Bagaimana Kompensasi Karyawan Bekerja

Kompensasi adalah salah satu faktor terbesar yang perlu dipertimbangkan saat menerima pekerjaan baru.

Jika Anda memiliki bisnis sendiri, paket kompensasi dan tunjangan karyawan Anda dapat menjadi faktor penentu bagi banyak calon karyawan. Dan itu bukan hanya uang. Untuk membuat perusahaan Anda kompetitif dan menarik bagi calon pekerja, Anda harus menawarkan paket manfaat total yang luar biasa. Itu membuatnya menjadi bagian yang sangat penting dari proses perencanaan dan manajemen bisnis Anda jika Anda berharap untuk mempekerjakan (dan mempertahankan) karyawan terbaik.

Jadi bagaimana Anda membuat paket manfaat Anda menarik dan kompetitif tanpa membahayakan kesuksesan bisnis Anda secara finansial? Bagaimana cara mendapatkan penawaran terbaik untuk asuransi? Tunjangan apa yang dapat Anda tawarkan yang tidak memerlukan biaya tambahan, tetapi akan sangat berarti bagi karyawan Anda? Apakah opsi saham cara yang tepat? Bagaimana Anda mengatur gaji? Biaya manfaat apa yang dapat dikurangkan dari pajak? Mungkin ada 100 pertanyaan lagi yang muncul di kepala Anda saat Anda mulai memikirkan cara menyiapkan dan mengelola kebijakan ini.

Dalam artikel ini, kami akan menjawab beberapa pertanyaan tersebut dan mengarahkan Anda ke sumber daya untuk membantu Anda menemukan jawaban atas pertanyaan yang tidak kami dapatkan di sini.

Menyiapkan Struktur Kompensasi Anda

Meskipun uang bukanlah segalanya, uang tentu saja merupakan salah satu masalah utama yang dilihat oleh calon karyawan saat mewawancarai perusahaan baru. (Ya, hadapi saja, mereka sedang mewawancarai ANDA.) Apakah Anda menawarkan struktur gaji dasar langsung atau struktur gaji berbasis insentif dapat membuat atau menghancurkan Anda di mata kandidat pekerjaan teratas. Mari kita lihat bagaimana setiap sistem bekerja.

Program gaji pokok standar menawarkan kisaran gaji tetap untuk setiap jenis posisi bagi karyawan yang melakukan tugas standar pekerjaan mereka. Tetapkan tingkat minimum dan maksimum dalam rentang pembayaran tersebut untuk memperhitungkan variasi dalam pengalaman dan tingkat keterampilan. Saat menetapkan struktur gaji pokok, tentukan di mana perusahaan Anda berada dalam industri Anda sendiri serta industri pesaing yang mungkin juga menawarkan peluang kerja bagi karyawan Anda. Atur tingkat gaji Anda agar kompetitif, atau Anda berisiko kehilangan karyawan. Anda dapat menggunakan Internet untuk menemukan tingkat gaji standar industri untuk pekerjaan tertentu di wilayah geografis tertentu. Klik di sini untuk mencari situs Web dengan database informasi gaji yang dapat diakses secara gratis.

Setelah struktur gaji pokok Anda ada, sebagian besar perusahaan kemudian membuat program pembayaran berdasarkan prestasi yang akan membawa karyawan melewati kisaran gaji untuk posisi mereka dengan kecepatan yang didorong oleh kinerja. Hal ini berlaku saat manajer karyawan melakukan tinjauan kinerja karyawan tahunan . Kelemahan dari hal ini adalah bahwa karyawan mungkin mulai melihat bahwa mereka akan mendapatkan kenaikan gaji setelah setiap evaluasi, dan itu tidak lagi menjadi motivasi untuk bekerja lebih baik dalam pekerjaan mereka. Karena alasan ini, semakin banyak perusahaan yang beralih ke gaya kompensasi berbasis penghargaan, juga disebut Kompensasi Insentif .

Kompensasi berbasis insentif menjadi jauh lebih umum karena meningkatnya penekanan pada kinerja dan persaingan untuk bakat. Jenis struktur kompensasi ini secara signifikan membantu memotivasi karyawan untuk berkinerja baik. Bonus perekrutan juga sering digunakan sekarang, bahkan untuk lulusan perguruan tinggi baru. Namun, Anda mungkin ingin mengikat dalam jangka waktu tertentu sebelum karyawan mengumpulkan bonus ini -- misalnya, setengah setelah enam bulan dan sisanya setelah satu tahun bekerja. Jika tidak, Anda dapat mengambil risiko karyawan tersebut pergi setelah pemeriksaan pertama itu, yang akan menggagalkan tujuan Anda. Jadi apakah itu berarti kompensasi insentif adalah jalan yang harus ditempuh? Mungkin begitu, jika bisnis Anda berada di industri di mana Anda benar-benar harus bersaing untuk mendapatkan karyawan yang baik.

Menyiapkan program kompensasi berbasis insentif memerlukan penelitian yang sama tentang industri Anda sebagai program gaji pokok. Anda masih akan menetapkan tingkat gaji pokok, tetapi mungkin sedikit lebih rendah dan Anda akan menambahkan bonus tahunan atau triwulanan (atau interval lainnya) ke dalam basis tersebut, komisi, atau jenis lain dari kompensasi tunai.

Di bagian berikutnya, kita akan membicarakan bentuk kompensasi lainnya, termasuk bonus, komisi, dan liburan.

Bentuk Kompensasi

Bonus Anda harus didasarkan pada pencapaian, dan harus mencakup semua karyawan Anda. Jangan batasi program insentif Anda untuk karyawan tertentu, atau Anda akan membatasi potensi perusahaan Anda. Anda juga akan kehilangan manfaat dari efek pembangunan tim dari kompensasi berbasis insentif. Jika semua orang mengejar tujuan yang sama, mereka akan memiliki peluang yang lebih baik -- dan perusahaan Anda akan memiliki peluang yang lebih baik -- untuk berhasil.

Penghargaan Anda juga harus didasarkan pada hasil dan bukan hanya tingkat aktivitas karyawan. Hanya karena mereka mencoba tidak berarti mereka harus mendapatkan bonus yang didapatkan oleh mereka yang benar-benar menghasilkan.

Jangan membatasi jumlah bonus; Anda hanya akan membatasi upaya yang dilakukan karyawan Anda dalam pekerjaan. Begitu mereka mencapai batas, mereka akan merasa bahwa mereka dapat menendang kembali dan bersantai. Tetap buka dan mereka akan terus berproduksi.

Mengikat kompensasi karyawan Anda dengan hasil yang mereka hasilkan akan membantu mereka fokus pada keuntungan perusahaan. Anda juga dapat mengikat kompensasi insentif jangka panjang dalam bentuk opsi saham dan rencana kompensasi yang ditangguhkan (lebih lanjut tentang opsi saham nanti di artikel ini). Jenis rencana ini tidak hanya memberi kompensasi kepada karyawan Anda untuk pekerjaan yang baik, tetapi juga membantu mempertahankan mereka.

Untuk staf penjualan Anda, struktur gaji berbasis insentif hampir selalu menghasilkan hasil yang lebih baik daripada struktur gaji langsung. Meskipun pelanggan Anda mungkin mengalami promosi penjualan yang tidak terlalu tertekan dari tenaga penjualan yang digaji, mereka mungkin juga tidak akan membeli sebanyak itu. Menerapkan struktur pembayaran berbasis komisi untuk staf penjualan Anda dapat secara langsung memengaruhi angka penjualan Anda. Jika pendapatan mereka berhubungan langsung dengan kinerja mereka dan tidak ada batasan yang menghalangi mereka, maka langit benar-benar bisa menjadi batasnya. Jika Anda memiliki staf penjualan yang berbakat, mereka akan berkembang dalam lingkungan seperti ini; jika tidak, biasanya mereka tidak akan melakukannya. Anda dapat dengan mudah mendeteksi siapa yang memproduksi dan siapa yang tidak dan membuangnya -- atau setidaknya mengetahui siapa yang membutuhkan pelatihan penjualan tambahan.

