Cara Melacak Pengeluaran Usaha Kecil Anda dalam 7 Langkah Mudah

Banyak usaha kecil berjuang untuk tetap berada di atas pengeluaran bisnis mereka. Memang, membayar biaya operasional adalah tantangan keuangan yang paling umum ditemukan oleh Federal Reserve Small Business Credit Survey, dan 47% pemilik bisnis mengatakan mereka akan terpaksa menggunakan dana pribadi mereka jika pendapatan hilang selama dua bulan.

Pelacakan, mencatat dan menganalisis pengeluaran adalah komponen dasar dari manajemen keuangan, dan bila dilakukan dengan benar, itu dapat secara dramatis meningkatkan peluang bisnis menghindari masalah keuangan seperti itu. Dengan melacak pengeluaran, bisnis dapat merencanakan dengan lebih baik, mengantisipasi perlambatan arus kas dan memastikan pengeluaran bisnis yang paling penting—seperti penggajian—selalu terpenuhi.

Pengeluaran bisnis adalah biaya “biasa dan perlu” yang dikeluarkan untuk menjalankan bisnis Anda, seperti inventaris, biaya gaji dan sewa. Disebut juga dengan deduksi, biaya bisnis adalah biaya operasi bisnis. Mereka dicatat pada laporan laba rugi — biaya ini akan dikurangkan dari pendapatan bisnis untuk menunjukkan laba atau rugi bersih perusahaan dan penghasilan kena pajak.

Mengapa Saya Harus Melacak Pengeluaran?

U.S. Small Business Administration (SBA) mengatakan bahwa manajemen keuangan mencakup pembukuan, proyeksi, laporan keuangan dan pembiayaan. Praktek manajemen keuangan dasar termasuk membuat anggaran, menemukan sumber kredit (dan selalu memiliki beberapa kredit yang tersedia) dan memiliki rekening bank terpisah untuk membayar karyawan.

Bank Federal Reserve Chicago dan San Francisco menemukan korelasi langsung antara manajemen keuangan yang baik dan kesehatan keuangan usaha kecil. Bisnis dengan kesehatan keuangan di atas rata-rata atau sangat baik memiliki empat kesamaan:pengetahuan dan pengalaman dengan produk kredit, tingkat yang lebih tinggi dari saldo kredit yang tidak terpakai, anggaran yang mereka tinjau kembali secara teratur dan kas menyisihkan uang tunai untuk penggajian.

Melacak pengeluaran bisnis membantu bisnis:

• Buat anggaran. Anggaran adalah daftar semua pengeluaran bulanan atau tahunan, disusun berdasarkan kategori. Untuk menganggarkan dengan benar, bisnis perlu mengetahui berapa banyak uang yang dimilikinya, apa yang kemungkinan akan dibelanjakan dan melacak pengeluaran yang dianggarkan terhadap yang sebenarnya.
• Manfaatkan potongan pajak. IRS mengatakan dapat dikurangkan, pengeluaran bisnis harus biasa dan perlu. Pengeluaran biasa adalah umum dan diterima dalam perdagangan atau bisnis tertentu. Pengeluaran yang diperlukan adalah pengeluaran yang bermanfaat dan sesuai untuk perdagangan atau bisnis. Sebagian besar pengeluaran bisnis dapat dihapuskan seluruhnya atau sebagian asalkan dibuktikan dengan bukti dokumenter (tanda terima dan pernyataan). Ini mengurangi pendapatan bisnis kena pajak organisasi.
• Mengelola dan mengoptimalkan arus kas. Melacak dan mencatat pengeluaran secara teratur sesuai dengan metode akuntansi pilihan perusahaan memastikan ada cukup uang tunai untuk membayarnya. Ini juga membantu rencana bisnis penggunaan kartu kredit yang bertanggung jawab, jalur kredit atau pinjaman untuk menutupi kekurangan. Ini juga membantu bisnis memaksimalkan persyaratan pembayaran yang menguntungkan dengan pemasok untuk memanfaatkan diskon dan menahan uang tunai lebih lama.
• Temukan outlier dan identifikasi penghematan biaya. Memetakan dan meninjau pengeluaran secara teratur membantu para pemimpin bisnis dengan cepat menemukan kenaikan biaya yang tidak direncanakan, menentukan apakah mereka sah dan mengatasinya. Itu cara sederhana untuk memotong biaya yang tidak perlu.
• Benchmark terhadap industri lain. Biro Sensus AS menyediakan data berdasarkan industri, negara bagian dan wilayah untuk membantu bisnis menentukan apakah pengeluaran mereka sejalan dengan orang lain dalam industri mereka. Jika bisnis melacak pengeluaran, itu dapat secara teratur membandingkan data tersebut dengan data lain dalam industri dan geografinya untuk memastikan biayanya masuk akal dan mencari peluang untuk menguranginya.
• Pastikan pengampunan pinjaman PPP. Banyak usaha kecil menerima pinjaman Program Perlindungan Gaji (PPP) untuk menutupi perlambatan selama pandemi coronavirus, dan utang itu akan diampuni oleh pemerintah federal jika digunakan untuk menutupi pengeluaran bisnis tertentu. Pengeluaran bisnis yang memenuhi syarat termasuk penggajian dan biaya spesifik yang terkait dengan bunga hipotek bisnis, sewa dan sewa dan utilitas.

