Pengarsipan pajak gaji:panduan besar untuk bisnis kecil

Hal pertama yang harus diingat oleh setiap pemilik usaha kecil adalah jika Anda memiliki karyawan, Anda harus mengikuti peraturan pajak pekerjaan federal dan mengikuti perubahan peraturan. Lebih mudah diucapkan daripada dilakukan! Statistik mengecewakan dan menunjukkan bahwa 40% bisnis kecil membayar rata-rata $845 denda pajak gaji setiap tahun.

Kegagalan untuk membayar pajak gaji atau melewatkan pembayaran wajib dapat mengakibatkan denda dan penalti yang mahal. Tetapi ada sesuatu yang lebih buruk – Anda bisa mendapatkan hukuman penjara yang sebenarnya.

Intinya jelas:kelalaian dengan perhitungan dan pembayaran pajak gaji dapat merusak! Tapi diperingatkan adalah dipersenjatai, seperti yang mereka katakan. Mari kita uraikan pajak gaji dan pastikan Anda dapat menjaga bisnis Anda tetap aman. Artikel ini akan memberi Anda panduan mendetail tentang pajak gaji yang harus dibayar majikan.

Isi:

1. Definisi pajak gaji

• Memahami kewajiban pajak gaji Anda
• Berapa pajak gaji?

2. Bagaimana cara membuat perhitungan pajak gaji?

3. Jadwal dan aturan setoran pajak gaji

4. Formulir pajak gaji

• Formulir 940 — Surat Pemberitahuan Pajak Pengangguran Federal (FUTA) Tahunan Perusahaan
• Formulir 941 — Surat Pemberitahuan Pajak Federal Triwulanan Perusahaan
• Formulir 944 — SPT Tahunan Pajak Federal Perusahaan
• Formulir 945 — Pengembalian Tahunan Pajak Penghasilan Federal yang Dipotong
• Formulir W-2 — Laporan Upah dan Pajak

5. Kesalahan pengarsipan pajak gaji umum yang harus dihindari oleh bisnis kecil

Definisi pajak gaji

Pajak gaji adalah uang yang dipotong dari setiap gaji karyawan oleh pemberi kerja dan disetorkan ke pemerintah atas nama karyawan. “Pajak gaji” sebenarnya adalah istilah umum, karena pemberi kerja diwajibkan untuk memotong pajak pendapatan negara bagian dan federal, serta beberapa pajak lainnya.

Memahami kewajiban pajak gaji Anda

Anda harus mengurus beberapa hal untuk membuatnya melalui pengajuan pajak gaji tanpa cedera.

Hal pertama yang pertama — ketika Anda mempekerjakan karyawan pertama Anda, Anda perlu mendapatkan nomor identifikasi pemberi kerja federal (EIN). Anda mungkin juga perlu mendapatkan nomor pajak negara bagian dan lokal untuk pengajuan pajak gaji. EIN akan digunakan pada deposit, pengembalian, dan dokumen terkait lainnya. Sekarang, Anda adalah majikan resmi yang mematuhi aturan pajak gaji federal! Sebagai pemberi kerja, Anda memiliki kewajiban kepada pemerintah dan agen pajak — IRS (Internal Revenue Service) dan SSA (Social Security Administration), serta kepada karyawan Anda.

Berdasarkan undang-undang federal, pemberi kerja diharuskan memberikan kontribusi untuk mendanai program sosial, seperti program Jaminan Sosial, Medicare, Asuransi Sosial dan Pensiun, dll. Mungkin juga ada pemotongan pajak gaji negara bagian dan lokal.

Secara keseluruhan, aturan pajak gaji usaha kecil mengharuskan pemberi kerja untuk:

• Tahan federal pajak gaji dari gaji karyawan dan menyetorkan jumlah yang dipotong. Pemotongan pajak gaji mungkin berbeda dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya. Pastikan untuk menghubungi agen pajak untuk informasi lebih detail.

• Pelaporan file dan pengembalian informasi ke agen pajak, menyerahkan formulir pengarsipan pajak gaji yang terperinci. Anda harus melaporkan pendapatan dengan benar, jumlah yang dipotong, dan jumlah yang dibayarkan atas nama karyawan dan kontraktor.