Ada juga kelemahan struktur gaji berbasis komisi untuk staf penjualan. Seringkali, karyawan fokus sepenuhnya pada penjualan barang yang memberi mereka pengembalian tertinggi untuk waktu mereka dan tidak benar-benar mempertimbangkan kebutuhan klien yang sebenarnya. Layanan pelanggan mungkin juga menderita karena perwakilan penjualan telah beralih ke penjualan bernilai tinggi berikutnya. Yang harus Anda lakukan adalah memastikan Anda memiliki kombinasi yang baik antara gaji pokok dan komisi penjualan. Gaji pokok Anda harus cukup untuk menarik kandidat yang baik, tetapi tidak terlalu bagus sehingga Anda akan membuat perwakilan puas dengan jumlah dasar meskipun mereka tidak menghasilkan penjualan apa pun!

Ini adalah keseimbangan yang halus. Jenis bisnis Anda juga akan berperan dalam menentukan jenis struktur gaji yang Anda tawarkan kepada staf penjualan Anda. Jika Anda menawarkan satu produk dengan sedikit variasi, maka struktur komisi langsung mungkin cocok untuk Anda. Jika Anda menawarkan beberapa produk atau layanan atau kombinasi produk dan layanan, maka pendekatan penjualan Anda akan membutuhkan lebih banyak teknik membangun hubungan dan mungkin layanan pelanggan yang lebih berkelanjutan jika Anda ingin melakukan penjualan tambahan ke basis pelanggan Anda yang sudah ada. Dalam hal ini, gaji pokok Anda mungkin lebih penting. Juga perlu diingat bahwa struktur gaji ini dapat berkembang dari waktu ke waktu. Jika ada yang tidak berfungsi, Anda dapat menyesuaikannya. Pastikan staf Anda memahaminya saat Anda mempekerjakan mereka.

Selain paket tunjangan reguler yang mencakup asuransi kesehatan, liburan, dan rencana pensiun, karyawan tampaknya secara aktif mencari perusahaan yang menawarkan lebih banyak hal yang mereka hargai. Menyeimbangkan hidup mereka menjadi lebih penting dari sebelumnya. Karena itu, tunjangan lain seperti jadwal fleksibel, suasana santai, penitipan anak, dan tunjangan gaya hidup lainnya menjadi hampir sama pentingnya dengan gaji. Faktanya, menurut data yang dikumpulkan oleh WorkLife Benefit, 90% dari 1.000+ karyawan yang disurvei oleh Gallup Organization pada tahun 1998 mengatakan bahwa keseimbangan kerja/kehidupan sama pentingnya dengan asuransi kesehatan. Lebih dari seperempat pekerja yang disurvei mengatakan bahwa menyeimbangkan pekerjaan dan keluarga lebih penting daripada gaji yang kompetitif, keamanan kerja, atau dukungan untuk gelar yang lebih tinggi. Tetapi fasilitas lain ini, serta penghargaan intrinsik lainnya, pasti dapat memiliki efek yang kuat pada bagaimana perasaan karyawan tentang majikan mereka dan lingkungan kerja mereka, dan dapat membantu mempertahankan karyawan yang mungkin pergi. Kami akan berbicara lebih banyak tentang pinggiran dan manfaat tambahan lainnya di seluruh artikel ini.

Jika Anda seorang majikan kecil dan melakukan penggajian Anda sendiri, Anda juga harus mengikuti perubahan dalam pajak pekerjaan. Per Januari 2001, pajak Jaminan Sosial adalah 6,2% dan pajak Medicare adalah 1,45%. Masing-masing mengharuskan Anda, sebagai pemberi kerja, untuk mencocokkan jumlah yang dipotong dengan total 15,3% yang harus dibayarkan ke IRS. Anda juga harus membayar pajak pengangguran jika karyawan Anda memperoleh setidaknya $1500 dalam satu kuartal kalender. Kunjungi situs Web Treasury A.S. untuk informasi terkini tentang pemotongan pajak penghasilan, pemotongan Jaminan Sosial dan Medicare, serta aturan tentang kapan dan bagaimana Anda harus menyetor pajak ini (lebih lanjut tentang ini nanti di artikel).

Jika Anda telah menyewa kontraktor independen , Anda tidak diharuskan untuk memotong pajak atau mencocokkan jumlah. Namun, Anda harus yakin bahwa pekerja tersebut akan diklasifikasikan sebagai kontraktor independen. Sebagai aturan praktis, apakah pekerja adalah kontraktor atau bukan ditentukan oleh siapa yang mengontrol waktu mereka dan bagaimana serta di mana mereka melakukan pekerjaan itu. Sekali lagi, kunjungi situs web Departemen Keuangan AS untuk informasi terkini.

Setiap negara bagian juga memiliki persyaratan pemotongan. Situs web seperti Direktori Situs Pajak dan Akuntansi ini dapat memberi Anda tautan ke kantor perbendaharaan negara bagian, yang akan memberikan informasi terkini mengenai asuransi pengangguran, pemotongan pajak penghasilan, dan pajak tambahan apa pun yang mungkin diperlukan.

Sekarang, mari kita lanjutkan dan bicara tentang kata "saya":Asuransi.

Asuransi Kesehatan

Premi asuransi mungkin akan dikenakan biaya sekitar 8% sampai 10% dari jumlah gaji Anda. Sebagian besar dari ini akan menjadi premi asuransi kesehatan Anda. Jadi apa pilihan Anda dan bagaimana Anda menemukan kesepakatan terbaik? Saat ini ada tiga jenis jaminan kesehatan utama yang dapat Anda tawarkan kepada karyawan Anda:cakupan tradisional (biaya-untuk-layanan), HMO (organisasi pemeliharaan kesehatan), atau PPO (organisasi penyedia pilihan).

Dengan rencana jaminan kesehatan tradisional , karyawan Anda akan memiliki fleksibilitas paling tinggi. Mereka dapat menemui dokter yang ingin mereka temui, pergi ke rumah sakit di seluruh negeri, dan berganti dokter kapan pun mereka mau. Namun, rencana ini lebih mahal dan biasanya tidak mencakup perawatan kesehatan preventif seperti pemeriksaan fisik, imunisasi, dan perawatan anak yang baik. Ada tiga variasi cakupan fee-for-service tradisional:dasar, medis utama, dan komprehensif. Basic mencakup sebagian dari biaya kamar dan perawatan rumah sakit, tetapi tidak semuanya. Major Medical dimulai saat Basic dihentikan, dan Comprehensive adalah kombinasi dari keduanya.

Dengan cakupan kesehatan tradisional, karyawan harus membayar pengurangan (biasanya $250 hingga $500 per tahun) sebelum asuransi mulai membayar apa pun. Pada saat itu, perusahaan asuransi mulai membayar 80% dan karyawan bertanggung jawab atas 20% sisanya dari semua tagihan medis. Mereka biasanya memiliki "batas", yang merupakan batas jumlah yang harus dibayar karyawan dalam satu tahun. Setelah batas tercapai, perusahaan asuransi membayar kelebihannya.

Mungkin juga ada batasan tentang berapa banyak rencana akan membayar untuk layanan tertentu. Ini disebut "biaya adat". Jika dokter karyawan mengenakan biaya lebih dari jumlah rata-rata untuk prosedur tertentu, maka karyawan tersebut bertanggung jawab atas sisa tagihan.

