Panduan Lengkap Pemasaran Acara di 2022

Apa itu pemasaran acara? Sederhananya, pemasaran acara adalah tindakan mempromosikan acara online atau tatap muka yang terjadi pada waktu tertentu. Ini adalah praktik standar untuk semuanya, mulai dari konferensi, pameran dagang, hingga webinar.

Untuk bisnis kecil, acara yang sukses dapat meningkatkan penjualan, membangun kesadaran merek, dan membantu mendorong pertumbuhan. Namun, jika tidak cukup banyak orang yang mengetahui acara Anda, semua itu tidak akan terjadi. Dalam bagian ini, kita akan membahas beberapa pertimbangan penting untuk pemasaran acara serta enam tips khusus untuk memanfaatkan strategi ini sebaik-baiknya.

Apa yang harus dipertimbangkan saat memasarkan acara Anda

Apa yang membuat pemasaran acara unik adalah logistik untuk membawa orang yang tepat ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat. Untuk memasarkan acara secara efektif, Anda perlu membingkai keputusan dengan mempertimbangkan hal tersebut.

Mari kita lihat lebih dekat tiga pertimbangan penting saat memasarkan sebuah acara.

1. Mengapa acara ini bermanfaat bagi peserta?

Sama seperti aspek lain dari bisnis Anda, Anda perlu mengingat proposisi nilai. Waktu sangat berharga. Tanyakan pada diri Anda:Dari sudut pandang peserta Anda, apa yang akan mereka peroleh dari menghadiri acara ini?

Misalnya, mungkin mereka akan belajar sesuatu, atau mungkin itu akan menjadi peluang jaringan yang sangat baik. Adalah tugas Anda untuk mengukur dengan tepat apa artinya bagi mereka.

Dari sana, Anda perlu menanyakan apakah yang akan mereka peroleh sepadan dengan waktu, perjalanan, dan perencanaan yang diperlukan untuk sampai ke acara tersebut. Jika tidak, Anda perlu merevisi rencana Anda.

2. Apakah lokasinya tepat untuk acara?

Semuanya sama, sebuah tempat dapat membuat atau menghancurkan sebuah acara. Jika parkir adalah mimpi buruk, atau butuh berjam-jam bagi peserta Anda untuk sampai ke sana, jumlah pemilih mungkin rendah. Selain itu, jika suatu tempat memiliki reputasi buruk, beberapa undangan Anda mungkin tidak memulainya.

Atau, jika suatu tempat menawarkan layanan yang buruk atau makanan yang buruk, hal itu dapat menutupi pesan Anda dan mengurangi keefektifan acara Anda.

Tentu saja, kebalikannya juga berlaku. Tempat yang tepat dapat membuat acara lebih nyaman dan menyenangkan, sehingga memberikan pengalaman tamu yang lebih baik secara keseluruhan.

3. Apakah peristiwa tersebut terjadi pada waktu yang tepat?

Waktu hari dan waktu tahun sangat penting dalam hal jumlah pemilih. Mengambil ini secara ekstrem untuk tujuan konseptualisasi:Jumlah pemilih untuk acara makan malam pada hari Thanksgiving di AS kemungkinan akan sangat rendah.

Tentu saja, pengaturan tanggal dan waktu yang tepat untuk acara Anda sedikit lebih rumit daripada sekadar menghindari hari libur besar. Untuk membantu memastikan waktu Anda tepat, ajukan pertanyaan berikut:

• Apakah tamu Anda dapat mengambil cuti kerja untuk hadir? Jika tidak, malam atau akhir pekan mungkin lebih baik daripada di tengah hari kerja.
• Peristiwa lain apa yang terjadi di area dengan audiens target serupa? Ini adalah pedang bermata dua. Bersaing dengan acara lain dapat mengurangi jumlah peserta, tetapi mengatur waktu agar peserta dapat menghadiri keduanya dengan nyaman dapat meningkatkan kehadiran.
• Berapa banyak pemberitahuan sebelumnya yang dibutuhkan tamu Anda? Jika mereka akan bepergian jauh atau mengambil cuti kerja, ini mungkin akan memakan waktu setidaknya beberapa minggu.
• Kapan tempat yang layak tersedia? Kemungkinannya adalah waktu yang ideal untuk Anda juga merupakan waktu yang ideal untuk orang lain. Pastikan untuk mengunci tempat serta tanggal.

