Panduan Utama untuk Proses Hutang Usaha

Baik Anda pemilik usaha kecil atau manajer dalam perusahaan internasional, mencatat pengeluaran dan pembayaran Anda adalah bagian penting dalam menjalankan perusahaan yang sukses. Melacak keuangan Anda mungkin menjadi rumit saat bekerja dengan banyak mitra, bisnis, dan pemasok. Ini juga tanpa henti. Begitu satu set faktur telah ditangani, yang berikutnya tampaknya menumpuk.

Menjadi andal dalam praktik bisnis Anda juga berlaku untuk keuangan Anda, memastikan tidak hanya bahwa bisnis Anda tetap untung dalam waktu dekat, tetapi juga melihat ke jangka panjang dengan peramalan keuangan. Tanpa beberapa metode di tempat, vendor dan pemasok akan menerima pembayaran terlambat dan menjadi kurang bersedia untuk bekerja dengan bisnis Anda. Proses hutang dagang membantu tim keuangan Anda untuk mengelola ini dan membangun reputasi untuk pembayaran tepat waktu.

Isi:

1. Apa yang dimaksud dengan proses hutang?

2. Manfaat hutang usaha

3. Mengelola hutang dagang Anda

4. Maksimalkan hutang bisnis Anda

Apa yang dimaksud dengan proses hutang usaha?

Dalam departemen keuangan Anda, Anda mungkin memiliki tim hutang atau individu yang bertanggung jawab atas itu. Peran mereka adalah memantau pembayaran bisnis Anda ke pemasok atau vendor eksternal dan memastikan mereka dibayar tepat waktu. Ini dapat dilakukan dengan bantuan aplikasi, perangkat lunak hutang, atau aplikasi IoT dengan memasukkan faktur dan pemasok yang relevan bersama dengan tenggat waktu untuk membayarnya. Atau, hutang dapat dilakukan secara manual.

Proses hutang usaha memetakan poin-poin penting yang perlu diperhatikan oleh tim keuangan Anda. Misalnya, saat jasa atau material sudah terkirim, saat invoice diserahkan, dan tenggat waktu pembayaran, sehingga memudahkan pengiriman pembayaran tepat waktu dan sesuai anggaran. Hutang usaha sangat berlawanan dengan piutang usaha, yang sebaliknya melacak pembayaran yang harus dibayarkan kepada bisnis Anda untuk layanan dan produk mereka.

Alur kerja

Proses yang terlibat dalam hutang dagang dibagi menjadi dua alur kerja – hulu dan hilir. Proses hulu mengacu pada tahapan hingga bisnis Anda membeli produk dan layanan. Ini mencakup setiap langkah mulai dari mencari vendor, menghubungi mereka dengan nomor cantik Anda untuk bisnis, menetapkan tarif dan pengiriman, dan membuat kontrak kemitraan. Melacak proses ini memungkinkan Anda untuk membuat daftar semua vendor, tarif mereka, dan produk mereka di akun Anda.

Proses hilir terjadi setelah pembelian produk dan layanan dari pemasok Anda, dan sebagian besar berkaitan dengan penerimaan produk, penanganan faktur, dan pengiriman pembayaran. Proses ini mungkin lebih akrab bagi departemen keuangan, yang memastikan layanan dan produk dibayar dan memberi tahu pemasok tentang masalah apa pun. Mengelola tahapan hilir dapat meningkatkan proses pembayaran Anda sehingga pemasok dibayar dengan lebih efisien.

Manfaat hutang usaha

Mengelola keuangan bisa membingungkan dengan banyak pemasok dan vendor yang terlibat, jadi memiliki sistem untuk membantu masuk akal. Ini bisa serumit atau sesederhana yang sesuai dengan bisnis Anda, termasuk informasi pembayaran penting dari pemasok Anda, inventaris produk Anda untuk mengidentifikasi produk yang ideal untuk profil pelanggan tertentu, dan catatan tambahan untuk vendor. Dengan cara ini, menggunakan hutang dagang menguntungkan bisnis Anda karena beberapa alasan, termasuk:

⭐️ Mengurangi penggunaan kertas

Alih-alih menangani pembayaran dan faktur secara manual, hutang dagang memindahkannya ke spreadsheet atau ke perangkat lunak tertentu untuk menyederhanakan prosesnya. Memiliki salinan cetak dari semuanya juga memperlambat proses — seringkali Anda harus menunggu orang lain dalam tim untuk memberikan dokumen yang tepat untuk langkah berikutnya. Pindah ke salinan digital dengan hutang dagang memudahkan untuk berbagi dan mengirim file, serta membatasi akses ke dokumen sensitif hanya untuk mereka yang membutuhkannya.