Salah satu jenis rencana yang paling disukai dan dibenci adalah organisasi pemeliharaan kesehatan (HMO). HMO pada dasarnya adalah rencana kesehatan prabayar. Dengan HMO, karyawan hanya dapat pergi ke kelompok dokter tertentu yang dimiliki oleh atau memiliki kontrak dengan organisasi pemeliharaan kesehatan.

Pembayaran bersama kecil sebesar $5 hingga $25 dolar dilakukan oleh karyawan untuk kunjungan kantor atau ruang gawat darurat, dan layanan terkadang terbatas. Biasanya karyawan diminta untuk memilih dokter perawatan primer (PCP) yang akan memantau kesehatan mereka dan membuat rujukan yang diperlukan ke spesialis. Mereka biasanya tidak dapat menemui spesialis kecuali PCP menyetujui dan membuat rujukan (kecuali jika mereka ingin membayarnya sendiri).

HMO beroperasi pada premis bahwa jika mereka membuat Anda tetap sehat dan menangani masalah kecil sebelum menjadi besar, maka mereka akan menghasilkan lebih banyak uang dari waktu ke waktu dan orang-orang akan lebih sehat. Karena itu, mereka biasanya melakukan perawatan pencegahan seperti pemeriksaan fisik, pemeriksaan kesehatan anak, dll. Mereka juga biasanya memiliki lebih sedikit dokumen yang harus diisi oleh pasien.

Opsi asuransi kesehatan terakhir adalah organisasi penyedia pilihan (PPO). PPO menggabungkan yang terbaik dari asuransi tradisional dan dunia HMO. Seperti HMO, ada daftar penyedia yang harus dipilih oleh karyawan Anda (jaringan) dan mereka harus memilih dokter perawatan primer. Mereka tidak perlu mengisi banyak dokumen ketika mereka pergi berkunjung, hanya membayar sedikit, dan sebagian besar perawatan pencegahan ditanggung. Perbedaannya adalah mereka juga dapat keluar dari daftar dokter yang disetujui ke dokter mana pun yang mereka inginkan. Mereka hanya perlu membayar lebih dan mengisi formulir klaim.

Sebagian besar pemberi kerja juga menyertakan cakupan gigi dan cakupan penglihatan. Biasanya, cakupan gigi membayar 100% dari layanan pencegahan, 80% dari prosedur seperti tambalan, dan 50% dari prosedur utama seperti mahkota. Cakupan penglihatan biasanya akan membayar untuk satu ujian penglihatan per tahun dan sepasang kacamata.

Membayar untuk menemukan broker yang baik ketika mencari polis asuransi kesehatan. Pialang dapat mewakili rencana dari hingga 15 perusahaan asuransi yang berbeda, memungkinkan Anda untuk lebih memahami apa yang tersedia dan melakukan lebih banyak perbandingan belanja. Namun, perlu diketahui bahwa sebagian besar perusahaan asuransi hanya akan menyiapkan penawaran harga untuk perusahaan Anda satu kali, jadi pastikan Anda telah memilih broker yang baik sebelum mereka mendapatkan penawaran.

Saat Anda mengevaluasi rencananya, periksa tarif yang dapat dikurangkan dan asuransi bersama. Jika polis memerlukan pembayaran bersama yang lebih dari 25% dari jumlah prosedur, maka cari di tempat lain. Pastikan ada berbagai layanan yang ditawarkan dan penyakit jangka panjang serta kondisi yang sudah ada sebelumnya ditanggung. Juga harus ada setidaknya $ 1 juta dalam cakupan. Periksa juga biaya umum dari dokter setempat untuk memastikan penggantian maksimum untuk prosedur tertentu tidak terlalu rendah.

Selanjutnya, Anda harus memeriksa perusahaan asuransi. Anda dapat mengetahui tentang kesehatan keuangan mereka di Standard and Poor's. Selain kesehatan keuangan mereka, Anda juga perlu menyelidiki riwayat pembayaran klaim mereka. Anda tidak ingin perusahaan asuransi yang tidak mau membayar klaim. Pialang Anda seharusnya dapat membantu Anda dalam bidang ini.

Bandingkan harga mereka, layanan mereka, area layanan mereka dan daftar dokter (jika HMO atau PPO), dan ingat, karyawan Anda (dan Anda) harus hidup dengan pilihan Anda -- jadi kerjakan pekerjaan rumah Anda! Anda bisa mendapatkan daftar pialang penjamin emisi kesehatan terdaftar di wilayah Anda dengan menghubungi National Association of Health Underwriters.

Jika bisnis Anda adalah bisnis kecil, Anda dapat menghubungi departemen asuransi negara bagian Anda untuk menemukan penyedia layanan kesehatan kelompok usaha kecil di wilayah Anda, atau mencari aliansi atau rencana asosiasi pembelian kesehatan. Paket ini memungkinkan usaha kecil untuk membeli asuransi sebagai bagian dari grup yang lebih besar.

Aliansi pembelian kesehatan menyediakan layanan yang dibutuhkan untuk usaha kecil dengan menyediakan cara bagi mereka untuk membeli asuransi kelompok dengan biaya lebih rendah dari biasanya. Aliansi membeli paket kesehatan untuk anggotanya (usaha kecil) dan memiliki administrator pihak ketiga yang mengelola paket tersebut. Bersiaplah untuk proses penjaminan dengan jenis cakupan kelompok ini. Ini akan sering melibatkan semua karyawan mengisi kuesioner mengenai kesehatan mereka serta kesehatan keluarga mereka. Juga, periksa operasi aliansi untuk memastikan bahwa semua dana dikelola dengan benar.

Anda juga dapat memeriksa dengan asosiasi perdagangan, profesional, dan lainnya untuk melihat apakah mereka menawarkan cakupan kesehatan kelompok.

Baca terus untuk mengetahui tentang jenis asuransi lainnya.

Asuransi Cacat dan Jiwa

Kecacatan Jangka Panjang dan Jangka Pendek

Di Amerika Serikat, cacat jangka pendek (STD) tidak disediakan oleh banyak pemberi kerja, namun, beberapa negara bagian memang membutuhkannya hingga 26 minggu. Ini dirancang untuk menggantikan pendapatan karyawan dalam jangka pendek sebagai akibat dari kecacatan, dan biasanya sama dengan sekitar 60% dari gaji kotor mingguan karyawan. Dengan cara ini, jumlah yang ditarik karyawan lebih mendekati jumlah kehilangan pendapatan yang sebenarnya dibawa pulang oleh karyawan (bersih) sebelum disabilitas.

Kecacatan jangka panjang (LTD) tidak diwajibkan oleh hukum, tetapi beberapa perusahaan menawarkannya sebagai manfaat standar. Cacat jangka panjang adalah pertanggungan pendapatan yang hilang yang muncul sebagai akibat dari kecacatan. Hal ini juga didasarkan pada sekitar 60% dari pendapatan kotor karyawan. Biasanya ada periode eliminasi 30 sampai 180 hari sebelum manfaat akan dimulai, sehingga biasanya mengambil di mana cacat jangka pendek berakhir (jika STD ditawarkan). Manfaat LTD dapat berlanjut seumur hidup, meskipun sebagian besar berakhir pada usia 65 tahun saat jaminan sosial dimulai. Banyak pemberi kerja membayar semua premi cacat jangka panjang.

