan sendiri dengan data tersebut.

Tapi kami benar-benar ingin mendapatkan perhatian penuh Anda. Karena akuntansi itu penting. Tapi belajar untuk mencintai itu sulit. Dalam panduan ini, kami menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui tentang akuntansi e-niaga tanpa rasa takut.

Akuntansi E-niaga vs Pembukuan:Apa Perbedaannya?

Mari kita mulai dengan dasar-dasar dan rekap siapa yang ada di bidang akuntansi.

Pembukuan adalah praktik akuntansi dasar untuk memelihara catatan dokumen dan transaksi keuangan yang rapi. Tujuan dari latihan ini adalah untuk menggambarkan dan mengatur keadaan keuangan Anda.

Tugas pembukuan utama meliputi:

• Kategorisasi transaksi.
• Faktur.
• Rekonsiliasi akun.
• Persiapan neraca.
• Manajemen penggajian.
• Hutang usaha dan manajemen piutang.

Akuntansi adalah praktik menganalisis semua catatan keuangan, yang dihasilkan oleh pemegang buku, untuk membuat laporan keuangan, model, dan prakiraan. Sehingga Anda dapat memahami tingkat keuangan Anda saat ini dan merencanakan masa depan.

Tugas akuntansi utama meliputi:

• Persiapan entri yang disesuaikan.
• Audit informasi keuangan.
• Perencanaan dan pelaporan pajak.
• Perkiraan keuangan dan analisis risiko.
• Penyusunan laporan keuangan, laporan, dan model.

Tujuan akuntansi adalah membekali Anda dengan pengetahuan keuangan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas.

2 Jenis Akuntansi untuk Bisnis E-niaga Anda

Sistemisasi sangat penting dalam akuntansi. Untuk menjaga keuangan e-niaga Anda tetap teratur, Anda dapat menggunakan salah satu dari dua jenis sistem akuntansi populer.

1. Akuntansi berbasis kas.

Saat menggunakan metode akuntansi tunai, Anda menambahkan catatan baru setiap kali uang tunai masuk ke rekening bank Anda atau meninggalkannya sebagai biaya. Dengan cara ini, buku Anda mencerminkan semua informasi transaksional, yang disimpan di seluruh metode pembayaran dan rekening bank Anda.

Berikut adalah contoh singkat dari catatan akuntansi basis kas:

Penghasilan dua mingguan: $615 

Akuntansi berbasis tunai adalah pilihan 'pemula' untuk sebagian besar bisnis e-niaga kecil. Karena ini adalah sistem yang sederhana untuk dipelihara — Anda cukup melaporkan semua pergerakan uang saat itu terjadi. Selain itu, Anda selalu tahu berapa banyak uang tunai yang Anda miliki saat ini.

Keuntungan lain dari akuntansi basis tunai adalah ini:saat melaporkan pajak bisnis Anda di akhir tahun, Anda tidak perlu membayar pajak penghasilan atas pembayaran yang belum Anda terima. Jadi tagihan pajak Anda bisa lebih kecil.

Akuntansi berbasis kas berfungsi untuk:

• Penjual e-niaga kecil.
• Bisnis pembuat.
• Toko produk sesuai permintaan.
• Toko FBA Amazon.
• Operasi dropship.

Namun, metode akuntansi ini bukanlah pilihan terbaik untuk operasi e-niaga yang lebih besar karena metode ini tidak mengenali piutang dan utang usaha di masa mendatang.

Oleh karena itu, hindari akuntansi berbasis uang tunai jika Anda:

• Jalankan bisnis e-niaga dengan tingkat stok tinggi dan banyak pemasok.
• Rencanakan untuk mengajukan pembiayaan atau mendapatkan pinjaman untuk bisnis Anda.
• Ingin menghadirkan auditor dan mendapatkan laporan keuangan yang telah diaudit.

2. Metode akrual.

Akuntansi akrual, sebaliknya, meminta Anda untuk mencatat setiap penjualan atau pengeluaran setelah terjadi, terlepas dari kapan uang tersebut mencapai (atau meninggalkan) rekening bank Anda.

Mari kita lihat contoh rekamannya:

Penghasilan dua mingguan: $6.600

Bisnis ini menghasilkan $2.500 dalam penjualan online. Uang itu sudah mendarat di rekening bank. Tapi cek $5K yang lebih besar itu belum dibersihkan dan akan tiba pada Minggu 3. Sama dengan pengeluaran — biaya pengiriman dibayarkan segera. Tapi pembayaran kontraktor akan jatuh tempo bulan depan, artinya $800 masih ada di rekening bank sampai saat itu.

