Cara Menggunakan Aplikasi Seluler Freshbooks pada tahun 2022

Aplikasi seluler FreshBooks mengambil faktur dan pelacakan pengeluaran di jalan. Pemilik bisnis dapat terus memperbarui buku mereka saat jauh dari kantor.

Apakah Anda ingat mendapatkan smartphone pertama Anda? Milik saya adalah BlackBerry Bold. Pada saat itu, orang-orang kagum dengan gagasan memeriksa email dan melakukan panggilan telepon di perangkat yang sama.

Kami mengharapkan lebih banyak dari smartphone kami hari ini. Kami mengeluh saat iPhone kami berhenti berfungsi saat streaming ke TV kami, melakukan panggilan video ke teman, dan mengirim email secara bersamaan.

Pemilik bisnis juga harus mengharapkan lebih dari perangkat lunak akuntansi mereka. Masuk ke aplikasi seluler FreshBooks:solusi untuk wiraswasta yang ingin terus memperbarui buku mereka saat tidak berada di kantor.

Ikhtisar:Apa itu FreshBooks?

FreshBooks adalah perangkat lunak akuntansi yang membantu usaha kecil mengeluarkan faktur kepada pelanggan, melacak pengeluaran bisnis, dan membuat laporan keuangan. Ditujukan untuk bisnis satu orang dan startup, FreshBooks memiliki skor Pendakian 9,2 dari 10 untuk antarmuka yang mudah digunakan dan dukungan pelanggan langsung.

Saat Anda mendaftar untuk akun FreshBooks -- yang akan menghasilkan antara $14,99 dan $49,99 per bulan -- Anda mendapatkan akses ke aplikasi selulernya yang tersedia di perangkat Android dan iOS. Ada juga uji coba gratis 30 hari yang memungkinkan Anda menguji layanan sebelum berkomitmen.

5 fitur aplikasi seluler FreshBooks

Aplikasi FreshBooks melakukan akuntansi saat dalam perjalanan, sehingga lebih mudah untuk mencatat transaksi bisnis sebelum Anda kembali ke kantor.

1. Faktur

Aplikasi seluler FreshBooks tidak memberi Anda alasan untuk malas mengirimkan faktur tepat waktu. Seperti versi FreshBooks berbasis web, Anda dapat mengisi informasi klien saat Anda mengisi faktur. Fitur ini ideal untuk pekerja lepas yang sering bekerja dengan klien baru.

Sebagai tutor akuntansi, saya sering harus menunggu untuk mengirim faktur sampai saya pulang dari sesi dengan siswa karena sistem faktur saya yang kikuk. Seandainya saya menggunakan ponsel FreshBooks pada saat itu, saya mungkin akan menagih lebih cepat, sehingga mengurangi penjualan hari-hari saya yang luar biasa.

Bisnis dengan layanan dan tarif standar dapat menyimpannya ke dalam aplikasi untuk mempercepat proses pembuatan faktur.

Aplikasi FreshBooks melacak ketika pelanggan telah melihat faktur Anda. Pelanggan dapat membayar menggunakan Pembayaran FreshBooks, meskipun dikenakan biaya.

2. Pelacakan biaya

Bagi banyak orang, pelacakan pengeluaran adalah proyek hari Minggu di mana Anda membalikkan kantong jaket Anda dan membiarkan semua kwitansi bisnis Anda dari minggu itu turun ke meja makan Anda. Kemudian, dengan susah payah, Anda memasukkan setiap pengeluaran ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda.

FreshBooks terintegrasi dengan rekening bank bisnis Anda atau kartu kredit untuk mengimpor pengeluaran bisnis Anda, yang merupakan fitur perangkat lunak akuntansi umum. Untuk pengeluaran yang dibayar tunai, Anda dapat menggunakan aplikasi untuk memasukkan jumlah pengeluaran, vendor, dan kategori. Jangan lupa untuk mengambil foto tanda terima Anda untuk disimpan.

Aplikasi ini menyertakan opsi untuk menagih klien Anda untuk pengeluaran. Anda dapat menyertakan foto tanda terima di faktur klien atau menambahkan markup.

Segera mencatat transaksi tunai mengurangi kemungkinan kehilangan pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan. Pengeluaran yang Anda masukkan di aplikasi akan muncul di laporan laba rugi perusahaan Anda.

Catatan tentang pelacakan tanda terima: Baik Anda mengimpor tagihan kartu kredit atau memasukkan pengeluaran secara manual, selalu simpan versi digital tanda terima Anda. IRS mengharuskan Anda untuk dapat membuktikan semua pengurangan, dan tanda terima adalah cara terbaik untuk melakukannya. Banyak alternatif FreshBooks juga menawarkan fitur ini.

3. Pelacakan waktu

Fitur pelacakan waktu FreshBooks sangat ideal untuk bisnis yang menagih klien berdasarkan waktu kerja. Aplikasi seluler memungkinkan pengguna mencatat waktu kerja atau memulai penghitung waktu di dalam aplikasi.

Either way, FreshBooks menyimpan waktu kerja, klien, proyek, layanan, dan catatan. Anda juga dapat melacak waktu untuk pekerjaan non-klien.

Pelacakan waktu dan faktur bekerja sama. Aplikasi dapat mengisi faktur baru dengan informasi yang dimasukkan dalam fitur pelacakan waktu.

4. Pelacakan jarak tempuh

Di artikel lain, saya merekomendasikan untuk mengambil gambar odometer Anda sebelum dan sesudah perjalanan bisnis untuk melacak jarak tempuh. Saya masih menganggapnya sebagai cara paling akurat untuk melacak jarak tempuh. Namun bagi mereka yang tidak ingin repot, pelacakan jarak tempuh FreshBooks mungkin merupakan pilihan yang baik.

