Panduan Pemula untuk Akuntansi Manajemen Properti

Akuntansi manajemen properti tidak lebih sulit daripada akuntansi lainnya. Pendakian memandu Anda melalui sistem untuk memperhitungkan sewa dan biaya terkait.

Manajemen properti membuat stres. Awal tahun ini, kami mengalami gempa bumi di sini di Utah. Saya segera memeriksa pemanas air dan tungku untuk memastikan tidak ada kebocoran gas. Selanjutnya saya harus memastikan properti sewaan kami baik-baik saja.

Seorang penyewa langsung mengirim sms dan mengatakan bahwa dia telah memeriksa semuanya dan semuanya baik-baik saja. Itu melegakan. Penyewa lainnya mengatakan bahwa dia berada di luar kota dan tidak dapat memeriksanya, jadi saya meninggalkan pekerjaan untuk lari ke kondominium dan memastikan bahwa itu tidak akan meledak. Ternyata cukup dekat.

Ketika saya sampai di sana, saya menemukan tungku telah benar-benar terlepas dari dinding. Saya segera mematikan gas dan menelepon perusahaan gas. Beberapa ratus dolar, seorang penyewa yang kesal yang pulang lebih awal ke apartemen 50 derajat, dan beberapa hari kemudian tekanan darah tinggi, tungku itu diperbaiki. Saya cukup yakin kondominium tidak akan meledak dalam waktu dekat. Tapi apakah asap rokok yang saya cium di ruang tamu?

Akuntansi untuk properti sewaan Anda tidak harus sesulit ini. Baca terus untuk mempelajari cara menyiapkan sistem untuk akuntansi manajemen properti Anda.

Ikhtisar:Apa itu akuntansi manajemen properti?

Akuntansi manajemen properti adalah akuntansi pemilik. Anda mengakui pendapatan untuk semua sewa yang diterima dan pengeluaran untuk pemeliharaan, lansekap, dan arus kas keluar lainnya.

Cara menyiapkan sistem akuntansi manajemen properti

Berikut adalah langkah-langkah yang saya gunakan secara pribadi untuk beberapa situasi berbeda yang pernah saya alami.

1. Tentukan titik kritis Anda

Saya melakukan pembukuan manajemen properti dengan dua cara berbeda. Saya pribadi memiliki dua kondominium yang disewakan kepada penyewa yang saya temukan di situs iklan baris lokal. Dalam pekerjaan sehari-hari saya, saya mengelola 20-30 unit yang dimiliki oleh pemilik perusahaan saya.

Untuk dua kondominium, saya terus memperbarui spreadsheet laporan keuangan setiap tahun ketika saya melakukan pajak. Setiap bulan, saya memeriksa untuk memastikan pembayaran sewa berhasil, dan saya menyimpan tanda terima untuk tahun itu di folder fisik. Saya hanya membuat laporan laba rugi. Menjaga agar neraca tetap diperbarui akan lebih banyak pekerjaan daripada nilainya untuk unit kecil ini.

Untuk akuntansi properti sewaan dalam kapasitas profesional saya, saya menggunakan perangkat lunak akuntansi kami untuk melakukan rekonsiliasi bank bulanan dan menjaga agar uang sewa tetap mutakhir (kita akan mencapai persyaratan ini dalam satu menit).

Tidak ada aturan kapan Anda harus lulus dari pembukuan back-of-the-amplop ke sistem penuh dengan akuntansi entri ganda. Jika Anda hanya memiliki beberapa transaksi per tahun, Anda mungkin dapat menggunakan spreadsheet. Jika Anda memproses beberapa faktur setiap bulan, Anda mungkin perlu membeli perangkat lunak akuntansi.

2. Beli perangkat lunak akuntansi

Anda tidak perlu menemukan perangkat lunak khusus untuk tuan tanah. Lihat ulasan perangkat lunak akuntansi kami dan pilih yang paling Anda sukai -- ini akan berhasil untuk manajemen properti.