Beberapa perusahaan membayar cacat jangka pendek dan membuat pilihan jangka panjang, kadang-kadang dengan biaya yang dikurangi untuk karyawan. Logika di balik ini adalah bahwa Anda ingin karyawan tersebut kembali bekerja setelah kecelakaan atau cedera singkat yang tidak terduga -- pemberi kerja jarang melihat seorang karyawan kembali dari cacat jangka panjang. Juga, ada banyak variabel dalam memilih polis, mulai dari periode pengecualian, yang dapat didasarkan pada periode waktu yang berbeda jika itu adalah cedera atau penyakit, hingga batasan kondisi yang sudah ada sebelumnya, batasan klaim yang dilaporkan sendiri, perlindungan pekerjaan sendiri, dan jaminan tarif. Dan, jika perusahaan membayar manfaat, itu dianggap penghasilan kena pajak; jika karyawan membayar tunjangan, itu dianggap asuransi dan tidak kena pajak.

Pikirkan tentang tempat kerja Anda dan pertimbangkan jenis kecelakaan yang mungkin terjadi untuk membantu memutuskan jenis dan tingkat asuransi cacat yang harus Anda tanggung. Juga, ingatlah untuk pergi melalui broker yang bereputasi baik untuk mendapatkan kesepakatan terbaik.

Asuransi Jiwa

Bergantung pada ukuran perusahaan Anda, Anda dapat menawarkan asuransi jiwa kelompok kepada karyawan Anda hanya dengan 5 sen per pertanggungan senilai $1.000. Bukan kesepakatan yang buruk! Karyawan dan calon karyawan Anda akan menghargainya karena itu berarti mereka tidak perlu mendapatkan pemeriksaan fisik sebelum mereka ditanggung, dan biasanya mereka dapat mengubah rencana tersebut menjadi rencana asuransi jiwa individu jika/ketika mereka meninggalkan perusahaan.

Cakupan yang paling umum untuk karyawan adalah kebijakan yang sama dengan gaji mereka. Dalam kebanyakan kasus, majikan membayar seluruh premi. Beberapa perusahaan juga mengizinkan karyawan untuk membeli perlindungan tambahan untuk anggota keluarga atau diri mereka sendiri dengan biaya bulanan yang rendah. Tarif asuransi akan dievaluasi setiap lima tahun untuk memperhitungkan kenaikan (atau penurunan) usia rata-rata karyawan, sehingga tarif dapat berfluktuasi tergantung pada demografi bisnis.

Jika bisnis Anda memiliki kurang dari 10 karyawan, Anda mungkin tidak akan dapat membeli asuransi jiwa kelompok.

Selanjutnya, mari kita bahas cuti berbayar. Anda tidak hanya harus membayar karyawan Anda saat mereka bekerja, tetapi terkadang Anda juga harus membayar mereka saat mereka tidak bekerja...

Waktu Luang Berbayar

Anda akan menghabiskan sekitar 10% dari gaji Anda pada waktu luang yang dibayar. Cuti berbayar adalah manfaat yang dinilai sangat tinggi, terutama dengan begitu banyak pekerja yang berusaha lebih keras untuk menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan keluarga.

Sebagian besar perusahaan menyediakan liburan berbayar untuk semua karyawannya. Rata-rata nasional adalah 10 1/2 hari libur berbayar per tahun. Ini biasanya hari Tahun Baru, hari Presiden, hari Memorial, hari Kemerdekaan, hari Buruh, hari Thanksgiving, sehari setelah hari Thanksgiving, Malam Natal, dan hari Natal. Selain hari libur standar, beberapa perusahaan juga menyediakan satu hingga dua hari libur terapung atau hari pribadi. Hari-hari tersebut dapat digunakan kapan pun karyawan ingin menggunakannya dan sering kali mengganti hari raya keagamaan yang bukan merupakan bagian dari jadwal liburan berbayar standar perusahaan.

Rata-rata jumlah hari libur yang diberikan untuk karyawan baru adalah 10 per tahun, dengan peningkatan menjadi 15 setelah lima tahun dan 20 setelah 10 hingga 15 tahun. Waktu liburan dihitung setiap bulan atau setiap tiga bulan, dan sebagian besar perusahaan menggunakan tahun kalender untuk mempermudah pencatatan mereka.

Saat musim dingin dan flu menyerang, karyawan Anda akan mulai memanfaatkan hari sakit berbayar yang Anda tawarkan. Sebagian besar perusahaan menyediakan 6 hingga 9 hari sakit. Tidak seperti waktu liburan, jumlah hari sakit yang ditawarkan perusahaan biasanya tidak meningkat seiring berjalannya waktu, dan jika Anda menetapkan kebijakan untuk tidak membawa cuti sakit yang tidak digunakan ke tahun berikutnya, bersiaplah untuk banyak pilek di bulan Desember. Beberapa perusahaan mengizinkan karyawan menggunakan hari sakit yang dibayar untuk merawat anggota keluarga yang sakit. Pastikan Anda menetapkan kebijakan dan mematuhinya.

Beberapa perusahaan (sekitar 25%) menawarkan satu lump of paid time off (PTO) yang lebih besar yang dapat digunakan sesuai keinginan karyawan. Skenario tipikal mungkin memberikan tiga minggu cuti berbayar selama lima tahun pertama, kemudian meningkatkan jumlahnya menjadi empat minggu setelah 10 tahun, dan seterusnya.

Baik dalam situasi liburan berbayar atau PTO, karyawan harus meminta cuti terlebih dahulu, kecuali untuk keadaan darurat. Waktu biasanya dapat diambil dalam peningkatan setengah hari. Waktu tersebut diperoleh secara bulanan atau triwulanan dan disimpan sampai karyawan menggunakannya. Jika karyawan tersebut keluar dari pekerjaannya, karyawan tersebut biasanya dibayar untuk waktu yang ditentukan.

Apakah Anda mengizinkan hari libur yang tidak digunakan atau PTO untuk dibawa ke tahun berikutnya terserah Anda. Beberapa perusahaan mengizinkan sejumlah hari tertentu untuk diteruskan, tetapi hari apa pun yang melebihi jumlah itu akan hilang. Yang lain mengizinkan karyawan untuk mendapatkan izin khusus dari manajer mereka untuk membawa hari-hari dengan ketentuan bahwa mereka digunakan pada tanggal tertentu tahun berikutnya. Membawa hari-hari sakit dari satu tahun ke tahun berikutnya adalah masalah lain yang harus dihadapi. Mempertimbangkan dampak yang akan terjadi pada perusahaan Anda untuk memiliki karyawan keluar untuk waktu yang lama dengan gaji penuh karena sakit atau cuti yang disimpan, ini selain harus menutupi hilangnya produktivitas mereka. Ingat juga bahwa meneruskan hari-hari yang ditekuk ini ke tahun berikutnya dapat membuat kepala pembukuan, akuntan, atau pengontrol Anda pusing.

Baca terus untuk mengetahui manfaat lainnya.

Cuti dan Manfaat Lainnya

Tugas Juri, Cuti Militer, dan Berkabung

Jangan lupa untuk menyertakan kebijakan tentang tugas juri, cuti militer, dan berkabung. Situasi ini mungkin muncul lebih sering daripada yang Anda pikirkan, dan bahkan jika perusahaan Anda adalah perusahaan kecil, Anda perlu memiliki kebijakan untuk mengatasinya sehingga Anda tahu bahwa Anda menanganinya secara konsisten. Biasanya, perusahaan mengizinkan hingga dua minggu per tahun untuk tugas juri atau cuti militer dan hingga tiga hari per tahun untuk berkabung.

Anda juga memerlukan kebijakan tentang cuti hamil dan/atau ayah. Apakah cuti ini dibayar atau tidak, terserah Anda (lebih lanjut tentang ini nanti).

Manfaat Mitra Domestik

Subjek yang sangat kontroversial tentang tunjangan kerja untuk mitra rumah tangga telah menjadi lebih umum selama beberapa tahun terakhir. Jika tenaga kerja Anda sangat beragam, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk mencakup mitra domestik dalam program tunjangan Anda. Fokus dari sebagian besar manfaat mitra domestik tampaknya adalah perawatan kesehatan, tetapi banyak juga yang beralih ke asuransi jiwa, cuti keluarga, dan bidang lainnya.