• Berikan kepada karyawan dan kontraktor formulir yang ditetapkan IRS menjelaskan kompensasi yang dibayarkan dan jumlah yang dipotong.

Catatan: Anda harus melakukan semua setoran pajak federal melalui Sistem Pembayaran Pajak Federal Elektronik (EFTPS).

Berapa pajak gaji?

pajak gaji terdiri dari

• pajak pendapatan federal dan negara bagian
• Pajak FICA (Jaminan Sosial dan Medicare )
• Pajak FUT (kontribusi ke kumpulan pengangguran federal)
• pajak asuransi cacat (hanya berlaku untuk negara bagian seperti California, Hawaii, New Jersey, New York, dan Rhode Island)

Ada pembayaran wajib dan opsional, yang masing-masing disebut pengurangan pajak gaji menurut undang-undang dan sukarela.

Catatan: Berbeda dengan pajak gaji, IRS menggunakan istilah yang lebih resmi — pajak ketenagakerjaan — untuk menggambarkan kewajiban pemberi kerja kepada pemerintah. Orang mungkin menganggap persimpangan istilah ini membingungkan, tetapi umumnya sama, tidak termasuk pajak wirausaha. Pajak wirausaha termasuk dalam kategori pajak pekerjaan, bukan pajak gaji, karena sebagai pemilik usaha kecil, Anda wiraswasta, dan Anda tidak membayar gaji untuk diri sendiri.

Bagaimana cara membuat perhitungan pajak gaji?

Langkah #1 untuk pajak gaji:tentukan pekerja mana yang kena pajak

IRS memiliki aturan hukum umum yang mencakup serangkaian tes:

• tes perilaku
• ujian keuangan
• ujian hubungan

Gunakan tes ini untuk mengidentifikasi karyawan kena pajak dan membuat pengajuan pajak gaji lebih mudah.

Langkah #2 untuk pajak gaji:hitung gaji kena pajak

Anda perlu menghitung gaji kotor — jumlah total uang yang Anda bayarkan kepada karyawan Anda terdiri dari upah per jam, uang lembur, bonus, bagi hasil, hadiah kepada karyawan, dan semua jenis kompensasi lainnya.

Langkah #3 untuk pajak gaji:potong (kurangi) persentase dari gaji karyawan

Sekarang Anda harus mengetahui persentase pemotongan untuk pajak federal, negara bagian, dan lokal, serta FICA dan FUTA.

Perhitungan pemotongan pajak gaji menurut undang-undang

Pengurangan pajak gaji usaha kecil wajib mencakup:

• Pajak pendapatan federal pemotongan
• Pajak pendapatan negara pemotongan, jika berlaku
• Pajak lokal pemotongan, seperti pajak kota, kabupaten, atau distrik sekolah, jika berlaku
• FICA — Pajak Undang-Undang Kontribusi Asuransi Federal
• Jaminan Sosial pemotongan sebesar 6,2% pada tahun 2020 dan 202, hingga penghasilan kena pajak tahunan atau dasar upah sebesar $137.700 untuk tahun 2020 dan $142.800 untuk tahun 2021
• Perawatan Kesehatan pemotongan pajak karyawan sebesar 1,45%
• Perawatan Kesehatan Tambahan pemotongan pajak sebesar 0,9% untuk karyawan yang berpenghasilan lebih dari $200.0001
• FUTA — Pajak Pengangguran Federal
• SUTA — Pajak Pengangguran Negara Bagian, jika berlaku

Perhitungan pemotongan pajak gaji sukarela

Setelah pemotongan pajak gaji menurut undang-undang dihitung, Anda dapat memikirkan yang sukarela. Mereka hanya dapat ditahan dengan persetujuan karyawan dan dapat mencakup:

• Premi asuransi kesehatan (seperti perawatan medis, gigi, dan mata)
• Premi asuransi jiwa
• Rencana pensiun kontribusi (rencana 401(k))
• Pembelian saham karyawan rencana, seperti ESPP dan rencana ESOP
• Makan, seragam, iuran serikat pekerja, dan pengeluaran terkait pekerjaan lainnya

Setelah pemotongan gaji yang diwajibkan secara hukum dan sukarela dikurangi, karyawan menerima gaji bersih mereka. Akhirnya, bayar (deposit) potongan pajak gaji yang dihitung ke agen pajak.

