ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Manajemen keuangan >> Akuntansi

Konsep Akuntansi Proyek dan Perhitungan Bisnis

Panduan Penting untuk Akuntan, Manajer Bisnis, dan Manajer Proyek

Panduan ini memberikan siswa dan profesional semua yang perlu mereka ketahui untuk memahami akuntansi proyek. Pakar akuntansi kami menjelaskan definisi, rumus, contoh, saran ahli praktis, visual dan panduan yang akan membantu Anda menguasai akuntansi proyek.

Termasuk di halaman ini:

  • Bagaimana akuntansi proyek berbeda dari akuntansi standar
  • Hitung persentase penyelesaian
  • Apa yang harus dicari dalam perangkat lunak akuntansi proyek
  • Cara belajar akuntansi proyek

Apa itu Akuntansi Proyek?

Akuntansi proyek berfokus pada transaksi keuangan yang terkait dengan pengelolaan proyek termasuk biaya, penagihan dan pendapatan. Profesional seperti manajer proyek dan akuntan menggunakan metode ini untuk mengintegrasikan tugas keuangan utama berdasarkan proyek per proyek dan melaporkan kemajuan dan keberhasilan mereka kepada manajemen.

Manajer proyek mengandalkan akuntansi proyek untuk memberi tahu mereka tentang status biaya langsung, biaya overhead dan pendapatan apa pun dalam proyek tertentu. Akuntan proyek menghasilkan angka-angka ini dalam laporan keuangan. Manajer proyek menggunakan laporan ini untuk menentukan apakah mereka perlu menyesuaikan anggaran proyek dan struktur rincian kerja (WBS).

Akuntan proyek sering mengembangkan rencana akuntansi proyek untuk memastikan proyek yang mereka kelola selesai sesuai anggaran dan tepat waktu. Rencana ini menggambarkan setiap elemen biaya dalam proyek dan termasuk pemeriksaan rutin—bahkan setiap hari. Manajer dapat melacak pengeluaran sumber daya, seperti orang, melalui lembar waktu mereka dan menyesuaikan jam yang dialokasikan, jika diperlukan.

Subspesialisasi akuntansi proyek adalah akuntansi produksi, yang digunakan oleh proyek film atau televisi. Akuntan proyek mengubah setiap produksi menjadi peluang akuntansi proyek yang unik.

Akuntansi proyek juga mencakup proyek internal seperti pembangunan konstruksi, peluncuran produk baru, kampanye iklan, penelitian atau penelitian klinis, pembelian jangka panjang dan perencanaan strategis perusahaan. Ini adalah proyek modal dengan periode awal dan akhir terpisah yang bukan jenis pekerjaan seperti biasa.

Kontrol proyek adalah prosedur akuntansi penting lainnya. Setiap penyimpangan dari rencana proyek mempengaruhi garis bawah proyek. Kontrol proyek dapat mencapai penghematan biaya yang signifikan selama fase perencanaan dan desain, serta dalam tahap lanjut proyek. Karena itu, itu adalah peran utama manajer proyek untuk membantu mencapai pengaturan dan pengembangan terbaik dari rencana proyek. Ini adalah peran akuntan proyek untuk memastikan keuangan proyek seperti penagihan dan pendapatan diatur dengan benar agar sesuai dengan persyaratan kontrak untuk proyek tersebut. Mereka perlu memenuhi rencana ini sebelum mereka mulai mengidentifikasi dan mengurangi perubahan nanti.

Len Holm (foto, Tengah), penulis "Akuntansi Biaya dan Manajemen Keuangan untuk Manajer Proyek Konstruksi" dan pemilik di Layanan Konstruksi Holm, membantu tidak hanya industri konstruksi tetapi juga bisnis dan individu lain dalam menyiapkan proyek mereka. Dia menjelaskan pentingnya memahami akuntansi proyek dari perspektif praktis:

“Kebanyakan perusahaan konstruksi tidak memiliki akuntan khusus yang bekerja untuk mereka, tetapi sebaliknya mereka memiliki insinyur biaya. Ini adalah orang-orang di rumah yang menggunakan alat dan yang lebih baik dalam matematika daripada kebanyakan, "Kata Holm. “Pada akhir tahun, kami menyewa seorang akuntan proyek untuk memeriksa pembukuan dan menyiapkan pajak. Karena itu, setiap orang perlu memahami prinsip-prinsip akuntansi proyek ini.”

Meskipun prinsip akuntansi biaya proyek memiliki maksud dan skala yang berbeda dari akuntansi keuangan atau manajemen standar dalam akuntansi bisnis, mereka adalah konsep yang sama. Akuntansi proyek (akuntansi biaya proyek) melacak biaya ke proyek selain penagihan dan pengakuan pendapatan untuk profitabilitas proyek.

Standar akuntansi bisnis menghitung biaya, pendapatan dan anggaran di seluruh organisasi. Akuntansi bisnis seperti biasa berfokus pada pendapatan dan pengeluaran menurut departemen dan melihat aliran pendapatan. Metode akuntansi proyek adalah sama baik untuk proyek bisnis seperti biasa atau proyek tertentu dan apakah akuntan menggunakan akrual, cash-basis atau beberapa metode akuntansi hybrid. Akuntan memiliki berbagai macam perhitungan untuk dipilih untuk memenuhi persyaratan metodologis.

