Cara Membuat Anggaran Berbasis Nol untuk Bisnis Anda

Penganggaran berbasis nol, tidak seperti anggaran standar, memulai proses anggaran dari awal. Cari tahu lebih lanjut tentang penganggaran berbasis nol untuk melihat apakah itu tepat untuk bisnis Anda.

Penganggaran berbasis nol adalah cara untuk membersihkan papan tulis. Sering digunakan bersama dengan rencana strategis, anggaran nol membantu bisnis menyelaraskan tujuan mereka dengan pengeluaran mereka, menghilangkan pengeluaran apa pun yang tidak sesuai dengan rencana mereka.

Pelajari lebih lanjut tentang penganggaran berbasis nol, kelebihan dan kekurangannya, dan lihat apakah pendekatan ini tepat untuk bisnis Anda.

Ikhtisar:Apa itu penganggaran berbasis nol (ZBB)?

Penganggaran berbasis nol, atau ZBB, adalah penganggaran dari awal:melihat setiap pengeluaran atau potensi pengeluaran dengan cermat sebelum memutuskan untuk menambahkannya ke anggaran.

Tidak seperti penganggaran tradisional seperti anggaran induk atau anggaran fleksibel, yang berkonsentrasi pada hasil historis, penganggaran berbasis nol digunakan untuk menyelaraskan sasaran strategis dengan anggaran Anda.

Perbedaan antara penganggaran tradisional vs. penganggaran berbasis nol

Penganggaran Tradisional	Penganggaran Berbasis Nol
Melihat angka	Melihat tujuan
Memerlukan sedikit analisis	Memerlukan justifikasi pengeluaran
Berfokus pada biaya	Fokus pada aktivitas
Mudah disiapkan	Adalah proses yang memakan waktu
Berkonsentrasi pada varians	Memandang semua pengeluaran sama rata

Penganggaran berbasis nol sering digunakan saat bisnis ingin memangkas pengeluaran atau mengalokasikan kembali dana yang tersedia ke dalam pengeluaran yang dapat dibenarkan.

Mempersiapkan anggaran berbasis nol biasanya membutuhkan lebih banyak waktu daripada anggaran berbasis hasil, karena setiap pengeluaran dipertimbangkan dengan cermat sebelum menambahkannya ke anggaran. Ingatlah bahwa ada kelebihan dan kekurangan penganggaran berbasis nol, yang akan kami jelaskan selanjutnya.

3 keuntungan dari penganggaran berbasis nol

Ada banyak keuntungan untuk membuat anggaran berbasis nol, terutama jika anggaran tahun sebelumnya sangat tidak akurat. Meskipun lebih memakan waktu daripada membuat anggaran standar, meluangkan waktu untuk membuat anggaran berbasis nol dapat membuahkan hasil.

1. Akurasi

Saat Anda memainkan mesin slot, banyak pemain slot telah menyatakan bahwa uang yang Anda masukkan ke dalam mesin tidak lagi menjadi uang; itu hanya angka di bagian atas layar.

Anggaran memang seperti itu. Setahun sekali, kita semua duduk di meja, minum kopi dingin dan mengunyah kue kering sembari menentukan anggaran yang harus dikeluarkan. Pada kenyataannya, praktik ini jarang menghasilkan wawasan baru, dengan sebagian besar detail anggaran diambil dari anggaran tahun sebelumnya, dengan peningkatan atau penurunan yang diperhitungkan.

Proses ini membutuhkan sedikit cara berpikir kritis, atau berpikir sama sekali, alih-alih mengandalkan jumlah yang dikeluarkan pada tahun sebelumnya.

Penganggaran berbasis nol menghilangkan kesalahan tahun sebelumnya dengan tindakan membenarkan pengeluaran bisnis apa pun yang termasuk dalam anggaran daripada hanya meneruskan kesalahan tahun sebelumnya.

2. Efektivitas biaya

Penganggaran berbasis nol membahas penganggaran pendapatan dan pengeluaran, dengan penekanan pada pengeluaran. Namun, mempelajari lebih dalam aliran pendapatan Anda juga merupakan bagian dari proses.

Misalnya, mug perjalanan Anda selalu menjadi penjual panas dengan semua pelanggan Anda. Tetapi permintaan untuk barang-barang ini telah menurun karena lebih banyak bisnis beralih ke staf jarak jauh. Akibatnya, Anda berencana untuk mengurangi jumlah mug yang Anda beli untuk dijual kembali di tahun baru, yang berarti bahwa total pendapatan perlu disesuaikan serta pengeluaran.

Itulah yang dilakukan penganggaran berimbang nol. Ini menghilangkan kinerja masa lalu, yang mungkin cocok atau tidak sesuai dengan anggaran Anda yang akan datang, dan memaksa Anda untuk menelusuri angka-angka tersebut hingga ke dasar di balik angka-angka tersebut.