Strategi pemasaran yang dapat Anda gunakan untuk mempromosikan acara Anda berikutnya

Sekarang setelah kami memahami dasar-dasar pemasaran acara, kami dapat menjelajahi strategi khusus yang dapat Anda gunakan untuk acara Anda berikutnya. Beberapa tips ini, seperti yang melibatkan email dan media sosial, akan mengalir secara alami dari strategi pemasaran yang lebih luas.

Lainnya mungkin wilayah yang belum dipetakan untuk bisnis kecil yang baru saja memasuki pemasaran acara. Dalam kedua kasus tersebut, jika diterapkan secara efektif, strategi ini dapat menjadi pembuat perbedaan besar untuk acara Anda berikutnya.

1. Temukan tempat yang tepat

Lokasi sangat penting untuk keberhasilan acara Anda. Jika terlalu sulit untuk dicapai, tidak ada tempat parkir, atau tempat yang Anda pilih memiliki reputasi buruk, jumlah pemilih mungkin buruk. Dalam beberapa kasus, seperti pameran dagang atau bursa kerja, hal ini terjadi dengan sendirinya. Organisasi yang menyelenggarakan acara menangani lokasi dan logistik.

Namun, jika Anda sendiri yang menyelenggarakan acara tersebut, menemukan lokasi yang tepat adalah suatu keharusan. Selain ukuran dan anggaran, Anda harus memikirkan layanan seperti makanan, minuman, keamanan, dan valet, serta fasilitas seperti tempat duduk, AC, kamar kecil, dan perangkat keras presentasi.

Kiat untuk menemukan tempat yang tepat:

Untuk benar-benar menemukan tempat yang tepat, Anda perlu bertanya pada diri sendiri beberapa pertanyaan. Sebagai permulaan:

• Seberapa jauh tamu Anda bersedia melakukan perjalanan?
• Berapa lama acara Anda akan berlangsung?
• Berapa banyak tempat parkir yang tersedia?
• Haruskah Anda mendorong transportasi umum?
• Apakah venue sesuai dengan tampilan dan nuansa yang Anda inginkan untuk acara Anda?
• Layanan apa yang perlu Anda berikan?

Saat Anda mulai menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang tempat yang cocok untuk acara Anda berikutnya.

• Tetap sederhana: Sebagai pemilik usaha kecil, mudah kewalahan dengan semua detail seputar suatu acara. Untungnya, tempat-tempat seperti hotel dan ruang perjamuan dapat mengurus banyak hal untuk Anda. Jika memungkinkan, carilah untuk bermitra dengan tempat yang memiliki reputasi baik yang dapat menangani logistik saat Anda fokus pada acara itu sendiri.
• “Online” bisa menjadi tempat yang tepat: Acara tatap muka pasti memiliki dampak yang tidak dapat ditandingi oleh acara online. Namun, itu tidak berarti Anda harus mengabaikan webinar dan presentasi online sepenuhnya. Pemasaran webinar populer karena suatu alasan. Acara online dapat menjadi cara terbaik untuk membuat acara dengan anggaran rendah dan nyaman (untuk Anda dan peserta Anda). Sebagai bonus, merekam webinar atau sesi pelatihan online memberi Anda aset digital yang dapat digunakan kembali di berbagai saluran pemasaran.

2. Buat situs web acara

Jika Anda telah mencari contoh pemasaran acara, Anda mungkin memperhatikan banyak acara memiliki situs webnya sendiri. Misalnya, banyak pemasar acara menggunakan situs web untuk pemasaran konferensi dan pameran dagang.

