Cara Menulis Surat Sanggahan Tagihan Balik

Sekali-sekali, bisnis atau pedagang akan terkena sengketa tolak bayar, yang bisa sangat rumit dan memakan waktu untuk bernavigasi dan memilah. Sengketa tolak bayar adalah ketika pelanggan menyengketakan transaksi mereka sebelumnya dengan pedagang, dan bisa karena berbagai alasan, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Pelanggan tidak menerima produk yang mereka bayar.
• Produk yang sangat berbeda dengan item yang diiklankan, atau barang itu tiba dalam keadaan rusak.
• Pelanggan tidak mengotorisasi transaksi.

Sebagian besar waktu, tolak bayar tidak ditantang oleh pedagang, seperti untuk sebagian besar waktu, jumlah yang dikembalikan sangat sedikit sehingga tidak sepadan dengan waktu dan usaha pedagang. Namun, ada beberapa kasus di mana menantang perselisihan bermanfaat, dan ini bisa terjadi ketika berurusan dengan transaksi bernilai tinggi atau mencoba melindungi reputasi Anda.

Tahap paling kritis dari proses tolak bayar, dari segi bisnis, adalah surat bantahan mereka, karena hanya surat ini yang dapat menentukan apakah sengketa Anda ditarik atau tidak. Inilah cara menulis surat sanggahan yang sempurna untuk membantu membersihkan nama bisnis Anda dari kesalahan apa pun.

Apa itu surat sanggahan?

Surat sanggahan pada dasarnya adalah surat pengantar yang dikirim ke individu yang meninjau kasus tolak bayar Anda. Digunakan untuk menyimpulkan, sisi Anda dari perselisihan secara singkat, dengan memaksa, dan secara meyakinkan. Ini harus digunakan untuk menyoroti bukti penting Anda serta memberikan deskripsi singkat tentang semua dokumen pendukung yang Anda berikan sehingga kasus Anda mudah diikuti dan ditinjau.

Mengapa surat sanggahan itu penting?

Huruf-huruf ini penting karena merupakan inti dari kasus Anda, jadi penting bagi Anda untuk memberikan semua perhatian yang dibutuhkannya dan jangan terburu-buru membaca surat ini. Jika ditulis dengan baik, artinya persuasif dan ringkas, itu berpotensi mempengaruhi penerbit untuk menguntungkan Anda, yang dapat membantu Anda memulihkan ratusan bahkan ribuan pendapatan yang hilang, tergantung pada ukuran perselisihan.

Surat sanggahan Chargeback dapat menjadi tantangan untuk dilakukan dan juga memakan waktu; nyatanya, berurusan dengan seluruh proses tolak bayar dapat membuat pusing kepala dengan semua terminologi dan jargon yang terlibat di dalamnya. Itulah sebabnya banyak bisnis beralih ke solusi pihak ketiga untuk membantu manajemen tagihan balik ujung-ke-ujung mereka, karena perusahaan-perusahaan ini dapat mengatur semuanya, dan gunakan pengalaman mereka untuk menjadikan ini proses yang jauh lebih mudah

Bagaimana seharusnya diformat?

Surat sanggahan tidak boleh lebih dari satu halaman, seperti yang Anda inginkan agar ringkas dan mudah dibaca. Ini karena orang yang meninjau kasus ini mungkin berurusan dengan ratusan lainnya, jadi mereka mungkin tidak punya cukup waktu untuk membaca esai beberapa halaman tentang mengapa Anda benar. Surat sanggahan juga harus menggunakan poin-poin, kalimat pendek, dan gunakan kata kerja aktif untuk membuatnya lebih persuasif. Anda mencoba memenangkan mereka untuk mengambil sisi argumen Anda.

Pastikan untuk memasukkan semua informasi penting yang diperlukan, seperti tanggal, nomor pedagang, dan perincian untuk transaksi (tanggal terjadinya, total harga, dll.), karena tanpa mereka tidak mungkin memenangkan kasus Anda, tidak peduli seberapa kuat argumen Anda.