Panduan Pemula untuk Piutang Usaha

Bagian dari proses akuntansi akrual, piutang membantu Anda mengenali pendapatan saat diperoleh, sekaligus memungkinkan Anda memberikan pelanggan dengan kredit.

Jika Anda pemilik bisnis baru, atau baru saja beralih metode akuntansi dari tunai ke akuntansi akrual, Anda mungkin tidak terbiasa dengan piutang.

Piutang usaha memainkan peran aktif dalam siklus akuntansi. Total piutang usaha secara langsung memengaruhi pendapatan bersih Anda karena dianggap sebagai pendapatan, tetapi pengumpulan saldo piutang berikutnya tidak memengaruhi laba ditahan Anda, karena sudah menjadi bagian dari total pendapatan Anda. Selain itu, piutang adalah akun permanen dan tidak terpengaruh oleh entri penutup.

Ikhtisar:Apa itu piutang?

Jika Anda menjual barang atau jasa kepada pelanggan Anda secara kredit, bisnis Anda akan selalu memiliki saldo piutang di buku besar Anda. Piutang usaha mencerminkan jumlah uang yang terutang pada bisnis Anda dari barang dan jasa yang Anda berikan kepada pelanggan secara kredit.

Penting bagi pemilik bisnis untuk mengelola piutang mereka dengan benar, mulai dari pengajuan kredit awal hingga pengumpulan saldo piutang. Jika Anda khawatir tentang seberapa cepat pelanggan Anda membayar, menghitung rasio perputaran piutang dapat memberikan beberapa wawasan.

Piutang usaha vs. utang usaha:Apa bedanya?

Piutang usaha mencerminkan uang yang terutang ke bisnis Anda untuk menyediakan barang dan jasa. Piutang usaha dianggap sebagai aset dan tercermin dalam neraca Anda.

Hutang adalah uang yang Anda berutang vendor untuk menyediakan barang dan jasa untuk perusahaan Anda. Hutang usaha dianggap sebagai kewajiban di neraca Anda karena itu adalah uang yang Anda miliki saat ini.

Salah satu cara mudah untuk mengingat perbedaannya adalah bahwa saldo piutang usaha Anda kemungkinan besar dicatat di pembukuan pelanggan Anda sebagai item hutang usaha.

Manfaat piutang

Salah satu tanda bisnis yang sukses adalah kemampuan untuk meningkatkan penjualan. Memberikan kredit kepada sekelompok pelanggan tertentu dapat melakukan hal itu, menyediakan pelanggan tersebut juga dapat membantu membangun loyalitas pelanggan, memungkinkan Anda menyesuaikan acara penjualan untuk pelanggan kredit, dan mengembangkan bisnis Anda.

Pasang surut piutang Anda juga dapat membantu Anda mengelola proyeksi keuangan dengan lebih baik, yang dapat membantu saat membuat anggaran untuk bisnis Anda.

Cara memproses piutang

Memproses piutang adalah proses yang mudah. Jika Anda ingin menawarkan persyaratan kredit kepada pelanggan Anda untuk pertama kalinya, berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ikuti:

Langkah 1:Kembangkan proses persetujuan kredit untuk pelanggan Anda

Pastikan untuk mengembangkan proses persetujuan kredit untuk bisnis Anda. Proses ini harus digunakan oleh Anda dan pemegang buku Anda saat menagih pelanggan secara kredit.

Kiat untuk mengembangkan proses persetujuan kredit

Ada beberapa hal yang harus Anda lakukan sebelum menawarkan kredit kepada pelanggan Anda. Berikut hal-hal yang perlu dilengkapi:

• Buat aplikasi kredit: Anda dapat membuat aplikasi kredit dari awal atau menggunakan template yang dapat dibeli dari toko peralatan kantor atau diunduh. Permohonan harus menyertakan semua persyaratan dan ketentuan yang berlaku untuk penawaran kredit dan harus mengikuti undang-undang federal tentang praktik kredit.
• Buat persyaratan kredit: Jika arus kas Anda sehat, Anda dapat memperpanjang kredit selama 30-45 hari, tetapi mereka yang beroperasi dengan arus kas yang lebih ketat mungkin ingin memperpanjang kredit selama 10-15 hari. Setiap pelanggan yang disetujui untuk kredit harus memiliki persyaratan piutang yang ditetapkan, dengan informasi tersebut dikomunikasikan kepada pelanggan sebelum penjualan kredit apa pun.

Langkah 2:Buat faktur untuk pelanggan Anda

Faktur itu penting. Pastikan Anda memiliki kemampuan untuk segera membuat faktur piutang untuk pelanggan Anda.

Misalnya, Anda menjual pena senilai $200 kepada pelanggan Anda, membebankan pajak penjualan sebesar $8 kepada mereka. Baik Anda memposting faktur secara manual ke dalam buku besar, atau membiarkan perangkat lunak akuntansi Anda menangani posting tersebut, berikut adalah tampilan entri jurnal untuk contoh piutang ini:

Tanggal Akun Debit Kredit 4-5-2020 Piutang Usaha $208 4-5-2020 Penjualan $200 4-5-20 Pajak Penjualan $8

Kiat untuk membuat faktur

Mengirimkan faktur kepada pelanggan Anda dengan segera membantu memastikan bahwa pembayaran akan segera dilakukan.