Apa Cara Terbaik untuk Melacak Pengeluaran Usaha Kecil?

Untuk melacak pengeluaran secara akurat, semua usaha kecil perlu terlibat dalam pembukuan, yang didefinisikan SBA sebagai metode terorganisir untuk memantau semua transaksi pendapatan dan pengeluaran.

Dilakukan secara manual, melacak pengeluaran untuk bisnis kecil dapat terlihat seperti ini:saat pemilik bisnis melewati minggu itu, dia mengumpulkan semua dokumen yang terkait dengan pengeluaran—seperti faktur, kuitansi, penerimaan kredit, dll. Pembukuan mengambil semua dokumen itu dan memasukkannya ke dalam templat Excel untuk memastikan kas masuk diperhitungkan dan pengeluaran dibayar tepat waktu. Angka-angka tersebut disatukan untuk menghasilkan beberapa laporan yang diselesaikan setidaknya setiap bulan, termasuk laporan laba rugi, neraca keuangan, laporan arus kas, laporan hutang, laporan piutang dan laporan persediaan. Pemilik bisnis meninjau laporan tersebut, menunjukkan dengan tepat apa yang tidak masuk akal atau dapat diperbaiki dan membuat perubahan yang sesuai.

Bahkan perangkat lunak akuntansi bisnis kecil tingkat pemula dapat mengotomatiskan sebagian besar proses yang diuraikan di atas. Perangkat lunak ini dapat mempermudah proses ini dengan memungkinkan pengguna bisnis menangkap tanda terima dengan kamera ponsel cerdas dan mencocokkannya dengan kategori pengeluaran yang telah ditentukan sebelumnya melalui teknologi pengenalan karakter optik (OCR).

Tergantung pada kompleksitas bisnis dan berapa banyak pendapatan yang dihasilkannya, mungkin memilih dari berbagai solusi akuntansi yang memiliki kemampuan berbeda yang menyederhanakan dan mengotomatisasi proses akuntansi dan manajemen keuangan. Tetapi ada langkah-langkah dasar yang harus diikuti oleh usaha kecil untuk memastikan data yang masuk ke sistem dan proses di sekitarnya dapat diandalkan.

7 Langkah Melacak Pengeluaran Usaha Kecil

Untuk melacak dan mengelola pengeluaran secara efektif, pemimpin bisnis kecil harus mengambil langkah-langkah ini:

1. Buka rekening bank bisnis. Studi Federal Reserve melaporkan bahwa lebih dari 60% perusahaan dengan kesehatan keuangan yang sangat baik membuat anggaran dan rekening bank terpisah untuk penggajian. Sementara itu, kurang dari 5% bisnis dengan kesehatan keuangan yang buruk menyelesaikan dua langkah dasar ini.

