3 Fitur Paling Berguna untuk Excel Small Business Accounting

Microsoft Excel dapat mempermudah tugas akuntansi sederhana. Jelajahi fitur dan manfaat menggunakan Excel untuk akuntansi bisnis kecil.

Akuntan dikenal memakai pelindung saku dan menghabiskan hari-hari mereka bekerja di Microsoft Excel. Saya dapat menjamin stereotip yang terakhir.

Banyak usaha kecil bersumpah dengan Excel untuk semua kebutuhan pembukuan mereka. Meskipun perangkat lunak akuntansi memiliki tempatnya di setiap bisnis, Anda dapat memperoleh manfaat dari memperkenalkan Excel ke dalam hidup Anda.

3 manfaat menggunakan Excel untuk akuntansi

Excel adalah alat canggih yang dapat membantu siapa saja yang bekerja dengan angka.

1. Entri data yang disederhanakan

Saya tidak mengambil apa pun dari kemudahan penggunaan yang menjadi standar dalam perangkat lunak akuntansi bisnis kecil, tetapi Anda akan kesulitan menemukan program yang lebih cocok untuk entri data massal daripada Excel.

Pengguna ahli Excel tahu bahwa makro dapat menghasilkan berjam-jam pekerjaan manusia dalam beberapa saat. Pemilik bisnis dapat membuat makro untuk mengotomatiskan tugas, seperti memformat, memfilter, dan menjalankan analisis dasar.

Anda tidak perlu tahu cara mengatur makro untuk memanfaatkan fungsionalitas Excel. Seperti yang akan kita jelajahi di bawah, Excel tetap menjadi salah satu cara terbaik untuk mengimpor kumpulan data transaksi besar ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda.

2. Analisis keuangan visual

Analisis keuangan tidak harus berupa daftar rasio akuntansi yang menilai profitabilitas perusahaan Anda. Jika Anda seorang pembelajar visual, gunakan Excel untuk membuat diagram lingkaran yang menunjukkan ke mana perginya uang bisnis Anda.

Laporan tahunan nirlaba sering menggunakan alat bantu visual untuk mengomunikasikan di mana mereka menghabiskan uang mereka. Perusahaan nirlaba mungkin menyiapkan laporan serupa saat mengajukan investor.

3. Berbagi dengan mudah

Excel adalah mata uang universal akuntansi. Saat Anda perlu berbagi data keuangan dengan pemberi pinjaman atau investor, Anda dapat mengirimkan file PDF atau Excel kepada mereka.

3 fitur paling berguna untuk akuntansi bisnis kecil Excel

Saya dapat terus berbicara selama ribuan tahun tentang fitur Excel yang dapat dimanfaatkan oleh bisnis kecil untuk akuntansi. Inilah tiga favorit saya.

1. Template

Microsoft memiliki ribuan template Excel gratis di situs webnya. Daripada harus merancang faktur dan laporan pengeluaran Anda sendiri dari awal, Anda dapat mengunduh dan mengubah kreasi orang lain.

Template berguna bagi mereka yang tidak nyaman menavigasi Excel atau belum menguasai Akuntansi 101. Merancang template akuntansi Anda sendiri membutuhkan presisi 100%; jika satu sel tidak berfungsi dengan benar, Anda mungkin mengalami kesalahan dalam catatan akuntansi Anda. Template adalah plug-and-play dengan formula yang telah diisi sebelumnya.

2. Rumus

Rumus Excel secara signifikan mempercepat pelacakan dan analisis pengeluaran bisnis.

Katakanlah Anda sedang melihat laporan bank di bawah ini dan ingin tahu berapa banyak yang dihabiskan bisnis untuk pembelian inventaris. Daripada menjumlahkan daftar pengeluaran yang berlaku menggunakan kalkulator, Anda dapat menggunakan rumus “SUMIF”, yang menginstruksikannya hanya untuk menambahkan pengeluaran yang ditandai sebagai pembelian persediaan.

Anda dapat menemukan perpustakaan besar fungsi Excel dengan mengklik tombol rumus di bagian atas halaman Excel mana pun. Ini akan memunculkan panel samping tempat Anda dapat mencari dan mempelajari cara menggunakan fungsi tersebut.

