Akuntansi Nirlaba:Semua yang Anda Butuhkan untuk Memulai

Akuntansi nirlaba mirip dengan akuntansi untuk bisnis nirlaba, dengan beberapa perbedaan besar. Pelajari apa yang perlu Anda ketahui untuk menyiapkan sistem akuntansi nirlaba Anda dengan benar.

Sementara akuntansi itu sendiri dapat menghadirkan banyak tantangan bagi pemilik bisnis non-akuntan, akuntansi nirlaba dapat menimbulkan tingkat kebingungan yang lebih besar.

Tentu saja, semua bisnis perlu menyetor dana, melacak pengeluaran, dan membayar vendor dan karyawan, tetapi organisasi nirlaba juga perlu melacak donasi (baik uang maupun barang), menangani penerimaan pajak dan surat terima kasih, mengelola staf sukarelawan, dan melacak dana yang diberikan melalui hibah atau sponsor.

Di situlah akuntansi nirlaba atau dana masuk. Meskipun akuntansi dana mungkin terdengar rumit, ini berarti bahwa alih-alih melacak uang untuk satu bisnis atau entitas, Anda melacak pendapatan dan pengeluaran menggunakan banyak dana.

Misalnya, ketika organisasi nirlaba mengadakan penggalangan dana, uang yang diterima perlu dilacak secara terpisah dari dana lain. Jadi, jika lembaga nonprofit memiliki lima program aktif yang pendanaannya rutin diperoleh, lembaga tersebut perlu melacak semua pendapatan dan pengeluaran untuk masing-masing program atau dana tersebut secara terpisah.

Prinsip yang sama berlaku untuk dana hibah atau dana abadi.

Ketika lembaga nonprofit memperoleh hibah dari yayasan, uang tersebut perlu diperhitungkan dalam dana terpisah, dengan laporan yang diberikan kepada yayasan di akhir masa hibah yang memberikan informasi terperinci tentang bagaimana dana hibah digunakan. Wakaf dikelola dengan cara yang sama.

Meskipun membuat beberapa akun dana tentu dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi standar, ini adalah proses yang lebih rumit yang melibatkan entri data tambahan, kebutuhan untuk membuat bagan akun khusus, serta kebutuhan untuk menambahkan sub-akun ke akun Anda. buku besar, membuat seluruh proses lebih membingungkan.

Di sisi lain, perangkat lunak akuntansi nonprofit atau dana menawarkan bagan struktur akun yang lebih fleksibel yang secara khusus disesuaikan dengan organisasi nonprofit.

Seperti bisnis nirlaba, ada berbagai jenis organisasi nirlaba, masing-masing dengan kebutuhan spesifiknya sendiri. Misalnya, lembaga nonprofit yang didanai terutama melalui donasi pribadi perlu melacak dana dengan cara yang jauh berbeda dari lembaga nonprofit yang menerima hibah secara rutin.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu dikelola oleh lembaga nonprofit:

• Dana: Jika Anda memiliki banyak sumber pendapatan, Anda memerlukan cara untuk memperhitungkan semua sumber pendapatan tersebut dengan benar.
• Pengelolaan donasi: Banyak organisasi nirlaba didanai terutama oleh sumbangan individu. Anda tidak hanya memerlukan cara untuk melacak jumlah donasi, tetapi Anda juga memerlukan cara untuk mengelola donatur karena Anda perlu memberikan surat terima kasih kepada mereka atau, paling tidak, tanda terima donasi mereka.
• Manajemen hibah: Meskipun tidak semua lembaga nonprofit memerlukan pengelolaan hibah, jika Anda menerima hibah dari yayasan, Anda memerlukan cara untuk mengelola dana dengan benar. Faktanya, pengelolaan dana yang tepat biasanya merupakan ketentuan dari hibah apa pun yang diterima oleh lembaga nonprofit.
• Manajemen sukarelawan: Jika lembaga nonprofit Anda menggunakan banyak sukarelawan, Anda memerlukan cara untuk mengelola sukarelawan tersebut dengan benar.
• Kampanye: Sekali lagi, jika Anda menjalankan beberapa kampanye, Anda memerlukan cara untuk mengelola kampanye itu sendiri serta semua dana yang diterima dari kampanye tersebut.

Nonprofit vs. entitas nirlaba:Apa bedanya?

