4 Jenis Otomasi Bisnis untuk Bisnis Anda

Alat otomatisasi bisnis membantu perusahaan dan pelanggan mereka dengan mengotomatisasi berulang, tugas sehari-hari. Mereka membebaskan karyawan untuk fokus pada proyek yang lebih strategis dan menyediakan jejak data yang dapat diaudit yang dapat digunakan tim untuk membuat keputusan yang lebih tepat dan menerapkan kontrol yang konsisten.

Perusahaan dari semua ukuran dapat menerapkan otomatisasi bisnis ke berbagai tugas, proyek dan proses. Manfaat utama biasanya mencakup penghematan waktu dan biaya, penghapusan kesalahan dan pengaturan kontrol untuk memastikan bahwa kebijakan diikuti.

Bagaimana Cara Kerja Alat Otomasi Bisnis?

Alat otomatisasi bisnis menggunakan teknologi untuk menghilangkan tenaga kerja manual dari proses bisnis sehari-hari. Dari sumber daya manusia hingga penjualan hingga akuntansi, hampir setiap sudut operasi bisnis dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi bisnis.

Menggunakan otomatisasi bisnis, perusahaan dapat menghilangkan kebutuhan akan tenaga kerja manual sekaligus meningkatkan dan menyederhanakan langkah-langkah individual yang membentuk proses yang berbeda. Sebagai contoh, dengan mengotomatisasi proses seleksi kandidat pekerjaan awal, perusahaan dapat menghemat jam kerja yang signifikan yang seharusnya dihabiskan dengan memberikan semua aplikasi yang diterima tinjauan awal.

Lebih dari sekadar mengganti kertas dan PDF dengan data digital, faktor otomatisasi bisnis dalam langkah-langkah kunci dalam alur kerja perusahaan dan kemudian membuat proses ini lebih murah, lebih cepat dan tidak rawan kesalahan. Dengan membawa proses ini ke satu atau lebih platform teknologi, perusahaan juga mendapatkan kemampuan pelaporan yang lebih baik dan kemampuan menganalisis data dari waktu ke waktu, kemudian menggunakannya untuk pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Jenis Otomasi Bisnis

Dengan membuat proses bisnis tertentu “otomatis, ” otomatisasi bisnis menghilangkan tugas yang berulang, mengurangi jam yang terbuang untuk tugas-tugas yang berlebihan, dan membantu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan. Untuk alasan ini dan lainnya, semakin banyak organisasi yang memasukkan semakin banyak otomatisasi bisnis ke dalam operasi mereka.

Berikut adalah empat jenis otomatisasi bisnis, bagaimana mereka bekerja dan kapan mereka harus digunakan.

Otomasi Pemasaran

Pemasaran adalah kegiatan bisnis penting yang dapat melelahkan dan mahal, membuatnya matang untuk penyederhanaan melalui otomatisasi.

Melalui alat otomatisasi pemasaran (yang biasanya berbentuk perangkat lunak), perusahaan dapat menghasilkan prospek yang sangat berkualitas yang siap untuk keterlibatan penjualan. Alat-alat ini juga menyediakan kerangka kerja bagi tim untuk menargetkan, membangun, jalankan dan ukur keberhasilan kampanye pemasaran—menghilangkan kerumitan dari kualifikasi dan konversi prospek.

Beberapa perangkat lunak otomatisasi pemasaran dapat mengotomatiskan proses pemasaran email, memungkinkan perusahaan untuk lebih menyelaraskan kampanye ini dengan upaya tim penjualan mereka. Perusahaan juga dapat menggunakan alat otomatisasi pemasaran untuk melacak dan mengukur aktivitas prospek, mengidentifikasi kapan prospek memenuhi kondisi kesiapan pembeli yang diketahui dan mengirimkan prospek ke penjualan segera setelah memenuhi kriteria yang telah ditentukan sebelumnya.

Otomatisasi pemasaran berguna untuk perusahaan dari semua ukuran. Sebagai contoh, perusahaan yang lebih kecil dapat menggunakan perangkat lunak untuk mengembangkan, menghasilkan dan mengirimkan email bulanan untuk menyampaikan konten atau penawaran yang relevan ke daftar distribusi klien. Proses ini dapat secara signifikan mengurangi jumlah jam yang dihabiskan untuk "sentuhan" pelanggan selama setahun.

Sebuah perusahaan yang lebih besar, sementara itu, mungkin ingin memanfaatkan fitur otomatisasi pemasaran yang diperluas, seperti segmentasi dinamis dari database pelanggan yang luas, penargetan pelanggan dengan pesan otomatis melalui media sosial dan teks, atau alur kerja yang dibuat khusus yang selaras dengan proses pemasaran khusus perusahaan.

