Cara Mengelola Laporan Penuaan Hutang

Memahami bagaimana pengeluaran mengalir melalui bisnis Anda sangat penting untuk manajemen yang baik. Laporan penuaan utang usaha membantu Anda memahami apa yang terjadi.

Ketika saya ingin orang berpikir saya memiliki pekerjaan yang membosankan, saya biasanya memberi tahu mereka bahwa saya bekerja dengan hutang. Ini efektif ketika saya berada di sebuah pesta dan ingin pergi, atau saat lain saya sedang mengobrol ringan. Pada kenyataannya, saya pikir pekerjaan hutang dagang itu menarik.

Memproses hutang usaha adalah cara yang bagus untuk merasakan bisnis. Anda melihat pengeluaran apa yang terjadi dan seberapa sering.

• Apakah satu departemen terus-menerus memesan lebih banyak bahan mentah sementara departemen lain membuang lebih banyak biaya overhead?
• Apakah manajer proyek memproses faktur untuk pekerjaan berbulan-bulan setelah pekerjaan seharusnya ditutup?
• Vendor mana yang memungkinkan Anda membayar selama mungkin?

Jika Anda tidak cukup beruntung untuk dapat memproses faktur harian di bisnis Anda, laporan penuaan utang usaha adalah cara terbaik untuk mendapatkan gambaran umum tentang apa yang terjadi.

Ikhtisar:Apa yang dimaksud dengan laporan penuaan utang usaha?

Hutang akun (AP) adalah jumlah hutang Anda kepada vendor Anda. Saat Anda membeli inventaris atau persediaan atau menyewa subkontraktor, vendor akan mengirimkan faktur yang menunjukkan utang Anda, dan ini dibukukan sebagai hutang dagang. Saat Anda membayar faktur, jumlah utang usaha tersebut akan hilang.

Laporan penuaan utang usaha menunjukkan semua faktur yang belum dibayar saat ini. Saldo biasanya diberi tanggal dalam kenaikan 30 hari. Jadi, Anda akan menunjukkan setiap vendor dengan saldo terutang saat ini yang dipisahkan dengan jumlah saat ini, jatuh tempo 30 hari, jatuh tempo 60 hari, dan jatuh tempo 90 hari. Saldo hutang yang sudah berumur harus dimasukkan ke saldo hutang usaha di buku besar.

Cara mengelola laporan penuaan utang usaha

Berikut adalah tips dan trik terbaik untuk proses hutang piutang.

1. Tentukan penyiapan

Langkah pertama adalah menyiapkan laporan AP di perangkat lunak akuntansi Anda. Anda harus menyiapkan laporan untuk meniru bagaimana Anda menganggarkan. Jika Anda memiliki departemen terpisah yang tidak terkait, pastikan mereka mendapatkan laporannya sendiri. Jika Anda menjalankan perusahaan konstruksi, buat laporan terpisah untuk setiap pekerjaan atau laporan yang menunjukkan AP berdasarkan pekerjaan, bukan vendor.

Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak hutang akun tertentu untuk akuntansi AP Anda. Ini akan memudahkan untuk mengelola vendor dan mengirimkannya 1099 di akhir tahun.

2. Gunakan pesanan pembelian

Setelah bisnis Anda mencapai ukuran tertentu, penting untuk meminta manajer departemen atau proyek menyelesaikan pesanan pembelian untuk pembelian baru. Setiap manajer harus memiliki jumlah dolar yang dapat mereka setujui secara pribadi dan semua pembelian harus disetujui oleh seorang manajer.

Cara umum untuk melakukannya adalah meminta manajer mengisi formulir yang menjelaskan apa yang akan dibeli, dan untuk departemen/pekerjaan apa, lalu mengirimkannya ke bagian akuntansi. Saat faktur masuk, faktur akan diikat ke pesanan pembelian.

Semakin besar perusahaan Anda, semakin penting untuk memiliki pengendalian internal yang efektif. Sangat mudah bagi karyawan yang menipu untuk menggelapkan uang dengan faktur palsu atau yang disesuaikan, dan cara terbaik untuk memperlambatnya adalah dengan mengikat setiap faktur ke satu orang.

Hal yang sama berlaku untuk pembelian kartu kredit. Jika Anda akan cukup memercayai seorang karyawan untuk memberi mereka nomor kartu kredit Anda, Anda sebaiknya memberi mereka kartu kredit perusahaan sehingga Anda dapat melacak pembelian kembali ke individu.

3. Masukkan faktur saat diterima

Dalam akuntansi akrual, Anda mencatat pengeluaran saat terjadi, bukan saat dibayar. Artinya, jika Anda belum membayar pekerjaan subkontraktor pada suatu pekerjaan, tetapi Anda telah menerima faktur, itu perlu dipertanggungjawabkan. Masukkan faktur dengan tanggal faktur dan akan muncul di saldo percobaan pada tanggal tersebut.