3. Penyelarasan yang lebih baik dengan sasaran bisnis

Kecuali Anda membuat anggaran untuk pertama kalinya, pembuatan anggaran tahunan sering kali hanya melibatkan peningkatan atau penurunan total anggaran tahun sebelumnya dengan persentase yang ditentukan. Ini tidak berarti apa-apa untuk mengatasi kekurangan dan ketidakakuratan anggaran, juga tidak sejalan dengan tujuan strategis.

Membuat anggaran berbasis nol memaksa Anda dan karyawan Anda untuk dengan cermat memeriksa setiap sumber pendapatan dan setiap pengeluaran untuk menentukan tempatnya dalam anggaran -- dan bahkan apakah itu layak mendapat tempat dalam anggaran. Penganggaran berbasis nol membantu Anda mengkonsolidasikan pengeluaran di seluruh departemen, melihat dengan tepat dari mana pendapatan Anda berasal, dan menganggarkan hanya menggunakan informasi tersebut.

2 batasan anggaran penganggaran berbasis nol

Keuntungan dari penganggaran berbasis nol terlihat jelas. Namun ada beberapa kelemahan dari proses penganggaran berbasis nol.

1. Memakan waktu

Bahkan untuk pemilik usaha kecil, membuat anggaran berbasis nol bukanlah proses yang cepat. Itu karena setiap item baris dalam anggaran Anda diperiksa dengan cermat untuk melihat apakah itu dibenarkan. Meskipun kedengarannya cukup sederhana, itu bisa dengan cepat menjadi proses yang membosankan dan memakan waktu. Tidak diragukan lagi bahwa hasilnya dapat memberikan akurasi yang tepat yang tidak dapat dilakukan oleh anggaran standar, tetapi terserah Anda untuk menentukan apakah itu juga menghabiskan waktu dengan baik.

2. Partisipasi karyawan diperlukan

Jika Anda hanya memiliki beberapa karyawan, ini bukan masalah. Namun, untuk usaha kecil hingga menengah dengan banyak departemen, membuat anggaran berbasis nol juga berarti bahwa partisipasi penuh oleh banyak karyawan yang mewakili beberapa departemen diperlukan. Tanpa perwakilan dari semua departemen yang terlibat, penganggaran berbasis nol tidak akan akurat.

Cara membuat anggaran berbasis nol untuk bisnis Anda

Membuat anggaran berbasis nol bukanlah sesuatu yang terjadi dengan cepat. Sebaliknya, beberapa langkah dasar perlu diikuti untuk membuat proses seefisien mungkin. Jika Anda memiliki alat penganggaran dalam perangkat lunak akuntansi, Anda dapat menggunakannya untuk membuat anggaran berbasis nol, meskipun ada banyak template yang tersedia yang dapat digunakan juga.

1. Identifikasi tujuan

Sebelum Anda mulai memasukkan total anggaran, akan sangat membantu jika kepala departemen mengidentifikasi tujuan mereka. Misalnya, jika tujuan departemen penjualan adalah untuk meningkatkan penjualan, penting untuk menelusuri untuk menentukan bagaimana hal itu akan terjadi. Pengeluaran akan mengikuti proses yang sama.

Misalnya, jika Anda berencana untuk meningkatkan ukuran departemen penjualan, Anda juga harus membenarkan biaya tambahan itu, dengan peningkatan penjualan yang sesuai. Jika Anda secara konsisten membayar untuk kampanye pemasaran mahal yang menghasilkan nol dolar, sekaranglah saatnya untuk menghapus pengeluaran itu dari anggaran Anda.

2. Tentukan cara mencapai tujuan

Meskipun penting untuk menetapkan tujuan, Anda harus menetapkan jalur untuk mencapai tujuan tersebut. Apakah kampanye iklan akan digunakan? Apakah produk baru akan diperkenalkan? Apakah Anda akan mencoba memasukkan produk Anda ke lebih banyak toko? Apakah Anda akan meningkatkan kehadiran online Anda? Ini semua adalah hal yang perlu ditentukan sebelum menyelesaikan anggaran Anda.

3. Tinjau semua aktivitas yang menghasilkan pendapatan

Penganggaran berbasis nol dapat membantu mengurangi pengeluaran, tetapi juga dapat membantu menentukan peluang untuk meningkatkan pendapatan. Ini sangat penting untuk usaha kecil dengan aliran pendapatan terbatas. Misalnya, jika Anda hanya menjual satu produk, apakah sepadan dengan biaya untuk mulai menjual dua atau bahkan tiga produk? Membuat anggaran berbasis nol memungkinkan Anda membuat keputusan ini.

4. Konsolidasikan aktivitas dan selesaikan anggaran

Setelah Anda mempertimbangkan semua pendapatan dan pengeluaran untuk bisnis Anda, Anda dapat mulai menggabungkannya dan memprioritaskan proses pengeluaran Anda. Jika saat ini Anda menjalankan dua kampanye pemasaran terpisah, mengapa tidak menggabungkannya menjadi satu kampanye dan menghemat uang? Tujuan akhir anggaran berbasis nol adalah menggunakan setiap dolar pendapatan untuk biaya.