Meskipun Anda mungkin berpikir alasan untuk menyertakan cakupan mitra domestik dalam program manfaat Anda hanyalah komitmen terhadap keragaman dan citra publik, ingat juga bahwa pesaing terdekat Anda mungkin menawarkan ini. Jika Anda tidak menawarkannya juga, Anda mungkin menghalangi upaya Anda sendiri untuk menarik bakat ke tenaga kerja Anda. Nilai, keyakinan, dan pasar tenaga kerja perusahaan Anda akan menjadi faktor penentu apakah Anda menawarkan cakupan mitra domestik.

Periksa dengan peraturan dalam undang-undang asuransi negara Anda dan juga dengan perusahaan asuransi Anda, karena masih ada beberapa batasan yang dapat mempengaruhi kemampuan Anda untuk menawarkan manfaat bahkan jika Anda mau.

Opsi Saham/Bagi Hasil

Sering digunakan sebagai alat untuk mempertahankan karyawan, opsi saham memiliki daya tarik yang berkembang di pasar kerja saat ini. Bergantung pada bisnis dan industri, opsi saham bisa menjadi manfaat yang sangat berharga dan menarik untuk ditawarkan kepada karyawan dan calon karyawan. Memutuskan untuk menawarkan opsi saham adalah hal yang mudah; memutuskan jenis rencana opsi adalah cerita lain.

Ada tiga kelas opsi saham:opsi saham insentif (ISO), opsi rencana pembelian saham karyawan , dan opsi yang tidak memenuhi syarat .

Paket yang paling populer adalah paket ISO dan nonqualified. Dengan kedua rencana ini, karyawan ditawari sejumlah saham tertentu yang dapat mereka beli (latihan) pada tanggal tertentu. Saham dapat dibeli dengan nilai saham pada saat opsi diberikan. Jadi, jika nilai saham meningkat ketika karyawan menggunakan opsi mereka, maka mereka mendapatkan kesepakatan yang bagus; jika tidak, maka opsi saham tidak ada artinya.

Kedua rencana ini berbeda dalam hal pajak uang. Dengan ISO, karyawan tidak membayar pajak sampai mereka kemudian menjual saham yang telah mereka beli (dilaksanakan). Pada saat itu, setiap uang yang mereka hasilkan dari transaksi tersebut akan dikenakan pajak capital gain dan bukan pajak penghasilan. Namun, mereka harus memastikan bahwa mereka tidak menjual saham tersebut setidaknya selama dua tahun setelah opsi diberikan atau dalam waktu satu tahun setelah mereka menggunakan opsi mereka (membeli saham). Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah bahwa tidak ada potongan perusahaan saat karyawan menggunakan opsi tersebut.

Dengan paket yang tidak memenuhi syarat , situasi pajak berbeda. Karyawan harus membayar pajak penghasilan atas setiap keuntungan yang mereka peroleh ketika mereka menggunakan opsi mereka (dengan asumsi karyawan tersebut menghasilkan keuntungan berdasarkan nilai saham saat ini). Misalnya, jika saham dihargai $2 per saham saat opsi diberikan dan dihargai $5 saat opsi dieksekusi, maka pajak penghasilan biasa harus dibayar atas keuntungan $3 per saham. Bisa juga ada potongan perusahaan dengan jumlah yang sama. Nanti, jika karyawan menyimpan saham dan nilainya meningkat, maka mereka hanya akan berutang pajak capital gain atas kenaikan nilai tambahan saat mereka menjual.

Rencana pembelian saham karyawan adalah pilihan lain bagi pengusaha yang ingin memikat karyawan baru. Berbeda dengan ISO dan rencana yang tidak memenuhi syarat, rencana pembelian saham karyawan biasanya ditawarkan kepada semua karyawan yang memenuhi syarat. Karyawan dapat membeli saham biasanya sekitar 85% dari nilai pasarnya. Sebagian besar perusahaan mengizinkan karyawan untuk membeli jumlah saham hingga 10% dari total gaji, dan menawarkan potongan gaji untuk pembayaran.

Opsi lain yang kurang dikenal yang sangat menarik bagi perusahaan kecil dan swasta adalah paket stok hantu . Rencana saham Phantom beroperasi dengan cara yang sama seperti opsi saham lainnya, tetapi risiko berbagi ekuitas di perusahaan tidak ada. Anda dapat menerbitkan saham kepada karyawan Anda dengan harga yang ditentukan berdasarkan nilai perusahaan Anda saat ini, kemudian pada tanggal yang ditentukan di masa mendatang, evaluasi kembali nilai perusahaan. Jika stok telah meningkat dan karyawan tersebut ingin menjual, maka Anda memotong cek kepada karyawan tersebut untuk jumlah yang meningkat. Karyawan Anda akan membayar pajak atas "upah" tambahan, dan perusahaan Anda dapat mengambil potongan pajak.

Paket Bagi Hasil

Sekitar 40% perusahaan menawarkan rencana pembagian keuntungan. Program bagi hasil memerlukan pengaturan formula untuk distribusi keuntungan perusahaan. Rumus tersebut biasanya didasarkan pada 5% hingga 6% dari gaji karyawan. Mereka biasanya mencakup periode vesting hingga tujuh tahun. Hal yang baik tentang rencana pembagian keuntungan adalah mereka memungkinkan Anda untuk memutuskan apakah dan seberapa besar kontribusi perusahaan Anda terhadap rencana tersebut. Selama tahun-tahun yang kurang menguntungkan, Anda dapat memilih untuk tidak berkontribusi. Ini juga memungkinkan Anda mengontrol bagaimana uang diinvestasikan dan tidak mahal untuk dikelola seperti rencana lain.

Rencana Kepemilikan Saham Karyawan (ESOPs)

ESOP adalah bentuk kepemilikan karyawan yang paling umum di Amerika Serikat. Mereka mengizinkan karyawan Anda untuk memiliki bagian dari perusahaan tanpa mengharuskan mereka untuk membeli saham. Perusahaan Anda dapat berupa publik atau swasta, dan saham biasanya ditransfer ke karyawan melalui kontribusi tahunan. ESOP, seperti metode kepemilikan saham karyawan lainnya, dapat meningkatkan laba Anda melalui peningkatan kesadaran dan minat karyawan dalam membantu perusahaan menjadi sukses. Jika Anda tertarik untuk mentransfer sebagian atau seluruh kepemilikan kepada karyawan Anda, maka ini mungkin pilihan yang baik untuk perusahaan Anda. Kontribusi tersebut dapat dikurangkan dari pajak, Anda dapat meminjam terhadap ESOP, dan pemilik saham dapat menjual kembali saham mereka ke perusahaan saat mereka pergi dan lolos dari pembayaran pajak jika uang dari penjualan ditransfer ke sekuritas lain. Akun ESOP ditangguhkan pajaknya hingga pensiun.

Selanjutnya, kita akan berbicara tentang rencana pensiun.

Rencana Pensiun

Rencana pensiun (atau pensiun) perusahaan Anda tidak hanya baik untuk karyawan Anda, tetapi juga salah satu tempat perlindungan pajak terbaik yang tersedia -- baik untuk perusahaan Anda maupun karyawan Anda. Anda dapat mengurangi kontribusi, dan kontribusi tersebut merupakan pajak tangguhan bagi karyawan.

Program pensiun terbagi dalam dua kategori:program pensiun iuran pasti, dan program pensiun manfaat pasti.