• Kirim faktur segera: Jangan menunggu seminggu sebelum mengirim faktur. Setelah pembelian selesai, faktur juga harus diselesaikan.
• Gunakan perangkat lunak akuntansi jika Anda dapat: Salah satu hal menyenangkan tentang menggunakan perangkat lunak akuntansi adalah setelah penjualan diproses, Anda dapat langsung menagih pelanggan Anda.
• Pastikan persyaratan ada di depan dan di tengah faktur Anda: Jika Anda mengharapkan pembayaran dalam 30 hari, pastikan itu dicatat dengan jelas di faktur. Ingat, pelanggan Anda tidak dapat membayar Anda tepat waktu jika mereka tidak tahu kapan pembayaran jatuh tempo.

Langkah 3:Lacak saldo piutang usaha

Sangat penting bahwa Anda tetap di atas saldo piutang Anda. Dengan cara ini Anda dapat memastikan bahwa pelanggan diingatkan saat tanggal jatuh tempo pembayaran semakin dekat serta menindaklanjuti saat pembayaran terlambat.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda dapat menjalankan laporan piutang mingguan untuk melihat akun mana yang lewat jatuh tempo dan mana yang akan segera jatuh tempo. Ini dapat membantu Anda mengumpulkan rekening yang telah jatuh tempo.

Kiat untuk melacak saldo piutang usaha

Manajemen yang tepat dari saldo piutang Anda adalah penting. Berikut beberapa kiat untuk memastikan Anda menerima pembayaran tepat waktu:

• Selalu tahu kapan pembayaran jatuh tempo: Baik Anda menggunakan spreadsheet atau perangkat lunak akuntansi untuk melacak piutang, Anda harus selalu mengetahui pembayaran mana yang jatuh tempo.
• Kirimkan pengingat kepada pelanggan Anda: Pengingat email cepat kepada pelanggan Anda bahwa pembayaran mereka akan segera jatuh tempo dapat membantu.
• Bersikaplah proaktif: Pastikan untuk menindaklanjuti dengan pelanggan Anda segera setelah tanggal jatuh tempo faktur telah berlalu tanpa pembayaran. Meskipun tidak menjamin pembayaran, ini mengirimkan pengingat tepat waktu kepada pelanggan Anda bahwa pembayaran telah jatuh tempo.

Langkah 4:Pasang pembayaran

Langkah terakhir dalam proses piutang adalah memposting pembayaran yang telah Anda terima dari pelanggan Anda.

Setelah Anda menerima pembayaran dari pelanggan Anda, entri jurnalnya adalah:

Tanggal Akun Debit Kredit 4-5-2020 Uang Tunai $208 4-5-2020 Piutang Usaha $208

Perhatikan bahwa pajak penjualan tidak termasuk dalam entri jurnal ini, karena pengiriman pajak penjualan ditangani dalam transaksi terpisah.

Kiat untuk mengeposkan pembayaran

Cara termudah untuk mengirim pembayaran pelanggan adalah dengan menerima pembayaran secara online. Namun, banyak orang masih meminta pelanggannya mengirimkan pembayaran melalui pos. Apa pun metode Anda, berikut beberapa kiat untuk mengelola pembayaran pelanggan dengan benar:

• Berikan beberapa opsi pembayaran: Cara tercepat untuk menerima pembayaran adalah dengan menyediakan banyak pilihan pembayaran kepada pelanggan Anda. Sementara pembayaran online menawarkan kenyamanan yang lebih besar, beberapa bisnis masih lebih suka membayar tagihan dengan cek. Pastikan pelanggan Anda memiliki opsi untuk melakukan keduanya.
• Periksa kembali apakah pembayaran online diposting secara akurat: Jika perangkat lunak akuntansi Anda secara otomatis memposting pembayaran dari bank Anda, pastikan pembayaran tersebut diposting dengan benar. Dalam kebanyakan kasus, pengeposan otomatis selesai tanpa masalah, tetapi ada kalanya pembayaran terhenti atau bahkan diposting ke akun yang salah.

Menjaga piutang baik untuk bisnis

Bisnis apa yang tidak menginginkan lebih banyak pelanggan? Jika Anda ingin memperluas basis pelanggan, menjual produk dan layanan kepada pelanggan secara kredit akan sangat membantu.

Prosesnya harus ditangani dengan benar, termasuk pemeriksaan pelanggan yang tepat, menawarkan persyaratan kredit yang sesuai dengan arus kas bisnis Anda, dan proaktif dalam mengumpulkan saldo piutang.

Cara terbaik untuk menangani piutang adalah dengan menggunakan software akuntansi. Jika Anda mencari perangkat lunak akuntansi yang cocok untuk bisnis Anda, pastikan untuk membaca ulasan perangkat lunak akuntansi The Ascent.