Membuat rekening bank terpisah untuk pengeluaran bisnis memudahkan pelacakan dan kemudian mengklaimnya sebagai pengurangan pajak. SBA mencatat rekening bank bisnis juga menawarkan perlindungan tanggung jawab pribadi dengan menjaga dana bisnis terpisah dari dana pribadi. Tambahan, rekening bank bisnis biasanya datang dengan opsi untuk jalur kredit yang dapat digunakan untuk menutupi kekurangan arus kas.

Bisnis harus membuka rekening giro, rekening tabungan, rekening kartu kredit dan rekening layanan pedagang. Yang terakhir memungkinkan bisnis untuk menerima transaksi kartu kredit dan debit dari pelanggan. Bisnis akan memerlukan nomor identifikasi pekerjaan federal (EIN) untuk membuka rekening bank bisnis. Pemilik tunggal dapat menggunakan nomor jaminan sosialnya.

2. Gunakan kartu kredit bisnis khusus. Dengan kartu kredit bisnis khusus, bisnis dapat membuat riwayat kredit untuk menerima pembiayaan (dan persyaratan pembiayaan yang optimal) saat dibutuhkan. Memiliki kredit juga memberi perusahaan cara untuk melakukan pembelian besar ketika baru memulai. Tidak mengherankan, kredit yang tersedia merupakan indikator kesehatan keuangan secara keseluruhan—65% bisnis dengan kesehatan keuangan yang buruk melaporkan bahwa mereka tidak memiliki kredit yang tersedia di kartu kredit mereka, tetapi 87% dan 95% bisnis dengan kesehatan keuangan di atas rata-rata dan sangat baik, masing-masing, memiliki kredit yang tersedia, menurut studi Federal Reserve. SBA mengatakan kartu kredit membantu bisnis menegosiasikan perjanjian yang menguntungkan dengan pemasok dan dapat membantu melindungi bisnis dari pencurian identitas. Kartu kredit menawarkan fasilitas untuk bisnis, demikian juga, seperti hadiah bisnis atau hadiah perjalanan.

3. Pilih akuntansi kas atau akrual. Setiap usaha kecil harus memilih seperangkat aturan untuk menentukan kapan harus melaporkan pendapatan dan pengeluaran. Ini memberikan metode akuntansi yang konsisten untuk tujuan pajak. Secara umum, usaha kecil dengan $25 juta atau kurang dalam penerimaan kotor tahunan selama tiga tahun pajak sebelumnya dapat menggunakan akuntansi akrual atau akuntansi basis tunai (batas sebelumnya adalah $5 juta).

Namun, karena akuntansi akrual adalah metode akuntansi yang diakui berdasarkan prinsip akuntansi yang berlaku umum (GAAP), sebagian besar perusahaan swasta—dengan beberapa pengecualian terbatas—memerlukan pendekatan ini untuk pelaporan keuangan.

Akuntansi berbasis kas dapat menjadi pendekatan yang lebih mudah dan lebih mudah dikelola untuk usaha kecil karena mencatat transaksi saat pembayaran diterima. Beban dipotong pada tahun pajak mereka dibayar. Akuntansi berbasis akrual mencatat transaksi pada pembukuan setelah menyelesaikan penjualan dan memungkinkan bisnis untuk menguranginya pada tahun pajak di mana transaksi tersebut terjadi, terlepas dari kapan pembayaran dilakukan. Akuntansi akrual membutuhkan pembukuan entri ganda dan memberikan gambaran keuangan yang lebih akurat dan lengkap karena membutuhkan pandangan bisnis jangka panjang.