Program pensiun manfaat pasti adalah program yang memiliki manfaat tertentu, dan kontribusi yang diberikan perusahaan untuk program tersebut didasarkan pada asumsi aktuaria. Karyawan Anda akan mengetahui berapa jumlah pensiun mereka dan dapat merencanakannya dengan tepat.

Program pensiun iuran pasti mendasarkan tunjangan karyawan Anda pada jumlah uang yang disumbangkan ke akun. Beberapa jenis akun yang termasuk dalam kategori ini meliputi:program pensiun bagi hasil, program pensiun pembelian uang, program pensiun target-manfaat, program pensiun bonus saham, ESOP, program pensiun tabungan hemat, dan pensiun 401(k). rencana.

401(k) Paket

Yang paling populer dari program pensiun iuran pasti adalah 401(k). It has been around since 1978, and allows employees to contribute up to $12,000 of pre-tax money ($12,000 as of 2003; this increases by $1,000 each year until it reaches $15,000 in 2006), which is the highest of any of the pension plans. The employee and employer combined cannot contribute over $40,000 annually (or an amount equal to the employee's salary, whichever is less) to the employee's account.

401(k) plans let your employees save for retirement easily and conveniently through pre-tax automatic payroll deductions. It's money they don't see, so they don't miss it. Implementing a 401(k) plan can improve employee morale and help in luring in new employees. The money your employees contribute, as well as your contributions and their account earnings, are all tax deferred until they actually withdraw the money when they retire. Employees have full control over their investments. Withdrawals are also permitted at termination of employment or during financial hardship, but a 10% penalty tax is charged if they are younger than 59 1/2 years old. Many companies allow terminated employees or employees who elect to leave the company the option to keep their 401(k) account, but they can no longer contribute to it.

As an employer, you are not required to match contributions or contribute at all to your company's 401(k) plan; however, to be competitive, most employers do. You do have the flexibility to alter your contributions year to year based on the profitability of your company. You even have the option of contributing on behalf of employees who aren't participating as long as they are eligible. Your contributions are tax deductible, like with the other plans. You can also set up a vesting schedule for the contributions you make to your employees' accounts. This is just another way to help motivate employees to stay with the company longer.

The down side of 401(k) plans is that they are usually expensive to administer.

In the next section, we'll learn about money purchase plans.

Money Purchase Plans

Money-purchase plans are like profit sharing plans that require a set amount (usually a percentage of the employee's salary) be contributed by the employer each year, even in years where there is no profit. Employees can contribute up to 25% of their salaries or a maximum of $40,000 per year. On the flip side, money-purchase plans give employers the maximum tax advantage possible.

SIMPLE IRA

If you have 100 or fewer employees and offer no other retirement pension plan, the Savings Incentive Match Plan for Employees (SIMPLE) IRA provides a simplified way to make contributions to a retirement plan either for yourself if you're a sole proprietor, or for your employees. With this plan, your employees can make monthly contributions (salary deferrals), and you, as the employer, have the option of two types of contribution methods. You can either match the first 3% of the employee's contribution dollar for dollar, which by the way does help encourage participation by your employees, or you can opt to make a non-elective contribution equal to 2% of your employees' pay. If you choose to match your employees' contributions, you do have the option of altering the amount to fall somewhere between 1% and 3% for two out of every five years.

Your employees can contribute up to $8,000 in 2003, and no other contributions -- other than your employer match or non-elective contributions -- can be made. If the employee is less than 59 1/2 years old and hasn't contributed to the plan for at least two years, then withdrawn funds may face a 25% penalty tax.

The SIMPLE IRA has lower administrative costs than other plans. The plan is simple with regard to reporting requirements, and it isn't subject to nondiscrimination and top-heavy rules that limit the benefits provided to your highest paid employees. Your contributions are tax deductible. Your employees will be immediately 100% vested. They can set up their investment portfolios to suit their own goals and situations. They can also roll the account over to another SIMPLE IRA account with no tax penalty.

SIMPLE 401(k)

The SIMPLE 401(k) plan has many of the same requirements and features as the SIMPLE IRA, but it allows your employees to contribute a pre-tax portion of their salary. This plan will give your company a leg up in more competitive job markets. As with the SIMPLE IRA, you must have fewer than 100 employees and offer no other employer-sponsored retirement plan. Your contributions are tax deductible for your business, and you can contribute up to 15% of your eligible employees' salaries. Employees can invest up to $8,000 in 2003, can tailor their own investments, can borrow from their accounts, and earnings are tax-deferred until they are withdrawn.

Simplified Employee Pension (SEP) Plan

An SEP plan is basically individual IRAs set up for all of your employees that aren't subject to the $2,000 per year IRA limit. As an employer, you can contribute up to 25% tax deferred of your employees' annual salaries (up to $40,000), and can set the plan up at any time during the year. Your employees can control how their accounts are invested, and are full-owners (there is no vesting period) from the very beginning. Your employees do, however, have to be at least 21 years old, and have to have worked for your company for at least three of the past five years.

There are several benefits of an SEP plan. They are simple to set up and administer, and you have no government filings to maintain because the employees are responsible for their own accounts. You can change your contributions at any time, and the contributions are still tax-deductible for your business. To set one up, you have to implement a written agreement to provide benefits to your eligible employees, give the eligible employees information about the SEP and have them set up SEP-IRA accounts (or you can set up the accounts for them).

Aside from these most common benefits discussed so far, there are many other forms of benefits you can offer your employees.

Other Benefits and Policies

There are many other benefits you can offer your employees that will both give your company an edge in recruiting and retaining talent, and provide your employees with some of the things that make work a little more rewarding. Added benefits make your organization more effective on many levels. Issues like childcare, education assistance, adoption assistance and flexible schedules can help your company gain an advantage over the competition and find and retain your most important resource. Good benefits and company perks can improve employee morale and, in turn, have a very positive affect on your bottom line. Let's go over some of the other benefits you can offer your employees that will give your company a competitive edge in recruiting.

Dependent Care Assistance

According to a study by WorkLife Benefits in Cyprus, California, 20 percent of non-working mothers of young children do not work because they see quality childcare as unaffordable or unavailable. Dependent Care Assistance is not limited to childcare. It can be elder care, or care for any family member. Employers can offer flexible working arrangements, care resources and referrals, financial-planning assistance, long-term care insurance, and dependent-care assistance accounts. You can also provide educational services for your employees to help them learn more about their options.

You may also consider opening a company-sponsored childcare center. There are many benefits, including a boost in your company's ability to recruit and retain employees. Company productivity will be increased because your employees have reliable childcare and fewer absences. It also helps give your company more of a family-oriented reputation, which in today's workplace is a definite plus. The downside to a company-owned childcare center is the fact that you have to keep the center going even if your employees have few children. You'll also be paying up to one-third of the expenses of the center if you want it to be affordable for your employees. For some companies, this is the perfect solution; for others it isn't. But most who have existing centers believe they have definitely saved money over the long run.

Adoption Assistance Programs

An adoption-assistance program for your employees can range from simply providing resources and recommendations, to paid maternity or paternity leave, to providing financial assistance for your workers who are trying to build families through adoption. Many companies are now beginning to provide adoption assistance services.

You can set it up in any number of ways. You can offer paid or unpaid leave, contract out for referral services, or pay a lump sum or a percentage of the actual cost of the adoption and related fees. For many employees, just having the leave available and the emotional support of the company is the most important thing. There are also many families who could never hope to adopt if it weren't for the financial assistance and support of their employers.

Think of your adoption assistance as simply an equitable alternative for employees who choose adoption. If you've always provided good maternity benefits, then this evens out the score for everyone. It is also not an expensive benefit to offer simply because there aren't that many employees who will take advantage of it. But, for the employees who do, it is priceless.