3. PivotTable

Saya telah menyimpan yang terbaik untuk yang terakhir. PivotTable, fitur Excel yang paling kuat, mengatur ulang data untuk menyajikannya secara lebih logis. Akuntan menggunakan alat ini untuk memproses laporan bank dan data keuangan lainnya.

Misalnya, laporan mutasi bank biasanya mencantumkan transaksi secara kronologis, yang tidak membantu Anda memahami ke mana perginya uang Anda pada bulan itu.

Saya membuat PivotTable di bawah ini untuk mengkategorikan pendapatan dan pengeluaran pada laporan bank yang berdekatan. Ini meruntuhkan pesanan dan transaksi inventaris menjadi satu baris untuk menggambarkan berapa banyak pendapatan yang diperoleh perusahaan dan dibelanjakan untuk pembelian inventaris. Baris total mencerminkan pendapatan bersih perusahaan untuk bulan tersebut.

Contoh hanya menunjukkan transaksi senilai satu bulan, tetapi bayangkan daftar transaksi spreadsheet Anda selama satu tahun penuh. Anda dapat menggunakan PivotTable untuk memisahkan transaksi Anda berdasarkan bulan untuk lebih memahami arus kas perusahaan Anda. Itu akan memakan waktu berjam-jam, tetapi hanya beberapa saat dengan PivotTables.

Cara menggunakan Excel untuk kebutuhan akuntansi bisnis kecil Anda

Excel dapat membantu Anda dengan banyak aspek akuntansi bisnis kecil Anda. Inilah cara saya menggunakan Excel sebagai akuntan.

Penganggaran

Meskipun banyak platform perangkat lunak akuntansi memiliki fitur penganggaran, saya selalu memilih Excel.

Mulai anggaran bisnis Anda dengan mengekspor laporan laba rugi dari perangkat lunak akuntansi Anda ke Excel. Hapus angka dan tambahkan kolom untuk setiap bulan dari periode yang Anda anggarkan. Kemudian mulailah memasukkan nomor yang dianggarkan dan voila! Anda memiliki anggaran.

Saat keuangan bisnis Anda semakin terlibat, Anda dapat membuat sub-anggaran granular yang digabungkan ke dalam anggaran utama bisnis Anda. Excel dapat menanganinya.

Faktur

Jika perangkat lunak akuntansi Anda tidak memiliki fitur faktur, Anda dapat dengan mudah membuat tagihan profesional melalui Excel.

Microsoft Word juga memiliki templat faktur, tetapi saya tidak akan merekomendasikan menggunakannya karena templat Word tidak dapat melakukan aritmatika untuk Anda. Templat faktur Excel secara otomatis menjumlahkan item baris faktur, mengurangi risiko kesalahan manusia. Anda tidak ingin bertanggung jawab atas tagihan yang kurang dari klien karena kesalahan aritmatika.

Laporan pengeluaran

Setiap kali Anda mengganti biaya jarak tempuh atau pengeluaran bisnis lainnya kepada karyawan, Anda harus meminta tanda terima dan laporan pengeluaran yang menghitung semua biaya dalam satu dokumen. Ada ratusan templat laporan pengeluaran untuk dipilih secara online.

Piutang dan utang usaha

Banyak bisnis kecil melacak siapa yang berutang dan siapa yang berutang dengan spreadsheet Excel.

Bisnis dengan metode akuntansi tunai hanya mencatat pendapatan dan pengeluaran ketika uang masuk atau keluar. Excel adalah gudang yang sempurna untuk daftar faktur klien yang belum dibayar dan tagihan bisnis Anda yang belum dibayar karena mereka tidak memiliki tempat dalam catatan akuntansi Anda sampai uang tunai berpindah tangan.

Bisnis berbasis akrual mencatat piutang dan hutang dalam perangkat lunak akuntansi mereka ketika mereka memperoleh pendapatan dan mengeluarkan biaya, masing-masing. Mereka tidak perlu melacak piutang dan hutang mereka di tempat lain.

