10 Syarat Pembayaran Penting Yang Harus Diketahui Pemilik Usaha Kecil

Salah satu bagian terpenting dari faktur adalah syarat pembayaran yang disertakan. Pelajari lebih lanjut tentang syarat pembayaran dan cara menggunakannya agar Anda dibayar tepat waktu.

Persyaratan pembayaran mungkin tampak seperti tambahan kecil pada faktur, tetapi dapat berdampak besar pada seberapa cepat Anda menerima pembayaran.

Ada banyak sekali perangkat lunak akuntansi dan produk perangkat lunak faktur di pasaran saat ini yang memudahkan pembuatan faktur profesional, tetapi jika Anda gagal menambahkan tanggal jatuh tempo yang sesuai, Anda mungkin menunggu pembayaran untuk waktu yang lama.

Ringkasan:Apa itu syarat pembayaran?

Bagian dari penulisan faktur dengan benar adalah memasukkan persyaratan pembayaran yang sesuai pada faktur. Syarat pembayaran menentukan syarat dan ketentuan yang tepat dari perjanjian penjualan termasuk kapan pelanggan harus membayar.

Misalnya, jika faktur Anda menyertakan persyaratan Net 30, itu berarti pelanggan Anda harus membayar faktur dalam waktu 30 hari.

Menambahkan persyaratan pembayaran ke faktur juga membantu penganggaran. Misalnya, jika Anda menawarkan persyaratan pembayaran Net 30 kepada pelanggan, Anda dapat mengasumsikan bahwa Anda akan menerima pembayaran dalam waktu tersebut, yang memungkinkan Anda mengelola arus kas dengan benar.

Tentu saja, kecil kemungkinan setiap pelanggan akan membayar tepat waktu, tetapi jika Anda menyaring pelanggan dengan benar, kemungkinan keterlambatan pembayaran akan minimal.

Jadi, syarat pembayaran apa yang harus Anda tawarkan kepada pelanggan Anda? Sebagian dari jawabannya terletak pada jenis bisnis yang Anda miliki. Bisnis jasa cenderung menawarkan jangka waktu yang lebih pendek atau memerlukan deposit, sementara pemasok eceran dan penjual peralatan besar dapat memberi pelanggan waktu yang lebih lama untuk membayar.

Sebagai pemilik usaha kecil, terserah Anda istilah apa yang Anda tawarkan kepada pelanggan Anda. Namun sebelum Anda membuat faktur, ada baiknya Anda membiasakan diri dengan faktur dan persyaratan pembayaran ini.

10 faktur dan syarat pembayaran yang harus Anda ketahui sebagai pemilik usaha kecil

Semua orang ingin dibayar untuk pekerjaan yang mereka lakukan atau produk yang mereka jual. Namun bagaimana jika Anda masih tidak yakin syarat pembayaran apa yang harus diberikan kepada pelanggan Anda?

Anda dapat mendasarkan keputusan Anda pada riwayat kredit mereka, sementara Anda dapat memilih agar pelanggan baru membayar deposit. Untuk beberapa pelanggan, Anda mungkin tidak menawarkan kredit sama sekali.

Jika Anda tidak yakin apa itu syarat pembayaran atau mana yang harus Anda gunakan, syarat ini mungkin berguna.

1. Pembayaran di muka

Umum dalam bisnis jasa profesional, pembayaran di muka memungkinkan pelanggan Anda mengetahui bahwa seluruh tagihan barang atau jasa telah jatuh tempo sebelum Anda mulai bekerja. Pembayaran di muka adalah hal yang biasa dalam profesi hukum dan dalam bisnis perbaikan rumah dan lansekap.

2. Bersih 7, Bersih 15, Bersih 30, Bersih 45, Bersih 60

Menggunakan syarat pembayaran pada faktur bukanlah hal baru. Sebagian besar bisnis yang menawarkan syarat pembayaran kepada pelanggan mereka menawarkan syarat Net 10, Net 30, Net 60, atau variasi serupa. Ini berarti faktur jatuh tempo dalam jangka waktu tersebut.