Once again, this is another way of building a stronger, more loyal workforce. You'll reap the benefits as a company through lower turnover and higher productivity.

Outplacement Services

Outplacement services are services a company offers to assist their employees quickly find new job opportunities when drops in revenue, reorganizations, and other reasons force a cut back in staff. This assistance can come in the form of group programs, support programs and one-on-one consulting with an external consulting group. Fees for these outside services range about 15% to 20% of the terminated employee's salary (plus bonus).

Education Assistance Programs

Many employers offer assistance for employees who want to gain additional education or degrees. If you think about it, your employees' skill levels are what make your business successful -- or not. Investing in job related training and education for your employees will not only improve the abilities of your employees to do their jobs, but -- as we've mentioned a few times already -- it will improve their morale and perhaps make them stick around a little longer.

But, you're probably now saying, "What if they get the training or degree and then leave anyway!" That may happen too, but most likely you'll experience just the opposite. In fact, by acting as a mentor to your employees and supporting their efforts to gain more education, you'll probably see a large payback for your efforts.

If you decide to implement an education assistance program, take some time to think through what you want to offer. Some questions you should ask yourself include:

• How much money will the company offer in assistance? (The IRS will allow you to contribute a maximum of $5,250 tax-free.)
• Will you pay varying percentages of the tuition based on the grades the employee gets for the course?
• Should it be limited to courses related to the employee's current position, or other positions within your company? (Usually, this is required by most employers.)
• Will all of your employees be eligible? (Will it be offered to part-time employees as well as full-time?)
• Will you have a contract in place that the employee must sign guaranteeing they will stay with your company for X months after they complete the training?

Employee Achievement/Merit Awards

Honoring your employees who have high achievements is not only a good way to improve morale and loyalty, it's just a nice thing to do. Often all employees really want is just a verbal acknowledgement of a job well done. Of course, throwing in some monetary thanks is also appreciated.

Golden Parachutes

Golden parachutes are not for when your executives go on that skydiving retreat that costs the company thousands! They are contracts you set up with your top executives that will provide them with special benefits in the event they lose their jobs due to takeovers or acquisitions by another company. These benefits are typically quite generous and come in the form of a large severance package, a large one-time bonus that only comes when employment is terminated, and/or stock options.

Now, your executives won't be rolling in the dough forever, remember they have to get back out there and pound the pavement. They just might not have to pound it as quickly as they might have before. Some more generous hearts also use some of their funds to help others. They will, however, have to pay a 20% tax on the total amount of their payment.

Cafeteria Plans and other Flexible Benefit Plans

No, we're not talking about banana pudding specials and Meatloaf Mondays. Cafeteria plans are a type of flexible benefit plan that let your employees choose from a list of benefits they wish to participate in. Choosing to participate will often allow the employee to reduce their taxable income because they are paying or contributing with pre-tax dollars.

There are five main types of these flexible benefit plans. Mereka termasuk:

• Premium-Only Plans - With this type of plan, employees can pay their portions of the insurance premiums with pre-tax dollars.
• Spending Accounts - This plan allows your employees to put aside pretax money into accounts to be used for dependent care or medical bills.
• Full Flexible Benefit Plans - These plans give employees both a choice in selecting from the menu of benefits, as well as an allowance to spend on those benefits. Any benefits they want to add that will be more than their allowance would be paid for with pre-tax dollars in some cases and post-tax in others.
• Variable Credits - This option allows you to base the employee's allowance on their performance or certain health aspects such as smoker vs. nonsmoker, seat belt use, and other criteria. Credits are given based on these factors.
• Modular Plans - This type of plan puts your employee's choices into packages. Usually the packages are set up with specific groups in mind so they can target their needs. They are divided into groups based on demographics such as young single workers, families, and older couples.

Employee Assistance Programs

Employee Assistance Programs are provided by many employers. These programs provide your employees with somewhere to turn in the event of a personal problem that affects all aspects of their lives, including their jobs. If you, as the employer, ignore these types of problems then you may find less loyalty and more employee burnout.

These programs have a large counseling element, although their goals are to maintain and even improve your company's production. The EAP can help your employee determine the problem and find the right kind of help. They can also help management have a better understanding of the types of problems their employees may be facing, both personal and work-related. Some of these problems may be stress that is related to job security, conflicts with others in the workplace, divorce or other family problems, substance abuse, or financial problems.

Depending on the size of your company you can opt to have an on-site certified employee assistance professional, or you can contract with someone outside. Things to remember include checking with your medical insurance and making sure whomever you use for your EAP knows the limitations of your medical insurance. (In fact, some medical insurers offer varying forms of EAPs in their total insurance package, so make sure you check with them first.) Try to find an EAP who is familiar with your type of business and the types of problems you see most often in your workforce. The business of the EAP is a relationship business, so make sure you choose someone you and your employees will feel good about talking to. If you don't, it's not the benefit you want it to be.

Other Benefits to Think About

• Paid moving expenses
• Transportation discounts
• Leave sharing plans
• Scholarships
• Low-interest or interest-free loans for employees

You may be asking if there is anything you can offer your employees that they will like that doesn't cost you anything? Well, you're in luck. Read on and find out about some great perks that are almost entirely free.

Cost-free Benefits and Perks

Sweetening the pot with some additional perks may swing a job candidate your way and cost your company next to nothing. We're talking about flex time, direct deposit of paychecks, having good policies on personal leave that fit in with employees' goals, employee recognition programs, holiday parties, etc.

Flex Time

Allowing flexible work schedules in your business is very often the most strategic thing you can do from a hiring standpoint. Often companies that offer flex time find that their employees are more productive, motivated, and loyal. And why wouldn't they be? Employees can alleviate quite a bit of stress from life just by coming in to work an hour earlier and leaving an hour earlier to miss the interstate parking lot scene, and it can also give them more time with their families.

But how do you structure it so that you don't have disgruntled employees whose jobs really can't be flexible? There are ways you can adjust to make the majority of your employees happy. For instance, let your employees come up with creative ways to do it themselves. If they are more empowered to find a solution then they'll probably come up with one they would like. If it's agreeable to management then everyone is happy and more productive. Try out the flex solutions your employees come up with on a limited basis and try to measure your results. Also, make sure your employees keep your clients in mind when they devise their plans. Any plan that hinders client contact probably isn't one you want to adopt.

Telecommuting

As I sit here with my laptop on my screened-in porch with the birds singing and early spring sun shining, I would be hard pressed to come up with a reason for why telecommuting couldn't work for your company. But of course there are always situations where telecommuting simply won't work. You obviously can't let your receptionist telecommute, because who would be there to receive! And, chances are that many of your employees aren't even interested in telecommuting. For those that are, however, think about the benefits to both them personally and to the company. The company can use the office space for other employees, storage, equipment, or a break room. You can simply set aside an area to be used by your telecommuters when they do venture into the office. You can experience the benefit of added productivity by your telecommuters. Lack of interruptions is one of the biggest perks of telecommuting. How many times have you had a tight deadline and an endless parade of co-workers stopping by your office to tell you the latest joke from the water cooler? More than you can count probably. You'll also benefit from the increased loyalty and boosted morale of your telecommuting workforce. Face time in an office is way overrated. Today, you have to measure an employee's worth by what they produce, not by how many hours you see them sitting at their computers (or in the break room, or at their co-worker's desk).

The benefits for your employees who telecommute can also be quite substantial. They can save time since their commute is only a brief stroll to their home office (or porch). They also benefit from a quieter and less interrupted environment. They can work whenever the inspiration hits them, too. Or if they have an appointment in the afternoon they can make up the time later that night.

