Cara Melacak Pengeluaran Bisnis:Langkah-demi-Langkah

Melacak pengeluaran bisnis adalah bagian penting dalam mempertahankan bisnis kecil, dan sebagai pemilik bisnis kecil, Anda dapat' t mampu untuk mengabaikannya. Pelajari cara mulai melacak pengeluaran dengan langkah-langkah ini.

Anda dapat menggunakan berbagai metode untuk melacak pengeluaran bisnis, tetapi untuk mengelola bisnis Anda secara memadai, melacak pengeluaran, dan memastikan bahwa pengeluaran diperhitungkan secara akurat, Anda perlu membuat sistem pelacakan pengeluaran yang sesuai untuk Anda.

Berikut cara melacak pengeluaran bisnis Anda:

1. Buka rekening bank bisnis
2. Pilih sistem akuntansi yang sesuai
3. Pilih akuntansi tunai atau akrual
4. Hubungkan lembaga keuangan
5. Mulai mengelola tanda terima dengan benar
6. Mencatat semua pengeluaran dengan segera
7. Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi pengeluaran

Ikhtisar:Apa yang dimaksud dengan pengeluaran bisnis?

Bagian dari proses pembukuan adalah melacak pengeluaran bisnis dengan benar. Pengeluaran apa pun yang terkait dengan bisnis Anda dianggap sebagai pengeluaran bisnis.

Berikut adalah beberapa pengeluaran bisnis umum yang mungkin Anda hadapi:

• Iklan
• Biaya bank
• Komisi
• Biaya konsultasi
• Pekerja kontrak
• Iuran dan langganan
• Jarak tempuh
• Perlengkapan kantor
• Ongkos kirim dan pengiriman
• Mencetak dan menyalin
• Gaji
• Perangkat Lunak
• Perjalanan
• Utilitas

Meskipun ini adalah kategori pengeluaran bisnis yang lebih umum, setiap pembelian yang terkait dengan bisnis Anda dapat dikategorikan sebagai pengeluaran bisnis yang sah.

Cara melacak pengeluaran bisnis kecil Anda

Cara terbaik untuk melacak pengeluaran bisnis Anda adalah dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi bisnis kecil, yang membuatnya lebih mudah untuk melacak pengeluaran Anda, mengklasifikasikannya dengan benar, dan memiliki akses ke informasi keuangan terkini. Ini sangat penting pada waktu pajak, karena Anda pasti ingin mengambil semua pengurangan biaya yang Anda bisa.

Ada beberapa cara untuk melacak pengeluaran secara manual, meskipun ini hanya disarankan jika Anda memiliki sedikit pengeluaran bisnis untuk dilacak.

Langkah 1:Buka rekening bank bisnis

Sebagai pemilik bisnis baru, Anda perlu membuka rekening bank bisnis. Setelah akun tersebut beroperasi, akun tersebut harus digunakan secara eksklusif untuk transaksi bisnis.

Meskipun mungkin ada kejadian ketika Anda menggunakan rekening bank pribadi untuk tujuan bisnis, memiliki rekening bisnis yang terpisah akan mempermudah pelacakan dan pencatatan pengeluaran Anda dengan benar.

Langkah 2:Pilih sistem akuntansi yang sesuai

Anda memiliki pilihan tentang jenis sistem akuntansi yang akan digunakan untuk bisnis Anda. Meskipun pilihan terbaik adalah memilih aplikasi perangkat lunak akuntansi yang akan bekerja untuk bisnis Anda, Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak spreadsheet, seperti Microsoft Excel untuk mencatat pendapatan dan pengeluaran untuk bisnis Anda.

Jika hati Anda ingin menggunakan perangkat lunak akuntansi, tetapi tidak sesuai dengan anggaran bisnis Anda, pilihlah aplikasi gratis seperti GnuCash atau Wave Accounting.

Langkah 3:Pilih akuntansi tunai atau akrual

Saat menyiapkan sistem akuntansi, Anda juga harus memilih akuntansi tunai atau akuntansi akrual.