Akuntansi proyek membedakan dirinya dari akuntansi standar dengan menggunakan sistem yang berbeda, proses dan standar pelaporan. Metode harus mencakup:

  • Sistem Akuntansi Terpisah: Proses ini lebih rinci daripada pelacakan keuangan perusahaan secara keseluruhan, dan akuntan mungkin ingin menggunakan akuntansi yang lebih terperinci. Dalam beberapa kasus, aplikasi keuangan perusahaan memungkinkan mereka menyelesaikan semua proses akuntansi dalam satu program.
  • Frekuensi Pelaporan: Proyek membutuhkan pelaporan yang sering untuk memastikan mereka berada di jalur finansial dan memenuhi hasil. Akuntan mungkin ingin meningkatkan frekuensi laporan mereka, terutama ketika proyek dan kontraknya akan segera berakhir.
  • disederhanakan, Laporan Khusus: Manajer proyek dan akuntan harus menentukan indikator kinerja utama (KPI) khusus untuk proyek. Sebagai contoh, ketika staf tidak memenuhi KPI seperti varians anggaran, dashboard bisa menunjukkan angka merah. Ketika manajer proyek melihat nomor merah, mereka tahu dengan cepat bahwa mereka harus menyesuaikan proyeksi anggaran atau rencana mereka untuk memenuhinya.
  • Proses Identifikasi Transaksi: Akuntan dan manajer proyek harus bekerja sama untuk mengatur proses yang mengidentifikasi transaksi khusus proyek. Cara ini, mereka dapat mengalokasikan transaksi ini ke pusat biaya yang sesuai.
  • Peramalan: Manajer proyek harus memperkirakan anggaran proyek dan memperbarui perkiraan ini saat proyek berlangsung dan hingga selesai. Pemangku kepentingan sering khawatir tentang kemajuan keuangan yang sedang berlangsung dan biaya yang telah diselesaikan, serta kiriman yang diperlukan. Mulanya, kegiatan penetapan biaya proyek ini mengembangkan perkiraan dengan ruang lingkup yang ditentukan yang melengkapi perkiraan biaya keseluruhan.

Akuntansi proyek juga berfokus pada manajemen sumber daya. Setiap proyek membutuhkan sumber daya internal, sumber daya eksternal dan dalam beberapa kasus, biaya bahan pihak ketiga. Manajer proyek harus melacak sumber daya mereka dengan cermat untuk menghindari biaya yang melonjak, yang dikenal sebagai waktu dan bahan atau T&M. Inilah yang harus Anda pertimbangkan untuk setiap elemen:

  • Khas, biaya yang paling mahal adalah tenaga kerja yang dikerjakan oleh sumber daya pada suatu proyek. Ada berbagai biaya dan tarif penagihan berdasarkan layanan yang diberikan, keahlian, lokasi, dll. Bahan, seperti biaya pihak ketiga atau biaya pass-through, memiliki biaya awal dan biaya tambahan. Bahan dapat dikenakan biaya tambahan untuk pengiriman yang terlambat atau jika pemasang melewatkan janji temu yang dijadwalkan.
  • Waktu berhubungan dengan tenaga kerja. Sumber daya harus melacak waktu mereka secara akurat dan teratur, mengidentifikasi kapan jam tersebut diberikan waktu yang singkat atau melebihi jumlah yang dianggarkan. Mereka juga harus memberi tahu manajer proyek ketika mereka menyelesaikan pekerjaan mereka atau akan menggunakan jam tambahan untuk menyelesaikannya, melebihi anggaran.

Akuntan proyek memecah aliran proses akuntansi proyek menjadi enam bidang utama:inisiasi, anggaran, administrasi, alokasi, pemeliharaan dan analitik dan laporan.

Diagram Alir Proses Akuntansi Proyek

  • Inisiasi: Sebelum memulai sebuah proyek, manajer proyek harus memutuskan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas dan bagaimana sumber daya tersebut akan mengkodekan waktu mereka. Mereka dapat mengatur peran dalam perangkat lunak mereka menggunakan tingkat izin yang berbeda, seperlunya.
  • Anggaran: Manajer proyek harus memastikan anggaran keseluruhan dipecah ke dalam kategori atau kelompok. Solusi perangkat lunak harus mendukung penetapan anggaran dan menawarkan anggaran yang bervariasi, seperti pembuatan versi yang menyertakan anggaran dasar awal. Anggaran ini harus didasarkan pada pelaporan yang diperlukan bisnis.
  • Administrasi: Akuntan proyek memproses transaksi dengan mencatat dan memproses biaya dan pendapatan serta melacak komitmen keuangan, menjalankan penagihan dan pembuatan faktur, mengakui pendapatan dan menghasilkan laporan profitabilitas proyek.
  • Eksekusi: Selama fase ini, manajer proyek membebankan biaya, pendapatan dan pengukuran aktivitas. Akuntan dapat mendasarkan alokasi pada persentase tetap, faktor tertentu, persentase dan kombinasi faktor, perhitungan atau daftar parameter.
  • Pemeliharaan: Staf proyek harus memiliki proses untuk terus meninjau dan memvalidasi data dan memiliki cara untuk mengidentifikasi ketidakkonsistenan.
  • Analisis dan Laporan: Akses reguler ke data akuntansi pada proyek membantu akuntan dan manajer proyek membuat laporan yang ditentukan pengguna. Mereka dapat menggunakan informasi ini untuk melakukan analisis dan membuat keputusan bisnis yang akurat dan tepat waktu.

