Panduan Pemula untuk Dasar-dasar Pembukuan

Sering kali sulit untuk menjaga agar berbagai istilah yang terlibat dalam pembukuan bisnis kecil tetap lurus. Dalam panduan ini, The Ascent menguraikan dasar-dasar untuk membantu Anda memahami istilah-istilah tersebut.

Panduan ini dirancang untuk menyederhanakan proses pembukuan untuk Anda, memberi Anda dasar-dasar mulai dari penyiapan yang tepat untuk semua akun Anda hingga mengapa penting untuk mencatat transaksi dengan segera.

Berikut adalah dasar-dasar pembukuan yang harus Anda ketahui:

• Memahami dan menyiapkan bagan akun Anda.
• Mulai catat semua transaksi keuangan Anda.
• Rekonsiliasi rekening bank.
• Tutup bulan dan jalankan laporan keuangan.

Ikhtisar:Apa itu pembukuan?

Sederhananya, pembukuan adalah pencatatan transaksi keuangan bisnis. Setiap transaksi dengan implikasi keuangan perlu dicatat oleh pemegang buku. Kedengarannya cukup sederhana, bukan?

Namun, bagi pemula, pengenalan kosakata khusus pembukuan dan aturan yang mengatur proses pembukuan yang benar bisa jadi sangat melelahkan.

Akuntan vs. pemegang buku:Apa bedanya?

Sementara pekerjaan pemegang buku mungkin tampak serupa (atau sama) sebagai akuntan, mereka hanya mirip di permukaan. Seorang pemegang buku mencatat semua transaksi keuangan untuk bisnis, sedangkan tugas akuntan adalah menafsirkan dan menganalisis data yang dicatat oleh pemegang buku.

Dasar-dasar pembukuan:Akun yang harus Anda ketahui

Ada lima akun pembukuan yang harus Anda ketahui dan pahami:

1. Aset: Apa pun yang bernilai dalam bisnis Anda dianggap sebagai aset. Ini termasuk uang tunai di rekening bank Anda, piutang (A/R), saldo (karena itu adalah uang yang terutang kepada Anda oleh pelanggan), serta inventaris, komputer, dan furnitur.
2. Kewajiban: Setiap hutang yang terutang oleh bisnis Anda dianggap sebagai kewajiban, seperti saldo hutang usaha (A/P) Anda, (karena itulah yang terutang kepada vendor), serta pinjaman apa pun yang menjadi hutang bisnis.
3. Pendapatan/pendapatan: Pendapatan, juga disebut pendapatan, adalah semua uang yang diperoleh bisnis Anda baik melalui produk yang dijual atau layanan yang diberikan.
4. Pengeluaran: Kita semua akrab dengan pengeluaran. Tagihan listrik Anda, gaji karyawan Anda, dan makan siang kerja Anda dengan klien potensial semuanya dianggap sebagai pengeluaran.
5. Ekuitas: Saat Anda mengurangi kewajiban bisnis Anda dari aset bisnis Anda, Anda memiliki ekuitas, yang mencerminkan kepentingan keuangan Anda dalam bisnis.

Anda juga perlu memahami apa itu debit dan kredit sebelum Anda dapat mulai memasukkan transaksi apa pun. Setiap transaksi yang diposting di buku besar atau perangkat lunak akuntansi Anda akan menjadi debit atau kredit.

Jika Anda menggunakan akuntansi entri ganda, yang direkomendasikan, Anda akan memiliki entri kredit yang sesuai untuk setiap entri debit yang Anda buat, dan sebaliknya.

Jenis Akun	Untuk Meningkatkan Saldo	Untuk Mengurangi Saldo
Aset	Debit	Kredit
Kewajiban	Kredit	Debit
Pendapatan	Kredit	Debit
Pengeluaran	Debit	Kredit
Ekuitas	Kredit	Debit

Debit dicatat di sisi kiri buku besar akuntansi, sedangkan kredit dicatat di sisi kanan buku besar.

Entri debit dapat meningkatkan saldo beberapa akun, sementara entri kredit dapat meningkatkan saldo akun lain. Akan sangat membantu bagi Anda untuk memahami prinsip ini sebelum memposting transaksi apa pun.

Cara menangani pembukuan untuk bisnis kecil Anda

Ada beberapa hal yang perlu Anda lakukan untuk memulai pembukuan untuk bisnis Anda. Langkah-langkah ini diuraikan di bawah ini.

Langkah 1:Kenali dan atur bagan akun Anda

Bagan akun Anda adalah tulang punggung bisnis Anda dan merupakan kebutuhan untuk mencatat transaksi dengan benar. Meskipun Anda pasti dapat membeli buku besar di toko peralatan kantor, perlu diingat bahwa lebih mudah untuk menyiapkan bagan akun jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, seperti Wave.

Sebagian besar perangkat lunak yang dirancang untuk pemilik tunggal dan bisnis kecil akan menyertakan bagan akun default, jadi Anda tidak perlu membuatnya dari awal.

Ingatlah bahwa dalam banyak kasus, Anda dapat mengedit bagan akun agar lebih sesuai dengan bisnis Anda. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menjadi akrab dengan akun yang termasuk dalam bagan akun Anda, yang akan membuatnya lebih mudah ketika Anda mulai memasukkan transaksi keuangan.

Langkah 2:Mulailah mencatat transaksi keuangan

Setiap dan setiap transaksi yang Anda lakukan perlu dicatat, baik di buku besar atau di aplikasi perangkat lunak akuntansi Anda.