Sebagian besar bisnis yang sangat kecil, pemilik tunggal, dan pekerja lepas menggunakan akuntansi tunai karena sangat sederhana. Saat Anda menggunakan akuntansi kas, Anda cukup mencatat transaksi saat terjadi. Misalnya, Anda mencatat pendapatan saat diterima, dan mencatat pembayaran saat dilakukan.

Akuntansi akrual lebih mendalam, dan ini merupakan kebutuhan untuk mengembangkan bisnis, bisnis dengan karyawan, atau bisnis yang lebih besar. Dengan akuntansi akrual, Anda mencatat pendapatan saat produk dijual, bukan saat Anda menerima pembayaran untuk produk itu. Hal yang sama berlaku untuk pengeluaran, yang dicatat saat Anda menerima tagihan, bukan saat Anda membayar tagihan.

Langkah 4:Hubungkan lembaga keuangan Anda

Pelacakan pengeluaran usaha kecil dapat disederhanakan dengan menghubungkan lembaga keuangan Anda dengan perangkat lunak akuntansi Anda. Meskipun beberapa orang mungkin merasa tidak nyaman dengan opsi ini, opsi ini sebenarnya sangat aman, dengan perlindungan bawaan untuk melindungi data Anda.

Jika Anda menghubungkan bank Anda, Anda akan dapat secara otomatis mengunduh semua transaksi perbankan langsung ke perangkat lunak akuntansi Anda, dan dalam banyak kasus, secara otomatis diposting ke akun yang sesuai.

Proses ini memudahkan untuk memperhitungkan setiap pengeluaran yang dikeluarkan oleh bisnis Anda.

Banyak aplikasi perangkat lunak akuntansi populer termasuk QuickBooks Online, Xero, dan FreshBooks, bersama dengan banyak lainnya, memungkinkan Anda menghubungkan rekening bank dengan mudah untuk pelacakan pengeluaran bisnis yang mudah.

Langkah 5:Mulailah mengelola tanda terima dengan benar

Cara lain untuk memastikan bahwa Anda melacak pengeluaran bisnis Anda dengan benar adalah dengan menggunakan aplikasi seluler yang tersedia dengan aplikasi perangkat lunak akuntansi Anda. Jika perangkat lunak Anda tidak menawarkan aplikasi semacam itu, Anda dapat memilih untuk menggunakan aplikasi manajemen pengeluaran yang akan terintegrasi dengan perangkat lunak Anda.

Aplikasi ini biasanya memungkinkan manajemen pengeluaran saat bepergian, memungkinkan Anda mengambil gambar tanda terima dan mengunggah gambar ke perangkat lunak Anda, di mana itu akan disimpan dan kemudian dilampirkan ke pengeluaran yang sesuai. Jika itu adalah biaya yang dapat diganti, tanda terimanya dapat digunakan untuk membuat laporan pengeluaran.

Langkah 6:Catat semua pengeluaran dengan segera

Anda belajar di Akuntansi 101 bahwa semua pendapatan dan pengeluaran perlu diperhitungkan. Ini bisa dilakukan dengan banyak cara. Jika Anda memilih untuk menghubungkan lembaga keuangan Anda ke aplikasi perangkat lunak Anda, proses ini menjadi cukup otomatis, meskipun Anda harus mengatur akun Anda dengan benar untuk memastikan alokasi yang tepat dari transaksi yang diunggah.

Beberapa aplikasi menawarkan opsi untuk memasukkan pengeluaran secara manual. Ini adalah alternatif yang baik bagi mereka yang memilih untuk tidak mengimpor transaksi secara otomatis. Biasanya, Anda juga dapat memilih untuk mengimpor laporan mutasi bank pada akhir bulan dan mencatat pengeluaran Anda pada saat itu.

Terakhir, menyelesaikan rekonsiliasi bank Anda setiap bulan membantu memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat dengan benar.

Langkah 7:Pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi pengeluaran

Meskipun tidak diperlukan untuk semua orang, jika Anda sering bepergian untuk bisnis, mungkin ada baiknya menyelidiki beberapa aplikasi pengeluaran di pasar. Aplikasi ini dirancang untuk melacak biaya perjalanan seperti jarak tempuh, biaya penerbangan, biaya makan dan hiburan, dan biaya bisnis terkait lainnya.