Jadwal dan aturan setoran pajak gaji

Pajak gaji dibayarkan ke IRS baik semi-mingguan atau bulanan. Tanggal jatuh tempo setoran pajak gaji tergantung pada berapa banyak karyawan yang Anda miliki dan berapa banyak pajak gaji yang harus Anda bayar:

• Penyimpan Bulanan — setoran selama bulan tertentu atau sebelum tanggal 15 bulan berikutnya.
• Penyimpan Semi-mingguan — setoran pada hari Rabu, Kamis, dan/atau Jumat pada hari Rabu berikutnya; deposit pada hari Sabtu, Minggu, Senin, dan/atau Selasa pada hari Jumat berikutnya.
• Setoran FUTA — deposit diperlukan untuk kuartal di mana pajak terutang melebihi $500. Bayar pada hari terakhir bulan pertama setelah akhir kuartal. Jika tanggal jatuh tempo untuk melakukan deposit jatuh pada hari Sabtu, Minggu, atau hari libur resmi, Anda dapat melakukan deposit pada hari kerja berikutnya.

Catatan: periksa seluruh kalender dengan semua tanggal penting untuk musim pajak di artikel kami.

Setengah jalan! Sekarang mari kita perhatikan pelaporan upah, tip, dan kompensasi lain yang dibayarkan kepada seorang karyawan.

Formulir pajak gaji

Hal besar berikutnya yang terjadi setelah Anda menghitung pemotongan pajak gaji dan menyetorkan pemotongan adalah pelaporan pengembalian atau pengarsipan pajak.

Pengarsipan pajak gaji melaporkan informasi yang Anda gunakan untuk menghitung pajak gaji perusahaan ke IRS. Anda harus menggunakan formulir khusus dan menyelesaikan proses secara ketat dalam jangka waktu yang ditentukan oleh IRS. Hubungi agen pajak setempat untuk mengetahui apakah Anda diminta untuk mengajukan laporan negara bagian dan lokal.

Formulir pajak gaji yang paling umum diberikan oleh IRS adalah:

→ Formulir 940 — Surat Pemberitahuan Tahunan Pajak Pengangguran Federal (FUTA) Perusahaan

— digunakan untuk melaporkan FUTA yang dibayarkan sepanjang tahun.

📝 Batas waktu pengajuan: 31 Januari (jika pemberi kerja melakukan semua setoran pajak gaji saat jatuh tempo, mereka memiliki 10 hari kalender tambahan untuk diajukan).

→ Formulir 941 — Surat Pemberitahuan Pajak Federal Triwulanan Perusahaan

— menunjukkan:

• jumlah yang dikumpulkan untuk pemotongan pajak penghasilan dari karyawan
• jumlah yang dikumpulkan untuk pemotongan FICA (Jaminan Sosial dan Medicare) dari karyawan
• jumlah total terutang untuk pemotongan FICA (termasuk bagian pemberi kerja dari pajak ini)

📝 Batas waktu pengajuan:

• Kuartet I — 2 Mei
• Kuartal II — 1 Agustus
• Kuartal III — 31 Oktober
• Kuartal IV — 31 Januari (tahun berikutnya)

→ Formulir 944 — SPT Tahunan Pajak Federal Perusahaan

— untuk pemberi kerja, yang kewajiban tahunannya untuk Jaminan Sosial, Medicare, dan pajak penghasilan federal yang dipotong adalah $1.000 atau kurang.

📝 Batas waktu pengajuan: 31 Januari (jika pemberi kerja melakukan semua setoran pajak gaji saat jatuh tempo, mereka memiliki 10 hari kalender tambahan untuk diajukan).

→ Formulir 945 — Pengembalian Tahunan Pajak Penghasilan Federal yang Dipotong

— digunakan untuk melaporkan pajak penghasilan federal yang dipotong dari pembayaran non-gaji (pensiun, pensiun militer, pemotongan sukarela, pemotongan cadangan).

📝 Batas waktu pengajuan: 31 Januari (jika pemberi kerja melakukan semua setoran pajak gaji saat jatuh tempo, mereka memiliki 10 hari kalender tambahan untuk diajukan).