Teknik dan proses akuntansi proyek juga mendukung penagihan proyek. Banyak bisnis mengembangkan standar untuk menagih baik berdasarkan waktu dan bahan (per jam, sehari-hari, mingguan atau bulanan), berdasarkan proyek, dengan menekankan kiriman atau dengan Biaya Tetap (sebagaimana ditentukan oleh kiriman atau tonggak sejarah, persen selesai atau jumlah tetap). Banyak perusahaan juga membebankan biaya pelingkupan atau penemuan yang ditetapkan untuk permulaan proyek.

Akuntan memilih metode pengakuan pendapatan akuntansi proyek berdasarkan industri tertentu, keadaan proyek dan efek metode pada pajak. Prinsip akuntansi yang berlaku umum (GAAP) mengharuskan akuntan untuk melakukan pengakuan pendapatan (pengakuan pendapatan) secara konsisten dan sesuai dengan metodologi yang disetujui. Metode pengakuan pendapatan ini berbeda dengan masing-masing industri dan dengan keadaan penyerahan yang disepakati atau kewajiban kinerja yang dibuat perusahaan dengan pelanggannya untuk layanan yang diberikan.

Berikut daftar berbagai metode pengenalan pendapatan yang dapat digunakan bisnis dan contoh kapan menggunakannya:

  • Dasar Penjualan: Akuntan mencatat pendapatan saat penjualan, kadang-kadang disebut sebagai ditagih (waktu dan bahan), yang terjadi ketika perusahaan bertukar barang atau jasa. Penerima ini mungkin belum melakukan pembayaran. Sebagai contoh, jika pelanggan membayar di muka untuk suatu layanan, perusahaan akan mencatat pembayaran ketika memberikan layanan.
  • Cicilan: Cara ini mempertimbangkan pelanggan yang harus mencicil. Karena itu, perusahaan mencatat pendapatan ketika pelanggan melakukan pembayaran. Sebagai contoh, perusahaan mencatat ketika pelanggan melakukan pembayaran uang muka, mencapai tonggak sejarah atau tanggal tertentu. Ketika pelanggan melakukan setiap pembayaran berikutnya, perusahaan mencatatnya sebagai pendapatan.
  • Persentase Penyelesaian (jam atau berbasis biaya): Persyaratan metode ini menetapkan bahwa akuntan hanya dapat menggunakannya jika ada kontrak jangka panjang yang dapat ditegakkan oleh hukum. Selain itu, setup proyek harus memungkinkan akuntan untuk memperkirakan persentase penyelesaian untuk mengalokasikan pendapatan dan biaya. Terlepas dari tingkat penyelesaiannya, penyedia layanan harus dapat menunjukkan bahwa mereka menghasilkan pendapatan. Khas, perusahaan konstruksi dan rekayasa menggunakan metode ini.
  • Kontrak selesai: Setelah proyek selesai dan perusahaan memenuhi kirimannya, akuntan mengakui pendapatan dan beban. Perusahaan menggunakan metode ini ketika mereka tidak dapat memenuhi persyaratan metode persentase penyelesaian.
  • Pemulihan Biaya: Metode ini mencatat pendapatan hanya jika akuntan memperhitungkan semua biaya proyek. Pemulihan biaya berarti bahwa akuntan mengecilkan pendapatan di awal proyek dan telah melebih-lebihkannya untuk perusahaan di tahun-tahun mendatang.

Pada Mei 2014, Dewan Standar Akuntansi Keuangan (FASB) merilis Pembaruan Standar Akuntansi No. 2014-09, Pendapatan dari Kontrak dengan Pelanggan. Pembaruan ini menghapus praktik pengakuan pendapatan yang tidak konsisten antar industri dan memungkinkan beberapa konsistensi dalam praktik tersebut, terlepas dari industri.