Misalnya, jika Anda menawarkan persyaratan Net 10 kepada pelanggan yang dapat dikreditkan, dan faktur tertanggal 15 Agustus, mereka diharapkan melakukan pembayaran pada atau sebelum 24 Agustus. Jika Anda menawarkan persyaratan pembayaran Net 30, pelanggan Anda diharapkan untuk membayar faktur paling lambat 13 September.

Persyaratan masih dapat diperpanjang untuk pelanggan tanpa menggunakan Net 10, dll. Hanya dengan mencantumkan tanggal jatuh tempo pada faktur. Proses ini jauh lebih umum hari ini daripada di tahun-tahun sebelumnya, untuk alasan yang baik. Tidak ada ruang untuk kebingungan dan memberi tahu pelanggan Anda dengan tepat kapan pembayaran mereka jatuh tempo.

3. 2/10 Bersih 30

2/10 Net 30 berarti jika pelanggan Anda membayar Anda dalam waktu 30 hari, mereka berhak mendapatkan diskon 2%. Misalnya, jika faktur Anda sebesar $100, dan Anda menawarkan 2/10 Net 30, jika pelanggan Anda membayar dalam 10 hari, mereka akan membayar Anda $98.

Tentu saja, sebagai pemilik bisnis, Anda bebas menawarkan diskon apa pun yang Anda inginkan. Diskon untuk pembayaran lebih awal berfungsi lebih baik pada faktur yang lebih besar, karena dapat membantu Anda mendapatkan pembayaran lebih cepat untuk faktur yang lebih besar, sekaligus menawarkan insentif yang lebih besar bagi pelanggan Anda untuk membayar lebih awal.

4. Pembayaran pada saat layanan

Pembayaran pada saat layanan adalah konsep yang mudah dipahami. Ketika Anda makan di restoran, pembayaran untuk makanan yang Anda pesan jatuh tempo pada saat layanan. Dokter dan dokter gigi biasanya meminta pembayaran pada saat servis, seperti yang Anda lakukan jika menjual barang dagangan Anda di pasar loak atau pameran kerajinan.

5. Jatuh tempo setelah diterima

Jatuh tempo setelah diterima menunjukkan bahwa Anda mengharapkan pelanggan membayar Anda begitu mereka menerima faktur. Secara historis, ini berarti bahwa pelanggan Anda akan membayar Anda selama pemeriksaan berikutnya. Namun, dengan kemampuan pembayaran online, pelanggan Anda sekarang benar-benar dapat membayar Anda setelah menerimanya.

Jika Anda menggunakan istilah pembayaran ini, pastikan Anda menawarkan cara cepat kepada pelanggan untuk membayar faktur, seperti tautan ke opsi pembayaran online. Jatuh tempo setelah diterima paling baik digunakan untuk bisnis yang mengirimkan faktur melalui email kepada pelanggan mereka.

6. Diperlukan setoran

Mirip dengan uang muka 50%, deposit yang diperlukan berarti bahwa untuk menyelesaikan pembelian, Anda memerlukan deposit dari pelanggan Anda. Ini umum untuk pesanan khusus yang dibuat khusus untuk pelanggan.

7. Berulang

Faktur berulang digunakan untuk menagih pelanggan atas layanan rutin bulanan, seperti pembersihan kantor, pertamanan, layanan web, atau biaya konsultasi.

Faktur biasanya dalam jumlah yang sama untuk jangka waktu perjanjian, jadi jika pelanggan Anda menandatangani kontrak selama satu tahun, Anda akan mengirimi mereka faktur berulang setiap bulan dalam jumlah yang Anda setujui.

8. Diperlukan deposit 50%

Tidak digunakan dalam setiap bisnis, deposit 50% cukup umum di industri jasa profesional seperti yang ditawarkan oleh pengacara dan akuntan. Deposit 50% juga umum di industri konstruksi dan perbaikan rumah, di mana pekerjaan bisa memakan waktu berbulan-bulan untuk diselesaikan.

