5 Praktik Terbaik untuk Pencatatan Usaha Kecil

Pencatatan sangat penting untuk kelancaran persiapan pajak. Ambil lima tips pencatatan ini kembali ke bisnis kecil Anda sehingga Anda dapat menyederhanakan pembukuan Anda.

Saya tidak berpikir pakar organisasi Marie Kondo berbicara tentang catatan bisnis di sini, tetapi itu pasti berlaku:“Menertibkan berarti juga menertibkan masa lalu Anda.”

Catatan bisnis membuktikan transaksi dan aktivitas bisnis. Menumbuhkan bisnis yang sukses membutuhkan organisasi di semua tingkatan, termasuk catatan bisnis Anda.

Sistem manajemen arsip yang efektif tidak membutuhkan banyak waktu untuk memelihara dan menyederhanakan pembukuan, persiapan pajak, dan audit keuangan.

Ikuti tips berikut untuk membuat sistem pencatatan yang menjaga tekanan darah Anda tetap rendah selama musim pelaporan pajak.

1. Menerapkan sistem manajemen dokumen

Semua transaksi bisnis harus didokumentasikan, baik di atas kertas atau elektronik. Seiring pertumbuhan bisnis Anda, begitu pula tumpukan kertas dan file yang perlu disimpan oleh bisnis Anda.

Pertama, lakukan tanpa kertas sehingga semua catatan Anda mudah diakses. Kemudian, terapkan sistem manajemen dokumen digital yang mengatur dokumen bisnis Anda. Kemudian tambahkan sistem kontrol dokumen yang menguraikan seberapa sering untuk meninjau dan memperbarui dokumen.

2. Periksa mandat penyimpanan catatan

Pencatatan bukan hanya tentang memberikan senyum di wajah ahli pajak Anda. Ini juga untuk mematuhi mandat penyimpanan dokumen.

Mandat penyimpanan catatan IRS dan Departemen Tenaga Kerja (DOL) bervariasi antara dua dan enam tahun, tergantung pada dokumennya. Bagaimanapun, simpan semua catatan bisnis setidaknya selama tujuh tahun.

Beberapa catatan bisnis, seperti sertifikat bebas pajak lembaga nonprofit atau nomor pajak bisnis, tidak pernah menjadi tidak relevan, jadi selalu simpan di dekat mereka.

Aturan penyimpanan catatan IRS berlaku untuk catatan yang membantu Anda menghitung atau membenarkan pendapatan bisnis, pengurangan pajak, atau kredit pajak. DOL mengharuskan Anda menyimpan dokumen apa pun yang membantu Anda melakukan penggajian.

IRS dapat mengaudit catatan keuangan bisnis Anda hingga tujuh tahun yang lalu dan bahkan lebih jauh lagi ketika Anda tidak mengajukan pengembalian pajak atau dicurigai melakukan penipuan. Sebagian besar CPA meminta Anda untuk menyimpan semua dokumen bisnis setidaknya selama tujuh tahun setelah tidak lagi relevan.

Catatan bisnis yang paling umum meliputi:

• Nama karyawan, alamat, dan informasi kontak
• Lembar waktu karyawan
• Potongan gaji karyawan
• Semua formulir pajak dikirimkan ke IRS
• Laporan bank
• Dokumen asuransi
• Kontrak, termasuk pinjaman dan hipotek
• Struk pembelian
• Faktur pelanggan
• Pengembalian pajak
• Laporan keuangan
• Jadwal penyusutan
• Dokumen pendaftaran bisnis
• Risalah rapat Direksi
• Berkas hukum
• Email

Negara bagian dapat menentukan lebih lanjut aturan penyimpanan dokumen, jadi periksa situs web departemen perbendaharaan negara bagian Anda untuk informasi lebih detail.

3. Pilih perangkat lunak akuntansi dan penggajian yang menghasilkan catatan

Biarkan perangkat lunak memimpin dalam membuat catatan akuntansi bisnis kecil, seperti faktur pelanggan dan formulir pajak gaji.

Sebagian besar perangkat lunak akuntansi dapat menghasilkan faktur pelanggan. Perangkat lunak ini juga akan secara otomatis membantu Anda dengan dasar-dasar pembukuan, seperti mencatat piutang saat Anda menagih pelanggan.

Perangkat lunak penggajian Anda harus menangani pembuatan catatan pajak penggajian, seperti:

• Formulir W-2
• Formulir W-3
• Formulir 1099-MISC
• Formulir 1099-NEC, baru pada tahun 2020
• Formulir 941

Perangkat lunak penggajian menghasilkan dan mengarsipkan formulir-formulir ini dengan otoritas yang sesuai, baik itu IRS, Administrasi Jaminan Sosial (SSA), atau keduanya. Anda dapat dengan mudah mencari formulir ini di perangkat lunak penggajian kapan pun Anda membutuhkannya.