Jika Anda merencanakan acara besar, mengikuti dan membuat situs web acara dapat memiliki banyak nilai. Situs web acara Anda harus berfungsi sebagai hub pusat untuk acara Anda. Artinya, situs web acara yang baik akan memberikan semua informasi yang relevan kepada calon tamu dan cara mendaftar, memberi Anda platform untuk memublikasikan konten seputar acara Anda, dan mencocokkan citra merek Anda.

Sebagai manfaat wajar, Anda bahkan mungkin dapat menggunakan bagian RSVP situs Anda untuk membantu membangun daftar email Anda.

Kiat untuk membuat situs web acara:

Seperti halnya menemukan tempat, membangun situs web bisa sangat melelahkan jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana. Untungnya, ada cara untuk menyederhanakan prosesnya. Anda dapat mengalihdayakan sisi teknis hal-hal tersebut ke pro TI, atau dengan kemudahan penggunaan sistem manajemen konten saat ini, mengambil pendekatan DIY (do-it-yourself) tidak hanya terjangkau, tetapi juga sederhana.

Misalnya, Wix adalah sistem manajemen konten berbiaya rendah yang memudahkan pengguna non-teknis untuk membangun situs web. Wix bahkan memiliki beberapa template dengan tema acara untuk membantu Anda memulai.

Apapun jalan yang Anda ambil untuk membangun situs web acara Anda, berikut adalah tiga tips untuk membantu Anda sepanjang jalan:

• Mempermudah RSVP: Mengarahkan peserta ke RSVP sebelumnya membantu Anda lebih memahami apa yang akan terjadi. Selain itu, RSVP berarti para tamu membuat komitmen untuk datang, yang kemungkinan meningkatkan peluang mereka untuk benar-benar muncul pada hari acara. Pastikan situs Anda menyediakan cara yang sangat terlihat dan nyaman bagi tamu Anda untuk RSVP.
• Berikan semua informasi tentang acara Anda: Pikirkan tentang hal-hal yang ingin Anda ketahui sebelum menghadiri suatu acara:alamat, tanggal, waktu, parkir, makanan, transportasi umum terdekat, makanan, dll. Pastikan pengunjung Anda tidak kesulitan menemukan semua informasi tentang Anda acara di situs web Anda.
• Gunakan gambar: Teks memang bagus, tetapi gambar -- terutama gambar acara atau atraksi masa lalu di acara mendatang -- dapat sangat membantu pengunjung situs Anda memahami apa yang diharapkan. Gunakan gambar yang relevan dan konsisten dengan merek di seluruh situs Anda untuk membuatnya lebih menarik.

3. Manfaatkan daftar email Anda

Kami telah menyentuh pentingnya daftar email yang berkualitas dalam ikhtisar tips pemasaran digital kami. Promosi acara adalah contoh bagus mengapa daftar email bisa menjadi sangat penting.

Sebagai bisnis kecil, membangun kesadaran akan suatu peristiwa bisa menjadi perjuangan yang berat. Jika Anda menginvestasikan waktu di muka, daftar email memberi Anda titik awal yang bagus untuk menyampaikan pesan Anda kepada audiens yang tertarik. Pikirkan seperti ini:Anda sudah memiliki daftar tamu; sekarang Anda hanya perlu mengirimkan undangan digital Anda.

Tentu saja, mengirim email secara manual ke lebih dari beberapa kontak dapat menjadi hal yang membosankan.

Baik Anda sudah memiliki daftar email atau baru mulai membuatnya, perangkat lunak pemasaran email menyederhanakan proses pengelolaan daftar dan pembuatan kampanye. Itu juga tidak harus merusak bank. Misalnya, Zoho Campaigns menawarkan tingkat gratis yang memungkinkan hingga 2.000 pelanggan dan total 12.000 email per bulan.

