Panduan untuk Biaya yang Masih Harus Dibayar untuk Usaha Kecil

Beban yang masih harus dibayar adalah beban yang telah diakui tetapi belum dibayar. Untuk melaporkan pengeluaran dalam periode akuntansi yang benar, Anda mungkin harus mengumpulkan biaya tertentu dan menggunakan metode akrual.

Biaya yang masih harus dibayar adalah biaya yang belum dibayar. Untuk memastikan bahwa pelaporan akhir periode akurat, biaya yang masih harus dibayar perlu dicatat sebelum menjalankan laporan keuangan.

Untuk memperoleh biaya, Anda harus menggunakan metode akuntansi akrual, yang mencatat pendapatan dan pengeluaran saat terjadi. Baik prinsip pencocokan dan prinsip pengakuan biaya merupakan komponen inti dari metode akrual akuntansi.

Ikhtisar:Apa yang dimaksud dengan biaya yang masih harus dibayar?

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda perlu memperhitungkan setiap pengeluaran yang terjadi yang belum ditagih atau dibayar, dan Anda melakukannya dengan menimbulkan biaya. Untuk lebih memahami biaya yang masih harus dibayar, mungkin berguna untuk memahami istilah akuntansi berikut:

• Periode akuntansi: Periode waktu tertentu yang dicakup oleh laporan keuangan. Periode akuntansi bisa satu bulan, seperempat, atau satu tahun, tergantung pada bisnis Anda.
• Utang usaha: Hutang usaha adalah uang yang Anda berutang kepada vendor dan pemasok untuk barang dan jasa yang dibeli secara kredit.
• Akuntansi akrual: Akuntansi akrual mencatat transaksi saat terjadi, bukan saat uang berpindah tangan.
• Pengeluaran: Pengeluaran adalah biaya menjalankan bisnis dan diperlukan untuk memperoleh pendapatan.
• Laporan keuangan : Laporan keuangan melaporkan kinerja keuangan bisnis Anda dan digunakan secara internal dan eksternal. Ada tiga laporan keuangan dasar yang harus dijalankan setelah setiap periode akuntansi:neraca, laporan laba rugi (laporan laba rugi), dan laporan arus kas.
• Entri jurnal : Entri jurnal mencatat transaksi keuangan bisnis Anda ke dalam buku besar.

Berikut adalah beberapa pengeluaran yang harus diperoleh pada akhir periode akuntansi:

• Upah dan pengeluaran terkait untuk karyawan yang belum dibayar
• Komisi penjualan yang diperoleh pada bulan berjalan yang tidak akan dibayarkan hingga bulan berikutnya
• Pajak yang timbul
• Layanan yang diterima sebelum menerima faktur dari vendor
• Barang diterima sebelum menerima invoice dari pemasok
• Pembayaran bunga pinjaman

Akrual Anda harus selalu mencerminkan jumlah yang harus dibayar jika memungkinkan. Jika Anda tidak memiliki jumlah yang tepat, Anda perlu memperkirakan biayanya.

Sebagai contoh, pada tanggal 1 Mei, Anda membuat kontrak dengan perusahaan kebersihan untuk membersihkan kantor Anda empat kali sebulan. Sampai dengan tanggal 31 Mei, Anda belum menerima tagihan dari perusahaan untuk pembersihan kantor, juga tagihan belum dibayar. Untuk memperhitungkan biaya tersebut dengan benar, Anda perlu mencatat biaya pembersihan kantor sebagai akrual.

Jika biaya yang masih harus dibayar tidak dicatat pada bulan yang sesuai, biaya pada laporan laba rugi Anda akan terlalu rendah, seperti halnya kewajiban yang masih harus dibayar yang muncul di neraca Anda.

Beban yang masih harus dibayar vs. hutang:Apa bedanya?

Mengelola pengeluaran untuk bisnis Anda dilakukan dengan salah satu dari dua cara:melalui hutang dagang atau dengan mencatat biaya yang masih harus dibayar. Biaya yang masih harus dibayar adalah biaya yang terutang untuk barang atau jasa yang telah diterima, tetapi belum dimasukkan sebagai biaya dalam buku besar atau perangkat lunak akuntansi Anda.

Hutang usaha, meskipun serupa, menunjukkan harga pokok barang dan jasa yang telah Anda beli secara kredit dan biasanya jatuh tempo dalam waktu 30 hari sejak tanggal faktur. Hutang usaha dianggap sebagai kewajiban lancar.

Lihatlah contoh berikut tentang kapan Anda harus mengeluarkan biaya.

Ini hari terakhir bulan April, dan komputer Carol mogok. Layanan perbaikan komputer datang dan memperbaiki komputer Carol, memberitahunya bahwa dia akan menagihnya minggu berikutnya. Untuk memperhitungkan biaya perbaikan komputer dengan benar, Carol harus mengakumulasikannya menggunakan entri jurnal.

Saat dia menerima tagihan bulan depan, dia harus membalikkan akrual dan memposting pengeluaran dengan benar.

Carol tidak tahu persis berapa tagihannya, tetapi dia telah menggunakan layanan perbaikan sebelumnya, jadi dia memperkirakan berapa banyak yang harus dibayar berdasarkan tagihan sebelumnya.