Aplikasi mendeteksi saat Anda berada di dalam mobil dan memperkirakan perkiraan pengurangan penggunaan kendaraan IRS yang bisa Anda dapatkan berdasarkan tingkat penggantian jarak tempuh IRS.

Hasil tangkapan:Ini tidak bagus. Anda harus membiarkan aplikasi melacak Anda setiap saat, dan Anda harus membuang kendaraan pribadi secara manual. "Perjalanan yang hilang" di tangkapan layar akan membuat Anda percaya bahwa itu untuk memasuki wahana yang terlewatkan oleh aplikasi, tetapi Anda tidak bisa. Ini hanya memberi tahu FreshBooks bahwa ada kesalahan dalam melacak perjalanan Anda.

Anda dapat dengan mudah menonaktifkan fitur pelacakan jarak tempuh.

5. Perkiraan dan proposal

Anda dapat menyusun perkiraan dan proposal proyek secara real time menggunakan aplikasi seluler FreshBooks. Pengalaman membuat perkiraan atau proposal meniru persiapan faktur. Pelanggan Anda menerima email yang meminta mereka untuk menerima perkiraan atau proposal.

Proposal memberikan lebih banyak cakupan daripada perkiraan. Ketika perkiraan memberi tahu pelanggan berapa banyak yang harus mereka harapkan untuk membayar layanan, proposal juga menjabarkan rencana Anda untuk melaksanakan proyek. Anda dapat membuat kedua jenis dokumen bisnis di dalam aplikasi.

Seperti faktur, Anda dapat melihat kapan klien melihat perkiraan dan proposal. Saat klien menerima perkiraan atau proposal, Anda dapat mengonversinya menjadi faktur dengan beberapa ketukan.

Cara memanfaatkan aplikasi seluler FreshBooks

Sekarang setelah Anda mengetahui apa yang Anda dapatkan, mari mulai menyiapkannya untuk bisnis Anda.

1. Tambahkan informasi bisnis Anda

Aplikasi seluler FreshBooks disinkronkan dengan aplikasi web, jadi hanya pendatang baru yang perlu menyelesaikan langkah ini.

Anda memerlukan profil perusahaan, termasuk informasi berikut:

• Nama perusahaan
• Alamat jalan
• Nomor telepon
• Mata uang dasar untuk penagihan
• Tarif standar per jam (jika berlaku)

Saat Anda membuat faktur pertama, Anda dapat menambahkan logo bisnis Anda di bagian atas dengan memilihnya dari album foto ponsel Anda. FreshBooks menyimpan logo dan menambahkannya ke faktur berikutnya.

2. Tambahkan produk dan layanan Anda

Cara termudah untuk menambahkan produk dan layanan dari aplikasi seluler FreshBooks adalah dengan membuat faktur palsu. Tambahkan produk dan layanan paling umum yang dijual bisnis Anda sehingga setiap kali Anda ingin mengirimkan faktur, Anda memiliki menu opsi yang telah diisi sebelumnya.

Sebagai tutor, saya mengenakan tarif yang berbeda untuk kandidat CPA dan mahasiswa akuntansi sarjana. Jika saya menggunakan FreshBooks, saya akan membuat dua layanan untuk kandidat CPA dan mahasiswa sarjana.

3. Siapkan pelacakan jarak tempuh

Wiraswasta yang menggunakan mobil pribadi mereka untuk tujuan bisnis mungkin ingin mengaktifkan pelacakan jarak tempuh. Agar berfungsi, Anda harus mengizinkan aplikasi melacak lokasi Anda setiap saat -- tidak hanya saat aplikasi dibuka.

Aplikasi ini menggunakan GPS ponsel Anda untuk mendeteksi saat Anda berada di dalam mobil. Aplikasi seluler FreshBooks membuat daftar perjalanan mobil Anda, dan Anda harus menandai setiap perjalanan secara manual sebagai perjalanan pribadi atau bisnis.

Aplikasi ini juga mengeluarkan perkiraan potongan untuk perjalanan mobil Anda berdasarkan tingkat jarak tempuh IRS, yaitu $0,575 pada tahun 2020.

Pelacak jarak tempuh hanya dapat digunakan untuk perjalanan mobil yang dilakukan di dalam mobil milik Anda atau perusahaan Anda. Anda tidak dapat memotong biaya perjalanan Uber, Lyft, atau taksi bisnis Anda menggunakan tarif jarak tempuh IRS karena Anda memotongnya dengan biaya sebenarnya.

4. Masukkan informasi klien

Aplikasi seluler FreshBooks memiliki buku kontak yang disinkronkan dengan aplikasi web. Saat Anda perlu melakukan panggilan cepat ke klien, Anda dapat menemukan klien di aplikasi dan mengetuk ikon telepon di kartu kontak mereka.

5. Kelola notifikasi dan keamanan

Aplikasi FreshBooks dapat membuat Anda tetap masuk atau keluar dari lingkaran seperti yang Anda inginkan. Anda bisa mendapatkan pemberitahuan setiap kali klien melihat faktur, atau hanya ketika Anda dibayar. Buka setelan aplikasi untuk mencari tahu apa yang terbaik untuk Anda.

Saat Anda berada di pengaturan, luangkan waktu sejenak untuk menambahkan lapisan keamanan ke aplikasi seluler FreshBooks. Sebagai pengguna iPhone, saya mengaktifkan Face ID sehingga aplikasi hanya akan terbuka jika saya atau doppelganger saya di depan layar.

Anda dapat melakukan banyak hal, tetapi tidak semuanya

Aplikasi seluler FreshBooks bukan untuk membuat laporan keuangan, tetapi nyaman untuk saat-saat Anda ingin mengirimkan faktur atau memasukkan biaya saat Anda keluar.