Bagaimana Proses Hutang Usaha Bekerja dalam 5 Langkah

Memproses hutang usaha adalah bagian dari siklus akuntansi. Sebagai pemilik usaha kecil, Anda perlu memperhatikan siklus hutang dan mempelajari alur proses hutang.

Jika bisnis Anda sangat kecil, kemungkinan Anda dapat membayar tagihan Anda segera setelah Anda mendapatkannya. Namun, jika Anda memiliki beberapa tagihan yang harus dibayar, kemungkinan besar Anda akan menambahkannya ke hutang untuk dibayar di kemudian hari.

Ikhtisar:Apa itu hutang dagang?

Hutang usaha mengacu pada hutang Anda untuk barang-barang yang dibeli secara kredit. Setiap kali Anda membeli barang atau jasa, jumlah hutang Anda untuk barang dan jasa tersebut ditambahkan ke saldo hutang usaha Anda.

Karena semua item atau layanan ini dibeli secara kredit, dengan jumlah yang jatuh tempo dan harus dibayar dalam jangka waktu tertentu, biaya keterlambatan atau penalti dapat dinilai jika jumlahnya tidak dibayarkan dalam jangka waktu yang disepakati.

Hutang usaha adalah akun kewajiban, jadi jika Anda menggunakan akuntansi entri ganda, setiap kenaikan ke akun ini akan diposting sebagai kredit, dengan debit yang sesuai dibuat ke akun pengeluaran.

Ketika item hutang dagang dibayar, akun hutang dagang didebit, dengan uang tunai dikreditkan.

Jika Anda ingat dari dasar-dasar pembukuan, hutang adalah akun permanen, jadi entri penutupan Anda tidak akan memengaruhi akun ini.

Utang usaha vs. piutang:Apa bedanya?

Baik hutang dan piutang adalah bagian penting dari proses akuntansi. Hutang usaha, sebagaimana dijelaskan di atas, adalah hutang kepada pemasok atau penyedia layanan untuk produk yang diterima atau layanan yang diberikan. Hutang usaha dianggap sebagai kewajiban, karena itu adalah uang yang terutang.

Di sisi lain, piutang (A/R) adalah uang yang terutang kepada Anda untuk barang atau jasa yang Anda berikan kepada pelanggan Anda secara kredit. Saldo piutang usaha dianggap sebagai aset, karena angka itu menunjukkan berapa banyak uang yang terutang kepada Anda oleh pelanggan Anda. Mengetahui angka ini berperan saat menggali wawasan bisnis yang lebih dalam dengan menghitung perputaran piutang Anda.

Cara kerja proses hutang dagang

Prosedur hutang usaha yang tepat dimulai dengan bagan akun yang baik, yang memungkinkan Anda untuk memposting pengeluaran Anda ke akun yang benar. Prosesnya selesai ketika Anda mengeluarkan cek atau pembayaran elektronik kepada vendor untuk jumlah yang jatuh tempo pada atau sebelum tanggal jatuh tempo yang disebutkan.

Jika Anda terbiasa mengelola tagihan pribadi Anda sendiri, Anda seharusnya tidak memiliki masalah transisi ke proses hutang. Namun, ada beberapa hal yang perlu Anda lakukan untuk mempersiapkan dan memproses hutang dagang dengan benar.

Langkah 1:Buat bagan akun Anda

Membuat bagan akun yang sesuai dengan bisnis Anda adalah salah satu hal terpenting yang perlu Anda lakukan sebelum mulai memproses hutang dagang. Bagan akun Anda adalah tempat semua transaksi akuntansi Anda berada, dan hutang usaha tidak terkecuali.

Meskipun sebagian besar aplikasi perangkat lunak akuntansi menyertakan bagan akun default, pastikan untuk menambahkan akun tambahan apa pun untuk melacak pengeluaran hutang akun Anda dengan benar. Anda juga dapat mengatur bagan akun Anda pada perangkat lunak spreadsheet seperti Microsoft Excel.