9. Cash on delivery (COD)

Ketentuan Cash on Delivery atau COD mengharuskan pelanggan Anda membayar barang saat pengiriman. Sangat populer pada suatu waktu, opsi untuk membayar online telah mengurangi penggunaan COD menjadi sepersekian dari sebelumnya, tetapi masih digunakan oleh beberapa bisnis.

10. Anjak piutang

Anjak piutang tidak selalu merupakan solusi terbaik untuk menagih faktur, tetapi untuk usaha kecil dengan opsi arus kas terbatas yang tersedia, ini bisa mendapatkan uang tunai ke rekening bank Anda dengan cepat.

Jika Anda menggunakan anjak piutang, Anda menjual faktur yang belum dibayar ke perusahaan anjak piutang, yang akan membayar Anda persentase tertentu dari nilai faktur. Aktivitas penagihan kemudian beralih ke perusahaan anjak piutang, yang menyimpan porsinya, sambil mengirimkan saldo setelah mereka menerima pembayaran faktur dari pelanggan Anda.

Biaya anjak piutang sangat bervariasi dan dapat berkisar antara 65% hingga 90%, jadi jika ini adalah sesuatu yang Anda putuskan untuk digunakan, kerjakan pekerjaan rumah Anda sebelum menandatangani perjanjian dengan perusahaan anjak piutang mana pun.

Beberapa saran untuk menggunakan syarat pembayaran

Saat menawarkan persyaratan pembayaran kepada pelanggan Anda, ada baiknya untuk memperhatikan saran berikut.

• Menyaring pelanggan Anda: Sebelum Anda menawarkan syarat pembayaran kepada salah satu pelanggan Anda, lakukan uji tuntas Anda untuk menentukan apakah itu risiko kredit yang baik. Ini harus dilakukan dengan setiap pelanggan yang ingin membeli secara kredit. Menghabiskan beberapa menit ekstra untuk melakukan riset diharapkan akan mencegah aktivitas pengumpulan yang memakan waktu di kemudian hari.
• Jelaskan tentang tanggal jatuh tempo: Adalah hak prerogatif Anda untuk menggunakan Net 30 atau istilah serupa saat menagih pelanggan Anda, tetapi kemungkinan besar Anda akan dibayar lebih cepat jika Anda sangat spesifik tentang tanggal jatuh tempo. Misalnya, alih-alih menggunakan “Net 30”, nyatakan saja dengan jelas Batas Waktu Pembayaran pada tanggal 15 September. Sulit untuk dilewatkan.
• Beri pelanggan Anda berbagai cara untuk membayar: Mungkin hal terpenting yang dapat Anda lakukan di pihak Anda untuk memfasilitasi pembayaran yang lebih cepat adalah memberi pelanggan Anda berbagai cara untuk membayar Anda. Menawarkan opsi pembayaran online, khususnya, kemungkinan besar akan membuat Anda dibayar lebih cepat daripada mengharuskan pelanggan Anda untuk menulis cek dan mengirimkannya kepada Anda.
• Gunakan biaya keterlambatan bila perlu: Cara terbaik untuk memberi tahu pelanggan bahwa Anda serius ingin dibayar tepat waktu adalah dengan menilai biaya keterlambatan saat pembayaran lewat jatuh tempo. Pastikan Anda mencatat pada faktur awal Anda bahwa pembayaran terlambat akan dikenakan biaya, sehingga pelanggan Anda tahu di muka. Mudah-mudahan, Anda tidak perlu menggunakannya.

Menawarkan kredit kepada pelanggan Anda bisa menjadi langkah yang menakutkan, terutama untuk bisnis kecil dengan arus kas terbatas. Namun jika Anda melakukannya dengan cara yang benar, menawarkan kredit akan memperluas basis pelanggan Anda, meningkatkan arus kas, dan membantu bisnis Anda berkembang.