→ Formulir W-2 — Laporan Upah dan Pajak

— diajukan untuk melaporkan informasi upah dan gaji serta:

• pajak pendapatan federal
• pajak pendapatan negara bagian dan lokal (jika berlaku)
• Pajak Jaminan Sosial, dan Medicare dipotong

📝 Batas waktu pengajuan: 31 Januari

Catatan: Anda juga harus memasukkan jumlah yang telah Anda setorkan untuk pajak gaji majikan Anda. Jika setoran Anda kurang dari jumlah terutang, Anda harus membayar IRS. Tepat dengan laporan ini, karena mereka akan memungkinkan Anda untuk meminta pengembalian pajak gaji jika Anda membayar lebih.

Pilih cara untuk melaporkan:

1. File secara manual dengan mengisi formulir pajak gaji sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh IRS. Kirimkan formulir tersebut ke IRS, bersama dengan pembayaran yang harus Anda bayar.

2. Gunakan perangkat lunak pajak gaji atau layanan untuk mengarsipkannya secara elektronik.

3. Dapatkan bantuan profesional dari seorang akuntan atau profesional pajak (ide bagus jika Anda ingin memaksimalkan pengembalian pajak gaji Anda).

Kesalahan pengarsipan pajak gaji yang umum untuk dihindari oleh bisnis kecil

Mengikuti peraturan ketenagakerjaan mungkin sulit. Ada banyak tempat untuk tersandung saat mengajukan pajak gaji, tetapi kami ingin memperingatkan Anda tentang hal paling umum yang diulangi oleh pemilik UKM. Itu selalu lebih baik untuk belajar dari kesalahan orang lain.

Kesalahan pengajuan pajak gaji #1:Mengajukan kontraktor independen sebagai karyawan

Jumlah uang yang Anda bayarkan kepada kontraktor disebut 'kompensasi non-karyawan'. Kontraktor melaporkan dan membayar pajak gaji mereka. Anda tidak perlu menyetor pendapatan atau pemotongan pajak FICA dari gaji kontraktor Anda. Tetapi Anda harus mengajukan laporan tahunan untuk kontraktor (1099-MISC atau 1099-NEC) ke IRS. Jika Anda mengajukan karyawan Anda sebagai kontraktor, Anda harus membayar kembali pajak untuk pekerjaan mereka bersama dengan denda dan bunga yang masih harus dibayar.

Kesalahan pengajuan pajak gaji #2:Menghitung upah lembur sebagai upah reguler

Ketika berbicara tentang pajak gaji, upah lembur bukanlah upah reguler karyawan Anda. Mereka dihitung secara berbeda. Hukum federal menyatakan bahwa seorang karyawan harus mendapatkan tidak kurang dari 1,5 dari gaji reguler mereka sebagai upah lembur. Negara bagian mungkin memiliki persyaratan lembur yang berbeda.

Kesalahan pengajuan pajak penggajian #3:Tidak memiliki catatan penggajian yang cukup

Simpan catatan yang lengkap dan akurat untuk memvalidasi angka yang Anda laporkan ke agen pajak. Entitas pajak dapat meminta dokumentasi untuk mencadangkan pengembalian pajak gaji Anda. Catat informasi rinci tentang jam kerja, upah yang dibayarkan, lembur, bonus, tip, gaji liburan, gaji liburan, dan gaji sakit.

Intinya

Memenuhi peraturan pengarsipan pajak gaji usaha kecil itu sulit, dan hukuman untuk ketidakpatuhan bisa sangat berat. Kami harap artikel ini memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang pajak yang dibayarkan oleh pemberi kerja atas nama karyawan.

Berhati-hatilah untuk menjaga kepatuhan dengan badan pengatur negara bagian dan federal Anda. Hindari kesalahan pengarsipan pajak gaji dan kurangi risiko Anda terkena denda dan bunga untuk pajak yang belum atau kurang dibayar. Dapatkan bantuan teknis yang andal dan hemat energi Anda untuk berkonsentrasi pada hal yang penting — bisnis Anda. Karena selain membayar pajak, pemilik UKM memiliki banyak hal yang harus dilakukan. Anda lebih tahu!