Kiat untuk memanfaatkan daftar email Anda:

Praktik terbaik pemasaran email, seperti mengelompokkan daftar email Anda, mempersonalisasi konten, dan melacak kinerja kampanye, dapat sangat membantu hampir semua kampanye email. Ini juga berlaku untuk kampanye promosi acara. Berikut beberapa kiat untuk membantu Anda memulai:

• Buat ledakan email yang efektif dan tepat sasaran: Agar kampanye email menjadi efektif, itu perlu menarik perhatian orang dan menyediakan konten yang relevan. Membuat ledakan email yang ditargetkan di sekitar kampanye Anda adalah cara yang bagus untuk melakukan ini.
• Gunakan ajakan bertindak untuk RSVP: Saat Anda memasarkan acara, RSVP sangat berarti. Mereka membantu memproyeksikan jumlah pemilih dan mendapatkan komitmen dari calon tamu Anda. Oleh karena itu, masuk akal untuk memberikan alasan yang kuat, dan cara, bagi peserta untuk RSVP langsung dari kampanye email Anda.

4. Buat siaran pers

Usaha kecil sering mengabaikan siaran pers; mereka bisa tampak lebih seperti ide promosi acara perusahaan besar.

Namun, siaran pers dapat menambahkan legitimasi ke suatu acara dan membangun kesadaran dengan audiens yang mungkin belum Anda jangkau. Mendapatkan siaran pers dengan tautan ke situs web Anda yang diambil oleh situs berita utama juga dapat berdampak besar dalam hal pengoptimalan mesin telusur (SEO).

Tips untuk membuat siaran pers:

Sangat penting untuk bersikap realistis dalam hal siaran pers. Webinar biasanya tidak menjamin siaran pers, tetapi konferensi mungkin. Anda harus memastikan acara Anda layak diberitakan secara sah, dan menargetkan garis besar media -- online atau cetak -- jika cocok. Jika Anda sudah tahu cara membuat buletin email, termasuk siaran pers Anda di dalamnya masuk akal. Selain itu, memposting rilis di situs web Anda sendiri sering kali tidak perlu dipikirkan, tapi apa lagi yang bisa Anda lakukan? Berikut tiga kiatnya:

• Gunakan outlet yang tepat: Ada beberapa situs PR yang dengan senang hati akan mengambil uang Anda untuk mempublikasikan siaran pers Anda. Jangan membabi buta membeli posting di situs. Tetapkan tujuan Anda, lakukan riset, dan hanya bermitra dengan platform yang bereputasi baik.
• Tulis seperti siaran pers profesional: Siaran pers memiliki nada profesional dan umumnya menggunakan orang ketiga. Ingatlah hal ini saat menulis rilis Anda, dan hindari menjadikannya sebagai posting blog biasa atau iklan yang berlebihan. Selain itu, pastikan rilis Anda menyertakan informasi kontak yang valid jika ada pembaca yang ingin menghubungi Anda.
• Gunakan teks jangkar yang relevan: Teks jangkar, atau teks hyperlink, kembali ke situs web Anda dapat memberikan informasi yang relevan kepada pembaca dan meningkatkan SEO Anda.

5. Promosikan di media sosial

Semua acara adalah tentang melibatkan audiens Anda, dan media sosial adalah platform yang bagus untuk melakukan hal itu menjelang suatu acara. Berbagi konten menarik yang terkait dengan acara Anda, khususnya konten buatan pengguna, adalah cara yang bagus untuk membangun buzz seputar acara.

Selanjutnya, tagar khusus untuk acara Anda memudahkan pengikut Anda untuk tetap mengikuti berita terbaru.

Tidak ada strategi media sosial yang cocok untuk semua, jadi Anda harus yakin untuk menargetkan upaya Anda terhadap audiens Anda.

Untungnya, cenderung ada tumpang tindih yang besar antara audiens target untuk suatu acara dan bisnis yang mengadakannya, jadi jika Anda memiliki program pemasaran media sosial, memulai promosi acara harus mudah.

Kiat untuk berpromosi di media sosial:

Bergantung pada platform tempat pengguna Anda berpartisipasi, ada banyak fitur khusus yang dapat Anda gunakan untuk mempromosikan acara Anda. Misalnya, Acara Facebook, terutama jika terintegrasi dengan undangan Eventbrite, memudahkan penyelenggaraan acara dan bahkan menjual tiket. Geofilter Snapchat bisa menjadi cara yang bagus untuk menciptakan peluang foto terkait merek yang dapat dibagikan untuk peserta Anda.