Haruskah Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk melacak pengeluaran bisnis?

Seperti yang Anda lihat, Anda memiliki banyak cara untuk melacak pengeluaran bisnis Anda, baik secara manual, maupun dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi.

Saat perangkat lunak akuntansi terbaik:

Meskipun menggunakan perangkat lunak akuntansi selalu yang terbaik untuk semua jenis pelacakan bisnis, termasuk pendapatan dan pengeluaran, ada kalanya hal itu menjadi keharusan.

Jika salah satu situasi berikut berlaku untuk Anda atau bisnis Anda, sangat disarankan agar Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi jika Anda belum melakukannya:

• Anda sering bepergian untuk bisnis: Mari kita hadapi itu, semua orang kehilangan tanda terima. Jika Anda lelah membawa setumpuk tanda terima di dompet atau dompet Anda, perangkat lunak akuntansi adalah pilihan terbaik Anda. Ini sangat penting jika bisnis Anda mengharuskan Anda sering bepergian.
• Anda memiliki beberapa karyawan yang perlu melacak pengeluaran: Jika Anda memiliki banyak karyawan yang perlu melacak pengeluaran bisnis, Anda harus menggunakan perangkat lunak akuntansi. Meskipun spreadsheet mungkin cukup untuk operasi satu orang, itu tidak akan berfungsi jika Anda melacak pengeluaran untuk beberapa karyawan.
• Bisnis Anda sedang mengalami fase pertumbuhan: Anda mungkin kecil sekarang, tetapi jika Anda berencana, atau sedang menjalani fase pertumbuhan, Anda sebaiknya berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi dan mulai melacak pengeluaran Anda dengan benar.
• Anda memiliki beberapa rekening bank bisnis: Melacak pengeluaran dari satu institusi dapat memakan waktu jika dilakukan secara manual. Hampir tidak mungkin jika Anda memiliki lebih dari satu rekening bank bisnis. Jadi, bantulah diri Anda sendiri dan gunakan perangkat lunak akuntansi.

Kapan harus mencari metode lain:

Meskipun perangkat lunak akuntansi adalah solusi pelacakan pengeluaran bisnis terbaik, ada kalanya Anda bisa mendapatkannya dengan menggunakan perangkat lunak spreadsheet.

Jika salah satu situasi berikut berlaku untuk Anda, melacak pengeluaran bisnis Anda secara manual mungkin merupakan pilihan yang tepat.

• Anda mengeluarkan sedikit biaya: Jika Anda baru memulai dan hanya perlu melacak pengeluaran sesekali, menggunakan spreadsheet mungkin sudah cukup. Tetapi jika pengeluaran bisnis mulai meningkat, Anda harus mempertimbangkan untuk beralih ke aplikasi perangkat lunak.
• Anda adalah ahli Excel: Bukan rahasia lagi bahwa Excel dapat melakukan banyak perhitungan. Jika Anda seorang ahli Excel, kemungkinan Anda dapat menyiapkan spreadsheet yang sesuai untuk bisnis Anda. Namun, karena kebanyakan dari kita bukan ahli Excel, perangkat lunak akuntansi mungkin masih menjadi pilihan terbaik Anda.
• Bisnis Anda lebih merupakan hobi: Jika Anda seorang pemula dan belum sepenuhnya berkomitmen pada bisnis Anda, melacak pengeluaran secara manual mungkin baik-baik saja. Tetapi untuk semua orang, perangkat lunak akuntansi harus berada di urutan teratas daftar Anda.

Melacak pengeluaran bisnis adalah bagian besar dari bisnis Anda

Baik Anda baru memulai, sedang dalam proses membangun bisnis, atau bisnis yang sudah mapan, Anda perlu melacak pengeluaran bisnis Anda.

Jadi, luangkan beberapa menit dan buat rencana yang memungkinkan Anda melacak pengeluaran bisnis Anda dengan mudah dan akurat.