Ada banyak cara di mana organisasi nirlaba berbeda dari bisnis nirlaba. Berikut beberapa di antaranya:

1. Akuntabilitas: Sementara bisnis nirlaba bertanggung jawab kepada pemegang saham dan investor, mereka memiliki lebih banyak otonomi daripada organisasi nirlaba, yang harus secara teratur melaporkan bagaimana dana yang diterima digunakan dan memastikan mereka digunakan dengan benar. Faktanya, organisasi nonprofit bertanggung jawab kepada siapa pun yang memberikan dana kepada organisasi -- mulai dari donatur $10 hingga yayasan yang memberikan hibah $100.000 kepada lembaga nonprofit Anda.
2. Pajak: Organisasi nonprofit biasanya dibebaskan dari pembayaran pajak atas donasi dan dana lain yang diterima, meskipun mereka masih bertanggung jawab atas pajak gaji seperti pajak federal dan negara bagian, serta pajak Jaminan Sosial dan Medicare.
3. Misi berbeda: Tujuan utama organisasi nirlaba adalah menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan, sedangkan misi bisnis nirlaba adalah menghasilkan uang bagi pemilik dan pemegang saham.
4. Distribusi keuntungan: Sementara organisasi nirlaba diperbolehkan untuk mendapatkan keuntungan, setiap keuntungan yang diperoleh harus diinvestasikan kembali dalam pekerjaan organisasi. Keuntungan yang diperoleh oleh bisnis nirlaba didistribusikan kepada pemilik dan pemegang saham, serta diinvestasikan kembali dalam bisnis.
5. Laporan keuangan: Laporan keuangan berbeda untuk organisasi nirlaba dan nonprofit.

Laporan Keuangan Nirlaba	Laporan Keuangan untuk Laba
Laporan posisi keuangan	Neraca
Pernyataan kegiatan	Laporan laba rugi
Laporan pengeluaran fungsional	Laporan arus kas
Laporan arus kas

Cara menyiapkan pembukuan untuk lembaga nonprofit Anda

Berikut ini cara menyiapkan sistem akuntansi untuk lembaga nonprofit Anda.

Langkah 1:Pilih software nonprofit yang sesuai dengan organisasi Anda

Melakukan pembukuan secara manual adalah pekerjaan yang sulit, tetapi lebih sulit lagi jika Anda mencoba melakukan pembukuan untuk organisasi nirlaba. Meskipun Anda dapat menggunakan T-accounts untuk membantu transaksi Anda, mencatat banyak dana, program, atau hibah pada spreadsheet adalah resep bencana.

Luangkan waktu untuk menemukan aplikasi perangkat lunak akuntansi nirlaba yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda. Anda tidak akan menyesalinya.

Langkah 2:Buat bagan akun nonprofit

Organisasi nirlaba perlu melacak pendapatan dan pengeluaran di tiga area berbeda:program, biaya administrasi, dan penggalangan dana. Jika Anda mengajukan dan menerima hibah atau sponsor, Anda juga harus memperhitungkan area tersebut.

Dengan area seperti penggalangan dana dan hibah, Anda juga harus memperhitungkan status dana, seperti dana yang dibatasi, tidak dibatasi, dan dibatasi sementara.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi nirlaba, bagan akun Anda akan menyertakan opsi untuk menggunakan beberapa segmen untuk mengelola banyak dana, yang merupakan kebutuhan untuk mengelola dana, program, dan hibah secara memadai.

Misalnya, dalam bagan akun standar, akun pengeluaran akan muncul sebagai berikut:

5000 - Pengeluaran Gaji

Namun, jika Anda ingin melacak pengeluaran gaji untuk program tertentu, bagan struktur akun Anda akan terlihat seperti ini:

01-02-5000

Segmen 01 menunjukkan dana spesifik yang terlibat. Segmen 02 menunjukkan departemen, program, atau hibah tertentu, dan 5000 adalah nomor rekening pengeluaran standar.

Langkah 3:Pilih akuntansi tunai atau akrual

Semua bisnis -- organisasi nirlaba dan perusahaan nirlaba -- perlu menggunakan akuntansi tunai atau akrual dalam pembukuan mereka. Inilah perbedaannya.