Apa pun platform media sosial yang Anda gunakan, berikut adalah tiga tips untuk membantu upaya Anda tetap pada jalurnya:

• Memudahkan untuk menemukan siapa, apa, kapan, dan di mana: Pengikut Anda harus dapat dengan cepat menemukan semua detail tingkat tinggi tentang acara Anda di media sosial. Pastikan Anda memiliki tanggal, lokasi, detail, dan daftar pembicara/penyaji untuk acara Anda di lokasi yang mencolok di semua akun Anda.
• Promosikan konten buatan pengguna: Jika Anda pernah mengadakan acara yang sukses sebelumnya dan pengguna telah mempostingnya, atau mereka senang dengan acara Anda yang akan datang, pelajari hal itu dan bagikan ulang kontennya. Ini adalah cara yang bagus untuk membantu meningkatkan kegembiraan organik di sekitar acara Anda.
• Tetap terlibat: Yang ini sederhana, tetapi terlalu banyak bisnis yang mengabaikannya. Jangan posting dan menghilang. Tetap terlibat dengan pengikut Anda, tanggapi komentar dan pertanyaan, dan ikuti rangkaian pesan lain yang relevan dengan acara Anda.

6. Insentif kehadiran

Idealnya, proposisi nilai acara Anda sendiri harus cukup untuk memaksa orang untuk hadir. Tentu saja, terkadang dorongan tambahan diperlukan. Hadiah promosi, undian, dan diskon dapat memberikan insentif tambahan yang diperlukan agar peserta yang datang langsung melakukan perjalanan.

Bergantung pada tema acara Anda, Anda bahkan bisa mendapatkan hadiah kreatif dan gamify. Misalnya, jika acara Anda adalah semacam pelatihan, kontes trivia dengan hadiah menarik menjadi win-win. Ini membantu Anda mendapatkan lebih banyak orang di pintu dan memberi tamu Anda alasan tambahan untuk menyimpan informasi yang Anda liput.

Kiat untuk mendorong kehadiran:

Penting untuk mencapai keseimbangan saat menawarkan sesuatu sebagai imbalan atas kehadirannya. Buat hadiahnya cukup menarik untuk menarik, tetapi ingat bahwa fokusnya harus pada acaranya. Anda tidak ingin membuat lingkungan di mana peserta hanya ada untuk hadiah. Contoh buku teks tentang ini adalah promosi penjualan pembagian waktu di mana orang-orang menghadiri mengharapkan liburan gratis jika mereka tetap tinggal. Untuk menghindari menciptakan situasi serupa, pastikan untuk menawarkan insentif yang memuji alih-alih mengalihkan perhatian dari pesan inti Anda.

Berikut adalah dua ide untuk membantu Anda memulai:

• Tawarkan diskon: Jika sebagian besar peserta Anda adalah pelanggan lama atau calon pelanggan, diskon adalah cara yang berguna dan relevan untuk mendorong kehadiran.
• Berikan produk yang terkait dengan merek Anda: Barang curian bermerek menjadi cara yang bagus untuk menawarkan sesuatu yang relevan dengan merek kepada tamu dan tidak terlalu mengganggu pesan inti Anda.

Pemikiran terakhir:Gunakan momentum dari acara Anda

Semoga Anda dapat menerapkan beberapa strategi ini untuk berhasil memasarkan acara Anda berikutnya. Namun, perlu diingat bahwa itu tidak berhenti di situ. Anda pasti ingin melihat apa yang telah Anda lakukan dengan baik dan apa yang dapat Anda tingkatkan di lain waktu.

Anda juga sekarang harus memiliki beberapa prospek untuk ditindaklanjuti atau bisnis baru untuk ditutup. Selain itu, Anda mungkin juga memiliki beberapa konten baru, seperti video, testimonial, dan gambar, untuk dibagikan di media sosial dan di situs web Anda.

Jangan biarkan momentum berhenti di acara tersebut. Bersandar padanya, dan kembangkan bisnis Anda lebih jauh!