Proses ini bisa sesederhana menyiapkan faktur bagi pelanggan untuk menyiapkan tagihan listrik Anda yang harus dibayar. Salah satu hal hebat tentang menggunakan perangkat lunak adalah debit dan kredit yang terlibat dalam pembuatan faktur semuanya ditangani di belakang layar.

Misalnya, jika Anda menyiapkan dan memposting faktur sebesar $150 kepada John Brown untuk konsultasi, Anda harus mencatat informasi tersebut dalam entri jurnal.

Tanggal Akun Debit Kredit 25-10-2019 Piutang Usaha $150 25-10-2019 Pendapatan/Penghasilan $150

Ketika John Brown membayar faktur, dan pembayaran diposting, entri yang benar akan seperti yang ditampilkan di bawah ini. Anda akan melihat bahwa akun A/R, yang didebet pada entri pertama, akan dikreditkan (dikurangi) karena faktur telah dibayar.

Tanggal Akun Debit Kredit 31-10-2019 Uang Tunai $150 31-10-2019 Piutang Usaha $150

Langkah 3:Rekonsiliasi rekening bank Anda

Biasanya, Anda harus menunggu untuk menerima laporan mutasi bank bulanan dan merekonsiliasi transaksi pada laporan mutasi dengan yang diposting di buku besar atau perangkat lunak akuntansi Anda. Tujuan di balik penyelesaian rekonsiliasi bulanan adalah untuk melihat cek yang masih beredar, memposting transaksi bank, dan menambahkan biaya tambahan seperti biaya rekening.

Rekonsiliasi memberi Anda saldo kas yang akurat, yang sangat penting bagi bisnis kecil dengan arus kas terbatas.

Salah satu keuntungan menggunakan perangkat lunak akuntansi adalah sebagian besar proses rekonsiliasi diselesaikan hanya dengan menautkan rekening bank Anda ke perangkat lunak pilihan Anda. Hal ini memungkinkan rekonsiliasi harian atau mingguan yang mudah, membuat proses akhir bulan menjadi lebih sederhana.

Jika Anda memilih untuk tidak menautkan perangkat lunak Anda dengan bank Anda, Anda harus merekonsiliasi akun Anda secara manual. Apa pun cara Anda melakukannya, penting untuk menyelesaikan prosesnya secara teratur.

Langkah 4:Tutup bulan dan jalankan laporan keuangan

Setelah rekening bank Anda direkonsiliasi dan penyesuaian dilakukan pada alat pencatatan pilihan Anda, Anda sebaiknya menutup bulan dan mencetak laporan keuangan.

Jika Anda menggunakan buku besar manual, Anda harus menutup setiap akun individual dan menggabungkannya ke dalam jenis akun yang tepat -- proses yang membosankan yang sangat mendukung penggunaan perangkat lunak akuntansi, yang menyelesaikan proses ini secara otomatis.

Banyak produk baru yang tidak memiliki proses penutupan akhir bulan tertentu, tetapi memungkinkan Anda memilih tanggal batas untuk memasukkan transaksi dan menyiapkan laporan keuangan yang secara akurat akan mencerminkan saldo untuk bulan itu.

Pelaporan keuangan adalah bagian penting dari proses pembukuan, karena laporan memberikan pandangan yang akurat tentang kesehatan keuangan bisnis Anda, yang dapat dibagikan dengan akuntan atau CPA Anda.

Tiga laporan keuangan dasar meliputi:

1. Saldo lembar: Neraca menunjukkan aset, kewajiban, dan ekuitas bisnis Anda pada tanggal tertentu.
2. Penghasilan pernyataan: Laporan laba rugi dapat sangat berguna untuk usaha kecil karena mereka menampilkan laba bersih selama periode waktu tertentu.
3. Arus kas pernyataan :Laporan arus kas menunjukkan kas masuk dan keluar selama periode waktu tertentu.

Apakah Anda harus menggunakan software akuntansi untuk pembukuan Anda?

Sebagai pemilik tunggal, pekerja lepas, atau pemilik usaha kecil, Anda dapat memilih antara menggunakan buku besar tulisan tangan tradisional, perangkat lunak spreadsheet, atau perangkat lunak akuntansi.

Tetap dengan pena dan kertas jika:

• Anda tidak memiliki komputer dan tidak ingin membelinya.
• Anda tidak memiliki akses ke internet.
• Bisnis Anda lebih seperti hobi.

Gunakan perangkat lunak akuntansi jika:

• Anda menginginkan gambaran yang akurat tentang bisnis Anda. Meskipun perangkat lunak akuntansi dapat terasa menakutkan bagi mereka yang tidak memiliki pengalaman pembukuan atau akuntansi, banyak produk dirancang khusus untuk pemula di bidang keuangan.
• Anda ingin menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pencatatan dan lebih banyak waktu untuk bisnis Anda. Daripada menuliskan semuanya dan harus secara manual merekonsiliasi semua buku besar dan akun Anda, menggunakan perangkat lunak akuntansi memungkinkan Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk melacak transaksi Anda, memberi Anda lebih banyak waktu untuk dihabiskan untuk bisnis Anda.
• Anda ingin mengembangkan bisnis Anda. Memakan waktu lama untuk mengikuti banyak buku besar dan menjaga akurasi, jadi jika rencana Anda termasuk mengembangkan bisnis, Anda harus menggunakan software akuntansi.

Menemukan metode pembukuan yang tepat untuk Anda

Jika Anda berkecimpung dalam bisnis, baik sebagai pekerja lepas, pemilik tunggal, atau pemilik usaha kecil, Anda harus dapat menagih pelanggan Anda, melacak pengeluaran Anda, dan tahu persis seberapa stabil finansial bisnis Anda. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan software akuntansi.