4. Pilih perangkat lunak akuntansi untuk mengotomatisasi pencatatan dan melacak pengeluaran di satu tempat. Lima puluh delapan persen responden AS yang disurvei oleh Robert Half melaporkan bahwa perusahaan mereka sekarang menggunakan beberapa atau hanya solusi berbasis cloud dalam fungsi akuntansi dan keuangan. Solusi ini memudahkan pemantauan, mengatur dan membayar biaya, apakah faktur dari pemasok, pembayaran sewa atau gaji. Mereka dapat mengurangi pekerjaan yang diperlukan untuk melacak pengeluaran dan meningkatkan keakuratan informasi ini. Selain itu, perangkat lunak akuntansi memiliki alat pelaporan yang dapat mengungkapkan uang yang dihabiskan untuk setiap kategori atau memberikan perbandingan dari tahun ke tahun.

5. Mendigitalkan kwitansi dengan pemindai kwitansi. Perangkat lunak akuntansi tertentu menyertakan atau mendukung aplikasi seluler yang memungkinkan karyawan atau pemilik bisnis memindai tanda terima dengan kamera di ponsel cerdas mereka. Software di masing-masing menggunakan teknologi OCR, yang mengubah teks menjadi kode yang dapat dibaca mesin. Tetapi membeli pemindai tanda terima terpisah memungkinkan organisasi untuk memindai dokumen, tinjau dan kategorikan—baik secara otomatis memetakan konten ke bidang yang ditentukan dalam perangkat lunak akuntansi atau menyediakan kemampuan untuk melakukannya secara manual. Pemindai tanda terima desktop, hanya dengan biaya $100, adalah investasi berharga untuk bisnis baik untuk biaya dan manajemen dokumen, dan mereka dengan mudah terhubung dengan sebagian besar sistem perangkat lunak akuntansi.

6. Hubungkan rekening bank Anda ke perangkat lunak akuntansi Anda untuk mengimpor transaksi. Ada berbagai tingkat integrasi yang dapat diaktifkan oleh bisnis kecil dengan banknya tergantung pada perangkat lunak yang dipilihnya. Bisnis dapat mengunduh laporan kartu kredit dan bank dan mengimpornya secara manual sebagai file CSV (Excel) ke dalam sistem. Sebagian besar perangkat lunak akuntansi menawarkan plug-in konektivitas yang akan memberi Anda umpan bank. Tautan digital antara rekening bank dan perangkat lunak akuntansi ini mengimpor transaksi bank setiap hari, beserta pernyataan. Bisnis dapat menentukan aturan pencocokan dalam sistemnya untuk merekonsiliasi pernyataan, yang membuat proses rekonsiliasi lebih efisien.

Ada beberapa software akuntansi yang menawarkan integrasi langsung ke bank, sehingga pemilik bisnis dapat mengelola dan menyelesaikan semua perbankan dalam sistem akuntansi tanpa juga masuk ke portal rekening bank.

7. Meninjau dan mengkategorikan pengeluaran secara teratur. Semakin sering bisnis kecil meninjau jumlahnya, dan semakin baik pemahaman mereka, semakin besar kemungkinannya untuk bertahan dan tumbuh. Para pemimpin bisnis perlu memahami kesehatan keuangan saat ini dan jangka pendek dari organisasi mereka dan sering melihat pengeluaran dan metrik terkait adalah bagian penting dari itu.

Usaha kecil menghadapi peluang yang sulit. Bahkan sebelum pandemi, hanya sekitar setengah dari perusahaan kecil yang tetap buka selama lima tahun atau lebih dan hanya sekitar sepertiga yang bertahan selama 10 tahun. Tetapi peran mereka dalam kesehatan ekonomi nasional sangat besar dan esensial. Bisnis dengan kurang dari 500 karyawan menyumbang hampir setengah dari tenaga kerja sektor swasta, dan Kantor Advokasi SBA mengkredit mereka dengan 44% kegiatan ekonomi AS.

Melacak pengeluaran bisnis adalah langkah pertama yang penting untuk mendapatkan data yang dibutuhkan tidak hanya untuk manajemen harian atau bulan ke bulan yang lebih baik, tetapi meningkatkan pengambilan keputusan jangka panjang yang akan menguntungkan karyawan, pelanggan dan seluruh perekonomian.