Akuntansi untuk manajemen properti dilakukan paling baik saat seperti bisnis lainnya. Jadi, perangkat lunak akuntansi biasa akan memiliki semua fungsi yang Anda butuhkan.

3. Siapkan setiap properti

Setiap properti harus memiliki beberapa item yang disiapkan untuknya:

• Entitas: Jika Anda memiliki properti komersial dengan beberapa unit, masukkan ke dalam LLC-nya sendiri untuk melindungi diri Anda dari kewajiban.
• Akun perangkat lunak: Perangkat lunak akuntansi Anda harus memungkinkan banyak bisnis dibuat. Buat yang terpisah untuk setiap entitas.
• Rekening bank/kartu kredit: Cara termudah untuk melacak pengeluaran untuk setiap properti adalah dengan menggunakan rekening bank atau kartu kredit untuk properti itu saja. Kemudian setiap bulan Anda memeriksa laporan dan menambahkan setiap entri jurnal ke dalam perangkat lunak.
• GL dan bagan akun: Siapkan buku besar dan bagan akun untuk setiap properti sewaan. Semakin baik Anda membangunnya pada awalnya, semakin mudah untuk memproses transaksi setiap bulan dengan cepat.
• Sewa gulungan: Buat spreadsheet dengan satu baris untuk setiap unit. Setiap bulan saat sewa dibayar, tambahkan pembayaran. Grafik di bawah ini menunjukkan tampilan daftar sewa.

4. Lakukan siklus akuntansi bulanan

Berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda ambil untuk siklus akuntansi setiap bulan.

1. Menerima uang sewa: Banyak program perangkat lunak akuntansi akan terintegrasi dengan rekening bank Anda dan mempermudah pengaturan faktur bulanan otomatis dengan pembayaran ACH (Automated Clearing House). Jika perangkat lunak Anda tidak melakukan ini, temui perwakilan manajemen perbendaharaan bank Anda untuk menyiapkan penarikan ACH bulanan dari penyewa Anda. Atau, Anda dapat meminta penyewa Anda untuk mengatur pembayaran tagihan otomatis atau dorongan ACH ke akun Anda. Kuncinya adalah mengambil tanggung jawab sewa bulanan dari tangan penyewa Anda dan menjadikannya pembayaran otomatis.
2. Proses faktur: Anda akan mendapatkan faktur untuk utilitas, lansekap, pemeliharaan, dan pengeluaran acak lainnya setiap bulan. Banyak dari ini dapat dibayar secara otomatis dengan transfer dana elektronik. Gunakan perangkat lunak akuntansi Anda untuk mencetak cek untuk cek lainnya.
3. Lakukan rekonsiliasi bank: Secara tradisional, rekonsiliasi bank dilakukan untuk memastikan jumlah kas di neraca sesuai dengan saldo bank. Kami masih ingin melakukan itu, tetapi kami akan melakukannya sedikit mundur. Masukkan semua transaksi dari rekening koran ke dalam perangkat lunak (kecuali transaksi tersebut berasal dari cek yang sudah Anda masukkan). Setelah selesai, bandingkan saldo kas buku (jumlah perangkat lunak) dengan saldo laporan. Jika tidak sama, periksa kembali pernyataan dan GL Anda untuk mencari tahu apa yang salah dimasukkan.
4. Mencetak keuangan: Anda dapat melakukan ini setiap bulan, kuartal, atau tahun. Untuk properti yang lebih besar, mungkin masuk akal untuk melakukannya setiap bulan untuk memastikan Anda tidak menghabiskan banyak uang. Selama Anda membuat GL dengan benar dan memasukkan semua transaksi ke dalam akun yang benar, laporan keuangan manajemen properti Anda hanya perlu dicetak.

Ini adalah siklus yang saya ikuti untuk properti dalam kehidupan profesional saya. Kami mencetak laporan keuangan setiap tahun untuk pajak dan mengikuti saldo bank sepanjang tahun untuk memastikan tidak ada kerugian uang.