Pembaruan ini menambahkan proses lima langkah ke persyaratan pengakuan pendapatan:

Gunakan akuntansi proyek untuk menelusuri detail yang sering ditemukan di tingkat mikro dalam proyek. Metode ini memastikan bahwa perusahaan memenuhi tujuan keuangan proyek secara keseluruhan melalui pemantauan ketat biaya proyek, biaya bahan, penagihan dan pendapatan.

akuntansi proyek, praktek serta perangkat lunak, memiliki beberapa manfaat. Karena Anda melacak proyek dengan sangat komprehensif, Anda memiliki informasi tentang di mana tepatnya ia berhasil dan di mana manajemen perlu melakukan perubahan. Dengan demikian, manajemen memiliki gagasan tentang profitabilitas proyek yang sebenarnya. Manfaat lainnya termasuk:

  • Kelalaian: Anda dapat melihat inkremental, pengeluaran dan pendapatan sehari-hari, memungkinkan manajemen untuk menyesuaikan tenaga kerja, bahan, personil dan pembayaran dengan cepat.
  • Pelacakan Kontrak: Karena akuntansi proyek melacak semuanya, penagihan dan pengiriman kontrak tepat dan cepat.
  • Penyelarasan: Beberapa kontrak jatuh ke dalam departemen atau periode fiskal yang berbeda. Menggunakan akuntansi proyek memungkinkan akuntan proyek untuk membuat laporan yang membantu melacak kemajuan melalui berbagai departemen dan mendamaikan melalui periode keuangan yang berbeda.
  • Prediksi Pertumbuhan: Memiliki pegangan terperinci pada proyek membantu bisnis memprediksi masa depan mereka. Perusahaan akan memahami kebutuhan perekrutan, melihat saluran pipa mereka dengan lebih jelas dan memperkirakan arus kas mereka.

Terkadang akuntansi proyek memiliki tantangan lain, seperti staf di departemen geografis atau fungsional yang berbeda. Prosedur akuntansi proyek dapat memungkinkan semua orang di organisasi Anda untuk melihat status tugas proyek mereka berdasarkan peran yang ditetapkan. Struktur ini membantu akuntan dan manajer memantau proyek yang berlangsung beberapa tahun karena mereka tidak harus membuat laporan tahunan atau basis periode akuntansi lainnya.

Akhirnya, teknik akuntansi proyek memungkinkan perusahaan yang memiliki tantangan tambahan pengisian silang. Pengisian silang terjadi ketika sumber daya dibagikan untuk mengerjakan proyek di departemen yang berbeda, pusat biaya atau anak perusahaan. Beberapa staf mungkin membebankan kode dan departemen di luar yang normal pada lembar waktu mereka, dan manajer mereka mungkin tidak melihat pengkodean mereka. Akuntan proyek harus mengawasi jam-jam yang ditagih ini. Cara ini, manajer proyek memiliki pegangan pada total jam proyek yang ditagih.

Praktik Terbaik dan Tips Akuntansi Proyek

Praktik terbaik akuntansi proyek berfokus pada proses manajemen proyek, pengendalian dan prosedur dan aktivitas ketika masalah muncul. Keputusan yang Anda buat di awal proyek, harga, proses penawaran dan kontrak serta ketentuan kontrak memengaruhi cara Anda mengembangkan kontrol dan dokumen.

Manajer proyek harus secara berkala meninjau item berikut ketika mereka menentukan dan memperbarui kontrol dan dokumentasi bila diperlukan:

  • Jadwal Nilai (SOV): Pertahankan jadwal terperinci di mana biaya kontrak menggambarkan bagian-bagian pekerjaan.
  • Risalah Rapat dan Laporan Kemajuan: Meninjau notulen rapat dan laporan kemajuan rutin dapat memberi sinyal ketika proyek menyimpang dari kesepakatan awal.
  • Laporan Biaya: Meninjau laporan biaya secara teratur memastikan tidak ada biaya yang tidak didukung.
  • Permintaan Informasi (RFI): Perusahaan terkadang menggunakan RFI ketika ada kesenjangan informasi dalam rencana, kontrak, dokumen atau spesifikasi.
  • Ubah Pesanan: Khususnya di bidang konstruksi, perintah perubahan sering kali menandakan perubahan dalam pernyataan kerja asli yang disajikan kepada pelanggan. Kelola potensi penundaan sebelum terjadi dengan memastikan ada rencana perubahan pesanan.
  • Jam Kerja: Tinjau dokumentasi jam kerja secara teratur (bahkan mingguan) untuk memastikan bahwa jam kerja sesuai dengan perkiraan proyek.
  • Tagihan Subkontraktor: Pastikan bahwa semua tagihan subkontraktor adalah untuk biaya yang disetujui.
  • Jadwal proyek: Perhitungan ulang jadwal proyek secara teratur yang dimulai pada tingkat tugas, kemudian naik ke proyek secara keseluruhan, kemudian naik ke level makro dapat memastikan timeline berjalan seperti yang diharapkan.

Lakukan pekerjaan berikut sebelum proyek dimulai untuk bekerja lebih efektif.

