Buku Besar:Semua yang Perlu Anda Ketahui di 2022

Buku besar adalah bagian penting dari proses akuntansi dan pembukuan Anda. Buku besar berfungsi sebagai tempat penyimpanan untuk setiap transaksi yang dicatat, dan merupakan keharusan bagi bisnis apa pun yang menggunakan akuntansi entri ganda.

Ikhtisar:Apa yang dimaksud dengan buku besar dalam akuntansi?

Buku besar menyediakan catatan semua transaksi keuangan yang mempengaruhi bisnis Anda. Ada lima jenis akun buku besar yang berbeda, dengan setiap transaksi keuangan atau entri jurnal yang dimasukkan menggunakan setidaknya satu dari jenis akun ini:

1. Aset: Apa pun yang berharga yang dimiliki bisnis Anda.
2. Kewajiban: Apa pun yang menjadi hutang bisnis Anda.
3. Ekuitas Pemilik: Ekuitas pemilik menunjukkan berapa nilai bisnis setelah kewajiban dikurangi dari aset.
4. Pendapatan: Pendapatan diterima dari penjualan barang dan/atau jasa. Penting untuk menggunakan prinsip pengakuan pendapatan saat mencatat pendapatan.
5. Pengeluaran: Pengeluaran adalah biaya menjalankan bisnis dan termasuk sewa, utilitas, biaya penggajian, ongkos kirim, dan biaya layanan profesional untuk menyebutkan beberapa saja.

Jika Anda seorang pekerja lepas atau pemilik tunggal, kemungkinan besar Anda dapat bertahan tanpa buku besar, hanya karena Anda tidak menggunakan akuntansi entri ganda. Tetapi untuk setiap pemilik bisnis lainnya, buku besar adalah bagian terpenting dari akuntansi.

Apa yang dikatakan buku besar tentang bisnis Anda?

Meskipun buku besar Anda biasanya bukan alat pertama yang akan Anda gunakan untuk membuat keputusan bisnis, buku besar ini dapat memberikan detail yang Anda perlukan untuk melihat kinerja keuangan bisnis Anda selama bulan berjalan, atau bahkan tahun fiskal saat ini.

Baik membuat anggaran atau menghitung perputaran piutang, salah satu tempat terbaik untuk memulai adalah dengan buku besar.

Sebenarnya, jika Anda ingin melihat berapa banyak uang yang ada di rekening bank Anda saat ini, atau mengapa rekening biaya pencetakan Anda begitu tinggi, Anda harus membuka buku besar Anda terlebih dahulu.

Mengelola pengeluaran dengan lebih baik

Pengeluaran layanan profesional Anda sangat tinggi dan Anda tidak tahu mengapa. Jalankan laporan buku besar untuk melihat aktivitas apa yang telah terjadi selama setahun terakhir. Apakah akuntan Anda menaikkan tarif mereka? Apakah Anda sekarang membayar pengacara untuk menangani perselisihan karyawan?

Salah satu cara terbaik untuk mengelola pengeluaran Anda dengan lebih baik adalah dengan melihat secara detail persis apa yang Anda bayarkan setiap bulan. Meskipun ini mudah dilakukan untuk setiap vendor individu, menggunakan buku besar Anda untuk melihat semua pengeluaran terkait di setiap kategori pengeluaran memberi Anda gambaran yang lebih menyeluruh tentang pengeluaran bisnis Anda.

Lagi pula, Anda tidak dapat mengelola pengeluaran jika tidak mengetahuinya.

Melihat aktivitas untuk jangka waktu tertentu

Meskipun ada berbagai laporan keuangan yang dapat Anda jalankan untuk melihat aktivitas akun untuk jangka waktu tertentu, menjalankan laporan buku besar memungkinkan Anda untuk melihat semua aktivitas untuk jangka waktu yang sangat spesifik secara lebih rinci.

Misalnya, menjalankan laporan buku besar selama dua bulan akan memberi Anda saldo awal dan akhir untuk masing-masing bulan tersebut, bersama dengan semua aktivitas yang dicatat yang memengaruhi saldo buku besar Anda. Jika Anda menjalankan laporan buku besar dari 1 Januari 2020 hingga 29 Februari 2020, Anda akan memiliki saldo awal dan akhir yang siap ditampilkan untuk Januari dan Februari.

Tangkap dan perbaiki kesalahan apa pun

Biaya utilitas Anda telah naik 1.000% sejak bulan lalu, tetapi Anda tidak tahu mengapa. Salah satu cara tercepat untuk mengetahuinya adalah dengan melihat aktivitas buku besar umum untuk akun pengeluaran utilitas Anda. Berikut adalah dua kemungkinan skenario di mana buku besar Anda dapat membantu:

Skenario A: Ketika Anda meninjau buku besar umum Anda untuk biaya utilitas, Anda dapat melihat bahwa entri jurnal telah diposting untuk jumlah yang salah, menggembungkan pengeluaran Anda untuk bulan itu. Anda dengan mudah membalik entri jurnal dan memasukkan yang baru dengan jumlah yang benar.

Skenario B: Anda melihat bahwa salah satu entri adalah untuk setoran satu kali untuk gedung baru yang Anda sewa. Sementara biaya utilitas lebih tinggi dari biasanya bulan ini, akurat. Tidak diperlukan koreksi.