⭐️ Ini meminimalkan kesalahan

Menggunakan fitur otomatis dan checker pada hutang Anda mempercepat proses dan membatasi margin kesalahan dari tim keuangan Anda. Mereka memberi label faktur sebagai dibayar dan produk diterima untuk menghindari duplikat atau kebingungan. Demikian juga, perangkat lunak dapat diprogram untuk menyoroti masalah, seperti inventaris terbatas, yang mendorong bisnis Anda untuk mengisi kembali atau meninjau.

⭐️ Ini melacak peralatan dan sumber daya

Proses hutang dagang menyimpan dan melacak informasi mengenai semua pembayaran dan pengiriman, artinya, jika ada masalah yang muncul, Anda memiliki semua dokumentasi yang diperlukan. Ini membantu memperhitungkan peralatan atau produk yang hilang dan memastikan pembayaran keluar dilakukan di tempat yang tepat. Hutang juga membantu mengelola perputaran persediaan dengan melacak produk apa yang tersedia dan kapan pengiriman berikutnya.

⭐️ Pembayaran tepat waktu

Menyerahkan pembayaran kepada tim keuangan Anda bisa sangat melelahkan, terutama saat mengelola dan menerima faktur dari beberapa vendor secara bersamaan. Penyaluran faktur-faktur ini melalui hutang dagang memudahkan untuk mengidentifikasi tenggat waktu pembayaran dan melakukan transaksi. Ini membantu Anda menghindari timbulnya biaya keterlambatan atau kehilangan bisnis di masa depan karena pembayaran yang tidak dapat diandalkan. Sebaliknya, saat menggunakan perangkat lunak untuk mengelolanya, pembayaran Anda teratur dan tepat waktu.

Mengelola hutang dagang Anda

Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu hutang dagang dan cara kerjanya, inilah saatnya untuk memikirkan tentang membuat rutinitas Anda sendiri. Memulai dengan dasar-dasar dapat memberikan pengenalan yang lancar untuk menggunakannya. Saat Anda merasa lebih nyaman dengan hutang, Anda dapat menambahkan lebih banyak fitur dan membuatnya lebih kompleks. Berapapun banyaknya pemasok atau vendor yang Anda miliki, mulailah dengan berfokus pada empat tahap utama utang usaha dan bangun dari sana.

1. Bagan akun dan vendor

Mulailah dengan menetapkan siapa yang seharusnya dilacak oleh proses hutang akun Anda. Kumpulkan informasi vendor dari bisnis yang memasok bisnis Anda. Tambahkan ini ke hutang usaha Anda saat Anda bekerja dengan mereka dan buat kontrak bersama. Informasi tersebut perlu menyertakan nama bisnis mereka, tarif mereka, dan ketentuan pembayaran. Untuk sistem multi penyewa, coba gunakan satu sistem hutang dengan lembar terpisah untuk perusahaan yang terlibat.

Setelah vendor Anda masuk, mulailah membuat grafik transaksi Anda dengan perusahaan mereka. Baik Anda menggunakan spreadsheet atau perangkat lunak tertentu, masukkan tanggal penerimaan faktur, biaya, batas waktu pembayaran, dan status pembayarannya. Kategori lain dapat ditambahkan untuk mengatur transaksi menurut jenis, bisnis, atau file faktur terlampir. Pembayaran dicatat secara digital, sehingga dapat diakses dan disetujui oleh departemen keuangan Anda.

2. Menerima dan meninjau tagihan

Masukkan tagihan baru Anda ke dalam proses hutang usaha saat Anda menerimanya. Ini menyimpannya secara digital di lokasi terpusat yang mudah diakses saat Anda membutuhkannya dengan rekonsiliasi akun. Menggunakan hutang dagang Anda juga menautkan faktur ke orang lain dari bisnis yang sama, membantu menemukan duplikat dan melacak transaksi Anda dari waktu ke waktu. Anda juga dapat menyiapkan setelan keamanan untuk memastikan faktur dan tagihan hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu.