Akuntansi akrual sering dikenal sebagai metode akuntansi tradisional karena merupakan sistem yang digunakan sebagian besar lembaga keuangan. Pikirkan pemberi pinjaman, auditor, investor, perencana pajak, atau siapa pun yang tertarik untuk mempelajari tentang keadaan keuangan perusahaan Anda.

Di permukaan, akuntansi akrual tampaknya lebih membingungkan daripada akuntansi berbasis kas. Anda harus memikirkan uang yang belum Anda peroleh (piutang) dan mengurangi biaya yang belum Anda keluarkan (utang).

Tapi begitu Anda melewati itu, sistem akuntansi ini mulai lebih masuk akal. Karena memberikan representasi yang lebih realistis dari pendapatan bisnis Anda setiap bulan. Selain itu, memungkinkan Anda membuat proyeksi keuangan yang lebih akurat saat Anda mempertimbangkan kewajiban keuangan Anda saat ini dan di masa depan.

Kontra akuntansi akrual, bagaimanapun, adalah bahwa cara pencatatan ini mengalihkan fokus dari berapa banyak uang yang Anda miliki ke berapa banyak uang yang Anda pindahkan. Dengan menghitung pembayaran/pengeluaran di masa mendatang, akuntansi akrual dapat membuat operasi Anda terlihat lebih menguntungkan daripada yang sebenarnya. Jadi, Anda harus mengawasi arus kas Anda lebih dekat.

Haruskah Anda beralih ke akuntansi akrual sebagai pengusaha e-niaga?

Jawaban singkatnya adalah - ya. Anda harus mengadopsi sistem akuntansi ini sebagai skala operasi Anda. Metode cash basis untuk pelaporan pajak hanya diizinkan untuk perusahaan dengan penerimaan pertumbuhan tahunan rata-rata $5 juta atau kurang.

Yang Anda Butuhkan untuk Mulai Melakukan Akuntansi untuk Toko E-niaga Anda

Apa pun sistem akuntansi yang Anda gunakan terlebih dahulu, Anda harus menyiapkan tiga hal:

1. Nomor ID pajak bisnis.

Jika Anda beroperasi sebagai perusahaan atau kemitraan, Anda harus meminta Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN) dari IRS. Ini adalah pengidentifikasi 9 digit unik dari bisnis Anda untuk digunakan di semua dokumen pajak Anda. Anda dapat mengajukan permohonan secara online dan menerimanya segera melalui email. Pedagang tunggal dapat menggunakan Nomor Jaminan Sosial (SSN) mereka untuk tujuan yang sama.

2. Rekening bank bisnis.

Memisahkan keuangan bisnis dan pribadi Anda adalah aturan emas pertama dalam akuntansi. Buka rekening bank bisnis khusus untuk toko e-niaga Anda. Siapkan versi bisnis dari aplikasi pembayaran populer (mis. PayPal). Dan pastikan Anda tidak membelanjakan uang dari akun bisnis Anda untuk kebutuhan pribadi (kecuali jika memenuhi syarat sebagai pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan).

Di sisi lain, Anda dapat membelanjakan uang dari akun pribadi Anda untuk menutupi pengeluaran bisnis Anda. Anda kemudian dapat mengklaimnya kembali sebagai biaya 'out of pocket'. Sekali lagi, ini harus menjadi pengeluaran bisnis yang masuk akal. Atau Anda akan menghadapi risiko pertanyaan peraturan.

3. Perangkat lunak akuntansi.

Aplikasi akuntansi dan layanan online dapat menghemat banyak waktu untuk pencatatan penjualan, manajemen pengeluaran, pembuatan laporan, dan tugas pembukuan lainnya. Itulah sebabnya 50% bisnis kecil menggunakannya.

Sumber:OnPay 

Aplikasi akuntansi populer untuk toko e-niaga kecil adalah:

• Buku Segar.
• Buku Cepat Daring.
• Xero.
• Gelombang.
• Kashoo.
• Sage.

5 Tugas Akuntansi E-niaga Penting untuk Dimulai

Dengan semua alat yang tersedia, mari kita lihat tugas akuntansi utama yang perlu Anda lakukan setiap minggu/bulanan:

1. Kategorikan semua transaksi.
2. Mempertahankan anggaran bisnis.
3. Terus ikuti perkembangan pajak.
4. Membedakan antara pengembalian dan tagihan balik.
5. Praktekkan pencatatan yang akurat.