4. Tentukan kapan Anda akan membayar

Banyak bisnis akan mengelola modal kerja mereka untuk meningkatkan arus kas operasi. Semakin lama Anda dapat menunda pembayaran AP sambil tetap cepat mengumpulkan piutang, semakin baik arus kas Anda. Anda membiayai penjualan tanpa bunga dengan hutang usaha.

Dell memelopori strategi ini di tahun 90-an dengan strategi inventaris tepat waktu. Dell akan menagih pelanggan untuk pesanan mereka dan kemudian memesan suku cadang untuk komputer. Mereka akan langsung dibayar saat bekerja tetapi terkadang tidak harus membayar vendor mereka selama 60 atau 90 hari. Modal kerja ini dapat digunakan untuk mengembangkan usaha.

Jangan hanya mulai menggunakan strategi ini secara tiba-tiba. Anda akan berakhir dengan banyak vendor dan biaya layanan yang marah. Kuncinya adalah bekerja pada hubungan dengan vendor dari waktu ke waktu dan membangun leverage. Anda kemudian dapat mulai menegosiasikan waktu pembayaran yang lebih lama.

Selain itu, jika Anda menjalankan perusahaan konstruksi, sebaiknya bayar hanya saat dibayar. Jika Anda dapat membuatnya bekerja, masukkan klausul dalam kontrak subkontraktor Anda yang mengatakan bahwa subkontrak tidak akan dibayar sampai Anda dibayar. Ini tidak bekerja dengan baik dengan pembelian bahan, jadi, sekali lagi, bangun hubungan dengan pemasok Anda yang memungkinkan Anda untuk mendorong waktu pembayaran.

5. Rekonsiliasi dengan akun lain

Langkah terakhir adalah merekonsiliasi laporan Anda. Pastikan saldo laporan penuaan AP sesuai dengan yang ada di neraca. Bank Anda pasti akan melakukan ini, terutama jika Anda memiliki fasilitas kredit.

Anda juga harus memastikan laporan AR Anda sesuai dengan neraca. Jika Anda memiliki fasilitas kredit, bank Anda akan memeriksa hutang dan piutang berumur dan menggunakannya sebagai jaminan setiap bulan.

6. Pikirkan tentang masalah waktu

Anda akan sering menerima faktur yang tanggalnya jauh sebelum Anda menerimanya. Dokumen asli bisa saja hilang melalui pos atau manajer yang bertanggung jawab untuk menyetujuinya bisa saja hilang.

Ini bukan masalah kehidupan nyata jika vendor Anda sabar dan mengizinkan Anda membayar terlambat. Masalah kehidupan palsu (alias akuntansi) adalah dengan waktu AP.

Saya menghabiskan minggu pertama atau lebih setiap bulan melakukan keuangan. Siklus keuangan saya sedikit lebih lama daripada kebanyakan karena saya bekerja di sebuah perusahaan konstruksi dan harus melakukan banyak hal menyenangkan dengan pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi pada saat saya selesai, saya pasti telah memproses dua atau tiga kelompok cek dan faktur.

Di sinilah masalahnya. Jika saya memproses cek pada 4 Oktober (sebelum saya selesai dengan keuangan September) yang memiliki tanggal faktur 12 Juli (karena faktur awalnya hilang atau apa) AP saya yang menua untuk 30 September akan hilang untuk menunjukkan saldo jatuh tempo untuk faktur tersebut karena telah dibayar setelah 30 September tetapi bertanggal sebelumnya.

Anda dapat mengutak-atik tanggal di perangkat lunak Anda untuk membuat ini tidak terjadi. Atau, Anda dapat melakukan apa yang saya lakukan, yaitu mengabaikannya. Bersiaplah dengan penjelasan jika bank atau auditor datang menanyakan mengapa Anda memiliki saldo jatuh tempo.

Contoh laporan penuaan utang usaha

Mari kita lihat contoh penuaan AP:

Total saldo AP adalah $1.500. Di antara vendor yang ditampilkan, Clothes Call baik-baik saja, karena satu-satunya faktur yang masih berlaku. Todd's Tapers memiliki faktur $250 yang menunjukkan jatuh tempo 30-60 hari. Faktanya, hanya $400 dari total saldo yang menunjukkan lancar.

Ini mungkin tidak menjadi masalah. Itu tergantung pada apa strateginya dan kapan faktur diterima. Masalah sebenarnya adalah ketika AP masuk ke kolom>90. Sangat jarang ada hubungan vendor di mana pembayaran terlambat lebih dari 90 hari dapat diterima.

Lulus tes AP (penuaan) Anda

Saya tidak akan menyalahkan Anda jika Anda masih menganggap hutang usaha tidak menarik; dibutuhkan orang yang istimewa dan aneh untuk merasakannya. Namun saya harap Anda sekarang memahami betapa pentingnya melacak AP Anda secara efektif dan mengelolanya secara efisien.