• Akuntansi kas: Jika menggunakan akuntansi tunai, Anda akan mencatat transaksi saat uang benar-benar ditukar, mencatat pendapatan saat pelanggan membayar, dan mencatat pengeluaran saat mereka dibayar.
• Akuntansi akrual: Akuntansi akrual mengakui pendapatan dan beban pada saat terjadinya. Misalnya, ketika Anda menagih pelanggan, faktur dicatat sebagai pendapatan, terlepas dari apakah pelanggan telah membayar faktur. Hal yang sama berlaku untuk pengeluaran, yang dicatat saat terjadi, bukan saat dibayar.

Langkah 4:Biasakan diri Anda dengan laporan keuangan nonprofit

Ada empat laporan keuangan nirlaba yang biasanya digunakan.

1. Laporan posisi keuangan: Laporan posisi keuangan mirip dengan neraca. Ini menampilkan aset, kewajiban, dan aset bersih, yang merinci aset yang dibatasi, dibatasi sementara, dan tidak dibatasi. Aset bersih menggantikan ekuitas pemilik untuk lembaga nonprofit karena lembaga nonprofit tidak memiliki pemilik atau investor.
2. Pernyataan kegiatan: Laporan aktivitas menunjukkan setiap perubahan aset bersih selama periode waktu tertentu. Laporan aktivitas mirip dengan laporan laba rugi, tetapi mencakup total saat ini dan tahun sebelumnya serta total yang dianggarkan dan varians anggaran. Penjelasan tentang setiap perubahan harus selalu menyertai pernyataan kegiatan.
3. Laporan biaya fungsional: Laporan pengeluaran fungsional melaporkan setiap program individual yang ditawarkan oleh organisasi nirlaba, bersama dengan biaya administrasi/overhead dan biaya penggalangan dana. Laporan pengeluaran fungsional juga dapat digunakan saat menyiapkan Formulir 990 Anda.
4. Laporan arus kas: Laporan arus kas adalah satu-satunya laporan yang digunakan baik dalam bisnis nirlaba maupun organisasi nirlaba. Laporan arus kas mengidentifikasi dan melaporkan kas yang diterima dari aktivitas operasi dan investasi serta kas dari aktivitas pendanaan.

Langkah 5:Kenali Formulir 990

Meskipun banyak organisasi nirlaba diklasifikasikan sebagai bebas dari pajak pendapatan federal, mereka masih perlu menyiapkan formulir pajak pada akhir tahun.

Formulir 990 jatuh tempo pada tanggal 15 bulan kelima setelah periode akuntansi atau tahun fiskal organisasi berakhir, jadi jika tahun fiskal Anda berakhir pada tanggal 31 Desember, Formulir 990 akan jatuh tempo pada tanggal 15 Mei tahun berikutnya.

Penting untuk diperhatikan bahwa Formulir 990 tersedia untuk inspeksi publik setiap saat setelah diajukan, dan formulir tersebut harus diajukan setiap tahun agar organisasi Anda dapat mempertahankan status nonprofitnya.

Langkah 6:Mulai masukkan transaksi akuntansi

Dengan sebagian besar pekerjaan penyiapan yang sekarang telah selesai, Anda siap untuk mulai memasukkan transaksi untuk lembaga nonprofit Anda.

Hal terpenting yang harus diingat saat memasukkan transaksi adalah jika Anda didanai oleh donor atau hibah, Anda perlu melacak bagaimana uang itu dibelanjakan. Anggaran juga digunakan secara lebih luas di lembaga nonprofit, dengan beberapa anggaran yang biasanya disiapkan untuk setiap program atau hibah.

Selain itu, jika Anda menerima sumbangan dalam bentuk barang, Anda juga perlu mengetahui cara mencatatnya dengan benar.

Organisasi nirlaba memerlukan akuntansi nirlaba

Meskipun lembaga nonprofit yang lebih kecil pasti dapat bertahan dengan perangkat lunak akuntansi standar, untuk melacak beberapa program, dana, dan hibah dengan benar, Anda akan mendapatkan layanan terbaik jika menggunakan perangkat lunak akuntansi nonprofit atau dana.

Dasar-dasar akuntansi nirlaba lebih kompleks daripada akuntansi untuk bisnis nirlaba, tetapi menggunakan perangkat lunak khusus industri akan membuat prosesnya jauh lebih mudah.