Rajin dengan masing-masing dari mereka akan membantu Anda memahami arus kas Anda dan mempersiapkan diri untuk musim pajak.

Kategorikan Semua Transaksi Anda

Kategorisasi transaksi adalah praktik dasar pembukuan e-niaga. Anda harus menandai setiap transaksi pada laporan arus kas Anda sebagai pendapatan atau pengeluaran. Sebagian besar aplikasi akuntansi akan mengurutkan transaksi secara otomatis untuk Anda, jadi Anda hanya perlu meninjaunya dan menetapkan kategori tambahan yang benar (mis. gaji, pemasaran, pengembalian, dll).

Mengkategorikan transaksi Anda membantu Anda memperkirakan:

• Pengeluaran rutin dan sekali pakai
• Pendapatan bulanan

Anda kemudian dapat menggunakan angka-angka ini untuk menilai laporan laba rugi bisnis online, merencanakan pajak, dan membuat anggaran bisnis.

Pertahankan Anggaran Bisnis Anda

Anggaran bisnis adalah penghitungan semua pengeluaran bisnis Anda dan kewajiban keuangan lainnya, diringkas dengan rapi dan ditumpuk dengan pendapatan reguler Anda. Jumlah total memberi tahu Anda berapa banyak uang tunai yang Anda butuhkan untuk mencapai titik impas atau menghasilkan keuntungan.

Sasaran anggaran adalah untuk membantu Anda:

• Pantau pola arus kas Anda.
• Tetap di atas semua pengeluaran rutin dan tidak terencana.
• Ketahui kapan harus berbelanja secara royal dan kapan harus mengayuh kembali.
• Sisihkan sebagian penghasilan untuk hari hujan (dan pajak).
• Hindari atau kurangi utang bisnis.
• Tetap fokus pada tujuan keuangan jangka panjang.

Mempertimbangkan bahwa tahun 2020 adalah tahun yang sulit bagi bisnis e-niaga kecil, penganggaran dapat menjadi praktik yang baik untuk diambil dan dipatuhi. Begini caranya:

1. Tinjau arus kas Anda.

Untuk membuat anggaran secara efektif, Anda perlu tahu kapan dan ke mana uang Anda pergi dan berapa banyak yang masuk secara teratur.

Catat pengeluaran Anda terlebih dahulu karena sebagian besar akan berulang. Catat berapa banyak yang Anda belanjakan untuk:

• Pembelian inventaris.
• Pembayaran pemasok.
• Gaji karyawan/subkontraktor.
• Pengemasan dan penanganan.
• Ongkos kirim dan pengiriman.
• Biaya pemrosesan pembayaran.
• Perbankan bisnis.
• Perangkat lunak, aplikasi, langganan.
• Hosting situs web.
• Iklan.
• Pajak.
• Pengembalian dana/pengembalian.

Kemudian perhitungkan biaya satu kali (tidak) yang direncanakan. Jumlah total yang akan Anda dapatkan adalah dasar anggaran — jumlah yang Anda butuhkan untuk mencapai titik impas setiap bulan.

Karena volume penjualan e-niaga dapat zig dan zag karena fluktuasi harga, perubahan permintaan, musim, dan kondisi pasar lainnya, pendapatan Anda dapat berfluktuasi. Jadi, Anda mungkin akan mengalami bulan arus kas negatif — saat itulah penghasilan Anda lebih sedikit daripada yang Anda belanjakan.

Itulah alasan lain untuk memiliki anggaran dan menyisihkan penghasilan tambahan.

2. Buat kalkulator anggaran mingguan.

Untuk mempertahankan arus kas yang positif, terutama pada tahap pertumbuhan awal, Anda harus memperhatikan setiap sen yang Anda belanjakan.

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menyiapkan 'kantong uang' terpisah untuk kategori pengeluaran mingguan yang berbeda dan memperbaruinya secara teratur. Dengan cara ini Anda akan tahu persis berapa banyak yang telah Anda habiskan dan dapat mengurangi yang tidak penting selama minggu depan.

Anda dapat menyimpan spreadsheet serupa tempat Anda mencantumkan semua pengeluaran dan pendapatan mingguan untuk memperkirakan dinamika arus kas Anda:

Tetap Up-to-date dengan Pajak

Pemilik bisnis e-niaga memiliki dua kategori pajak yang perlu diingat — pajak pendapatan bisnis dan pajak penjualan.