Contoh penganggaran berbasis nol

Jika Anda akan membuat anggaran standar untuk tahun mendatang, Anda akan menggunakan total aktual dari tahun berjalan dan mendasarkan anggaran Anda pada informasi tersebut.

Misalnya, anggaran di bawah ini menampilkan total anggaran sebenarnya untuk tahun 2020. Jika Anda membuat anggaran standar untuk tahun 2021, Anda cukup memeriksa setiap total dan mungkin meningkatkan jumlahnya sebesar 10-15%.

Proses penganggaran berbasis nol sederhana, karena Anda memulai dari nol, dengan setiap pengeluaran item baris diperiksa dengan cermat untuk menentukan apakah pengeluaran harus ditingkatkan, dikurangi, atau dihilangkan.

Biaya Operasional 2020
Sewa	$   35.000
Asuransi	$     3.500
Listrik	$     1.700
Gas	$     1.000
Internet	$     1.200
Telepon	$     2.500
Perjalanan	$   15.500
Gaji	$235.000
Perlengkapan Kantor	$     1.300
Pengiriman &Pengiriman	$   17.500
Pemeliharaan &Perbaikan	$   11.000
Lainnya	$     4.100
Total Biaya Operasional	$329.300

Anda sekarang siap untuk menyiapkan anggaran berbasis nol untuk tahun 2020. Sementara pengeluaran non-variabel seperti sewa, gas, dan listrik dapat sedikit disesuaikan ke atas untuk tahun baru saat memeriksa pengeluaran, Anda telah menentukan beberapa hal:

• Anda dapat menghemat banyak uang dengan mengganti vendor peralatan kantor, yang menghasilkan penurunan dari $1.300 per tahun menjadi $900 per tahun.
• Saat memeriksa pengeluaran perjalanan Anda untuk tahun 2020, Anda menyadari bahwa banyak perjalanan yang dilakukan karyawan Anda tidak meningkatkan pendapatan untuk bisnis Anda. Anda juga menyadari bahwa banyak dari perjalanan dan pertemuan yang dihadiri dapat ditangani dari jarak jauh, dengan biaya yang lebih murah. Sebagai hasil dari temuan ini, anggaran perjalanan Anda turun dari $15.500 menjadi $7.500.
• Mayoritas biaya pemeliharaan dan perbaikan melibatkan peralatan lama, yang telah diganti. Akibatnya, Anda dapat menurunkan biaya pemeliharaan dan perbaikan menjadi $5.000.
• Meskipun semua pelanggan Anda sebelumnya menikmati pengiriman gratis, biaya pengiriman terus meningkat. Akibatnya, Anda akan membebankan biaya pengiriman kepada pelanggan Anda untuk pesanan apa pun yang kurang dari $75. Ini akan memungkinkan Anda menurunkan biaya pengiriman dari $17.500 menjadi $10.000.
• Menggabungkan biaya internet dan telepon ke dalam satu paket akan menghemat lebih dari $1.200 per tahun, mengurangi biaya saat ini sebesar $3.700 menjadi $2.500 per tahun.
• Anda juga akan menyingkirkan kategori Lainnya, dengan memperhitungkan bahwa jika suatu pengeluaran tidak memiliki kategori untuk memasukkannya, maka pengeluaran tersebut dapat dihilangkan.

Biaya Operasional 2021
Sewa	$   37.000
Asuransi	$     3.650
Listrik	$     1.800
Gas	$     1.100
Internet &Telepon	$     2.500
Perjalanan	$     7.500
Gaji	$235.000
Perlengkapan Kantor	$        900
Pengiriman &Pengiriman	$   10.000
Pemeliharaan &Perbaikan	$     5.000
Total Biaya Operasional	$304.450

Dengan menggunakan penganggaran berbasis nol, Anda dapat mengurangi pengeluaran hingga lebih dari 7%.

Apakah penganggaran berbasis nol tepat untuk bisnis Anda?

Penganggaran berbasis nol adalah salah satu cara termudah untuk menyelaraskan pengeluaran Anda dengan tujuan Anda. Berbeda dari penganggaran tingkat tinggi atau bahkan penganggaran proyek, titik penganggaran berbasis nol adalah agar setiap dolar yang dibelanjakan dialokasikan untuk pengeluaran tertentu. Menggunakan anggaran berbasis nol juga dapat membantu menentukan pengeluaran yang berlebihan serta mengidentifikasi prioritas dan mendanainya dengan tepat.

Dan bahkan jika Anda tidak menggunakan penganggaran berbasis nol setiap tahun, membuat anggaran berbasis nol setiap dua atau tiga tahun dapat membantu mengembalikan prioritas bisnis Anda.