Memenuhi Persyaratan GDPR

Karena invasi privasi, email kebijakan yang diperbarui telah menetap di kotak masuk kami, dan sebagian besar dari kami telah meninggalkan kegilaan meme GDPR tahun 2018 di belakang kami, GDPR telah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari.

Meskipun demikian, banyak organisasi masih mencantumkan kepatuhan GDPR sebagai perhatian utama, dengan dua pertiga bisnis kecil di UE masih belum memenuhi semua persyaratan GDPR. Dan meskipun banyak perusahaan besar telah mendatangkan konsultan ahli dan petugas keamanan data, banyak dari mereka juga masih belum sepenuhnya mematuhi GDPR.

Jadi, apa yang terjadi?

Tampaknya banyak organisasi mengabaikan pentingnya pelatihan staf saat menerapkan GDPR. Memastikan bahwa staf reguler, yang sehari-hari menangani data pelanggan, diberikan alat dan panduan yang tepat saat memproses data klien sangat penting dalam memastikan bisnis Anda memenuhi persyaratan GDPR.

Pelatihan staf akan meminimalkan risiko peraturan GDPR secara tidak sengaja dilanggar dalam organisasi.

Di bawah ini saya telah mencantumkan empat perubahan terbesar pada pemrosesan data klien yang diberlakukan oleh GDPR. Namun, bisnis Anda harus memahami dan menerapkan semua persyaratan GDPR baru untuk memastikan Anda sepenuhnya mematuhi undang-undang perlindungan data saat ini.

Data Klien Anda Harus Disimpan dengan Aman di UE

Persyaratan GDPR baru menyatakan bahwa semua data tentang warga negara UE harus disimpan dengan aman di dalam UE. Sebelum organisasi Anda mulai menangkap dan menyimpan data klien apa pun, penting untuk memastikan bahwa Anda mengetahui di mana data disimpan dan bahwa data disimpan di sistem yang aman. Ini meminimalkan risiko data pribadi klien hilang atau dicuri.

Menuliskan informasi sensitif pada selembar kertas atau menyimpan informasi secara lokal di komputer meningkatkan risiko data dibagikan dengan orang lain di luar organisasi. Jika organisasi Anda berada di luar UE, maka data berbasis kertas atau data yang disimpan secara lokal tidak akan memenuhi persyaratan GDPR. Menggunakan sistem CRM berbasis Eropa yang mengenkripsi informasi klien Anda akan membantu menjaga keamanan data pribadi klien Anda. Jika saat ini Anda tidak menggunakan CRM, atau sistem CRM Anda tidak sesuai dengan GDPR, Anda dapat mendaftar untuk mendapatkan CRM Sistem Sangat Sederhana gratis di sini.

Persyaratan GDPR baru menyatakan bahwa semua data tentang warga negara UE harus disimpan dengan aman di dalam UE. Sebelum organisasi Anda mulai menangkap dan menyimpan data klien apa pun, penting untuk memastikan bahwa Anda mengetahui di mana data disimpan dan bahwa data disimpan di sistem yang aman. Ini meminimalkan risiko data pribadi klien hilang atau dicuri.

Menuliskan informasi sensitif pada selembar kertas atau menyimpan informasi secara lokal di komputer meningkatkan risiko data dibagikan dengan orang lain di luar organisasi. Jika organisasi Anda berada di luar UE, maka data berbasis kertas atau data yang disimpan secara lokal tidak akan memenuhi persyaratan GDPR.

Menggunakan sistem CRM berbasis Eropa yang mengenkripsi informasi klien Anda akan membantu menjaga keamanan data pribadi klien Anda. Jika saat ini Anda tidak menggunakan CRM, atau sistem CRM Anda tidak sesuai dengan GDPR, Anda dapat mendaftar untuk CRM Sistem Sangat Sederhana gratis di sini.

Anda Hanya Harus Mengumpulkan Data Pribadi yang Diperlukan

Setelah Anda memiliki sistem yang aman untuk menyimpan data klien Anda, langkah selanjutnya adalah memutuskan data apa yang akan dikumpulkan. Persyaratan GDPR saat ini menyatakan bahwa bisnis hanya dapat mengumpulkan informasi yang diperlukan dari klien mereka, dan upaya tersebut harus dilakukan untuk meminimalkan jumlah data pribadi yang diproses.