Menavigasi pajak penjualan bisa jadi sulit karena Anda perlu mempertimbangkan keduanya:

• Pajak penjualan tingkat negara bagian (dipungut di 45 negara bagian dan Distrik Columbia).
• Pajak penjualan lokal (dipungut di 38 negara bagian).

Sumber:Tax Foundation

1. Pastikan tarif pajak Anda benar untuk pelanggan.

Bergantung pada platform e-niaga mana yang Anda gunakan untuk toko Anda, Anda dapat menambahkan semua pajak penjualan secara manual ke formulir pembayaran atau menghitungnya secara otomatis, berdasarkan alamat pengiriman pelanggan. Opsi kedua kurang rawan kesalahan.

2. Bayar taksiran pajak bisnis triwulanan.

Semua bisnis e-niaga yang mungkin berutang pajak lebih dari $1.000 pada akhir tahun diharapkan melakukan pembayaran pajak perkiraan triwulanan. IRS menghitung iuran Anda berdasarkan pengembalian terakhir dan mengharapkan pembayaran sesuai dengan kalender.

3. Ajukan pajak penjualan.

Anda perlu menyimpan catatan yang jelas bahwa Anda telah mengumpulkan pajak penjualan untuk setiap faktur pelanggan. Semua catatan ini harus diisi dengan yurisdiksi pajak lokal Anda sesuai dengan tanggal jatuh tempo. Frekuensi pengisian bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya, tetapi biasanya pada pertengahan atau akhir setiap bulan.

Membedakan Antara Pengembalian dan Tagihan Balik

Pengembalian dan tagihan balik pelanggan adalah dua jenis pengeluaran berbeda yang memerlukan pencatatan terpisah.

1. Pengembalian toko.

Toko e-niaga dapat memiliki satu atau beberapa kebijakan pengembalian dan ini harus tercermin dalam akuntansi Anda:

• Kredit toko: Catat transaksi awal sebagai pengeluaran dan tambahkan ke daftar hutang usaha.
• Pengembalian dana penuh: Setelah produk kembali kepada Anda, kategorikan transaksi pengembalian dana di bawah “Pengembalian dan Tunjangan” dan kurangi langsung dengan pendapatan Anda.

2. Simpan tagihan balik.

Tolak bayar terjadi ketika pelanggan mempermasalahkan transaksi dengan bank mereka dengan mengklaim bahwa itu adalah penipuan. Sayangnya, 'penipuan ramah' seperti itu menyumbang 40% hingga 80% dari semua kerugian penipuan di antara e-tailer.

Kategorikan semua tagihan balik sebagai “Pengembalian dan Tunjangan”. Selain itu, jika tagihan balik termasuk biaya tambahan, tandai sebagai pengeluaran bisnis.

Latih Pencatatan Akurat untuk Toko E-niaga Anda

Akuntansi adalah seni memelihara catatan keuangan yang menceritakan kisah keuangan lengkap bisnis Anda (untuk diri sendiri dan siapa pun yang meminta).

Karena Anda melaporkan sendiri keuangan dan pajak Anda kepada pihak berwenang, Anda perlu menyimpan bukti semua klaim Anda. Itu berarti Anda harus menyimpan catatan berikut untuk akuntansi bisnis e-niaga Anda:

• Kwitansi, tagihan, dan faktur.
• Cek yang dibatalkan dan dipantulkan.
• SPT pajak sebelumnya.
• Bentuk W2 dan 1099.
• Rekening bank, laporan mutasi kartu debit/kredit.
• Laporan akun dari dompet pembayaran online.
• Catatan pendapatan dari platform e-niaga Anda seperti BigCommerce.

Semua catatan ini harus disimpan setidaknya selama 3 tahun.

Sepertinya banyak? Nah, yang terbaik adalah membayar ekstra untuk penyimpanan cloud, kemudian menghadapi kemungkinan denda jika Anda tidak dapat mencadangkan klaim keuangan Anda selama audit.

3 Praktik Terbaik Akuntansi Cepat yang Perlu Diingat

Melakukan lima tugas akuntansi untuk toko e-niaga Anda bisa sangat melelahkan, terutama saat Anda baru memulai.