Dengan mengotomatiskan pemasaran online dan kampanye pembuatan prospek, perusahaan dapat mengurangi biaya pengembangan dan pelaksanaan kampanye ini. Ini, pada gilirannya, membantu menciptakan laba atas investasi (ROI) terukur yang lebih tinggi untuk setiap kampanye tersebut.

Otomasi Akuntansi dan Pembukuan

Dengan mengotomatisasi fungsi akuntansi dan pembukuan mereka, perusahaan dapat menghemat banyak waktu pada piutang (AR), hutang usaha (AP), penagihan, koleksi, aplikasi kartu kredit, backup data dan proses keuangan lainnya yang harus dikelola setiap hari atau setiap minggu.

Mereka juga dapat menerapkan otomatisasi ke proses inti seperti menutup buku, manajemen buku besar (GL) dan manajemen rekening bank. Dengan menghapus elemen manual dari pekerjaan tim akuntansi—dan menangani pekerjaan pengurutan angka dan transaksional—otomatisasi membuat proses yang kompleks menjadi lebih mudah dikelola.

Ambil manajemen hutang, Misalnya. Sekitar 55% perusahaan masih menangani proses AP mereka secara manual. Menggunakan sistem otomatis untuk area spesifik manajemen keuangan bisnis ini menghemat uang dan waktu:Pengambilan data otomatis, faktur secara otomatis dicocokkan dengan dokumen, dan persetujuan disalurkan secara elektronik. Ini juga mengurangi kesalahan data dan membantu mencegah penipuan melalui sistem kontrol "tanpa sentuhan" yang terjadi di belakang layar.

Gabungan, fungsi ini diterjemahkan menjadi manfaat penting. Perangkat lunak otomatisasi AP mengurangi tugas manual dan membebaskan arus kas. Tim dapat mengirimkan faktur, mengelola persetujuan dan memproses pembayaran melalui satu platform dengan persetujuan cepat serta visibilitas dan kontrol yang lebih baik atas proses dan data keuangan penting.

Untuk perusahaan dari semua ukuran, akuntansi adalah proses yang memakan waktu yang mencakup banyak langkah manual. Dengan mengotomatiskan beberapa atau semua langkah tersebut, perusahaan dapat meluangkan waktu untuk tugas-tugas penting seperti analisis, strategi dan kolaborasi di antara anggota tim.

Otomatisasi Proses

Otomatisasi proses bisnis (BPA) melampaui otomatisasi dasar dan menggabungkan integrasi aplikasi untuk membantu perusahaan meningkatkan nilai dan efisiensi. Bagian dari BPA, otomatisasi proses robot (RPA) berfokus pada mengotomatisasi tugas-tugas rutin, sementara BPA membantu perusahaan mendapatkan lebih banyak dari investasi otomatisasi mereka. BPA melakukan ini dengan menggabungkan data di berbagai sumber untuk mengembangkan analisis yang akan sulit dicapai secara manual.

Perusahaan menggunakan BPA untuk fungsi seperti:

• Entri pesanan otomatis
• Otomatisasi email
• Pemrosesan batch otomatis
• Transfer file otomatis
• Pembuatan dan distribusi laporan otomatis

Dari perekrutan hingga manajemen email hingga akuntansi, hampir setiap sudut operasi bisnis akan mendapat manfaat dari BPA, yang tidak hanya menggantikan tenaga kerja manual tetapi juga menyederhanakan dan meningkatkan langkah-langkah alur kerja yang membentuk proses. Ketika proses bisnis diotomatisasi, seluruh langkah dalam alur kerja yang ada—rantai email dan transfer dokumen, misalnya—dihilangkan.

Otomatisasi SDM

Mempekerjakan karyawan baru adalah proses multi-langkah yang dimulai dengan iklan pekerjaan online atau upaya rekrutmen dan berakhir ketika karyawan tersebut resmi bergabung. Banyak langkah dalam proses ini dapat diotomatisasi.

Sistem manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah alat yang berharga untuk melakukannya. Sebagai bagian dari rangkaian fungsi yang lebih luas, sistem ini mengotomatisasi proses manajemen kandidat. Ini terkait secara khusus dengan penawaran pekerjaan otomatis yang dikirim langsung ke kandidat, yang membantu berbagi peran untuk diisi baik ke dunia luar maupun karyawan saat ini yang mungkin ingin melamar pekerjaan internal atau membuat rujukan.

HRMS sangat berharga bagi perusahaan yang pengalaman kandidatnya menjadi perhatian utama—mulai dari melamar, melanjutkan manajemen, menjadwalkan wawancara, hingga membuat penawaran, semua jalan melalui onboarding. Dengan menggunakan otomatisasi ini, Tim SDM dapat memproses lamaran pekerjaan, menangani penggajian, mengelola data karyawan saat ini dan masa lalu, meningkatkan proses penyediaan pengguna dan mengelola manfaat.