4. Mencocokkan catatan dengan transaksi selama rekonsiliasi bank

Pembukuan 101 mengajarkan kita untuk memiliki dokumentasi untuk semua transaksi bisnis. Kuasai dasar-dasar akuntansi dengan menjadikan pencatatan sebagai bagian dari pembukuan bisnis kecil Anda.

Rekonsiliasi bank membantu usaha kecil menangkap kesalahan dan memahami posisi keuangan mereka. Ini juga waktu yang ideal untuk memastikan Anda memiliki catatan untuk semua transaksi bisnis.

Selama rekonsiliasi bank bulanan Anda, cocokkan setiap transaksi dalam perangkat lunak akuntansi Anda dengan catatan. Saat Anda menyisir transaksi bisnis Anda, pastikan Anda memiliki faktur, tanda terima, atau kontrak yang cocok.

Jika perangkat lunak Anda mengizinkannya, simpan catatan bisnis Anda di perangkat lunak akuntansi Anda. Intuit QuickBooks Online memungkinkan pengguna melampirkan dokumen ke setiap transaksi, sehingga siapa pun yang membuka buku Anda dapat melihat catatan terkait.

5. Cadangkan dan amankan catatan Anda

Kita hidup di masa di mana pelanggaran data dan bencana alam merajalela. Luangkan waktu untuk mencadangkan dan mengamankan catatan Anda untuk menghindari bencana.

Catatan yang disimpan di atas kertas atau di hard drive harus dicadangkan ke setidaknya satu lokasi lain. Digitalkan semua dokumen untuk menjaga informasi yang dapat hilang, dicuri, atau dihancurkan.

Menyimpan catatan pada perangkat lunak berbasis cloud menurunkan risiko kehilangannya, tetapi meningkatkan risiko pencurian. Catatan bisnis Anda mencakup informasi sensitif, seperti nomor Jaminan Sosial (SSN) karyawan.

Saat menyimpan catatan bisnis secara online, amankan akun Anda dengan kata sandi yang unik dan kuat, dan aktifkan autentikasi dua faktor.

FAQ

• Jika Anda pernah ragu apakah catatan bisnis layak disimpan, simpanlah. Tanyakan kepada profesional pajak atau pengacara jika Anda tidak yakin apakah catatan itu penting.

  IRS biasanya mengaudit kurang dari 1% dari pengembalian individu dan perusahaan yang dikirimkan, jadi jangan hidup dalam ketakutan akan audit IRS. Namun jika bisnis Anda terpilih, mereka akan memerlukan bukti untuk semua pendapatan, potongan, dan kredit yang Anda laporkan atas pajak Anda.

  Tanpa dokumentasi yang tepat, Anda mungkin menghadapi peningkatan kewajiban pajak dan denda kelalaian sebesar 20% dari kekurangan pembayaran Anda.

• Ketika catatan hilang atau dicuri, reaksi pertama Anda adalah memberi tahu siapa pun yang informasi sensitifnya mungkin terancam. Misalnya, jika catatan penggajian hilang, beri tahu karyawan Anda bahwa SSN mereka mungkin telah terungkap.

  Jika catatan Anda tidak dapat dipulihkan, Anda harus melakukan yang terbaik untuk merekonstruksi semua catatan yang membenarkan pengurangan pajak bisnis. Hubungi vendor dan lembaga keuangan Anda, yang seharusnya memiliki salinan dokumen bisnis Anda.

  Jika IRS mengaudit perusahaan Anda, Anda tetap bertanggung jawab untuk membuktikan biaya bisnis yang diklaim atas pajak Anda.

• Tampaknya logis untuk menyimpan catatan selama Anda memiliki penyimpanan, tetapi Anda dapat menghapus catatan yang tidak relevan dengan bisnis Anda selama lebih dari tujuh tahun.

  Dengan memperkecil tumpukan catatan, Anda mempermudah pencarian dan peninjauan dokumen yang benar-benar Anda butuhkan. Konsultasikan dengan profesional hukum sebelum menghapus petak dokumen bisnis.

Masukkan jarum pada sistem pencatatan

Akuntansi dapat menjadi tantangan bagi bisnis kecil, tetapi sistem manajemen catatan yang terorganisir dapat membuatnya lebih mudah. Jika Anda mengikuti praktik terbaik ini, Anda menyiapkan diri untuk musim pajak yang lancar.