  • Tentukan Ruang Lingkup dan Harapan: Setelah manajer proyek mendefinisikan ruang lingkup proyek dan menetapkan harapan, mereka dapat mengukur peluang untuk perbaikan dan membatasi jumlah pengeluaran berdasarkan fase proyek.
  • Jadilah Fleksibel: Berikan bagian dari proyek beberapa fleksibilitas keuangan, jadi ada ruang untuk adaptasi jika persyaratan atau masalah baru muncul.
  • Lacak Sering: Pelacakan transaksi secara teratur memberikan kesadaran akan kesehatan keuangan proyek.
  • Pilih Perangkat Lunak Sederhana: Ketika memulai dengan akuntansi proyek, perangkat lunak sederhana dan mudah adalah yang terbaik. Cari perangkat lunak yang memiliki fungsionalitas lebih sedikit dan alur sederhana sehingga Anda dapat beradaptasi dengan proses sebelum menambahkan lapisan yang kompleks.
  • Menjaga Laporan Keuangan Saat Ini: Pelaporan dan analisis keuangan yang sering dapat memastikan keberhasilan—terutama menjelang penyelesaian proyek. Laporan keuangan menunjukkan risiko terhadap anggaran proyek. Rincian laporan ini membantu membuat rencana mitigasi yang ditargetkan, bila perlu, dengan data keuangan terkini.

Proyek gagal secara teratur. Standish Group mempelajari tingkat kegagalan proyek dari 2005-12, dan 29-39% proyek yang dilakukan berhasil—artinya tepat waktu dan sesuai anggaran. Laporan tersebut mengungkapkan bahwa banyak proyek yang berantakan karena kurangnya dukungan manajemen (33%), manajer proyek tidak terampil (44%) atau kurangnya hubungan yang jelas antara tujuan proyek dan rencana strategis perusahaan. Tantangan proyek terbesar adalah ketidakmampuan untuk menangkap waktu dan biaya secara akurat pada awalnya. Praktik akuntansi proyek yang buruk hanya membuat tantangan ini semakin mencolok.

Manajer proyek mengembangkan laporan tahunan untuk proyek mereka untuk menunjukkan pendapatan, investasi dan angka penting lainnya dari tahun tersebut. Laporan tersebut juga harus menceritakan kisah proyek dan membagikan gambaran besarnya kepada para pemangku kepentingan. Manajer proyek dapat memasukkan laporan keuangan dan verifikasi angka dalam laporan ini, serta pencapaian proyek, surat dari CEO, studi kasus dan sorotan lainnya.

Apa yang Harus Disertakan dalam Laporan Tahunan Akuntansi Proyek

Berikut adalah contoh laporan tahunan akuntansi proyek:

  • Daftar Isi dan Ringkasan Eksekutif: Kembangkan kerangka laporan yang jelas dengan nomor halaman yang sesuai. Jika Anda memiliki format digital, biarkan pembaca melompat dari daftar isi langsung ke entri tertentu. Ringkasan eksekutif harus mencapai angka gambaran besar dan temuan laporan. Cara ini, eksekutif memiliki garis bawah di muka dan dapat mengeksplorasi jika mereka menginginkan lebih banyak detail.
  • Indikator Kinerja Utama (KPI): KPI harus menguraikan keseimbangan dan kemajuan keuangan proyek sepanjang tahun. Contoh apa yang harus disertakan adalah pendapatan total spesifik proyek, neraca keuangan, laporan laba rugi dan laporan arus kas.
  • Grafik yang Menampilkan Data: Laporan tahunan akan memiliki banyak angka. Tambahkan diagram alur, grafik dan bagan untuk membantu pembaca rata-rata memahami detail ini, dan sorot angka-angka kunci yang dapat diambil dan laporkan temuan.
  • Interpretasi data: Bahasa yang Anda gunakan dalam laporan harus menjelaskan data dan menggambarkan apa yang terjadi sepanjang tahun. Penulis harus menyoroti sebab-akibat apa pun pada gambaran keuangan.
  • Strategi: Jika bagian ini memiliki informasi sensitif dan hak milik, manajer proyek dapat menghilangkannya atau menunjuknya untuk tujuan internal saja. Namun, jika mereka tidak memberikan rahasia dagang, menunjukkan strategi di samping hasil membantu merancang peta jalan masa depan. Manajer dapat menyoroti keputusan yang buruk serta keputusan yang baik dan bagaimana mereka akan melakukan sesuatu secara berbeda atau serupa pada tahun berikutnya. Manajer juga dapat mengungkapkan harapan untuk proyek dan perbaikan yang akan mereka buat.
  • Proyeksi: Akhirnya, manajer proyek harus bekerja dengan akuntan untuk mengembangkan perkiraan dari laporan historis. Mereka dapat menggabungkan beberapa tahun, jika pantas, untuk menganalisis tren dan menetapkan proyeksi. Detail ini dapat menunjukkan arah bisnis dan logika di baliknya.

Apa itu Akuntan Proyek?

Seorang akuntan proyek bertanggung jawab untuk membantu manajer proyek memantau kemajuan dan transaksi, termasuk pelacakan varians keuangan, pengeluaran dan pendapatan apa pun. Mereka mengawasi faktur klien dan pembayaran kepada pemasok. Apa pun yang terkait dengan keuangan pada suatu proyek ada dalam lingkup mereka.