Karena HRMS mengotomatiskan semua aspek manajemen sumber daya manusia, termasuk onboarding dan penggajian, ini menyediakan analitik lengkap di seluruh proses ini. Ini juga mengotomatiskan proses SDM inti seperti mengelola waktu istirahat karyawan, manfaat, dan fundamental lainnya. Menggunakan analitik, sistem ini juga memberikan wawasan penting tentang produktivitas dan efisiensi tenaga kerja perusahaan.

Tugas SDM lain yang dapat dikelola perangkat lunak meliputi:

• Penyimpanan dan pengambilan catatan karyawan.
• Review lamaran kerja yang diajukan secara online.
• Pendistribusian dan penandatanganan kontrak kerja, perjanjian kerahasiaan, keringanan dan dokumentasi karyawan baru lainnya.
• Manajemen formulir pajak karyawan.
• Manfaat kelayakan pendaftaran.
• Persyaratan pelatihan (mis., ketika seorang karyawan pindah ke posisi baru).

Ditugaskan untuk mengevaluasi pekerjaan karyawan, Departemen SDM dapat menggunakan data sistem untuk melacak semua tugas setiap karyawan dan menghasilkan laporan siap pakai untuk manajer dan pemimpin. Jika, Misalnya, pergantian karyawan di gudang telah menjadi masalah serius selama 90 hari terakhir, perusahaan dapat menggunakan alat SDM untuk menunjukkan masalah spesifik dan membuat keputusan perekrutan yang lebih baik.

Alat Otomasi Proses Bisnis Apa yang Harus Saya Gunakan?

Alat mana yang Anda gunakan untuk mengotomatisasi bisnis Anda akan bergantung pada proses spesifik yang paling membutuhkannya. Dengan memetakan kebutuhan Anda sebelumnya, dan dengan mengidentifikasi area utama bisnis Anda yang siap untuk otomatisasi, Anda akan dapat memilih solusi terbaik untuk masalah tertentu.

Misalnya, jika tim akuntansi Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan mengirimkan faktur tersebut melalui proses persetujuan internal, maka alat otomatisasi AP akan sangat membantu Anda meningkatkan proses ini. Atau, jika tim pemasaran Anda mendedikasikan sebagian besar waktunya untuk mengembangkan dan mengirimkan konten yang relevan kepada pelanggan, maka platform otomatisasi pemasaran sudah siap.

Saat mencari area untuk diotomatisasi, temukan orang-orang di mana karyawan Anda:

• Mengelola volume tinggi tugas berulang secara teratur.
• Bekerja dalam kelompok besar untuk menyelesaikan tugas-tugas kecil.
• Tenggat waktu hilang karena panjang, proses manual.
• Mencoba yang terbaik, tetapi masih berdampak negatif pada proses bisnis lainnya (mis., kampanye penjualan yang tidak dapat dimulai karena pemasaran membutuhkan waktu terlalu lama untuk dikembangkan dan mengirim email pengantar).
• Membutuhkan kepatuhan yang lebih baik, audit dan jejak kertas lainnya.

Saat Anda menjelajahi berbagai alat otomatisasi di pasar, cari solusi yang akan membantu memangkas biaya dan mendorong efisiensi—dua tujuan utama dari setiap solusi otomatis. Apakah Anda menggunakan alat penjualan dan pemasaran, platform akuntansi otomatis atau solusi manajemen SDM, temukan yang terintegrasi erat dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) Anda atau temukan sistem ERP dengan platform komprehensif yang mencakup beberapa alat otomatisasi.

Ketika perangkat lunak otomatis dan ERP terintegrasi, perusahaan dapat menghilangkan ketidakteraturan data, meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk memindahkan informasi di seluruh sistem ini dan mendapatkan akses ke informasi yang lebih akurat, informasi waktu nyata. Ini memberi mereka pandangan holistik tentang operasi mereka dan memungkinkan mereka memanfaatkan sepenuhnya kemampuan sistem otomatis mereka.

#1 Cloud ERP
Perangkat lunak

Otomatiskan bisnis Anda Dengan NetSuite

NetSuite mendukung semua otomatisasi bisnis yang dijelaskan dalam artikel ini dan membantu perusahaan menghemat waktu, uang dan tenaga kerja dengan menangani banyak sekali tugas sehari-hari. Dari otomatisasi pemasaran hingga manajemen SDM hingga BPA, rangkaian lengkap produknya dirancang untuk menghilangkan kesulitan dalam mengelola proses sehari-hari.