Mungkin sulit untuk mengetahui informasi apa yang penting untuk dikumpulkan; ide yang bagus adalah menelusuri informasi terkini yang dikumpulkan bisnis Anda dan meninjau untuk apa informasi tersebut saat ini digunakan. Setiap data klien yang dikumpulkan yang tidak digunakan kemudian harus dihapus dari sistem Anda. Penting agar anggota staf diberi pengarahan tentang informasi apa yang perlu mereka kumpulkan dan mengapa. Hal ini mengurangi risiko “kelebihan data” dan membantu memastikan bahwa pemrosesan data organisasi Anda memenuhi persyaratan GDPR.

GDPR juga menyatakan bahwa organisasi hanya dapat menggunakan data pribadi untuk apa izin asli diberikan. Misalnya, jika data pribadi klien dikumpulkan saat melakukan penjualan, maka informasi tersebut tidak boleh digunakan dalam kampanye pemasaran, kecuali jika klien telah memberikan persetujuan eksplisit agar informasi mereka digunakan untuk tujuan pemasaran.

Memastikan bahwa staf memahami tujuan pemrosesan informasi akan membantu memastikan data tidak digunakan untuk tujuan yang salah. Menggunakan sistem seperti CRM memungkinkan Anda mengatur bidang data Anda sendiri di sistem, yang membantu memastikan staf hanya mengumpulkan data klien yang diperlukan. Sistem yang Sangat Sederhana menawarkan bidang yang dapat disesuaikan sehingga Anda dapat menyesuaikan sistem dengan kebutuhan bisnis Anda dan hanya menyertakan data yang Anda butuhkan, serta kemampuan untuk menangkap dan merekam persetujuan.

Hanya Berikan Staf yang Relevan Akses ke Data Klien Sensitif

Jika bisnis Anda menyimpan informasi sensitif tentang klien, akses ke informasi ini juga harus dibatasi di dalam organisasi. Persyaratan GDPR yang baru tidak hanya menyatakan bahwa data tidak boleh dibagikan kepada pihak ketiga, tetapi juga bahwa hanya staf yang relevan yang boleh diberikan akses ke data yang lebih sensitif seperti detail bank, catatan keuangan, atau informasi medis.

Menggunakan sistem yang memungkinkan Anda untuk mengatur izin berbasis peran untuk berbagai jenis data klien memastikan bahwa hanya staf dengan otoritas yang tepat yang diberikan akses ke informasi klien yang sensitif. Lihat bagian kami tentang tingkat izin pengguna untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana Anda dapat membatasi akses data staf saat menggunakan Sistem CRM yang Sangat Sederhana.

Hapus Data Klien Jika Mereka Bertanya

Salah satu perubahan radikal pada peraturan perlindungan data baru adalah hak untuk menghapus data, perpanjangan dari hak sebelumnya untuk dilupakan. Salah satu pilar utama persyaratan GDPR baru menyatakan bahwa individu berhak meminta organisasi untuk menghapus data mereka kapan saja.

GDPR juga menyatakan bahwa organisasi harus memastikan bahwa data pribadi seseorang dihapus ketika data tersebut tidak lagi digunakan atau perlu disimpan. Memastikan bahwa data klien Anda disimpan dalam sistem terpusat seperti CRM berarti semua data klien disimpan di satu tempat. Ini memudahkan untuk mencari dan menghapus data jika klien Anda memintanya untuk dihapus. Ini juga memungkinkan staf Anda untuk dengan mudah melacak data apa yang berguna dan data apa yang kedaluwarsa dan perlu dihapus.

GDPR dalam Efek Penuh

Penting agar bisnis Anda sepenuhnya memahami persyaratan GDPR yang ada. Ini tidak hanya mencakup manajer dan petugas perlindungan data tetapi juga anggota staf dan staf yang berhadapan dengan klien yang menangani pemrosesan data klien Anda. Memastikan bahwa data disimpan pada sistem yang sesuai dengan GDPR yang aman adalah langkah pertama untuk memastikan bahwa bisnis Anda memenuhi persyaratan GDPR yang diperlukan.

Benar-benar Sistem Sederhana CRM adalah sistem CRM aman yang menyimpan semua data di UE. Anda dapat mendaftar ke sistem CRM Anda yang Sangat Sederhana di sini.