Akuntan proyek harus memahami akuntansi manajemen dan akuntansi keuangan perusahaan mereka dan menerapkan konsep-konsep ini ke proyek yang diberikan manajemen kepada mereka. Sering, akuntan proyek membutuhkan pengetahuan tentang seluruh fungsi keuangan bisnis untuk mengelola proyek mereka secara efektif. Mereka adalah penjaga gerbang informasi bisnis tentang bagaimana kinerja proyek mereka dan memberi saran kepada tim proyek tentang bagaimana keputusan mereka memengaruhi keuangan proyek.

Mereka bertindak sebagai penerjemah antara staf proyek, staf manajerial tingkat tinggi dan fungsi keuangan dan akuntansi yang berbeda. Gaji sangat bervariasi untuk posisi tersebut dan bergantung pada seberapa dalam perusahaan menanamkan akuntan di agensinya dan apakah mereka berfungsi dalam peran lain. Seorang akuntan proyek dapat berada dalam posisi strategis atau taktis, terlepas dari tugas proyek khusus mereka.

Tugas utama keuangan proyek meliputi:

  • Faktur
  • Rekonsiliasi biaya
  • Melaporkan keuangan proyek
  • Manajemen aset proyek (hanya keuangan)
  • Melacak semua jam sumber daya proyek
  • Memproyeksikan pengakuan pendapatan

Holm merekomendasikan agar akuntan proyek memahami sebanyak mungkin tentang bidang yang mereka layani.

Dia mengatakan industrinya, konstruksi, "unik. Akuntan perlu memahami terminologi. Saya akan menyewa seorang akuntan, serta pengacara atau bankir berdasarkan pengalaman mereka dengan konstruksi karena mereka perlu memahami bahasa dan aturan kami.”

Bagaimana Cara Kerja Akuntansi Proyek?

Akuntansi proyek menggunakan teknik manajemen keuangan yang tepat untuk memungkinkan pengawasan proyek. Praktek ini memungkinkan manajer proyek dan tim mereka untuk melihat biaya, Jadwal, sumber daya dan kemajuan proyek mereka pada tingkat yang terperinci. Dalam akuntansi proyek, hanya satu akuntan yang mengelola proyek.

Pengakuan Pendapatan dalam Akuntansi Proyek

Satu metode, metode persentase penyelesaian, memungkinkan perusahaan untuk mencatat keuntungan mereka saat proyek sedang berlangsung. Metode ini bekerja paling baik ketika manajer proyek cukup dapat memperkirakan proyek secara bertahap. Untuk mengukur persentase penyelesaian, akuntan dapat menggunakan metode biaya-ke-biaya, metode yang dikeluarkan upaya atau metode unit-disampaikan.

Metode Biaya-ke-Biaya

Untuk menentukan jumlah pendapatan yang diakui, akuntan dapat menggunakan metode cost-to-cost. Metode tersebut hanya valid jika akuntan melakukan review dan rekonsiliasi secara berkala terhadap total estimasi biaya proyek. Karena sebagian besar biaya bahan langsung terjadi pada awal kontrak, metode ini mengakui jumlah pendapatan terbesar pada tahap awal.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan konstruksi sedang membangun $20, 000, 000 kompleks, menagih pelanggannya $32, 000, 000. Perusahaan membeli sebagian besar bahan, senilai $4, 000, 000, pada kuartal pertama. Di akhir kuartal pertama ini, total biaya yang dikeluarkan adalah 20% dari total biaya proyek, memungkinkan akuntan untuk mengakui 20% dari pendapatan yang diproyeksikan, atau $6, 400, 000.

Perhitungan Biaya-ke-Biaya
Perhitungan metode biaya-untuk-biaya persentase penyelesaian sangat mudah. Rumusnya adalah:

Dari sini, perusahaan juga dapat menghitung pendapatan kumulatif yang diakui untuk bulan tersebut:

Sebagai contoh, manajer proyek Edwin memiliki kontrak untuk membangun abutment jalan raya untuk kota. Perkiraan biaya proyek adalah $10, 000. Perusahaan Edwin memiliki kebijakan yang mengharuskan dia menambahkan 18% ke dalam perkiraan biaya. Kutipan terakhir yang disepakati oleh kedua belah pihak adalah $11, 800. Perusahaan juga memperkirakan bisa menyelesaikan proyek dalam waktu dua bulan. Pada bulan pertama, perusahaan mengeluarkan $2, 000 dalam biaya dan menyelesaikan 40% dari proyek. Di bulan kedua, perusahaan mengeluarkan $1 lagi, 200 dalam biaya dan menyelesaikan 60% sisa proyek. Total biaya yang dikeluarkan adalah $3, 200.