Rekonsiliasi bank

Rekonsiliasi bank, salah satu dasar pembukuan, membandingkan catatan akuntansi perusahaan Anda dengan laporan banknya. Anda dapat menempatkan keduanya secara berdampingan di Excel dan dengan cepat memeriksa setiap perbedaan.

Banyak solusi perangkat lunak akuntansi memiliki alat rekonsiliasi bank, tetapi saya lebih suka menggunakan Excel untuk melakukan rekonsiliasi bulanan karena antarmuka tanpa embel-embelnya. Mulai rekonsiliasi bank dengan mengunduh versi Excel dari buku besar umum dan laporan mutasi bank perusahaan Anda. Kemudian, salin dan tempel data ke dalam satu spreadsheet dan mulai rekonsiliasi.

3 praktik terbaik saat menggunakan perangkat lunak akuntansi Excel

Hindari membuat lebih banyak pekerjaan untuk diri Anda sendiri dengan mengikuti praktik terbaik ini.

1. Biarkan rumus yang bekerja

Saran terbaik yang saya terima tentang menggunakan Excel untuk akuntansi adalah menghindari angka "hardcoding" bila memungkinkan.

Bayangkan Anda sedang membangun anggaran perusahaan Anda untuk tahun depan. Anda berencana untuk membayar semua karyawan dengan upah minimum negara bagian sebesar $12 per jam. Anda kemudian mengetahui bahwa upah minimum akan naik menjadi $15 tahun depan. Jika Anda pertama kali membuat anggaran menggunakan rumus, perbaikan ini tidak akan memakan waktu lebih dari 30 detik.

Hardcoding angka berarti memasukkan angka aktual, bukan rumus, ke dalam sel. Satu-satunya angka yang saya hardcoded di bawah ini adalah upah minimum $12 dan jam bulanan untuk setiap karyawan. Rumus menghitung gaji kotor bulanan karyawan.

Gaji bulanan Bridget dihitung dengan mengalikan jam bulanannya dengan upah minimum negara bagian. Seandainya saya secara individual mengalikan 12 dan 30 di setiap sel, saya harus mengulang seluruh anggaran penggajian. Berkat rumusnya, saya cukup mengubah 12 menjadi 15, dan semua jumlah gaji bulanan akan diperbarui secara otomatis.

Kiat bonus: Tanda dolar dalam rumus "mengunci" baris dan kolom yang Anda referensikan, jadi jika Anda menyalin dan menempelkan rumus dari satu sel ke sel lain, rumus itu akan terus merujuk ke tempat yang sama alih-alih menyesuaikan lokasi sel baru.

2. Simpan file akuntansi Excel dengan aman

Di mana pun Anda menyimpan informasi keuangan harus diamankan dengan kata sandi yang hanya diketahui oleh segelintir orang yang memiliki hak istimewa. File Excel yang dilindungi sandi dengan informasi sensitif, seperti nomor Jaminan Sosial karyawan.

Jangan lupa untuk mencadangkan file yang tidak disimpan di sistem penyimpanan cloud.

3. Buat file template

Simpan templat laporan tagihan dan pengeluaran Anda sebagai file templat. Saat Anda membuka file template, itu membuat dokumen baru yang tidak akan menimpa template asli.

Setelah Anda mengunduh dan mengubah template laporan pengeluaran Anda, klik "Simpan Sebagai Template" dan simpan di tempat yang dapat diakses oleh Anda dan karyawan Anda. Setiap kali seseorang mengklik file template, Anda dapat yakin bahwa mereka tidak akan secara tidak sengaja merusak semua kerja keras Anda dalam membuatnya.

Excel dengan Excel

Excel bisa mengintimidasi pada awalnya, tetapi perasaan itu memudar dengan cepat. Ini seperti pertama kali bertemu mertua (semoga).

Mulai jelajahi kemampuan Excel dengan mengunduh laporan pengeluaran atau templat faktur dan menyesuaikannya agar sesuai dengan bisnis Anda. Tidak lama lagi, Anda akan mendapatkan pengetahuan untuk menerapkannya secara lebih luas di perusahaan Anda.