Cara Menulis Surat untuk Menyengketakan Tagihan

Cara Menulis Surat untuk Menyengketakan Tagihan. Saat Anda perlu menyengketakan tagihan, Anda mungkin lebih baik mengirim surat daripada menelepon. Dengan surat, Anda memiliki dokumentasi masalah tersebut dan dapat dengan jelas menjelaskan alasan mengapa Anda membantah tuduhan tersebut. Anda juga dapat mengirim surat jika Anda mencoba menyelesaikan masalah melalui panggilan telepon dan belum berhasil.

Langkah 1

Format surat dalam template formal. Jika Anda tidak tahu format yang benar untuk surat bisnis, gunakan salah satu template yang tersedia melalui program pengolah kata Anda. Kirim surat ke perhatian "Pertanyaan Penagihan."

Langkah 2

Jaga agar surat sengketa Anda tetap singkat. Langsung ke intinya dengan cepat dan usahakan agar surat tidak lebih dari satu halaman. Berikan tanggal tagihan, nomor rekening Anda dan alasan mengapa Anda tidak perlu membayar tagihan tersebut.

Langkah 3

Beri tahu perusahaan penagihan apa yang Anda ingin mereka lakukan untuk memperbaiki situasi. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin menulis sesuatu seperti, "Saya berharap tagihan akan dihapus dari akun saya bersama dengan biaya keuangan terkait."

Langkah 4

Berikan informasi kontak Anda. Sebelum penutupan Anda, sertakan nomor telepon siang hari dan nomor alternatif agar perusahaan dapat menghubungi Anda untuk membahas perselisihan tersebut.

Langkah 5

Buat salinan surat dan tagihannya. Simpan salinan surat itu bersama dengan catatan penagihan Anda dari perusahaan. Sertakan salinan tagihan dengan surat sebelum mengirimkan dokumen.

Tip

Anda harus mempertimbangkan untuk mengirimkan surat melalui surat bersertifikat dengan tanda terima pengembalian yang diminta. Dengan jenis layanan pos ini, Anda dapat membuktikan bahwa surat itu diterima oleh perusahaan.