Tanggal Akun Debit Kredit 30-04-2020 Biaya Perbaikan $350 30-04-2020 Biaya yang Masih Harus Dibayar $350

Entri di atas akan dibalik pada 1 Mei. Jika akrual tidak dibalik, baik pengeluaran dan kewajiban akan dilebih-lebihkan setelah tagihan tiba dan dicatat. Pembalikannya adalah:

Tanggal Akun Debit Kredit 01-05-2020 Biaya yang Masih Harus Dibayar $350 01-05-2020 Biaya Perbaikan $350

Setelah Carol menerima tagihan, dia segera membayarnya, mencatat entri jurnal sebagai berikut:

Tanggal Akun Debit Kredit 31-05-2020 Biaya Perbaikan $350 31-05-2020 Uang Tunai $350

Salah satu manfaat menggunakan perangkat lunak akuntansi adalah bahwa sebagian besar aplikasi perangkat lunak akuntansi akan secara otomatis membalikkan biaya yang masih harus dibayar pada awal periode akuntansi baru. Dengan entri yang terkumpul dibalik, yang perlu Anda lakukan hanyalah memasukkan faktur saat diterima.

Berikut adalah contoh beban utang usaha.

Ini hari terakhir bulan April, dan komputer Carol mogok. Layanan perbaikan komputer datang dan memperbaiki komputer Carol, meninggalkannya dengan faktur sejumlah $350. Carol memasukkan faktur sebagai item hutang, yang mencatat pengeluaran di bulan April, meskipun tagihan tidak akan dibayar sampai bulan berikutnya.

Tanggal Akun Debit Kredit 30-04-2020 Biaya Perbaikan $350 30-04-2020 Hutang Usaha $350

Setelah Carol membayar tagihan, jurnalnya adalah:

Tanggal Akun Debit Kredit 31-05-2020 Hutang Usaha $350 31-05-2020 Uang Tunai $350

Bagaimana Anda mencatat pengeluaran yang masih harus dibayar?

Untuk mencatat biaya yang masih harus dibayar, Anda harus menggunakan metode akuntansi akrual. Jika Anda menggunakan metode akuntansi tunai, tidak perlu menimbulkan biaya karena Anda hanya mencatat pendapatan dan pengeluaran saat uang berpindah tangan.

Biaya yang masih harus dibayar biasanya dimasukkan pada akhir periode akuntansi dan biasanya merupakan bagian dari entri penyesuaian Anda.

Berikut adalah contoh lain dari biaya yang masih harus dibayar.

Ini tanggal 31 Mei, dan Anda menyadari bahwa Anda belum menerima tagihan listrik untuk bulan tersebut. Jika Anda tidak memperhitungkan biaya tersebut, biaya utilitas bulan Mei akan dikecilkan, sedangkan biaya utilitas bulan Juni akan dilebih-lebihkan.

Untuk memastikan bahwa pengeluaran dicatat untuk bulan yang tepat, Anda mengakumulasikannya. Anda tidak tahu berapa tagihannya, tapi Anda bisa menebaknya dengan meninjau tagihan sebelumnya.

Berdasarkan tagihan tahun lalu, Anda memperkirakan tagihan ini akan menjadi $650.

Tanggal Akun Debit Kredit 31-05-2020 Beban Utilitas $650 31-05-2020 Biaya yang Masih Harus Dibayar $650

Pada awal periode akuntansi berikutnya, entri di atas akan dibalik:

Tanggal Akun Debit Kredit 01-06-2020 Biaya yang Masih Harus Dibayar $650 01-06-2020 Beban Utilitas $650

Tagihan utilitas Anda akhirnya tiba pada tanggal 1 Juni, sejumlah $710, dan akan dicatat dalam hutang usaha.

Tanggal Akun Debit Kredit 01-06-2020 Beban Utilitas $710 01-06-2020 Hutang Usaha $710

Akhirnya, ketika tagihan dibayar pada 10 Juni, Anda akan mencatat satu entri jurnal terakhir:

Tanggal Akun Debit Kredit 10-06-2020 Hutang Usaha $710 10-06-2020 Uang Tunai $710

Sementara akrual sebesar $650 untuk biaya utilitas mendekati tagihan akhir sebesar $710, tambahan $60 dari biaya utilitas akan diakui pada bulan Juni yang tidak dibebankan pada bulan Mei. Anda akan menyelesaikan proses yang sama ini saat mencatat upah yang masih harus dibayar atau gaji yang harus dibayarkan untuk karyawan.

Mengumpulkan biaya berarti akuntansi yang lebih akurat

Menggunakan metode akuntansi akrual memberi Anda kesempatan untuk menyajikan gambaran yang lebih akurat tentang bisnis Anda dan kesehatan keuangannya.

Saat Anda mencatat biaya yang masih harus dibayar, Anda secara langsung memengaruhi total pendapatan bersih dan, selanjutnya, laba ditahan, dan ekuitas pemilik. Jika pengeluaran tidak dikumpulkan, pengeluaran akan terlalu rendah dalam satu bulan, dan terlalu tinggi di bulan berikutnya.

Salah satu alat terbaik untuk mengelola akrual adalah perangkat lunak akuntansi, yang dapat menyederhanakan seluruh proses akrual, mulai dari mengkonsolidasikan entri jurnal hingga membalikkan akrual secara otomatis. Jika Anda mencari perangkat lunak akuntansi untuk bisnis Anda, pastikan untuk membaca ulasan perangkat lunak akuntansi The Ascent.