Dengan dua kondominium yang saya miliki secara pribadi, saya menggunakan situs web bernama Cozy untuk melakukan pembayaran sewa bulanan dan memiliki kartu kredit yang hanya saya gunakan untuk properti investasi. Saya biasanya memiliki empat atau lima pengeluaran non-HOA (asosiasi pemilik rumah) setiap tahun, jadi cukup mudah untuk memasukkan semuanya ke dalam spreadsheet di akhir tahun.

Tips dan trik untuk menyiapkan sistem akuntansi yang berhasil untuk manajemen properti

Memiliki sistem akuntansi untuk mengelola properti Anda akan membantu memastikan Anda tidak melewatkan tanggal jatuh tempo dan -- idealnya -- ini akan menghemat banyak waktu Anda.

1. Tautkan akun

Jika Anda dapat menautkan perangkat lunak akuntansi Anda ke rekening bank untuk setiap entitas, itu akan membuat siklus bulanan setidaknya 240% lebih mudah. Alih-alih bekerja keras untuk memasukkan setiap baris pernyataan, Anda dapat memverifikasi bahwa transaksi yang diimpor diterapkan ke akun yang benar.

2. Lakukan penilaian tahunan

Selalu ada biaya peluang untuk membawa properti investasi. Berlatihlah untuk mendapatkan Opini Harga Pialang (BPO), atau bahkan lakukan penilaian Anda sendiri atas properti tersebut setiap tahun, untuk memutuskan apakah Anda ingin menahannya atau mencoba menjualnya.

3. Analisis keuangan setidaknya setiap tahun

Ada empat cara Anda menghasilkan uang dari properti investasi:

1. Apresiasi modal: Saat nilai properti naik, dan Anda bisa menjualnya lebih mahal.
2. Arus kas sewa: Uang tunai aktual yang berakhir di saku Anda di akhir tahun.
3. Tempat perlindungan pajak: Pengurangan pajak dari item seperti depresiasi (non-tunai) atau bunga.
4. Pembayaran utang: Idealnya, Anda akan membeli properti dengan jumlah uang muka seminimal mungkin dan kemudian membebankan lebih banyak uang sewa daripada yang jatuh tempo pada utang. Ketika ini berhasil, Anda secara efektif meminta penyewa membayar hipotek dan menerima aset secara gratis. Yang terbaik dari keduanya adalah saat penyewa dengan mudah melunasi pembayaran utang, tetapi bunga dan depresiasi membuat properti menunjukkan kerugian pada pengembalian pajak Anda.

Saat Anda menjalankan keuangan tahunan, persiapkan laporan arus kas. Laporan arus kas dan penilaian akan memungkinkan Anda menilai setiap properti berdasarkan empat metrik utama tersebut setiap tahun.

4. Memahami jenis sewa

Sebagian besar sewa komersial disebut sewa triple net (NNN). Ini berarti penyewa bertanggung jawab untuk membayar bagian mereka dari semua biaya area umum seperti lansekap atau pemindahan salju. Jika Anda memiliki sewa NNN, Anda harus mengikuti pengeluaran area umum dan menagih penyewa setiap tahun.

5. Jangan lupa daftar sewanya

Jika Anda ingin mendapatkan pinjaman untuk properti atau menjualnya, hal pertama yang akan Anda minta adalah daftar sewa. Memiliki satu yang akurat dan terbaru akan sangat membantu dalam mempermudah interaksi dengan pihak ketiga -- belum lagi membantu Anda mengidentifikasi penyewa yang menunggak lebih cepat.

(Tanah) penguasa Lalat

Jika Anda telah menghabiskan waktu dalam manajemen properti, Anda mungkin mengalami saat-saat stres (atau berminggu-minggu) yang sama seperti yang saya alami. Namun, menghitung properti Anda tidak harus berupa trauma tingkat gempa.