Contoh buku besar

Semua aktivitas keuangan dalam bisnis Anda dicatat dalam buku besar. Kegiatan ini meliputi:

• Setoran ke rekening bank Anda
• Cek yang ditulis ke berbagai vendor untuk biaya operasional
• Cek gaji dikeluarkan untuk karyawan Anda
• Pajak gaji dibayarkan ke lembaga negara bagian dan federal
• Aktivitas penjualan dan aktivitas piutang terkait
• Pencatatan pembayaran yang diterima dari pelanggan dan klien
• Penyesuaian inventaris seperti menerima produk atau menyesuaikan tingkat inventaris
• Tagihan diterima dan dicatat dalam hutang usaha
• Setiap kontribusi pemilik ke bisnis atau penarikan pemilik
• Setiap entri jurnal untuk mencatat transaksi seperti bunga dan biaya bank

Meskipun ini hanya sebagian daftar, ingatlah bahwa setiap transaksi yang dilakukan oleh bisnis Anda akan selalu memengaruhi akun buku besar Anda.

Meskipun Anda pasti dapat melihat detail ini di area asalnya, seperti piutang, inventaris, dan hutang, hanya buku besar yang memberi Anda detail semua akun Anda, dan bagaimana hubungannya dengan bisnis Anda.

Perangkat lunak akuntansi terbaik untuk melihat buku besar Anda

Setiap aplikasi perangkat lunak akuntansi yang mendukung akuntansi entri ganda juga dapat menghasilkan laporan buku besar. Berikut adalah beberapa aplikasi perangkat lunak yang menyediakan kemampuan pelaporan buku besar umum yang sangat baik.

1. GnuCash

GnuCash unik dalam banyak hal. Ini gratis, perangkat lunak sumber terbuka yang diunduh dan diinstal di desktop, workstation, atau komputer laptop. GnuCash adalah sistem pengguna tunggal, sehingga akan bekerja dengan baik untuk bisnis kecil, atau bisnis yang hanya membutuhkan satu pengguna.

GnuCash mencakup opsi pelaporan yang sangat baik, dengan laporan aset dan kewajiban terperinci serta laporan buku besar umum yang lengkap. Laporan menawarkan sedikit penyesuaian, tetapi ada begitu banyak laporan yang tersedia, sehingga penyesuaian kemungkinan tidak akan menjadi masalah.

Sebagai aplikasi sumber terbuka, GnuCash sepenuhnya gratis. Cukup kunjungi situs web GnuCash untuk mengunduh aplikasi ke desktop, workstation, atau laptop Anda.

2. Buku Baru

FreshBooks menawarkan bisnis kecil cara yang bagus untuk mengelola buku besar mereka. FreshBooks saat ini menawarkan empat opsi paket, memudahkan transisi ke paket yang lebih kuat. FreshBooks dirancang untuk navigasi yang mudah, sehingga pengguna baru pun dapat dengan mudah menemukan jalan mereka.

Meskipun opsi pelaporan cukup mendasar di FreshBooks, pilihan pelaporan telah meningkat dalam beberapa tahun terakhir, dengan tersedianya laporan dasbor dan wawasan. FreshBooks juga menawarkan laporan buku besar yang mudah dibaca.

Harga untuk FreshBooks Lite adalah $15 per bulan, dengan Plus menjalankan $25, dan Premium $50. Semua paket mencakup faktur, kemampuan pembayaran online, anggaran proyek, dan opsi pelaporan yang solid.

3. Desktop QuickBooks

QuickBooks Desktop menawarkan opsi pelaporan buku besar umum yang sangat baik untuk bisnis kecil dan bisnis yang sedang berkembang. Dirancang untuk kantor pengguna tunggal serta bisnis yang berkembang dengan banyak pengguna, QuickBooks Desktop menawarkan tiga paket untuk dipilih.

QuickBooks juga menawarkan opsi pelaporan luar biasa lainnya, dengan lebih dari 100 laporan standar disertakan dalam QuickBooks Pro, sementara paket Premier dan Enterprise mencakup lebih dari 150 laporan. Template laporan juga disertakan dalam aplikasi QuickBooks Desktop, dan Anda dapat dengan mudah menyesuaikan laporan buku besar untuk menyertakan hanya akun yang ingin Anda lihat.

QuickBooks Desktop Pro saat ini menjalankan $299,95 dan mendukung hingga tiga pengguna. Premier dihargai $499,95 per tahun, dan mendukung hingga lima pengguna, sedangkan paket Enterprise mendukung hingga 30 pengguna sistem dan tersedia seharga $849,10 per tahun.

Buku besar adalah jantung dari sistem akuntansi Anda

Baik Anda masih mencatat transaksi akuntansi menggunakan aplikasi spreadsheet, atau Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, buku besar penting untuk akuntansi yang akurat, menyediakan daftar terperinci dari semua transaksi keuangan Anda di satu lokasi.

Seperti buku cek, akuntansi buku besar membantu memastikan bahwa semua akun Anda tetap seimbang, dengan debit sama dengan kredit.

Jika Anda mencari cara yang lebih baik untuk melacak aktivitas buku besar, pastikan untuk memeriksa aplikasi di atas, atau lihat ulasan perangkat lunak akuntansi The Ascent untuk melihat lebih banyak opsi.