Ingat:Anda tidak perlu masuk ke mode guru keuangan dan mencoba membuat proyeksi arus kas yang bagus atau menggunakan rumus multi-langkah untuk menghitung indeks profitabilitas Anda.

Buat akuntansi Anda tetap sederhana dan langsung ke intinya:

1. Perkiraan pengeluaran besar.

Catat semua hutang rutin, bersama dengan spreadsheet Excel anggaran mingguan. Dengan cara ini Anda akan selalu mengetahui iuran Anda dan dapat bekerja dengan sisa pendapatan untuk mengakomodasi pengeluaran yang lebih besar — ​​gedung gudang baru, lebih banyak iklan, atau inventaris tambahan.

2. Sisihkan uang (dan waktu) untuk pajak.

Musim pajak bisa menjadi sibuk jika Anda datang begitu saja. Sepertiga pemilik usaha kecil menghabiskan lebih dari 80 jam (=dua minggu kerja) per tahun untuk mempersiapkan pengembalian pajak federal mereka. Komitmen Anda untuk mempertahankan catatan yang rapi sepanjang tahun akan membuahkan hasil yang luar biasa.

Untuk uangnya, sisihkan 30%-40% dari pendapatan bisnis Anda untuk pembayaran pajak akhir tahun.

3. Awasi manajemen inventaris Anda.

Sektor ritel AS menghadapi kerugian $50 miliar per tahun karena persediaan yang tidak bergerak. Jangan menambahkan jumlah tersebut karena penumpukan inventaris yang tidak perlu memengaruhi likuiditas Anda dan akan berdampak buruk pada semua aset dan laba Anda.

Hal yang sama berlaku untuk bahan mentah — jangan tergoda untuk membeli secara berlebihan kecuali Anda tahu bahwa Anda dapat menggunakan semua stok. Biaya penyimpanan akan berakhir dengan memakan semua jenis diskon massal yang Anda dapatkan.

Untuk menjalankan operasi lean, tetapkan volume inventaris minimal dan maksimum yang dapat Anda simpan, berdasarkan anggaran dan proyeksi arus kas Anda.

Dua Masalah Umum Akuntansi E-niaga Yang Harus Dipertanggungjawabkan

Untuk menjadi lebih baik dalam melakukan akun Anda, jangan terpikat ke dalam perilaku berikut:

1. Menunggu hingga menit terakhir untuk meninjau laporan keuangan.

Jangan tunda kategorisasi pengeluaran hingga akhir bulan, atau lebih buruk lagi — akhir tahun pelaporan. Dengan ribuan catatan untuk disaring, Anda akan kehilangan sesuatu yang penting. Itu bisa menjadi sesuatu yang kecil seperti pengurangan yang tidak diklaim. Atau kelalaian besar yang mungkin memerlukan koreksi dalam pengembalian pajak Anda.

Apa yang harus dilakukan sebagai gantinya: Blokir 2-3 jam setiap bulan saat Anda duduk dan meninjau semua dokumen keuangan, mengaturnya menurut kategori, dan kemudian melakukan rekonsiliasi rekening bank.

2. Kesalahan yang hilang (karena kurangnya waktu).

Ketika Anda melakukan pembukuan dengan tergesa-gesa, kesalahan akan merayap masuk. Memiliki kesalahan dalam catatan pembukuan Anda dapat menghindari proyeksi keuangan Anda dan mengakibatkan kerugian finansial. Jika itu dibiarkan tanpa pengawasan, mereka dapat masuk ke pengisian pajak Anda. Kemudian Anda harus mengajukan pengembalian pajak yang diubah. Yang sekali lagi, bukanlah hal yang paling menyenangkan untuk dilakukan.

Apa yang harus dilakukan sebagai gantinya: Otomatiskan akuntansi Anda untuk mencegah kesalahan manual dan inkonsistensi. Setelah Anda memiliki anggaran, pekerjakan chief financial officer (CFO), CPA (akuntan publik bersertifikat), atau akuntan e-niaga internal untuk membantu Anda dalam pelaporan pajak.

Menutup

Anda tidak perlu menjadi akuntan bersertifikat untuk tetap berada di puncak keuangan e-niaga Anda.

Dengan sistem akuntansi yang tepat, aplikasi akuntansi yang mendukung, dan ketekunan yang tepat, Anda dapat memahami akuntansi dengan baik, dan belajar menyukai praktik menganalisis keuangan Anda. Terutama, ketika wawasan tersebut menghasilkan pendapatan yang lebih tinggi!