Langkah 2:Menyiapkan detail vendor

Jika Anda baru saja memulai bisnis Anda, Anda mungkin harus menyiapkan vendor Anda. Baik Anda melacak transaksi akuntansi menggunakan perangkat lunak spreadsheet atau perangkat lunak akuntansi, Anda harus mencatat detail vendor.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda dapat mengatur detail vendor secara langsung di aplikasi, termasuk persyaratan akuntansi atau pembayaran yang disediakan oleh vendor. Istilah akuntansi ini menunjukkan berapa lama vendor atau pemasok memberi Anda untuk membayar tagihan Anda. Ketentuan pembayaran umum meliputi:

• Bersih 10
• Bersih 30
• Net 60

Misalnya, jika vendor Anda mengirimkan faktur dengan syarat pembayaran 30 Net, dan faktur tertanggal 15 Desember, Anda harus melakukan pembayaran selambat-lambatnya 14 Januari agar pembayaran tidak dianggap terlambat.

Istilah pembayaran lain yang umum digunakan, terutama di antara pemasok, adalah 2/10 Net 30. Dengan menggunakan tanggal faktur yang sama (15 Desember), istilah ini berarti jika Anda membayar faktur sebelum 24 Desember, Anda dapat mengambil diskon 2% dari total jumlah yang harus dibayar. Jika Anda tidak membayar sebelum tanggal 24 Desember, jumlah penuh faktur akan jatuh tempo paling lambat tanggal 14 Januari.

Salah satu istilah pembayaran populer lainnya adalah Due on Receipt. Jika Anda menerima faktur dari vendor atau pemasok yang menunjukkan Jatuh Tempo pada Tanda Terima, itu berarti pembayaran harus segera dilakukan.

Langkah 3:Memeriksa dan memasukkan detail tagihan

Setelah Anda menerima faktur dari vendor atau pemasok, Anda atau petugas akuntansi Anda perlu meninjau keakuratan tagihan.

Jika tagihan adalah untuk produk yang dipesan, pastikan untuk memverifikasi bahwa produk yang tercantum pada faktur semuanya telah diterima. Jika faktur adalah untuk layanan yang diberikan, pastikan layanan diberikan seperti yang dijelaskan pada faktur. Penting untuk menyelesaikan proses ini untuk setiap faktur yang diterima.

Setelah ini selesai, Anda dapat memulai proses memasukkan informasi faktur, baik di akun buku besar Anda atau di aplikasi perangkat lunak Anda. Jika Anda biasanya memasukkan semua hutang usaha untuk bisnis Anda, Anda dapat menyetujui tagihan saat Anda meninjaunya.

Namun, jika Anda mempekerjakan juru tulis akuntansi, Anda harus memberi orang itu pedoman umum tentang persetujuan faktur, serta mungkin batas dolar yang dapat disetujui juru tulis itu sendiri.

Metode lain yang dapat Anda gunakan adalah meminta faktur kode petugas Anda dengan nomor rekening yang benar dan kemudian mengirimkan faktur berkode kepada Anda untuk disetujui. Metode ini memungkinkan Anda untuk melihat tagihan yang masuk dan membantu memastikan keakuratan sekaligus menghindari kesalahan pembayaran.

Setelah proses ini selesai, petugas Anda dapat mulai memasukkan detail pembayaran, seperti nomor faktur, tanggal jatuh tempo faktur, dan jumlah jatuh tempo.

Langkah 4:Tinjau dan proses pembayaran untuk setiap faktur yang jatuh tempo

Cara terbaik untuk memastikan bahwa vendor Anda dibayar tepat waktu adalah dengan meninjau hutang dagang Anda setiap minggu untuk melihat pembayaran yang jatuh tempo. Baik Anda menggunakan sistem akuntansi manual atau perangkat lunak akuntansi, Anda harus meninjau tanggal jatuh tempo untuk melihat faktur mana yang harus dibayar.

Ada banyak metode yang dapat Anda gunakan untuk membayar tagihan. Anda dapat menulis cek, memproses cek dari perangkat lunak akuntansi, membayar vendor dan pemasok menggunakan kartu kredit perusahaan, atau menggunakan metode pembayaran elektronik seperti ACH untuk membayar vendor tepat waktu.

Jika Anda membayar vendor Anda menggunakan cek, Anda mungkin harus menyertakan salinan faktur di dalam amplop bersama dengan cek. Anda juga ingin memastikan bahwa nomor faktur ada pada semua jenis pengiriman uang untuk memastikan pembayaran Anda diposkan dengan benar.