Saat menyimpan tagihan Anda, pastikan untuk meninjaunya terlebih dahulu, memeriksa apakah Anda telah menerima produk dan layanan yang disebutkan sebelum membayar. Anda harus memeriksa semua informasi pada tagihan, termasuk rincian rekening, tanda tangan, dan tanggal. Ini dapat mengidentifikasi faktur yang dikirim karena kesalahan dan memastikan semua pembayaran Anda dilakukan ke akun yang benar. Melihat detail ini terlambat dapat berarti bisnis Anda harus membayar dua kali dan tidak dapat selalu dikembalikan dananya.

3. Setujui pembayaran

Setelah Anda yakin bahwa faktur atau tagihan sudah benar, Anda dapat menyetujui pembayaran ke vendor. Menggunakan hutang usaha digital memungkinkan tim keuangan Anda untuk menyetujui ini dengan mengklik tombol bahkan ketika bekerja dari jarak jauh. Beberapa aplikasi juga memfasilitasi persetujuan pada perangkat seluler. Ini berarti mereka yang bertanggung jawab atas pembayaran atau sistem pembayaran otomatis Anda segera diberitahu tentang persetujuan, mengurangi penundaan sebelum pemasok menerima pembayaran mereka.

Saat membayar pemasok dan vendor, sistem hutang dagang yang berbeda memiliki berbagai fitur dan langkah-langkah keamanan untuk memastikan semua pembayaran digital dilindungi. Fitur-fitur ini juga dapat mencakup pembayaran internasional untuk perusahaan besar. Anda dapat mengintegrasikan pembayaran Anda dengan pembayaran lainnya untuk memberikan perspektif kohesif pada akun bisnis Anda, termasuk pajak gaji, penjualan e-niaga, dan hibah atau investasi lainnya.

4. Tetap di atasnya

Hutang usaha adalah proses siklus, terus-menerus menambahkan pembayaran dan faktur baru untuk dilacak. Ini membutuhkan pemeriksaan rutin dan pembaruan informasi pemasok, di samping meninjau faktur dan tagihan yang harus dibayar. Menunda/tidak melakukannya secara teratur dapat menyebabkan tenggat waktu yang terlewat, informasi atau dokumen vendor yang kedaluwarsa, dan pengiriman pesanan yang salah. Ini menciptakan lebih banyak pekerjaan untuk departemen keuangan Anda daripada jika mereka menangani hutang usaha saat masuk.

Menyetel pengingat otomatis dan spreadsheet sederhana dapat membantu Anda tetap berada di atas utang usaha. Fitur ini memudahkan tim keuangan Anda untuk menavigasi faktur dan pengiriman inventaris serta menemukan catatan dan riwayat pesanan, jika diperlukan, untuk konferensi hukum. Demikian pula, pemberitahuan mengingatkan tim tentang perubahan pada hutang, baik itu informasi baru, pesanan yang ditambahkan, atau perubahan status transaksi.

Manfaatkan hutang bisnis Anda

Mengatur keuangan Anda dan mengetahui transaksi bisnis Anda adalah bagian dari kesuksesan Anda, sama seperti gamification pemasaran email atau memberikan dukungan pelanggan yang hebat. Meskipun awalnya mungkin membingungkan, hutang usaha bertujuan untuk membuat segalanya lebih sederhana dan lebih mudah dipahami. Dengan mengumpulkan informasi di satu tempat, hutang dagang mengurangi tenggat waktu pembayaran yang terlewat dan meningkatkan keandalan bisnis Anda.

Siapkan hutang dagang Anda hari ini untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Tetap waspada terhadap informasi dan pembaruan baru dengan menggunakan berbagai fitur otomatis untuk memberi tahu dan mengingatkan tim keuangan Anda. Simpan dengan aman semua informasi dan dokumentasi yang diperlukan untuk segera membayar vendor Anda di lokasi terpusat sehingga mereka yang membutuhkannya dapat mengaksesnya dari mana saja. Mulailah dari yang kecil dan tingkatkan hutang usaha Anda saat Anda mendapatkan kepercayaan diri, mulai hari ini.