Rincian metode biaya-untuk-biaya persentase penyelesaian untuk dua bulan adalah:

Menggunakan rumus untuk data Januari (seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas), perusahaan melaporkan:

Menggunakan rumus untuk bulan Februari (seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas), perusahaan melaporkan:

Rumus ini dapat bekerja untuk periode apa pun—bulan atau tahun. Jika perusahaan mengakui pendapatan pada periode lain dari kontrak ini, itu harus menguranginya. Sebagai contoh, jika perusahaan menyelesaikan 40% pekerjaan pada bulan Januari tetapi mengakui $2, 000 dari proses pelingkupan yang tidak ditagih secara terpisah, total pendapatan baru yang diakui untuk bulan Januari adalah:

Metode Upaya yang Dikeluarkan

Metode ini mengakui jumlah upaya yang dikeluarkan atau jam kerja hingga saat ini dibandingkan dengan total upaya yang diproyeksikan untuk proyek tersebut. Jam-jam ini dapat berupa jam kerja langsung, jam mesin atau jumlah bahan yang dikonsumsi. Cara menentukan persentase penyelesaian ini juga akan mencakup subkontraktor atau jam kerja sementara. Akuntan hanya dapat menggunakan metode ini jika manajer proyek dapat memperkirakan jam proyek yang diperlukan sebelumnya (di awal masa kontrak).

Metode ini juga berguna untuk proyek di mana jam kerja merupakan biaya utama untuk penyelesaiannya. Sebagai contoh, Perusahaan Pembersihan ABC mengajukan kontrak untuk menyiapkan gedung baru bagi penghuninya. Diperkirakan akan memakan waktu sekitar 400 jam kerja selama tiga bulan untuk menyelesaikannya. Total perkiraan biaya proyek adalah $60, 000.

Perhitungan Upaya-Dikeluarkan

Dengan menggunakan metode upaya yang dikeluarkan, akuntan menggunakan jam masuk timesheets untuk menghitung:

Dari sini, perusahaan juga dapat menghitung pendapatan kumulatif yang diakui untuk bulan tersebut:

Rincian metode upaya yang dikeluarkan untuk persentase penyelesaian selama tiga bulan adalah:

Menggunakan rumus untuk bulan April (seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas), perusahaan melaporkan:

Menggunakan rumus untuk Mei (seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas), perusahaan melaporkan:

Menggunakan rumus untuk bulan Juni (seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas), perusahaan melaporkan:

Rumus ini juga dapat digunakan untuk periode apa pun—bulan atau tahun. Akuntan harus mengurangi pendapatan yang dilaporkan sebelum periode dan jam kerja dari kontrak ini, seperti dalam perhitungan metode cost-to-cost.

Metode Unit Pengiriman

Unit-of-delivery adalah metode akuntansi pilihan GAAP untuk persentase penyelesaian perhitungan karena langsung dan mudah diverifikasi. Sebaiknya diukur dengan menghitung keluaran, metode ini memungkinkan akuntan untuk menghitung input untuk biaya atau produksi. Akuntan harus mengatur metode ini dengan hati-hati untuk mengukur angka yang sesuai. Untuk pengakuan pendapatan, akuntan menggunakan harga kontrak dari unit yang dikirim. Untuk pengakuan biaya, akuntan menggunakan biaya yang dialokasikan untuk unit yang dikirim.

Metode ini berguna dalam konstruksi, lingkungan produksi atau manufaktur karena perusahaan dapat dengan mudah menghitung unit yang diproduksi dan dikirim dan menghitungnya terhadap persyaratan kontrak. Perusahaan dapat membagi kontrak jangka panjang menjadi beberapa unit yang lebih kecil untuk dikirimkan ke pelanggan dan memasukkan harga, unit dan jadwal pengiriman masing-masing dalam perjanjian.

Sebagai contoh, Better Building Construction Company memiliki angka-angka berikut yang dibangun ke dalam kontrak:

Di bawah ini adalah unit aktual yang dikirim dari informasi dalam kontrak di atas.

Perusahaan Konstruksi Bangunan Lebih Baik dapat mengenali $19, 870, 000 dalam pendapatan untuk tahun ini, berdasarkan apa yang berhasil dicapai dalam periode akuntansi tersebut.

Sebagai catatan tambahan, kontraktor harus memutuskan saat membuat kontrak alokasi yang wajar untuk setiap unit yang akan mereka berikan, artinya mereka harus memutuskan berapa banyak biaya bahan dan pemasangan yang akan mereka kenakan. Setiap bahan memiliki biaya dan biaya pemasangan (atau pembuatan) sendiri. Kontraktor masih harus memungut biaya tambahan untuk memasukkan material ke dalam proyek bangunan tepat waktu dan selesai.

Sebagai contoh, setiap stasiun pencuci mata dari atas biaya pelanggan $2, 000 per satuan. Jika biaya aktual dengan bahan dan pemasangan ahli adalah sekitar $1, 600, maka Perusahaan Konstruksi Bangunan Lebih Baik telah menambahkan 25% di atas standar biaya ini untuk memastikan keuntungannya. Untuk setiap item baris dalam kontrak, pelanggan dapat menanggung biaya persentase atas bahan aktual dan biaya pemasangan.

Perangkat Lunak Akuntansi Proyek untuk Usaha Kecil

Perangkat lunak akuntansi proyek untuk usaha kecil adalah otomatisasi untuk kebutuhan keuangan khusus proyek. Sering disertakan dalam solusi otomatisasi layanan profesional (PSA) atau solusi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), perangkat lunak akuntansi proyek mengelola biaya, penagihan dan pendapatan untuk bisnis berbasis proyek.