Jika Anda membayar menggunakan kartu kredit atau ACH, Anda harus memberi tahu vendor pembayaran tersebut.

Langkah 5:Ulangi proses ini setiap minggu

Dengan menerapkan dan mengikuti siklus utang usaha mingguan, Anda dapat mengurangi beban kerja Anda di akhir bulan sekaligus menghindari keterlambatan pembayaran dan biaya keterlambatan. Meskipun Anda hanya memiliki sedikit pembayaran vendor yang harus dilakukan, memproses faktur secara teratur dapat membantu arus kas.

Bagaimana perangkat lunak akuntansi membantu proses hutang usaha

Jika Anda hanya memproses dua atau tiga faktur vendor dalam sebulan, memprosesnya secara manual tidak akan sulit. Tetapi bahkan bisnis terkecil pun memiliki faktur berulang yang perlu diproses secara teratur. Jika itu masalahnya, menggunakan perangkat lunak akuntansi dapat sangat membantu.

Manajemen vendor yang lebih baik

Anda tidak perlu lagi mencari vendor atau alamat pemasok, memeriksa syarat pembayaran, atau bahkan cek tulis tangan. Dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda dapat dengan mudah mengelola semua vendor Anda di satu lokasi pusat, tahu persis siapa narahubung Anda untuk setiap vendor, dan yakinlah bahwa pembayaran Anda dicatat saat diproses.

Anda juga dapat melihat berapa banyak Anda telah membayar setiap vendor dalam jangka waktu tertentu, yang dapat sangat membantu dalam manajemen pengeluaran.

Pembayaran dapat dilakukan secara otomatis

Tidak perlu lagi mengeluarkan buku cek untuk menulis cek dan kemudian mencatatnya sebagai catatan Anda. Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda dapat memasukkan rincian faktur, jumlah jatuh tempo, dan tanggal jatuh tempo, dan memilih untuk membayar faktur tersebut saat pembayaran jatuh tempo. Anda juga memiliki berbagai opsi pembayaran yang tersedia untuk Anda termasuk pemeriksaan standar, pembayaran kartu kredit, atau transfer ACH.

Pengeluaran akan dicatat dengan benar

Saat Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda atau petugas Anda dapat mengkodekan faktur ke akun pengeluaran yang tepat. Proses ini memungkinkan Anda untuk mengelola uang Anda dengan lebih baik. Misalnya, jika Anda bertanya-tanya berapa banyak yang telah Anda habiskan untuk utilitas selama setahun, cukup akses akun Beban Utilitas untuk melihat totalnya.

Pembayaran akan dilakukan tepat waktu

Tak seorang pun ingin terlambat dalam melakukan pembayaran. Perangkat lunak akuntansi akan menandai pembayaran yang akan segera jatuh tempo, memastikan Anda melihatnya dengan banyak waktu untuk membayarnya. Dengan menggunakan sistem manual, Anda sendiri yang bertanggung jawab untuk melihat buku besar atau spreadsheet manual Anda untuk melihat pembayaran yang jatuh tempo.

Sekali lagi, jika Anda hanya memiliki beberapa vendor yang harus dibayar, ini mungkin tidak menjadi masalah, tetapi bahkan jika Anda hanya membayar lima vendor setiap bulan, hidup Anda akan jauh lebih mudah jika Anda menggunakan software akuntansi.

Opsi audit dan pelaporan lebih baik

Tidak ada yang ingin diaudit, tetapi jika Anda pernah, Anda akan memiliki jejak audit yang solid menggunakan perangkat lunak akuntansi, mulai dari persetujuan awal hingga proses pembayaran tagihan akhir. Anda juga dapat membuat laporan keuangan yang lebih akurat, suatu keharusan jika Anda mengajukan permohonan kredit atau mencari investor.

Utang usaha lebih dari sekadar membayar tagihan

Mengelola hutang usaha Anda adalah bagian dari menjalankan bisnis Anda dengan benar. Dengan menerapkan sistem hutang usaha yang baik sejak awal, Anda dapat menghilangkan biaya keterlambatan yang mahal, membangun hubungan bisnis yang berharga, dan memastikan bahwa pengeluaran Anda diperhitungkan secara akurat.