It is quite possible you'll get more work out of employees that you allow to telecommute than the ones that you don't. You do need to investigate potential problems such as liability insurance, workers' compensation issues, office equipment, and confidentiality issues. These may bring to light problems for telecommuting in your line of business. You also need to make sure you have a written policy about how your telecommuters need to operate. For instance, you may make it a policy that your telecommuters have to be accessible during regular office hours even if they're working schedule is slightly different. You may also want to set up a reporting schedule to replace your usual eyeball-to-eyeball meetings to make sure you know at regular intervals where your employees are with projects, or other work. Some other key issues to consider are the relationships you have with your telecommuting employees. Make sure you're not leaving them out of meetings and decisions they should be involved in just because they didn't happen to be in the office at the time. Continued communication is crucial. Think through the process and make sure you cover all bases. If you have to get a proposed telecommuting program approved by upper management, it also helps to have statistics from similar companies that have successful telecommuting programs.

More Cost-free Benefits &Perks

Discounts for Your Employees

If your business offers a commercial product or service that your employees would otherwise have to pay for, then it may make sense to allow them the perk of getting it for free, or at least at a reduced cost. Your company can get a tax break, the employee gets a good deal, and good will abounds for all.

Working Condition Benefit

Known as the working condition benefit by the IRS, you can also gain some mileage, benefit-wise, by allowing your employees to use their company cars, computers, PDAs, etc., for personal as well as company business. Make sure you have a written policy and have checked your insurance coverage before granting this benefit.

On-premises Exercise Facilities

A fit employee is a healthy employee, and a healthy employee is a productive employee. Or so it would seem. If you have on-site exercise facilities that your employees can have access to free of charge then you've got a good perk waiting to happen. If you don't already have the facilities as part of your business, then perhaps you should consider setting up a small workout room with some basic equipment, or put in a shower and set up some running/walking trails around your business's property. Exercise not only relieves stress and improves health, it helps clear the mind and fosters creativity. Your employees may even acquire some team building skills if you start a company softball team.

Read on to learn about even more types of cost-free benefits &perks.

Regulatory Issues and Government Requirements

The only thing the IRS requires is that business's withhold and match FICA (social security), pay unemployment insurance, and pay workers' compensation insurance. You are required by the state to pay unemployment insurance tax if you have one or more employees for at least 20 weeks during the calendar year, or if you paid at least $1500 in wages during the calendar year. If you have at least three employees you must carry workers' compensation insurance in case one of your employees is injured on the job. This is also administered through the state.

To better understand how FICA tax is set up, keep in mind that the FICA tax, also known as the Social Security tax, is paid equally by the employer and employee. In other words, it is the tax that you withhold from the employee's pay and match. The tax is composed of two elements:

1. OASDI (6.2%) - Old Age, Survivor and Disability portion of the tax is paid on wages up to the maximum covered wage base for the year. This cap changes every year, so make sure you verify the current level. (For 2003 it is $87,000).
2. HI (1.45%) - The hospital insurance or Medicare portion of the tax is paid on all wages, without limit (not like the $87k mentioned above).

IRS Form 5500

As an employer who offers benefits for your employees, you have to be in compliance with regulations of the IRS, the Department of Labor/ERISA, the Pension Benefit Guarantee Corporation, and the Social Security Administration. To communicate this information you have to fill out IRS Form 5500, which collects information about your plan qualification, financial condition, and operations. This form has to be filed by the last day of the seventh month following the end of the plan year. You'll have to include any plan audits, actuarial reports, and other documentation.

Read on to learn more about government requirements.

Be Careful Of

Americans with Disabilities Act

The Americans with Disabilities Act was passed in 1990 to make it illegal to discriminate against people with disabilities. The law is broken down into 5 sections.

1. Fair employment practices
2. Public services
3. Public accommodations
4. Telecommunications
5. And Miscellaneous issues such as retaliation, insurance, construction, state immunity, etc.

As an employer, it is illegal for you to discriminate against someone with a disability in:

• Recruiting
• Wages
• Hiring
• Firing
• Promotions
• Job assignments
• Training
• Leave
• Lay-offs
• Benefits
• Any other employment related activity

So, in a nutshell, don't discriminate in any way, shape or form against anyone.

People qualify as "disabled" under this act if they have, or have a record of, physical or mental impairment that substantially limits a major life activity. This includes hearing, sight, speech, breathing, performing manual tasks, walking, caring for themselves, learning, or working.

In order to be protected by the ADA they must be qualified and able to perform the essential duties of the job with or without reasonable accommodation. This means you should interview them and review their work histories just like you would anyone else you are considering for employment. This shouldn't have any affect on your ability to hire the best candidate for the job. You just have to make sure you're not disregarding them simply because of their disability.

Essential Duties

Take care defining the "essential duties" of the job. Use your best judgment in determining what those essential duties are. According to the ADA you must decide whether the job itself exists because of that particular duty. You must then determine if there are other employees that duty could be assigned to or distributed among. And finally, what is the degree of skill required to perform the duty? Make these determinations before writing your job descriptions.

Reasonable accommodations are another thing you need to be aware of. What is considered reasonable? Reasonable accommodation enables the disabled individual to take part in and enjoy the benefits that other non-disabled employees do. It may include buying or modifying equipment or devices that the person can use to do the job, restructuring the job, offering part-time or altered schedules as accommodation, and making the workplace accessible to the individual, or many other changes.

There is also a limit to what is considered reasonable. If it would cause undue hardship on your company to make the changes necessary to accommodate the individual then there are ways to work around it. For example, you can allow the person to pay a portion of the cost of the changes required to accommodate them.

This is a fairly complicated law, and certainly hasn't been addressed completely in this article. For additional information go to HR Next, the Americans with Disabilities Act Web site, the EEOC Web site, or the U.S. Department of Justice Web site.

Family and Medical Leave Act

If your business has at least 50 employees within a 75-mile radius then you must follow the requirements of the Family and Medical Leave Act. This means you have to allow all eligible employees to take up to 12 weeks of unpaid time off to be with family because of medical issues, births or adoptions. Eligible employees are those who have worked for your company for at least 12 months and 1,250 hours during those 12 months. You have to guarantee that employee that they will have their job (or a comparable job) when they return to work. Your employees are also allowed by the FMLA to take the 12 weeks of leave in smaller chunks if they need to.

With all of these great ideas for employee benefits, you feel certain your program will be the best on the block. But, maybe there are still some more things you can do to give your company an edge. What can you do to make sure you have that edge? Read on for some creative tips on making your workplace the very best!

The Competition

So, we've talked about a lot of ways to set up a good benefit program for your employees and how your benefits and perks are often more important than the salary, but what will really stand out to potential employees? What do they really look for? One of the most important things to keep in mind when planning or tweaking your benefits package is that there is a strong and growing trend toward helping employees balance their work with their family lives. People are no longer just wishing there was an alternative - they're making alternatives. If you make a concerted effort to allow your employees to not only do their jobs but to still have time to live their lives, you'll be rewarded with loyalty, productivity, and strong workforce.

Here are a few suggestions for creative benefits to add, but don't stop here. Poll your employees and see what they would like to see added to the benefit list. You may be surprised.

• Special guest speakers (monthly, quarterly, whatever you can do)
• On-site classes about topics that interest your employees, such as personal finance, yoga, home buying, childcare issues, etc.
• Special company-sponsored meals (Like Pizza Fridays, or Days of Perpetual Eating!)
• Office games
• On-site massages
• Special-recognition gift certificates
• Set up a special Sunshine committee to come up with fun treats and activities for employees
• Regular staff parties and get-togethers (on work time, not personal time!)
• On-site dry cleaning pick ups
• On-site film-processing pick ups
• An employee Web site that features photos from staff parties, family photos, etc.
• On-site stores offering items that employees typically have to go out at lunch for.
• A company restaurant that also offers take-out meals for dinners.
• An ATM machine