Cara Menulis Surat Permintaan Bantuan

Saat Anda perlu meminta bantuan rekan kerja atau rekan bisnis, pendekatan tertulis memungkinkan Anda untuk menguraikan permintaan Anda, memperkuat kebutuhan Anda untuk apa yang Anda minta dan memberikan waktu penerima untuk merenungkan proposal Anda sebelum menanggapi.

Jenis Permintaan Bantuan

Permintaan bantuan dari rekan bisnis harus dijaga profesional, bahkan jika ada konteks pribadi. Sebagai contoh, bantuan mungkin menjadi rujukan, referensi, sebuah pengantar, undangan untuk melayani di dewan atau komite, atau permintaan untuk berbicara di suatu acara. Bantuan juga bisa berupa sponsor, permintaan informasi atau dukungan untuk usaha profesional.

Memformat Surat Anda

Permintaan bantuan harus mengikuti protokol surat bisnis standar dalam hal format, tetapi nada dan penyampaiannya bisa menjadi informal jika hubungan Anda dengan penerimanya santai dan akrab. Mulailah surat dengan pengakuan hubungan yang ada atau atur nada untuk apa yang akan Anda minta.

Contoh 1: Karena Anda adalah salah satu pemimpin yang paling dihormati di bidang kami, rekomendasi dari Anda untuk posisi terbuka di dewan penasihat akan sangat membantu.

Contoh 2: Seperti yang Anda ketahui, Saya telah mencari transisi dari penjualan ke manajemen, dan perkenalan dengan manajer perekrutan Anda akan meningkatkan karier saya.

Langsung

Jangan bertele-tele ketika Anda meminta bantuan; langsung dalam menyatakan apa yang Anda butuhkan dan kapan Anda membutuhkannya.

Contoh 1: Jika Anda bersedia menulis surat rekomendasi untuk saya di kop surat perusahaan Anda dan mengirimkannya ke kantor saya paling lambat bulan depan, itu akan ideal.

Contoh 2 :Saya yakin manajer perekrutan Anda akan hadir di konvensi bulan ini. Bisakah saya membelikan Anda berdua kopi di pagi pertama sebelum presentasi dimulai?

Menyediakan Keluar

Memberikan jalan keluar bagi penerima surat, atau tawarkan bantuan versi minimal sehingga tidak ada tekanan atau kecanggungan jika orang lain tidak dapat mengakomodasi apa yang Anda minta.

Contoh 1: Jika Anda merasa tidak nyaman merekomendasikan teman pribadi, Saya benar-benar mengerti.

Contoh 2: Jika jadwal manajer perekrutan Anda terlalu ketat, bisakah saya meninggalkan Anda salinan resume saya untuk diberikan pada kenyamanan Anda?

Buat Menang-Menang

Bila memungkinkan, bingkai permintaan bantuan Anda dengan cara yang memberi orang lain insentif untuk membantu Anda.

Contoh 1: Jika kita berdua berada di papan pada saat yang sama, Saya dapat mendukung rekomendasi Anda untuk bergerak maju dengan menerapkan rencana pemasaran jangka panjang.

Contoh 2: Jika saya dapat mengamankan posisi di perusahaan Anda, Saya dengan senang hati akan membawa klien saya yang sudah ada, yang bisa menjadi peningkatan pendapatan yang besar untuk departemen Anda.

Keluar

Akhiri dengan catatan yang menyenangkan dan sebutkan bagaimana atau kapan Anda akan menindaklanjuti.

Contoh 1 :Kita bisa membicarakan ini di pertandingan sepak bola anak-anak minggu depan, jika Anda setuju.

Contoh 2 :Jika saya tidak mendengar kabar dari Anda hingga akhir minggu, Saya akan menelepon Anda untuk melihat seperti apa jadwal hari Senin.