Usaha kecil kadang-kadang dapat menemukan opsi khusus akuntansi proyek yang tertanam dalam perangkat lunak akuntansi biasa, membuatnya terukur. Perusahaan juga membeli sistem akuntansi proyek karena lebih dapat disesuaikan, menghemat waktu (dan uang) dan dapat membantu meningkatkan margin keuntungan mereka. Semua ini menghasilkan biaya bisnis yang lebih rendah, pengembalian yang baik atas investasi perangkat lunak mereka dan klien yang lebih bahagia.

Faktur dan komunikasi dengan departemen lain dan lokasi geografis dapat memakan waktu dan menyebabkan masalah alur kerja. Lebih jauh, proyek dapat memiliki masalah dengan pelaporan pengakuan pendapatan yang tidak akurat. Solusi akuntansi khusus proyek dapat memecahkan masalah ini dengan komunikasi, margin keuntungan dan pelacakan pemanfaatan dan pelaporan yang komprehensif.

Lebih banyak manfaat dari perangkat lunak akuntansi proyek meliputi:

  • Melacak pendapatan dan anggaran di semua tahapan proyek
  • Pemberdayaan manajer proyek
  • Akses eksekutif
  • Ketersediaan di perangkat seluler
  • Keamanan enkripsi data dan proyek
  • Visualisasi keuangan waktu nyata
  • Laporan
  • Pelacakan waktu dan jadwal

Small businesses have different needs than large organizations and require simple, cost-effective solutions. They do not need products that have complex tools they will never learn but rather something that works on command and is easy to set up and run.

Small businesses should look for software with an affordable price tag and various pricing plans. Some products have features they can scale up for a growing business. Integration with other software systems should also be an option and compatible with existing tools. The program should reduce manual data entry and some of the more tedious processes such as automated billing. Since small businesses need the flexibility that mobile apps provide, the solution should have robust mobile capabilities.

How to Buy Project Accounting Software

When researching project accounting software, keep in mind your company and your budget. You should also make a list of features you need currently and in the future. Key features that fall under professional services automation (PSA) platforms include what is necessary for project accounting. These features enable companies to see all cost, resources, schedule and finance transactions in one place.

Essential project accounting software features are:

  • Timesheet Views: Integration with the system your company uses for timesheets is crucial. Labor hours worked equals money spent on the project. These timesheets tell managers how many hours employees coded to their projects and keeps the budget and timeline up-to-date.
  • Resource Management: The resource information tells the project manager the availability and skills they have for their projects. They use these details to adjust which resources they use on the project based on where they are in the project timeline and its needs.
  • Penganggaran: The budget is based on what the business determined it can achieve and what it plans to achieve.
  • Forecasting: Project managers should have the ability to quickly and easily update the forecast to ensure there is consistent communication about the budget, milestone dates and completion date.
  • Earned Value Management (EVM): EVM is a project management best practice metric that comes from the project manager’s policies. EVM basics are planning, execution, performance assessment and project monitoring. At the task level, project managers should assess the completion of the work and calculate EVM regularly.
  • Billing: The bid-to-bill lifecycle is a metric that all companies want to shorten and improve. Revenue recognition and billing should be hand-in-hand procedures. You should be able to share the details of these two functions. Sebagai contoh, bills should automatically generate with all the customer details intact and accurate instead of requiring the accountant to fill them in manually.
  • Metrics and Reports: The software system should provide the KPIs that the project manager selects early in the project. The project accountant needs regular access to these KPIs. Dashboards, where the stakeholders can see KPIs quickly and easily, provide visually appealing information.

Some software suites for project accounting also include options like customer relationship management (CRM), a module that captures all customer interactions. Others contain opportunity management features that help companies visualize their sales pipeline and plan for resources, growth and the revenue course.

How to Learn Project Accounting

Both professionals and students can take project accounting training formally or informally. There are many courses offered on the principles and methods, both standard accounting courses and specialty ones. Lebih jauh, employees can learn on the job, if given the opportunity.

To work as a project accountant, many companies require a bachelor’s degree in the field of accounting, along with licensure as a Certified Public Accountant (CPA) or Chartered Accountant (CA). Many programs that teach project accounting focus on the GAAP and the difference between tracking and billing cycles in a project versus standard accounting.

Other main principles of project accounting include:

  • How to initiate accounting projects
  • How to perform the planning and setup with metrics and software
  • How to execute contracts
  • How to avoid scope creep
  • How to close out projects

All of these are critical and unique to working with multiple projects as compared to standard accounting practice.

Automate Project Accounting With NetSuite’s Accounting Module

Effective project accounting can make or break a project and is a vital tool for project managers. Finding the right tool that can streamline accounting processes and provide project visibility to all who need it is essential. NetSuite’s PSA module lets you manage costs across currencies and organizational boundaries. Project managers will appreciate that they can use Oracle NetSuite to store project plans and transactions, process project costs and create corresponding accounting entries.

Learn more about how you can use NetSuite to automate project accounting.

Akuntansi

Akuntansi